Audit de nuit dans Cloudbeds PMS : Aperçu et fonctionnalités clés

Introduction

L’Audit de nuit est un processus quotidien qui aide à maintenir à jour les enregistrements financiers et opérationnels de ton établissement. Il traite les transactions en attente, applique les mises à jour de réservation configurées et fait avancer le système vers le jour opérationnel suivant.

Dans Cloudbeds PMS, l’Audit de nuit peut s’exécuter automatiquement à une heure programmée ou être déclenché manuellement par un utilisateur autorisé. Ton établissement peut configurer le moment où le processus s’exécute et utiliser des rapports dédiés pour soutenir ses contrôles quotidiens.

Comprendre ces fonctions aide ton équipe à coordonner les opérations de fin de journée et à se préparer pour le jour suivant.

Table des matières

• Ce que fait l’audit de nuit dans Cloudbeds PMS
• Quand et comment l’audit de nuit s’exécute
• Autorisations utilisateur pour l’audit de nuit
• Rapports et intégrations de l’audit de nuit

Ce que fait l’audit de nuit dans Cloudbeds PMS

L’audit de nuit traite l’activité opérationnelle et financière quotidienne afin que ton établissement puisse maintenir des enregistrements précis et passer au jour opérationnel suivant.

Ses fonctions principales incluent :

• Comptabiliser les transactions en attente : Traite les charges programmées, y compris les tarifs de chambre, les taxes applicables, les frais et les suppléments.
• Mettre à jour les statuts des réservations : Applique les préférences configurées, comme marquer les réservations comme absence sans annulation ou prolonger les séjours pour les réservations qui ne sont pas parties.
• Avancer la date opérationnelle : Fait passer le système au jour suivant dans le cadre du processus d’audit de nuit.

Certaines mises à jour des réservations dépendent de la configuration de ton établissement. L’audit de nuit fonctionne également en parallèle avec les rapports que ton équipe utilise pour examiner l’activité quotidienne, mais la revue de ces rapports reste une partie du flux de travail opérationnel propre à ton établissement.

Quand et comment l’audit de nuit s’exécute

Cloudbeds PMS prend en charge l’exécution automatique et manuelle de l’audit de nuit. Les deux méthodes réalisent le même processus, et l’audit de nuit ne peut être effectué qu’une seule fois par jour.

Audit de nuit automatique

Par défaut, l’audit de nuit s’exécute automatiquement à 2h00, heure locale de ton établissement. Les établissements peuvent modifier cet horaire pour un moment compris entre minuit et 6h00, par intervalles de 30 minutes.

La section Préférences d’audit de nuit dans les paramètres généraux du système contient le réglage Heure par défaut pour exécuter les processus d’audit de nuit.

Cette section inclut aussi des préférences pour marquer automatiquement les réservations éligibles comme absence sans annulation et pour prolonger les réservations qui ne sont pas parties.

Si l’audit de nuit n’a pas déjà été effectué manuellement, le système lance le processus à l’heure automatique configurée.

Audit de nuit manuel

Les utilisateurs autorisés peuvent sélectionner Exécuter l’audit de nuit depuis la barre d’outils de Cloudbeds PMS pour démarrer le processus après minuit, sans attendre l’heure automatique programmée.

Une fenêtre de confirmation apparaît avant le début du processus. Lorsque l’audit de nuit a déjà été effectué pour la journée, le système empêche une nouvelle exécution.

Pour les flux complets d’exécution automatique et manuelle, consulte Comment exécuter l’audit de nuit.

Autorisations utilisateur pour l’audit de nuit

Cloudbeds PMS inclut une autorisation Exécuter l’audit de nuit dédiée pour contrôler quels utilisateurs peuvent déclencher manuellement ce processus.

Cette autorisation est activée par défaut pour les propriétaires d’établissement et les administrateurs, et désactivée par défaut pour les autres utilisateurs.

Les administrateurs d’établissement peuvent attribuer cette autorisation aux membres du personnel responsables de l’exécution de l’audit de nuit. La configuration des préférences d’audit de nuit est contrôlée séparément via les autorisations des paramètres correspondants.

Pour des conseils sur la revue et l’attribution des autorisations, consulte Autorisations des rôles.

Rapports et intégrations de l’audit de nuit

Cloudbeds fournit des rapports et des capacités d’intégration qui soutiennent les activités quotidiennes d’audit de nuit, notamment les revues opérationnelles et la coordination avec les systèmes connectés.

Rapports d’audit de nuit

Cloudbeds Reports regroupe les rapports pertinents sous l’étiquette Audit de nuit, ce qui facilite la revue des activités de réservation, client, chambre, tarif et financières.

Ton équipe peut utiliser ces rapports pour examiner les arrivées et départs prévus, l’activité en séjour, les attributions de chambre et les informations financières dans le cadre de ses contrôles quotidiens.

Les rapports sous l’étiquette Audit de nuit sont un point de départ, pas une liste de contrôle obligatoire ou complète. Ton établissement peut avoir besoin de rapports supplémentaires selon ses procédures opérationnelles.

Pour la liste actuelle des rapports et les instructions pour les trouver, consulte Utiliser Cloudbeds Reports pour l’audit de nuit.

Webhook de fin d’audit de nuit

Cloudbeds fournit un webhook de fin d’audit de nuit pour les systèmes intégrés.

Lorsque l’audit de nuit est terminé, les systèmes abonnés peuvent recevoir une notification et coordonner les activités dépendantes de ce processus achevé.

Pour les exigences d’intégration et les informations techniques, consulte la documentation développeur Cloudbeds pour la comptabilité.

Articles connexes

L’audit de nuit regroupe le traitement quotidien des transactions, les mises à jour des réservations et le reporting opérationnel. Pour des conseils plus détaillés sur l’exécution du processus et le choix des rapports pour la revue nocturne de ton établissement, utilise ces ressources :

• Comment exécuter l’audit de nuit
• Utiliser Cloudbeds Reports pour l’audit de nuit