Aperçu
Le grand livre des paiements est un rapport comptable qui te permet de consulter tous les paiements collectés aujourd’hui, ainsi que la liste des transactions associées à ces paiements pour vérifier si la réservation a été réglée en totalité, ce qui a été payé, ou pour t’assurer que tes paiements correspondent à tes revenus.
Le rapport du grand livre des paiements peut montrer, en un coup d’œil, si l’établissement a bien reçu tous les paiements attendus, pour une journée ou un mois spécifique.
Accéder au rapport du grand livre des paiements
- Depuis le menu principal
, clique sur Rapports
- Dans la barre Rechercher des rapports, tape grand livre des paiements (ou fais défiler jusqu’à la section Finances)
- Clique sur Rapport du grand livre des paiements (le rapport s’ouvrira dans un nouvel onglet)
Par défaut, le propriétaire de l’établissement a accès aux rapports financiers. Les autres utilisateurs doivent se voir attribuer une autorisation dans les rôles. En savoir plus : Rôles et autorisations.
Parcourir le rapport du grand livre des paiements
Vérifié : registre 'vous' cohérent, aucun anglicisme injustifié, 'carrousel' utilisé pour 'slider', 'téléverser' utilisé pour l'upload, 'rapport d'aspect' cohérent, 'widget' en minuscules, liste des faux amis vérifiée, accord en genre/nombre correct, casse de phrase appliquée aux titres, capitalisation des libellés d'interface cohérente, 'établissement' utilisé pour 'property', phrases complètes vérifiées, erreurs sources signalées.- Type de paiement : Tu peux sélectionner les différents types de paiement qui seront utilisés pour déterminer quelles réservations apparaîtront dans le rapport.
- Date de paiement : Sélectionne une date unique ou une plage de dates pour filtrer selon la date à laquelle le paiement a été effectué.
- Transactions associées : Sélectionne les autres types de transactions de réservation que tu souhaites afficher dans le rapport. Seuls les types de transactions sélectionnés apparaîtront pour les réservations correspondant aux autres filtres.
- Transactions publiées/en attente : Choisis d’afficher uniquement les transactions déjà publiées, celles encore en attente, ou les deux. Une transaction publiée est une transaction déjà réalisée, comme un paiement ajouté il y a cinq minutes. Une transaction en attente est prévue pour une date future, comme les revenus des chambres d’une réservation qui commence demain.
- Filtrer par numéro de réservation, numéro de chambre ou nom du client ; tu peux aussi laisser cette section vide.
- Date de check-in et date de check-out
- Utilisateur : Ce filtre peut être modifié pour n’afficher qu’un seul utilisateur ou tous les utilisateurs. Par défaut, tous les utilisateurs sont sélectionnés.
- Regrouper par et sous-grouper par : Selon le type de rapport, tu voudras regrouper ou sous-grouper le rapport par utilisateur, date/heure, chambre, nom complet ou identifiant de réservation.
- Statut : Utilise cette section pour sélectionner le statut de réservation pour lequel tu souhaites générer le rapport. Par défaut, tous les statuts sont sélectionnés.
-
Type : Utilise ce filtre pour trier les différents types de transactions. Ces types de transactions sont les suivants :
- Réservations : Transactions liées à une réservation.
- Comptes internes : Transactions dans un compte interne.
- Profil de groupe : Transactions dans un profil de groupe (uniquement si tu as la fonctionnalité Groupes activée).
- Clique sur Appliquer pour générer le rapport.
- Efface les filtres pour de nouveaux critères, si nécessaire.
- Exporter vers : Télécharge le rapport au format PDF/Excel.
Le rapport généré affichera les champs nécessaires concernant :
- Utilisateur : Utilisateur ayant effectué la transaction.
- Date/Heure : La date à laquelle le produit ou service est fourni. Avec la permission appropriée, la date de service peut être antérieure pour reconnaître les revenus et les dépenses dans la période correcte.
Pour comprendre la différence entre la Date de service et la Date de transaction, cliquez ici.
- Chambre : Chambre du client.
- Nom et prénom : Cliquez dessus pour être redirigé vers le profil du client.
- Réf. # : Cliquez sur le numéro de réservation pour être redirigé vers la réservation du client.
- Code : Informations saisies par le client dans le champ Code dans la section Taxes et frais ou Articles et services.
- Code de transaction : Il s'agit du Code comptable associé au service comptable.
La comptabilité est actuellement une fonctionnalité expérimentale. Vous pouvez trouver plus d'informations à ce sujet ici.
- Description : Description de la transaction.
- Check-in : Date de check-in.
- Check-out : Date de check-out.
- Statut : Statut de la réservation.
- Note : Toute note ajoutée lors de la publication d'un ajustement.
- QTE : Signifie "Quantité" et fait référence au nombre de transactions dans le tableau.
- Crédit : Paiements.
- Débit : Charges.
Comment générer un rapport avec des critères différents
Appliquez les filtres suivants :
- Type de paiement : Sélectionnez Transactions en espèces.
- Date de paiement : Saisissez la plage de dates ou la date spécifique souhaitée.
