Ajoutez ou remboursez des paiements, ajoutez ou ajustez des charges, et plus encore dans le folio de réservation. Cet article offre un aperçu général des actions pouvant être effectuées dans cette section, pour une gestion efficace des réservations dans vos opérations quotidiennes.
Accès et aperçu
Le folio de réservation dans le PMS Cloudbeds stocke les détails financiers des réservations de vos clients, incluant les informations sur les tarifs de chambre, les transactions en attente ou publiées, ainsi que tout article supplémentaire déjà ajouté. Il comprend également plusieurs options pour gérer les informations financières de vos clients, ajouter des paiements, ajuster des charges ou appliquer des remboursements.
Pour accéder au folio de réservation :
- Recherchez la réservation correspondante. Vous pouvez utiliser la barre de recherche dans le menu supérieur de votre compte Cloudbeds
- Cliquez sur l’onglet Folio
En savoir plus sur tous les onglets des détails de réservation.
Filtres du folio de réservation
Dans l’onglet folio de réservation, les filtres vous permettent de raffiner votre recherche et de consulter facilement les transactions des clients, ce qui accélère la recherche des informations nécessaires. En utilisant ces filtres, vous gagnez du temps et facilitez la navigation dans le folio de réservation :
- Nom du client, numéro de chambre : Ajoutez le nom du client ou le numéro de chambre correspondant. Ce filtre est particulièrement utile lorsqu’il y a plus d’un client dans la réservation
- Dates et heures : Filtrez les transactions par date et heure spécifiques
- Identifiant de réservation : Lorsqu’il y a plusieurs chambres dans la réservation, le système affiche différents identifiants de réservation (séparés par un tiret). Utilisez ce filtre pour sélectionner l’identifiant de réservation préféré (par exemple, 9989192205687 et 9989192205687-2)
- Description : Filtrez par débits (charges) et crédits (paiements)
- Groupe : Par utilisateur, date, chambre et autres critères de filtre
- Sous-groupe : Affinez votre recherche en ajoutant le filtre sous-groupe
- Transactions : Filtrez par transactions en attente ou publiées
N’oubliez pas de cliquer sur Appliquer une fois vos filtres correctement sélectionnés.
Option Transférer vers les Créances clients
Si tu as activé la fonctionnalité Créances clients (AR), tu verras le bouton Transférer vers les Créances clients lorsqu’un folio présente un solde restant dû (p. ex., après le départ d’un client). Pour plus d’informations, consulte : Comment gérer les créances clients.
Comment démarrer avec le folio
| Article sur le folio de réservation | Description |
|---|---|
| Ajouter des paiements de réservation en tant qu’enregistrement | Ce guide explique comment ajouter (publier) des paiements de réservation en tant qu’enregistrement dans le folio de réservation (sans utiliser le traitement via la passerelle de paiement). |
| Rembourser des paiements de réservation | Rembourser un paiement client dans le folio de réservation (sans utiliser le traitement via la passerelle de paiement). |
| Ajouter ou ajuster des charges de réservation | Ajouter ou ajuster des charges de réservation, telles que des articles, taxes ou frais, et des revenus des chambres. |
| Comment annuler des transactions | Cet article explique comment annuler (void) des transactions dans le folio de réservation du client. |
| Ajouter et utiliser les revenus des chambres dans le folio de réservation | Utilise cette option pour ajouter, utiliser et gérer les revenus des chambres dans une réservation. |
| Gérer le folio fractionné dans la réservation | Apprends à utiliser la fonctionnalité de folio fractionné, ajouter des folios, déplacer des transactions, et plus encore. |
Questions fréquentes
Comment puis-je ajouter un service d'utilisation à la journée sur le folio de réservation ?
- Créez un compte interne nommé Utilisation à la journée. Ce compte sera disponible pour une utilisation sur vos futures réservations. En savoir plus ici : Créer et modifier des comptes internes
- Ajoutez l'utilisation à la journée sur le folio de réservation en tant que revenus des chambres. Apprenez comment faire : Ajouter ou ajuster des charges de réservation
- Créez un bloc de chambres dans le calendrier et permettez au client d'accéder à sa chambre. Apprenez comment bloquer la disponibilité des chambres
N'oubliez pas de supprimer ce bloc de chambres juste après le départ de ce client afin de rendre cette chambre et cette date à nouveau disponibles.
Si vous ne souhaitez pas bloquer vos chambres mais les garder disponibles sur les canaux, gardez à l'esprit qu'une gestion interne sera nécessaire pour éviter les surréservations (au cas où vous recevriez une réservation de dernière minute alors que le client en utilisation à la journée est toujours actif). En savoir plus sur les surréservations ici.
