Calculs de l'Occupation et des Rapports Financiers dans Cloudbeds

Dans le calendrier, les chambres bloquées et hors service restent dans le total des chambres disponibles mais ne sont pas comptabilisées comme vendues.

Dans le tableau de bord, les chambres vendues excluent les blocs de contingent réservés, et le TJM utilise les revenus totaux des chambres au lieu du tarif de chambre.

PIE utilise le calcul d'occupation décrit dans Comment l'occupation, le TJM et le RevPAR sont calculés. Les capacités, disponibilités et ventes ne prennent en compte que les chambres physiques (les chambres virtuelles sont exclues). Les règles tarifaires et alertes basées sur l'occupation reposent sur ce même calcul. Voir Créer, modifier ou supprimer des règles/alertes basées sur l'occupation dans PIE.

L'onglet Aperçu affiche l'Occupation, le RevPAR et le TJM pour la journée :

La grille du Gestionnaire de tarifs affiche les pourcentages d'occupation quotidiens par type de chambre :

La sélection d'un type de chambre et d'une date spécifiques ouvre les détails de l'hébergement, incluant le TJM et la disponibilité :

L'onglet Comparateur de tarifs compare tes tarifs et ton taux d'occupation avec ceux d'un concurrent sur une période de 90 jours :

Dans un profil de groupe, les revenus correspondent au total des revenus des chambres (tarif de chambre, plus revenus additionnels, plus ajustements), et les chambres bloquées ou hors service ne sont pas retirées de la disponibilité nocturne.

Dans les Rapports Cloudbeds, ouvre le dossier Financier pour trouver des rapports prédéfinis au niveau des transactions tels que Détail des transactions et Rapport étendu des transactions avec détails. Ces rapports peuvent afficher les champs prédéfinis du Code de transaction Cloudbeds décrits dans Comment fonctionnent les transactions financières et les codes comptables, ainsi que les Codes personnalisés du grand livre général lorsqu’ils sont configurés pour ton établissement.

Commence dans le dossier Financier pour ouvrir le rapport prédéfini qui correspond au détail de transaction que tu souhaites consulter :

Dans les rapports détaillés des transactions, les codes comptables prédéfinis et personnalisés apparaissent comme des champs séparés afin que tu puisses distinguer la classification interne des transactions de Cloudbeds des codes configurés pour la structure comptable de ton établissement :

• Code de transaction Cloudbeds : le code prédéfini attribué à un type de transaction interne, utilisé pour suivre et catégoriser différents types de transactions.
• Code personnalisé du grand livre général : le code attribué à un compte spécifique du grand livre général, utilisé pour suivre et catégoriser différents types de transactions financières. Nécessite une configuration appropriée dans le PMS.

Dans ce Rapport étendu des transactions avec détails, les colonnes Code de transaction Cloudbeds et Code personnalisé du grand livre général sont affichées ensemble pour chaque transaction :

Si tu as Cloudbeds Insights et souhaites ajouter ou supprimer l’un de ces champs, ouvre un rapport modifiable créé avec Enregistrer sous ou crée un rapport à partir de zéro. Ensuite, utilise les zones numérotées dans l’image ci-dessous :

1. Dans le Schéma de table, sous Colonnes, sélectionne + Ajouter.
2. Sélectionne Glossaire si tu veux consulter les Champs de données Cloudbeds disponibles et confirmer quel champ correspond à l’information dont tu as besoin.
3. Recherche Code dans le Glossaire pour filtrer les champs disponibles.
4. Sous Financier, sélectionne l’icône + à côté d’un champ pour consulter sa définition, comme Code de transaction Cloudbeds ou Code personnalisé du grand livre.
5. Dans la liste des Colonnes, coche la case à cocher à côté d’un champ pour l’ajouter au rapport, ou décoche-la pour le supprimer.

L’exemple ci-dessous montre comment utiliser le Glossaire pour comprendre les champs de code disponibles sous Financier, puis utiliser les cases à cocher des Colonnes pour contrôler les champs qui apparaissent dans le rapport :

Exemple : une charge de chambre de 100 $ (Débit) et un paiement de 100 $ (Crédit) apparaîtront comme 0,00 $, et non comme 100 $ et 100 $ séparément.

