Folio de réservation - Tout ce que vous devez savoir

Juss Reyes

Mise à jour 24 septembre 2026 08:39

Objectif	Comprendre comment accéder et utiliser le folio de réservation, y compris les filtres, les outils de transaction, les entrées archivées d’identifiant de réservation, et les questions fréquentes sur le folio.
Idéal pour	Les utilisateurs de la Réception, les managers/directeurs généraux, et les administrateurs qui consultent ou gèrent l’activité financière des réservations.
À utiliser lorsque	Tu as besoin de consulter les transactions d’une réservation, de filtrer les résultats du folio, de gérer l’activité financière, ou de comprendre une entrée archivée dans le filtre d’identifiant de réservation.
Prérequis	Une réservation avec une activité financière à consulter ou gérer. Certaines actions dépendent de la configuration de l’établissement ou des autorisations utilisateur décrites dans le flux de travail lié pertinent.
Résultat attendu	Tu peux localiser le folio de réservation, utiliser ses filtres, identifier les transactions archivées de réservation-chambre, et choisir le flux de travail folio approprié à la tâche que tu dois accomplir.

Introduction

Le folio de réservation dans Cloudbeds PMS stocke les détails financiers d’une réservation, y compris les tarifs de chambre, les transactions en attente et publiées, les articles supplémentaires, les paiements, les ajustements, les remboursements, et les soldes du folio.

Utilise le folio pour consulter l’historique des transactions, filtrer l’activité visible, et accéder aux outils financiers disponibles pour la réservation. Les sections ci-dessous expliquent les principaux contrôles du folio et les situations courantes pouvant affecter ce que tu vois.

Table des matières

Personnes concernées et impact
Accès et aperçu
Filtres du folio de réservation
Option de transfert vers les Créances clients
Flux de travail du folio de réservation
Questions fréquentes

Personnes concernées et impact

Le folio de réservation prend en charge à la fois la gestion quotidienne des transactions et la revue à un niveau supérieur de l’activité financière des réservations.

Rôle	À savoir
Réception	Utilise le folio pour consulter les transactions de la réservation et effectuer les tâches quotidiennes de gestion des paiements, remboursements et charges. Utilise les filtres, y compris l’identifiant de réservation, pour restreindre les transactions affichées.
Manager/Directeur général ou Administrateur	Utilise le folio pour consulter l’historique des transactions, les soldes et les ajustements. Lorsqu’une réservation contient des chambres archivées, utilise le filtre identifiant de réservation pour examiner leurs transactions associées.

Accès et aperçu

Ouvre une réservation et sélectionne son onglet Folio lorsque tu as besoin de consulter ou gérer l’activité financière de la réservation.

Trouve la réservation. Tu peux utiliser la barre de recherche dans le menu supérieur de ton compte Cloudbeds.
Ouvre la réservation.
Clique sur l’onglet Folio.

L’onglet Folio ouvre l’espace de travail du folio de la réservation, où tu peux consulter les folios, appliquer des filtres et gérer les transactions de la réservation.

En savoir plus sur les autres onglets des Détails de la réservation.

Filtres du folio de réservation

Utilise les filtres du folio de réservation pour restreindre les transactions affichées et trouver plus rapidement une activité financière spécifique. L’image numérotée ci-dessous correspond à l’ordre des filtres expliqué dans la liste.

Nom du client, n° de chambre : Saisis le nom du client ou le numéro de chambre. Cela est utile lorsqu’il y a plusieurs clients associés à la réservation.
De / À et heure : Filtre les transactions par date et heure précise.
Identifiant de réservation : Sélectionne un ou plusieurs identifiants de réservation pour afficher les transactions associées à des chambres spécifiques. Dans les réservations multi-chambres, les chambres peuvent avoir des identifiants séparés par un tiret, par exemple 1234567890123 et 1234567890123-2. Si une chambre a été archivée, son identifiant peut aussi apparaître dans ce filtre avec un label Archivé. Sélectionner l’entrée archivée inclut les transactions associées à cette chambre dans la vue du folio.
Description : Filtre par description de transaction, incluant les débits comme les charges et les crédits comme les paiements.
Regrouper par : Regroupe les transactions par utilisateur, date, chambre ou autre critère disponible.
Sous-grouper par : Ajoute un second critère de regroupement pour affiner la vue.
Transactions : Filtre par transactions en attente ou publiées.
Piste d’audit : Lorsqu’activée, le folio inclut la piste d’audit complète des transactions, y compris celles annulées ou supprimées.