- Transactions associées : Cochez la case Sélectionner tous les crédits (Paiements).
- Transactions publiées / en attente : Cliquez sur la flèche déroulante pour désélectionner tout, puis sélectionnez Publié.
- Regrouper par : Si vous utilisez une plage de dates, regroupez par Date/Heure. Si vous utilisez une date spécifique, regroupez par Utilisateur, Chambre, Nom complet ou Identifiant de réservation.
- Sous-grouper par : Si vous utilisez une plage de dates, sous-groupez par Chambre. Si vous utilisez une date spécifique, c’est facultatif.
- Cliquez sur Appliquer.
Appliquez les filtres suivants :
- Type de paiement : Sélectionnez tout.
- Date de paiement : Saisissez la plage de dates ou la date spécifique souhaitée.
- Transactions associées : Cliquez sur la flèche déroulante et sélectionnez Crédit.
- Transactions publiées / en attente : Cliquez sur la flèche déroulante et sélectionnez Publié.
- Cliquez sur Appliquer.
La colonne Description affiche le mode de paiement tel qu’indiqué dans le folio.
De nombreux hôteliers demandent des acomptes. Ils peuvent donc avoir besoin de générer une liste des paiements anticipés effectués à un moment donné afin de vérifier leurs rapports. Gardez à l'esprit que les paiements anticipés peuvent expliquer la différence entre le Revenu et les Paiements dans le Rapport quotidien des revenus (ce qui peut entraîner des chiffres importants dans le Grand total et le grand livre).
Cette section explique comment générer une liste des paiements anticipés publiés un jour donné ou pendant une période donnée (pour les réservations futures et passées) :
- Si tu as besoin de vérifier le montant des acomptes détenus un jour précis, tu dois générer une liste des paiements publiés ce jour-là pour les clients arrivant le lendemain ou plus tard.
- Si tu dois le vérifier sur une période donnée, tu devras faire la même chose, puis extraire le rapport et supprimer les transactions de paiement qui n’étaient pas anticipées dans le tableur.
Appliquez les filtres suivants :
- Type de paiement : Sélectionnez tout.
- Date de paiement : Sélectionnez la date souhaitée (p. ex., le 1er mars).
- Transactions associées : Aucune transaction associée ne doit être sélectionnée dans le menu déroulant.
- Sélectionnez la plage de date de check-in : elle doit aller du deuxième jour après la première date de paiement jusqu’à une date éloignée dans le futur (p. ex., du 2 mars jusqu’à une date dans 2 ans).
- Type : Sélectionnez uniquement les réservations.
- Cliquez sur Appliquer.
Vous obtiendrez une liste des transactions de paiement publiées le jour sélectionné (le 1er mars) pour les réservations dont le check-in est prévu dans le futur. Le rapport est prêt, et vous pouvez consulter le nombre final.
Si tu es intéressé par une plage de dates de paiement (p. ex., tout le mois de janvier), tu dois générer le rapport, exporter le fichier, puis continuer à travailler sur le tableur.
Applique les filtres suivants :
- Type de paiement : Sélectionne tout
- Sélectionne la plage de dates de paiement souhaitée (p. ex., tout le mois de janvier).
- Aucune transaction associée ne doit être sélectionnée dans le menu déroulant.
- Sélectionne la plage de dates de check-in : elle doit commencer le deuxième jour après la première date de paiement et aller jusqu’à une date éloignée dans le futur (p. ex., du 2 janvier jusqu’à une date dans 2 ans).
- Type : sélectionne uniquement les réservations.
- Clique sur Appliquer.
Tu auras la liste des transactions de paiement à la fois "avancées" et "non avancées". Certaines ont été publiées pendant le séjour du client. Malheureusement, tu ne peux pas les supprimer du système, donc dans ce cas, tu devras exporter le rapport généré et supprimer les paiements qui n’étaient pas avancés.
Les instructions ci-dessous expliquent la meilleure façon de procéder dans un tableur Google.
Dans le rapport extrait, tu dois supprimer les transactions de paiement publiées le jour du check-in ou après. Tu peux utiliser la "formule SI" pour marquer ces transactions. Ensuite, tu dois les supprimer et recalculer le total.
Les instructions suivantes expliquent comment faire en détail.
Ouvre le fichier Excel dans Google Spreadsheet :
- Pour plus de commodité, fige la première ligne.
Comment : Clique sur Affichage > Figer > 1 ligne. - Change le format des colonnes suivantes : B (Date/Heure), I (date de check-in) et J (date de check-out). Passe de « Texte brut » à « Date ».
Comment : Sélectionne les 3 colonnes > Clique sur Format > Nombre > Date. - Ajoute une colonne supplémentaire à la fin de la feuille (colonne P).
- Dans la nouvelle colonne, applique une formule SI pour marquer les transactions non avancées.
Comment : Ajoute la formule suivante : =ARRAYFORMULE(SI(I:I<=B:B;"N/A";"AVANCÉ")) en P1.
