Actions préliminaires avant l’annulation
Avant de demander l’annulation de ta fonctionnalité de gestion de groupe, tu dois compléter les étapes suivantes :
Étape 1 - Équilibrer les transactions
Tu as différentes options pour équilibrer les folios de groupe. Tu peux choisir l’une ou l’autre selon ta préférence, si tu attends un paiement du groupe et selon le délai, etc.
Voici les options disponibles :
Option 1 : Dissocier les transactions
Cette option est idéale lorsque les réservations concernent une date future et qu’aucun paiement n’est attendu prochainement. Si des transactions acheminées existent, vous pouvez les dissocier pour les renvoyer aux réservations et ainsi vider le Folio de groupe de tout ou partie des transactions.
Vous pouvez consulter la section Dissocier les transactions d’un Folio de groupe de cet article pour plus de détails.
Points à considérer avec cette option :
- La dissociation doit être effectuée une par une, car il n’existe pas de dissociation en masse. Cela a été conçu ainsi intentionnellement, car la dissociation crée un solde sur le folio de réservation correspondant et doit être suivie avec soin.
- La dissociation manuelle doit être faite uniquement sur les transactions acheminées publiées, pas sur celles en attente.
- Vous devez supprimer l’acheminement dans les paramètres du profil de groupe pour désactiver l’acheminement des transactions futures (en attente). Si l’acheminement n’est pas supprimé, il sera automatiquement désactivé lors de la désactivation du module Groupes. Cela pourrait entraîner des soldes supplémentaires sur les folios des réservations en séjour et futures.
- La dissociation n’est PAS recommandée pour les réservations avec le statut Parti, car cela créera des soldes sur ces folios de réservation. Pour les réservations Parti, l’option 2 : Collecter les paiements est recommandée.
- Avant de dissocier, il est conseillé de faire une capture d’écran du folio ou de vous l’envoyer par e-mail pour des fins de conservation des enregistrements.
Option 2 : Collecter les paiements
Cette option est idéale pour les réservations déjà parties ou actuellement en séjour, si le paiement a été reçu ou est attendu prochainement. S’il existe des soldes, vous pouvez collecter et appliquer le paiement depuis le groupe pour équilibrer le folio.
Consultez cet article pour plus de détails sur comment publier des paiements sur un Folio de groupe.
Option 3 : Appliquer des ajustements
Vous pouvez également ajuster les transactions publiées sur le Folio de groupe au lieu de les dérouter ou d’appliquer un paiement. Ce n’est pas recommandé, mais il peut y avoir des situations où vous choisissez de le faire.
Trouve plus d’informations sur la façon de faire des ajustements ici : Ajouter ou ajuster des frais de réservation.
- Vous devez sélectionner la meilleure option parmi celles ci-dessus pour équilibrer vos folios de groupe afin que, lorsque le module est désactivé, vous n’ayez aucun solde restant dû.
- Même après la désactivation du module Groupes, toutes les transactions continueront d’apparaître dans les rapports correspondants. Cette procédure est nécessaire pour garantir que la comptabilité ne soit pas affectée.
Une fois que vous désactivez la gestion des groupes, voici ce qui arrive aux transactions :
- Toutes les transactions routées en attente seront dissociées, ce qui signifie qu’elles ne seront plus publiées dans le Folio de groupe mais dans le folio de réservation correspondant. Cela s’applique dans la plupart des cas aux réservations en séjour et futures.
- Toutes les transactions routées publiées et les transactions publiées manuellement resteront dans le folio de groupe mais ne seront plus accessibles car l’onglet Groupes sera masqué.
- Toutes les transactions qui « restent » dans le folio de groupe apparaîtront dans les rapports comme lorsque le module Groupes était activé.
Voici comment les transactions publiées apparaîtront dans les rapports :
Notez que le champ RES # contient un nom de groupe hyperlié ; en cliquant dessus, vous serez redirigé vers une page d’information expliquant que la fonctionnalité de gestion des groupes est désactivée.
Si, pour une raison quelconque, vous n’avez pas équilibré les folios de groupe après la désactivation du module Groupes, vous verrez les transactions dans les rapports et pourrez suivre ce qui est déséquilibré. Vous pourrez alors appliquer le paiement nécessaire (ou un ajustement) à un compte interne ou à une fausse réservation à des fins d’équilibrage comptable.
Voici un exemple de rapport de transactions, mais voici la liste complète des rapports qui contiendront ces données :
Étape 2 - Annuler les paiements autorisés
Le module Groupes peut autoriser des paiements. Pour éviter de bloquer des fonds pendant une période prolongée sans pouvoir les libérer, vous devez annuler toutes les autorisations précédentes qui n’ont pas été débités, c’est-à-dire les autorisations sans retrait de fonds ni application de paiement.
Consultez l’article Autoriser une carte avec la fonctionnalité passerelle de paiement pour en savoir plus sur comment annuler l’autorisation existante et libérer la retenue.
Étape 3 - Allouer tous les paiements
De plus, assurez-vous que tous les paiements sont alloués dans les folios de groupe si vous utilisez la fonctionnalité d’Affectation des paiements.
Consultez cet article pour des explications détaillées sur l’affectation des paiements : Aperçu de l’affectation des paiements.
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