Clique sur Appliquer après avoir sélectionné tes filtres.

Entrées d’identifiants de réservation archivés

Une entrée Archivé dans le filtre Identifiant de réservation représente une chambre qui a été retirée de la réservation active mais qui possède toujours un historique de transactions. Sélectionne l’entrée archivée lorsque tu dois consulter les transactions associées à cette chambre.

Le filtre Identifiant de réservation peut inclure des entrées de chambres actives et archivées. Lorsqu’une entrée archivée est sélectionnée, ses transactions associées apparaissent dans le tableau du folio.

Chambres réservées archivées et totaux du folio

Les transactions associées aux chambres réservées archivées sont incluses dans le solde dû de la réservation. Lorsqu'un identifiant de réservation archivé est inclus dans la vue du folio, les totaux débit et crédit affichés dans le tableau peuvent changer car ces transactions sont également incluses dans les résultats visibles.

Pour plus d'informations sur la manière dont toutes les transactions de réservation contribuent au solde, consulte Solde dû et résumé des transactions.

Option de transfert vers les Créances clients

Si ton établissement a activé les Créances clients (AR), l'option Transférer vers les Créances clients est disponible lorsqu'un folio présente un solde impayé, par exemple après le départ d'un client. Utilise l'image ci-dessous pour identifier cette option dans le folio.

Pour le flux de travail complet du transfert, consulte Comment gérer les créances clients.

Flux de travail du folio de réservation

Utilise le flux de travail correspondant à la tâche financière que tu dois accomplir dans le folio de réservation. Ouvre le guide lié pour les étapes complètes et les exigences spécifiques à chaque flux de travail.

Article sur l'article du folio de réservation	Description
Ajouter des paiements de réservation en tant qu'enregistrement	Ajoute les paiements de réservation publiés en tant qu'enregistrement dans le folio de réservation sans utiliser le traitement via la passerelle de paiement.
Rembourser des paiements de réservation	Rembourse un paiement depuis le folio de réservation sans utiliser le traitement via la passerelle de paiement.
Ajouter ou ajuster des charges de réservation	Ajoute ou ajuste des charges de réservation telles que des articles, des taxes, des frais et des revenus des chambres. Lorsque disponible, utilise Ajouter plusieurs produits pour ajouter plusieurs produits ou services en une seule fois et attribuer une ou plusieurs dates de publication à chaque article.
Comment annuler des transactions	Annule les transactions éligibles depuis le folio de réservation.
Ajouter et utiliser les revenus des chambres dans le folio de réservation	Ajoute, utilise et gère les revenus des chambres au sein d'une réservation.
Gérer le folio fractionné dans la réservation	Ajoute des folios, déplace des transactions et gère les folios fractionnés.

Publication en lot d’articles : L’option Ajouter plusieurs produits te permet d’ajouter plusieurs produits ou services au folio en une seule action. Le flux de travail existant pour la publication d’un seul article reste disponible.
Cette fonctionnalité est déployée progressivement et peut ne pas encore être disponible dans tous les établissements.

Questions fréquentes

Les réponses suivantes couvrent les questions courantes concernant les chambres de réservation archivées, les informations sur les clients, les corrections de tarifs de chambre et les dates du folio. Chaque réponse inclut le contexte nécessaire pour comprendre le scénario ainsi que des liens vers le flux de travail associé lorsque des étapes supplémentaires sont requises.

Puis-je ajouter plusieurs produits à un folio de réservation en une seule fois ?

Oui. Lorsque la Publication en lot d’articles est disponible, utilise Ajouter plusieurs produits pour créer une liste de produits ou services et les soumettre ensemble au folio. Chaque article peut avoir une ou plusieurs dates de publication, y compris des dates futures non consécutives.

