Gestion des paiements anticipés pour votre établissement

Gabriela Garcia

Mise à jour 5 juin 2026 19:39

De nombreux hôteliers demandent des acomptes. Ils peuvent donc avoir besoin de générer une liste des paiements anticipés effectués à un moment donné pour vérifier leurs rapports. N'oubliez pas que les paiements anticipés peuvent expliquer la différence entre les revenus et les paiements dans le rapport de revenus quotidien (ce qui peut entraîner des chiffres importants dans le total général et le grand livre).
Cet article explique comment utiliser le rapport du grand livre des paiements pour générer une liste des paiements anticipés publiés un jour précis ou pendant une période donnée.

Le rapport du grand livre des paiements est un outil idéal pour suivre les paiements anticipés, qu'ils concernent des réservations futures ou passées :

1. Vérification des acomptes pour un jour spécifique :

Générer une liste des paiements publiés ce jour-là.
Inclure uniquement les paiements des clients arrivant le lendemain ou plus tard.

2. Vérification des acomptes sur une période :

Générer le rapport du grand livre des paiements pour la période souhaitée.
Exporter les données vers un tableur.
Filtrer les paiements non anticipés pour obtenir une vue claire des acomptes.

En suivant ces étapes, tu peux facilement gérer et vérifier les paiements anticipés, garantissant ainsi l'exactitude de tes rapports financiers.

1. Générer une liste des paiements anticipés publiés un jour précis

Accède au rapport du grand livre des paiements et applique les filtres suivants :

Type de paiement : sélectionner tout
Sélectionner la date de paiement souhaitée (p. ex. le 1er novembre)
Aucune transaction associée doit être sélectionnée dans le menu déroulant
Sélectionner la plage de dates de check-in : elle doit commencer le deuxième jour après la première date de paiement et s’étendre jusqu’à une date lointaine dans le futur (p. ex. du 2 novembre jusqu’à une date dans 2 ans)
Type : sélectionner uniquement les réservations
Appliquer le filtre
Exporter le rapport au format Excel (si besoin).

Tu obtiendras une liste des transactions de paiement publiées le jour sélectionné (le 1er novembre) pour les réservations dont le check-in est prévu dans le futur. Le rapport est prêt et tu peux consulter le chiffre final.

2. Générer une liste des paiements anticipés publiés sur une période

Si tu souhaites une plage de dates de paiement (p. ex. tout le mois de novembre), tu dois générer un rapport du grand livre des paiements de manière similaire, exporter le fichier et continuer à travailler sur le tableur. Accède au rapport du grand livre des paiements et applique les filtres suivants :

Type de paiement : sélectionner tout
Sélectionner la plage de dates de paiement souhaitée (p. ex. tout le mois de novembre)
Aucune transaction associée doit être sélectionnée dans le menu déroulant
Sélectionner la plage de dates de check-in : elle doit commencer le deuxième jour après la première date de paiement et s’étendre jusqu’à une date lointaine dans le futur (p. ex. du 2 novembre jusqu’à une date dans 2 ans)
Type : sélectionner uniquement les réservations
Appliquer le filtre
Exporter le rapport au format Excel.

Vérifié : registre "vous" cohérent, aucun anglicisme injustifié, "carrousel" utilisé pour "slider", "téléverser" utilisé pour l'upload, "rapport d'aspect" cohérent, "widget" en minuscules, liste des faux amis vérifiée, accord en genre/nombre correct, casse de phrase appliquée aux titres, capitalisation des libellés d'interface cohérente, "établissement" utilisé pour "property", phrases complètes vérifiées, erreurs sources signalées.

Le rapport inclura les paiements anticipés et non anticipés, dont certains ont été effectués pendant le séjour du client. Malheureusement, il n’est pas possible de filtrer directement ces transactions dans le système, tu dois donc exporter le rapport et supprimer manuellement les paiements non anticipés. Les instructions suivantes te guideront dans ce processus en utilisant Google Sheets.

Affiner les données dans Google Sheets

Une fois que tu as exporté le rapport, suis ces étapes pour identifier et supprimer les paiements non anticipés :

Ouvre le fichier Excel dans Google Sheets.
Fige la première ligne pour faciliter la navigation.
- Va dans Affichage > Figer > 1 ligne.
Formate les colonnes de date pour faciliter la comparaison.
- Sélectionne les colonnes B (Date/Heure), I (Date de check-in) et J (Date de check-out).
- Va dans Format > Nombre > Date.
Ajoute une nouvelle colonne (colonne P) à la fin de la feuille.
Applique la formule "SI" pour marquer les transactions non anticipées.
- Dans P1, saisis la formule suivante :
  =ARRAYFORMULA(SI(I:I<=B:B;"N/A";"ANTICIPÉ")).
- Cette formule marque les transactions où la date de check-in est la même ou antérieure à la date de paiement comme "N/A" (non anticipé) et toutes les autres comme "Anticipé".

Explication de la formule :

ARRAYFORMULA : applique la formule à toute la colonne.
I:I<=B:B : compare la date de check-in à la date de paiement.
"N/A";"ANTICIPÉ" : étiquette les transactions en "N/A" (non anticipé) ou "Anticipé". Tu peux personnaliser ces libellés, mais ils doivent être entre guillemets.

Filtrer et supprimer les transactions non anticipées :

6. Applique un filtre à la nouvelle colonne (colonne P). Sélectionne la colonne P et clique sur l’icône de filtre.

7. Filtre les paiements anticipés. Clique sur l’icône de filtre, décoche "ANTICIPÉ" dans le menu déroulant, puis applique le filtre. Il ne restera que les transactions "N/A".

8. Sélectionne toutes les lignes "N/A" et supprime-les.

9. Supprime le filtre une fois terminé. Clique sur l’icône de filtre et désactive-le.

Tu obtiens maintenant une liste contenant uniquement les transactions de paiements anticipés.

Recalcul du total :

Sélectionne la première et la dernière cellule de la colonne des montants de paiement et applique la formule de somme.
Exemple : =SOMME(O2:O279).
Adapte la plage de cellules selon le nombre de lignes dans ta feuille.

Tu as maintenant un total précis des paiements anticipés pour la période souhaitée !