Gérer le Folio fractionné dans la réservation

1. Accédez à la réservation et ouvrez l’onglet Folio
2. Sur le côté gauche de l’écran, vous verrez les folios ajoutés à la réservation
   Vous pouvez configurer quels folios doivent être ajoutés par défaut à une nouvelle réservation ou selon sa source sur la page « Configuration du folio ». En savoir plus dans cet article : Page de configuration du folio
3. Cliquez sur le folio pour voir les transactions qui y sont ajoutées
4. Vous pouvez modifier le folio déjà ajouté à la réservation en cliquant sur l’icône crayon
5. Vous pouvez supprimer le folio en cliquant sur le signe x

6. Vous pouvez ajouter un paiement, un remboursement, une charge, un article, etc. au folio.
   Par défaut, le folio actuellement ouvert sera sélectionné, mais vous pouvez choisir un autre folio pour enregistrer le paiement/remboursement/article.
7. Vous pouvez également modifier la configuration des folios pour l’ensemble de la réservation. Pour cela, cliquez sur l’icône crayon à côté du titre FOLIOS.

Sélectionnez une nouvelle configuration pour remplacer les folios existants par ceux de la nouvelle configuration. Toutes les transactions, publiées et en attente, apparaîtront désormais sous les nouveaux folios.
Vous devez créer la configuration du folio à l’avance pour pouvoir la sélectionner, consultez cet article pour apprendre comment faire :   Page de configuration du folio

1. Accédez à Folio
2. Cliquez sur Ajouter un folio

3. Saisissez le nom du folio
4. Sélectionnez les types de transactions qui doivent être postés sur ce folio
   Tous les types de transactions seront affectés aux folios spécifiés dans cette configuration. Si tous les types de transactions ne sont pas sélectionnés sous un folio particulier, alors tous les types de transactions non sélectionnés doivent toujours être postés sur le premier folio.
5. ENREGISTRER

Un bouton Déplacer les transactions a été ajouté à côté des boutons Ajouter/Rembourser un paiement et Ajouter/Ajuster une charge. En cliquant sur ce bouton et en sélectionnant Déplacer entre les folios, vous pouvez déplacer une transaction individuelle ou des types de transactions entre les folios. Une seule transaction ou un type de transactions peut être déplacé.

1. Ouvrez la réservation et allez à l'onglet Folio
2. Cliquez sur le folio contenant la ou les transactions à déplacer
3. Cliquez sur Déplacer les transactions

Limitations lors du travail avec des réservations fusionnées

• Lorsque deux réservations ou plus sont fusionnées en une seule réservation, Cloudbeds les considère comme une réservation multi-chambres unique. Dans ces cas, le système ne prend pas en charge la séparation automatique des folios en folios individuels de réservation. Vous pouvez toujours séparer les charges manuellement en utilisant des folios supplémentaires, mais la réservation reste un enregistrement combiné unique.
• Cela signifie :
  • Vous pouvez créer de nouveaux folios et y déplacer des transactions, mais la réservation fusionnée ne peut pas être « défusionnée » en réservations indépendantes.
  • Chaque nouveau folio affichera son propre solde et pourra générer des factures séparées, mais tous les folios restent partie intégrante d'une réservation combinée unique.
  • Si vous avez besoin que les folios soient entièrement séparés selon la réservation d'origine, chaque réservation doit rester non fusionnée.

Déplacer des transactions individuelles

Vous pouvez déplacer des transactions individuelles vers un autre folio :

1. sélectionnez Déplacer des transactions individuelles
2. sélectionnez vers quel folio vous souhaitez déplacer la ou les transactions
3. cochez les transactions à déplacer
4. cliquez sur Déplacer les transactions

Déplacer des types de transactions

Vous pouvez déplacer des types de transactions vers un autre folio :

1. sélectionnez Déplacer des types de transactions
2. sélectionnez vers quel folio vous souhaitez déplacer le ou les types de transactions
3. sélectionnez les types de transactions à déplacer, par exemple, les suppléments ou toutes les transactions en espèces
4. cliquez sur Déplacer les transactions

Pourquoi l’identifiant de réservation peut-il ne pas apparaître dans le filtre ?

• Le filtre d’identifiant de réservation devient disponible uniquement lorsque chaque hébergement possède déjà son propre folio.
  Si tous les frais de chambre sont encore regroupés dans un seul folio, le système ne peut pas déterminer quels frais appartiennent à quelle réservation, et le filtre affichera uniquement « Tout sélectionner ».
• Pour activer le filtrage par identifiant de réservation :

1. Créez un nouveau folio pour chaque chambre.
2. Déplacez manuellement les transactions regroupées pour chaque réservation dans leur propre folio.
3. Une fois séparées, le filtre d’identifiant de réservation apparaîtra normalement pour d’autres ajustements.

Exemple : deux réservations fusionnées en une seule réservation

Un client effectue deux réservations distinctes pour des dates différentes. L’établissement les fusionne ensuite en une seule réservation pour plus de commodité. Tous les frais apparaissent désormais dans un seul folio. Résultat :

• Vous pouvez créer plusieurs folios et déplacer manuellement les transactions pour les séparer.
• Cependant, les réservations originales ne peuvent pas être divisées à nouveau en réservations indépendantes, et le filtrage par identifiant de réservation ne sera disponible qu’après que les transactions auront été placées dans des folios séparés.

Ce comportement est attendu et reflète la conception du système.

Imprimer le folio de réservation

Pour certains établissements, le folio de réservation peut contenir des données sensibles concernant le client. Désormais, lorsqu’un utilisateur imprime le folio, le système enregistre cette action dans le journal d'activité et indique si le folio contenait ou non des données sensibles. Si c’est le cas, le journal précise quels champs étaient sensibles.

Ce journal se trouve dans la catégorie Activité de réservation.