Les articles datés de la date d’activité courante de l’établissement sont publiés immédiatement lors de la soumission du lot.
Les articles à date future sont créés comme en attente, contribuent immédiatement au solde du folio, et sont publiés automatiquement lorsque la date d’activité de l’établissement atteint la date prévue.
Le flux de travail existant pour la publication d’un seul article reste disponible et n’est pas remplacé par la publication en lot.

La publication en lot d’articles est déployée progressivement, donc l’option Ajouter plusieurs produits peut ne pas encore apparaître pour tous les établissements.

Pourquoi une entrée archivée apparaît-elle dans le filtre par identifiant de réservation ?

Une entrée archivée représente une chambre réservée qui a été retirée de la réservation active mais qui conserve l’historique des transactions de réservation. L’entrée archivée reste disponible pour que tu puisses consulter les transactions associées à cette chambre réservée.

Exemple : Une réservation multi-chambres contient initialement deux chambres réservées. Si une chambre réservée est ensuite archivée, son identifiant de réservation peut toujours apparaître dans le filtre avec un libellé Archivé. Sélectionne cette entrée lorsque tu as besoin d’inclure ses transactions dans la vue du folio.

Pour un exemple visuel, consulte la section Entrées d’identifiants de réservation archivés ci-dessus.

Les transactions associées aux chambres réservées archivées affectent-elles le solde dû ?

Oui. Le solde dû est calculé en utilisant toutes les transactions de réservation applicables, y compris celles associées aux chambres réservées archivées. Le filtre Identifiant de réservation modifie les transactions visibles dans le folio, mais ne modifie pas le calcul du solde dû.

Cela signifie que tu peux voir un solde dû qui inclut des transactions non visibles actuellement à cause des filtres actifs du folio. Pour une explication détaillée du calcul et de l’impact des filtres sur les totaux visibles du folio, consulte Solde dû et résumé des transactions.

Pourquoi les totaux Débit et Crédit peuvent-ils changer lorsque je sélectionne un identifiant de réservation archivé ?

Les totaux Débit et Crédit en bas du tableau du folio reflètent les transactions incluses dans les résultats visibles. Sélectionner un identifiant de réservation archivé peut ajouter ses transactions associées à la vue actuelle, ce qui fait que les totaux visibles peuvent changer en conséquence.

Exemple : Si une chambre réservée archivée contient une charge supplémentaire et un paiement, sélectionner son identifiant de réservation archivé ajoute ces transactions au tableau visible. Les totaux Débit et Crédit se mettent alors à jour pour les inclure.

Cela ne modifie pas les transactions utilisées pour calculer le solde dû. Pour plus de contexte, consulte Solde dû et résumé des transactions.

Comment puis-je publier un service à la journée sur le folio de réservation ?

Un flux de travail pour l’utilisation à la journée peut être géré en publiant la charge sur un compte interne et en bloquant temporairement la chambre pendant son utilisation.

Crée un compte interne nommé Utilisation à la journée. Tu peux réutiliser ce compte pour de futures réservations à la journée. Consulte Comment créer et modifier des comptes internes.
Publie la charge à la journée sur le folio de réservation en tant que revenus des chambres. Consulte Ajouter ou ajuster des charges de réservation.
Crée un bloc de chambres dans le calendrier pendant que la chambre est utilisée. Consulte Comment bloquer la disponibilité d’une chambre.

Supprime le bloc de chambres après le départ du client à la journée afin que la chambre et la date redeviennent disponibles.

Si tu laisses la chambre disponible à la vente au lieu de la bloquer, une gestion interne supplémentaire peut être nécessaire pour éviter les surréservations si une réservation de dernière minute est reçue alors que le client à la journée utilise encore la chambre. Consulte Surréservations - Tout ce que tu dois savoir.

Pourquoi le nom du client dans le folio a-t-il changé, ou pourquoi un nom inattendu apparaît-il ?