La formule indique ce qui suit :
Si la date de check-in est inférieure ou égale à la date de paiement, elle sera appelée « n/a », sinon elle sera appelée « Avancé ».
ARRAYFORMULA = Utilise cette formule matricielle pour appliquer la formule SI à toute la colonne.
I:I<=B:B signifie : la date de check-in est inférieure ou égale à la date/heure de paiement.
« N/A », « AVANCÉ » = Excel générera les résultats basés sur la formule SI appliquée, et ils s’afficheront sous les termes « N/A » (non applicable ou non avancé) et « Avancé ». Ce sont simplement des termes ; tu peux utiliser d’autres mots.
Note : « N/A » et « Avancé » doivent être mis entre guillemets ; sinon, Excel ne les acceptera pas.
- Applique un filtre à la colonne que tu viens de créer.
Comment faire : Sélectionne la colonne que tu viens de créer > clique sur l’icône Créer un filtre.
- En utilisant le filtre que tu viens de créer, supprime les transactions « Avancé » du filtre pour n’avoir qu’une liste des transactions « non avancées » (N/A).
Comment faire : Clique sur l’icône filtre > retire « Avancé » dans le menu déroulant > clique sur OK pour appliquer.
- Sélectionne toutes les lignes N/A et supprime-les.
- Supprime le filtre.
Comment faire : Clique sur l’icône filtre > désactive le filtre.
Tu as maintenant uniquement les transactions de paiement « Avancé » dans la liste.
- Recalcule le total.
Comment faire : Applique la formule SOMME sur la dernière ligne.
- Clique sur le total actuel > clique sur l’icône Fonctions > sélectionne SOMME > sélectionne la première et la dernière cellule de la colonne.
- Exemple : =SOMME(O2:O279)
Voici un exemple ci-dessous, en notant que les numéros de ligne dépendent du nombre de transactions/lignes dans ta feuille.
Exemple :
Tu verras maintenant le total des paiements « Avancé ».
FAQ
Pourquoi ce rapport utilise-t-il la Date de service au lieu de la Date de transaction ?
Le rapport utilise la Date de service comme date filtrable pour répondre aux besoins courants de reporting. La Date/heure de transaction reste immuable afin de garantir la précision comptable.
Comment fonctionne le filtre Type de paiement dans ce rapport ?
Le filtre Type de paiement te permet de filtrer les résultats selon le mode de paiement.
Pourquoi le champ Description correspond-il au folio, et que représentent les colonnes Code et Code de transaction ?
Le champ Description est directement extrait du type de transaction affiché dans le folio du PMS. La colonne Code affiche les codes de transaction définis par l’utilisateur, tandis que la colonne Code de transaction affiche le code comptable associé au service Comptabilité et conforme aux définitions USALI.
D’où proviennent les données de transaction dans ce rapport ?
Les données de transaction sont extraites du service Comptabilité, qui fournit des enregistrements détaillés au niveau des transactions conformes aux normes USALI. Les transactions ne sont pas modifiables ; les modifications sont enregistrées via des écritures d’annulation égales et opposées.
Puis-je envoyer automatiquement par e-mail le Rapport du grand livre des paiements ?
L’envoi automatique par e-mail n’est pas disponible pour ce rapport. Tu peux télécharger le Rapport du grand livre des paiements en utilisant l’option Exporter vers et le partager selon tes besoins.
Exporter un grand nombre de transactions
Lors de l’exportation du grand livre des paiements, sache que l’export (aux formats Excel et PDF) est limité à environ 10 000 à 12 000 lignes de transactions. Si ta plage de dates sélectionnée contient plus de transactions que cette limite, l’export n’inclura pas toutes tes données, et les entrées au-delà de cette limite seront omises. Il s’agit d’une limitation actuelle du système qui affecte également certains de nos autres rapports financiers classiques.
Solutions :
Pour t’assurer de capturer toutes tes données sur une large plage de dates, comme une année complète, nous te recommandons les méthodes suivantes :
Vérifié : registre "vous" cohérent, aucun anglicisme injustifié, "carrousel" utilisé pour "slider", "téléverser" utilisé pour l'upload, "rapport d'aspect" cohérent, "widget" en minuscules, liste des faux amis vérifiée, accord en genre/nombre correct, casse de phrase appliquée aux titres, capitalisation des libellés d'interface cohérente, "établissement" utilisé pour "property", phrases complètes vérifiées, erreurs sources signalées.- Exporter en segments plus petits : Au lieu d’exporter une année complète d’un coup, générez le rapport pour des plages de dates plus petites et gérables (p. ex., mensuelles ou trimestrielles). Vous pouvez ensuite exporter chacun de ces segments et combiner les données dans un tableur comme Excel.
- Utiliser des rapports alternatifs : Envisagez d’utiliser les rapports disponibles dans Cloudbeds Insights, qui ne sont pas soumis à cette limite de lignes. Ces rapports conviennent mieux à l’exportation de gros volumes de données.
Si vous avez besoin d’aide pour exporter vos données ou souhaitez explorer d’autres options de rapports, veuillez contacter notre équipe d’assistance.
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