Folio de réservation - Tout ce que vous devez savoir

Une entrée archivée représente une chambre réservée qui a été supprimée de la réservation active mais qui conserve l’historique des transactions de réservation. L’entrée archivée reste disponible pour que tu puisses consulter les transactions associées à cette chambre réservée.

Exemple : Une réservation multi-chambres contient à l’origine deux chambres réservées. Si une chambre réservée est ensuite archivée, son Identifiant de réservation peut toujours apparaître dans le filtre avec un label Archivé. Sélectionne cette entrée lorsque tu as besoin d’inclure ses transactions dans la vue Folio.

Pour un exemple visuel, consulte la section Entrées d’identifiants de réservation archivés ci-dessus.

Oui. Le solde dû est calculé en utilisant toutes les transactions de réservation applicables, y compris celles associées aux chambres réservées archivées. Le filtre Identifiant de réservation modifie les transactions visibles dans le Folio, mais ne change pas le calcul du solde dû.

Cela signifie que tu peux voir un solde dû qui inclut des transactions non visibles actuellement à cause des filtres actifs du Folio. Pour une explication détaillée du calcul et de l’impact des filtres sur les totaux visibles du Folio, consulte Solde dû et résumé des transactions.

Les totaux Débit et Crédit en bas du tableau Folio reflètent les transactions incluses dans les résultats visibles. Sélectionner un Identifiant de réservation archivé peut ajouter ses transactions associées à la vue actuelle, ce qui modifie les totaux visibles en conséquence.

Exemple : Si une chambre réservée archivée contient une charge supplémentaire et un paiement, sélectionner son Identifiant de réservation archivé ajoute ces transactions au tableau visible. Les totaux Débit et Crédit se mettent alors à jour pour les inclure.

Cela ne change pas les transactions utilisées pour calculer le solde dû. Pour plus de contexte, consulte Solde dû et résumé des transactions.

Un flux de travail pour l’utilisation à la journée peut être géré en publiant la charge sur un compte interne et en bloquant temporairement la chambre pendant son utilisation.

1. Crée un compte interne nommé Utilisation à la journée. Tu peux réutiliser ce compte pour de futures réservations à la journée. Voir Comment créer et modifier des comptes internes.
2. Publie la charge d’utilisation à la journée sur le folio de réservation en tant que revenus des chambres. Voir Ajouter ou ajuster des charges de réservation.
3. Crée un bloc de chambres dans le calendrier pendant que la chambre est utilisée. Voir Comment bloquer la disponibilité d’une chambre.

Raison : remplissage automatique du client. Lorsque tu crées une réservation et commences à saisir le nom ou l’e-mail d’un client, le Cloudbeds PMS peut suggérer des profils clients existants. Cela aide lorsque le client est un habitué ayant déjà un profil, mais sélectionner la mauvaise suggestion peut associer la réservation aux mauvaises informations client.

Exemple :

• Tu crées une réservation pour un nouveau client nommé John Doe.
• Quand tu commences à taper "John", le système peut suggérer des profils clients existants portant le même nom ou un nom similaire.
• Si le nouveau client n’a jamais séjourné dans l’établissement, vérifie les détails du profil avant de sélectionner une suggestion existante.
• Si le mauvais profil existant est sélectionné, la réservation peut afficher les informations de ce profil dans le folio.

Si la réservation a été liée au mauvais profil client existant, suis les conseils ci-dessous avant de modifier le profil partagé lui-même.

Que faire si j’ai créé la réservation en utilisant le mauvais profil client ?

Évite de modifier le profil client partagé uniquement pour corriger cette réservation. Les modifications apportées à ce profil peuvent aussi affecter d’autres réservations associées au même enregistrement client.

Consulte Modifier les réservations pour les options disponibles afin de modifier les informations client sur une réservation existante.

La correction dépend de si tu dois réduire ou augmenter le montant déjà publié dans le folio.

• Appliquer une remise : Suis le flux d’ajustement dans Ajouter ou ajuster des charges de réservation.
• Ajouter une charge supplémentaire : Suis Ajouter et utiliser les revenus des chambres dans le folio de réservation.

La date de transaction et la date de service sont souvent les mêmes, mais elles ont des fonctions différentes lorsqu’une transaction est créée ou ajustée pour une autre date de service.

• Date de service représente la date à laquelle la transaction est censée s’appliquer, y compris une date de service passée lorsque tu as l’autorisation requise.
• Date de transaction enregistre le moment où la transaction a réellement été créée ou mise à jour dans le système.
• Garder ces dates séparées permet de conserver des enregistrements comptables audités tout en autorisant les corrections de la date de service par les utilisateurs habilités.

L’image ci-dessous met en évidence les colonnes Date de service et Date/Heure dans le folio.

Tableau comparatif

Ces exemples montrent comment les deux dates peuvent différer lorsque l’enregistrement financier est créé avant la date à laquelle le service s’applique.

1. Une réservation future est importée aujourd’hui. Par exemple, une réservation avec une date de check-in au 30 novembre est importée le 14 novembre.
   • Date de transaction : 14 novembre, la date à laquelle l’enregistrement a été créé.
   • Date de service : 30 novembre, la date à laquelle le service en chambre s’applique.
2. Le tarif de chambre pour ce séjour futur est mis à jour aujourd’hui.
   • Date de transaction : 14 novembre, la date à laquelle la modification du tarif a été enregistrée.
   • Date de service : 30 novembre, la date à laquelle le tarif de chambre mis à jour s’applique.