Pourquoi le nom du client sur le folio est-il modifié, et pourquoi un nom aléatoire apparaît-il sur le folio ?
Raison : fonction de remplissage automatique
La fonction de remplissage automatique est utile lorsque vous avez un client récurrent. Ainsi, lors de l'ajout d'une nouvelle réservation, il vous suffit de commencer à taper le nom ou l'e-mail, et le système proposera de remplir automatiquement les informations du client. Cependant, si un mauvais profil client est sélectionné par erreur, cela peut causer des problèmes.
Exemple :
- Supposons que vous ajoutiez une nouvelle réservation pour un client nommé John Doe.
- Lorsque vous commencez à taper le nom du client (John), le système suggérera tous les profils clients existants nommés "John" qui ont déjà séjourné dans votre établissement.
- Si John Doe (le nouveau client) n'a jamais séjourné dans votre établissement auparavant, vous ne devez sélectionner aucune des suggestions du système car le système remplira les informations du profil client sélectionné. Même si vous sélectionnez accidentellement un nom parmi les suggestions, le système vous proposera de créer un nouveau client si les informations du client sélectionné ne sont pas correctes.
- Dans ce cas, cliquez sur l'option +Nouveau client et remplissez les informations correctes concernant votre nouveau client.
Que faire si j'ai créé la réservation en utilisant un mauvais profil client ?
Si vous avez sélectionné un profil client suggéré et enregistré/créé une réservation avec un nom incorrect, la réservation sera liée au profil client que vous avez sélectionné.
Étant donné que le profil client est lié à toutes les réservations précédentes et nouvelles créées avec ce même profil, lorsque vous modifiez le nom (ou toute autre information, comme l'e-mail) pour la réservation nouvellement créée, le système modifiera également ces informations pour les réservations passées associées au profil client.
Actuellement, il n'est pas possible de dissocier un profil client des réservations. Pour éviter de modifier les informations des clients sur les réservations passées, nous vous recommandons de supprimer la réservation nouvellement créée et de la saisir à nouveau, sans utiliser la fonction de remplissage automatique. Voici un article détaillant comment supprimer une réservation.
De plus, si vous remarquez que le nom sur la facture est différent du nom du client, vous pouvez consulter cet article pour obtenir de l'aide.
Comment puis-je corriger les tarifs de chambre publiés ?
Nous pouvons vous suggérer deux options pour corriger les tarifs de chambre publiés :
- Appliquer une remise : Suivez les étapes pour ajouter ou ajuster les frais de réservation
- Ajouter un supplément : Suivez les étapes pour ajouter et utiliser les revenus des chambres
Quelle est la différence entre la date de transaction et la date de service dans le folio ?
En général, la date de service correspond à la même date que la date de transaction. Cependant, si des modifications sur des transactions passées sont nécessaires :
- La date de service représente la date à laquelle la transaction est censée s’appliquer (p. ex., une date passée).
- La date de transaction indique toujours le moment où l’enregistrement a effectivement été mis à jour dans le système.
- Cette méthode garantit des enregistrements sûrs, immuables et audités pour la comptabilité, tout en permettant que des corrections sur des transactions passées soient effectuées sans compromettre l’intégrité des enregistrements comptables.
Tableau comparatif
| Aspect | Date de transaction | Date de service |
| Définition | Date et heure actuelles ou futures | Date stable selon l’heure de l’établissement |
| Modification | ❌ Ne peut pas être modifiée | ✅ Peut être modifiée (avec autorisation appropriée) |
| Restrictions temporelles | Uniquement actuelle ou future | Peut être dans le passé |
| Usage principal | À des fins comptables | À des fins de rapports financiers |
Voici à quoi cela ressemble dans le folio :
Seuls les utilisateurs disposant de l’autorisation pour modifier les transactions à date antérieure peuvent le faire. Ils sont autorisés à changer la date de service pour rétrodater une transaction ; cependant, la date de transaction réelle sera enregistrée au moment où la transaction a lieu.
Vous devez vous rendre dans Rôles pour modifier les autorisations utilisateur. En savoir plus ici : Rôles et autorisations.
Date de transaction et date de service dans des exemples d’utilisation
- Une réservation avec une date de check-in fixée au 30 novembre a été importée aujourd’hui (14 novembre)
- La date de transaction sera le 14 novembre (date d’importation) ;
- La date de service sera le 30 novembre.
- Le tarif de chambre est mis à jour aujourd’hui (14 novembre) pour ce check-in futur :
- La date de transaction sera le 14 novembre — le jour où l’action modifiant le tarif a été enregistrée.
- La date de service sera le 30 novembre — le jour où le tarif de chambre sera appliqué en tant que service.
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