Si un nombre négatif te semble incorrect (et pas seulement inhabituel), vérifie :

• Les écritures négatives manuelles sur un folio (une charge négative saisie intentionnellement).
• Les annulations ou ajustements qui donnent un crédit net.

Compare avec le rapport Total des Débits et Crédits par mois pour confirmer que les charges et paiements s’équilibrent dans le temps. Si un écart persiste après ces vérifications, contacte le Support.

Voici un exemple de l’apparition des valeurs négatives dans le rapport quotidien des revenus lorsque les débits et crédits se compensent :

Dans les configurations d’Inventaire fractionné prises en charge, l’Occupation est calculée à partir des chambres physiques associées à la réservation. Les chambres virtuelles n’ajoutent ni capacité ni Chambres vendues, même si le revenu reste associé à la chambre virtuelle réservée.

Une configuration Physique-à-Physique est un exemple de setup pouvant produire une Occupation trompeuse. Dans la configuration ci-dessous, la Chambre Toucan (TR1) est liée directement à la Chambre Colibri (CR1) :

Lorsque la Chambre Toucan est réservée, seule cette chambre physique est marquée comme vendue. La Chambre Colibri reste disponible même si les chambres sont liées. Le rapport compte donc 1 chambre vendue sur une capacité totale de 2, ce qui donne une Occupation de 50 % :

Si tes chiffres d’Occupation ne correspondent pas aux chambres physiques que tu t’attends à voir comptabilisées, vérifie ta configuration d’Inventaire fractionné avant de dépanner le rapport lui-même.

Consulte Comment fonctionnent les métriques d’Occupation avec l’Inventaire fractionné pour les configurations prises en charge, des exemples supplémentaires et des conseils de dépannage.

Si tu as migré depuis l’Inventaire partagé, consulte le Guide de migration de l’Inventaire partagé vers l’Inventaire fractionné.

Si tu as besoin d’une vue consolidée des charges, paiements et modes de paiement, il n’existe pas de rapport Cloudbeds prédéfini qui regroupe toutes ces informations en un seul résultat. Choisis l’approche qui correspond le mieux à la façon dont tu prévois d’utiliser les données :

• Utilise le rapport de revenus quotidiens pour un résumé de fin de mois. Défini la date du rapport au dernier jour du mois et utilise la colonne « Mois à ce jour » pour consulter l’activité du mois, y compris la section des modes de paiement. Les paiements apparaissent comme des entrées négatives dans ce rapport. Voir Les paiements peuvent apparaître comme des valeurs négatives dans le rapport de revenus quotidiens.
• Exporte et combine les rapports pertinents en dehors du Cloudbeds PMS. Par exemple, tu peux exporter le grand livre des paiements pour les détails des paiements, les Taxes et Frais pour les montants des taxes et frais, ainsi que les Suppléments, Articles et Services vendus pour les revenus produits ou services. Tu pourras ensuite combiner et analyser les fichiers exportés dans Excel, Google Sheets ou le système comptable ou de reporting utilisé par ton organisation. Voir Exporter des données financières depuis Cloudbeds PMS vers un système comptable externe.
• Utilise Cloudbeds Insights pour un flux de travail de rapports personnalisés réutilisables. Avec les capacités et autorisations appropriées du Builder, tu peux créer ou copier un rapport, choisir les champs financiers dont tu as besoin, ajuster les regroupements et filtres, puis enregistrer la configuration personnalisée pour une utilisation future. Voir Présentation de Cloudbeds Insights.

Si ton flux de travail comptable utilise des codes de transaction personnalisés ou des codes de grand livre général personnalisés, inclue ces champs lorsqu’ils sont disponibles afin que les rapports exportés ou personnalisés puissent être plus facilement associés aux comptes correspondants dans ton système comptable externe.

Non. L’occupation ne compte que les chambres effectivement vendues via les réservations. Le nombre de chambres disponibles ne tient pas compte des blocs de contingent, des blocs ni des chambres hors service.

Comme les chambres bloquées et hors service sont incluses dans le total des chambres disponibles, les règles de tarification et les alertes basées sur l’occupation dans PIE reflètent cette même inclusion. Si une règle ou une alerte ne fonctionne pas comme tu t’y attends, vérifie qu’elle prend bien en compte les chambres bloquées/hors service avant de poursuivre le dépannage. Consulte Créer, modifier ou supprimer des règles/alertes basées sur l’occupation dans PIE.