Il existe plusieurs options pour effectuer le check-in et le check-out de vos clients dans le PMS Cloudbeds. Cet article explique les deux processus pour chaque option disponible.
Considérations importantes :
- Vous ne pouvez effectuer le check-in d’un client que si sa date d'arrivée est égale à la date du jour ou antérieure.
- Vous ne pouvez effectuer le check-out d’une réservation que si sa date de départ est égale à la date du jour ou antérieure.
Si le client a réservé via une OTA (Agence de voyages en ligne), vous devez mettre à jour la réservation dans le PMS et également directement dans l’extranet de l’OTA. L’article Annuler ou modifier des réservations OTA contient des informations complètes sur la modification des statuts de réservation, des dates, et plus encore lorsque les réservations proviennent directement des canaux.
Comment effectuer le check-in ou le check-out des clients
Option 1 - Check-in & Check-out depuis le calendrier
Pour enregistrer un client depuis le calendrier :
- Localisez la réservation sur le calendrier et cliquez dessus.
- Sélectionnez Check-in Client ou Check-in & Aller à la réservation.
Vous devez confirmer les réservations avec le statut Confirmation en attente avant d’enregistrer un client.
Pour faire le check-out d’un client depuis le calendrier :
- Localisez la réservation et cliquez dessus.
- Sélectionnez Check-out Client ou Check-out & Aller à la réservation.
Vous ne pouvez faire le check-out d’un client que s’il est actuellement enregistré.
Option 2 - Check-in & Check-out depuis le tableau de bord
Pour enregistrer un client depuis le tableau de bord :
- Allez dans le tableau de bord et cliquez sur l’onglet Arrivées.
- Cliquez sur l’icône flèche et sélectionnez Check-in.
💡 Rappel
Utilisez les options Aujourd’hui et sélecteur de dates pour afficher les informations d’arrivée et de départ pour d’autres dates.
Pour faire le check-out d’un client depuis le tableau de bord :
- Allez dans le tableau de bord et cliquez sur l’onglet Départs.
- Cliquez sur l’icône flèche et sélectionnez Check-out.
Option 3 - Modifier le statut de la réservation sur la page de réservation
Pour effectuer un check-in d’un client via la page de réservation :
- Accédez à la page de réservation correspondante.
- Modifiez le statut de la réservation en en séjour.
- Confirmez la modification.
Le client doit être attribué à une chambre/unité avant le check-in.
Pour effectuer un check-out d’un client via la page de réservation :
- Accédez à la page de réservation de la réservation à clôturer.
- Modifiez le statut de la réservation en parti.
- Confirmez la modification.
Option 4 - Utiliser le bouton bascule Occupé dans l’onglet Hébergements
Pour enregistrer un client via l’onglet Hébergements :
- Accédez à la page de réservation correspondante et ouvrez l’onglet Hébergements.
- Activez le bouton bascule sous la colonne Occupé sur OUI.
- Confirmez la modification.
Le client doit être attribué à une chambre/unité avant d’activer le bouton bascule.
Pour enregistrer le départ du client via l’onglet Hébergements :
- Cette option ne fonctionnera que si la réservation est actuellement en séjour (le bouton bascule est sur OUI).
- Cette option enregistrera le départ de toute la réservation (pour les réservations de groupe ou divisées, tous les hébergements seront marqués comme non occupés).
- Accédez à l’onglet Hébergements de la page de réservation correspondante.
- Désactivez le bouton bascule sous la colonne Occupé sur NON.
- Confirmez la modification.
- Lisez l’avertissement et confirmez la modification.
Pour enregistrer les arrivées et départs séparément dans les réservations de groupe ou divisées :
Accédez à l’onglet Hébergements de la page de réservation et activez le bouton bascule sous la colonne Occupé sur OUI pour les clients arrivant et sur NON pour ceux partant.
Questions fréquentes
Comment effectuer un départ anticipé
Lorsqu’un client souhaite effectuer un check-out plus tôt que sa date de départ initiale, le processus comprend deux étapes principales : d’abord, mettre à jour la réservation pour refléter la nouvelle date de check-out, puis procéder au check-out.
Gardez à l’esprit que modifier la date du séjour peut changer le prix total de la réservation, donc assurez-vous de facturer le client avant son départ ou d’initier un remboursement si nécessaire.
Il existe deux méthodes principales pour modifier la date de check-out en cas de départ anticipé :
Méthode 1 : Modifier la date de check-out depuis le calendrier (Modification rapide)
C’est la manière la plus rapide d’ajuster une date de check-out d’un ou plusieurs jours.
1. Localisez la réservation dans le calendrier et cliquez dessus pour voir les options disponibles.
2. Dans la fenêtre contextuelle de la réservation, cliquez sur « Modification rapide ».
3. Dans la vue calendrier de la « Modification rapide », désélectionnez la case correspondant à chaque nuit que le client ne passera plus dans l’établissement.
4. Une fois les nuits désélectionnées, cliquez sur « Enregistrer les mises à jour ».
Après l’enregistrement, la barre de réservation dans le calendrier se raccourcira visuellement pour refléter la nouvelle date de check-out.
Méthode 2 : Modifier la date de check-out depuis les détails de la réservation
Cette méthode vous permet de changer les dates du séjour directement depuis la vue détaillée de la réservation.
1. Rendez-vous sur la page de réservation correspondante au client.
2. Depuis les détails de la réservation, cliquez sur « Modifier la réservation ».
3. Pour modifier la date de check-out, sélectionnez la chambre que vous souhaitez modifier. S’il n’y a qu’une seule chambre, ce processus s’applique à cette chambre unique.
4. Ensuite, choisissez la nouvelle date de check-out en utilisant l’icône calendrier.
5. Cliquez sur le bouton « RECHERCHER ».
6. En dessous, cliquez sur « Mettre à jour » à côté de la catégorie de chambre initialement réservée (p. ex. « Suite Deluxe avec vue »).
7. Après avoir effectué toutes les mises à jour nécessaires pour les chambres, cliquez sur « Enregistrer les mises à jour ».
Une fois que les dates du séjour de la réservation ont été mises à jour avec succès pour refléter la date de check-out anticipée en utilisant soit la Méthode 1 soit la Méthode 2, vous pouvez alors procéder au check-out du client.
Vous pouvez effectuer le départ du client en utilisant soit le calendrier, le tableau de bord, ou la page des détails de la réservation.
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