Raison : remplissage automatique du client. Lorsque tu crées une réservation et commences à saisir le nom ou l’e-mail d’un client, Cloudbeds PMS peut suggérer des profils clients existants. Cela aide lorsque le client est un habitué ayant déjà un profil, mais sélectionner la mauvaise suggestion peut associer la réservation aux mauvaises informations client.

Exemple :

Tu crées une réservation pour un nouveau client nommé John Doe.
Quand tu commences à taper "John", le système peut suggérer des profils clients existants portant le même nom ou un nom similaire.
Si le nouveau client n’a jamais séjourné dans l’établissement, vérifie les détails du profil avant de sélectionner une suggestion existante.
Si le mauvais profil existant est sélectionné, la réservation peut afficher les informations de ce profil dans le folio.

Si la réservation a été liée au mauvais profil client existant, utilise les conseils ci-dessous avant de modifier le profil partagé lui-même.

Que faire si j’ai créé la réservation en utilisant le mauvais profil client ?

Évite de modifier le profil client partagé uniquement pour corriger cette réservation. Les modifications apportées à ce profil peuvent aussi affecter d’autres réservations associées au même enregistrement client.

Consulte Modifier les réservations pour connaître les options disponibles afin de modifier les informations client sur une réservation existante.

Si le problème est que le nom affiché sur une facture diffère du nom du client, consulte FAQ facturation - Problèmes courants.

Comment corriger les tarifs de chambre publiés ?

La correction dépend de si tu dois réduire ou augmenter le montant déjà publié dans le folio.

Appliquer une remise : Suis le flux de travail d’ajustement dans Ajouter ou ajuster des charges de réservation.
Ajouter une charge supplémentaire : Suis Ajouter et utiliser les revenus de chambre dans le folio de réservation.

Quelle est la différence entre la date de transaction et la date de service dans le folio ?

La Date de transaction et la Date de service sont souvent identiques, mais elles ont des fonctions différentes lorsqu’une transaction est créée ou ajustée pour une autre date de service.

Date de service représente la date à laquelle la transaction est censée s’appliquer, y compris une date de service passée lorsque tu as l’autorisation requise.
Date de transaction enregistre le moment où la transaction a été réellement créée ou mise à jour dans le système.
Garder ces dates séparées permet de conserver des enregistrements comptables audités tout en autorisant les corrections de la date de service par les utilisateurs habilités.

L’image ci-dessous met en évidence les colonnes Date de service et Date/Heure dans le folio.

Tableau comparatif

Aspect	Date de transaction	Date de service
Définition	Date et heure actuelles ou futures	Date stable selon l’heure de l’établissement
Modification	Ne peut pas être modifiée	Peut être modifiée avec l’autorisation requise
Restrictions temporelles	Uniquement actuelle ou future	Peut être dans le passé
Usage principal	À des fins comptables	À des fins de reporting financier

Seuls les utilisateurs ayant l’autorisation de modifier les transactions avec une date passée peuvent changer la Date de service. La Date de transaction reste la date et l’heure auxquelles la transaction a été enregistrée. Pour consulter ou modifier les autorisations utilisateur, vois Rôles et autorisations.

Exemples d’utilisation de la date de transaction et de la date de service

Ces exemples montrent comment les deux dates peuvent différer lorsque l’enregistrement financier est créé avant la date à laquelle le service s’applique.

Une réservation future est importée aujourd’hui. Par exemple, une réservation avec une date de check-in au 30 novembre est importée le 14 novembre.
- Date de transaction : 14 novembre, la date à laquelle l’enregistrement a été créé.
- Date de service : 30 novembre, la date à laquelle le service en chambre s’applique.
Le tarif de chambre pour ce séjour futur est mis à jour aujourd’hui.
- Date de transaction : 14 novembre, la date à laquelle la modification du tarif a été enregistrée.
- Date de service : 30 novembre, la date à laquelle le tarif de chambre mis à jour s’applique.

Maintenant que tu comprends les principaux contrôles du folio de réservation et comment apparaissent les transactions de réservation-chambre archivées, consulte ces ressources pour un guide plus approfondi sur le calcul des soldes et la gestion des transactions :