Créer, modifier et imprimer des Fiches d'enregistrement

Gabriela Garcia

Mise à jour 29 septembre 2026 13:40

Objectif	Configurer les fiches d'enregistrement et les imprimer pour des réservations individuelles ou des clients arrivants.
Idéal pour	Les utilisateurs de la Réception, de l'Audit de nuit et les Administrateurs.
Utilise-le lorsque	Tu dois configurer les informations affichées sur les fiches d'enregistrement, imprimer une fiche pour un client spécifique ou préparer des fiches d'enregistrement en masse pour les arrivées d'aujourd'hui ou de demain.
Conditions requises	Les fiches d'enregistrement doivent être configurées avant impression. L'impression en masse depuis le tableau de bord est disponible lorsqu'un seul établissement est sélectionné et que le tableau de bord affiche aujourd'hui ou demain.
Résultat attendu	Les fiches d'enregistrement contiennent les informations configurées du client et de la réservation et peuvent être générées individuellement ou au format PDF pour les réservations arrivantes.

Introduction

Les fiches d'enregistrement fournissent un enregistrement imprimable des informations d'hébergement et de réservation d'un client. Les établissements peuvent personnaliser les informations affichées sur la fiche, inclure des conditions générales et un texte de pied de page, et utiliser les fiches pour recueillir la signature du client si nécessaire.

Tu peux imprimer une fiche d'enregistrement pour une réservation ou un client individuel, ou préparer plusieurs fiches à la fois depuis le tableau de bord du Cloudbeds PMS. Lors de l'impression en masse, les fiches générées suivent l'ordre affiché dans la liste des arrivées, permettant aux équipes de la Réception et de l'Audit de nuit de préparer la pile imprimée dans l'ordre dont elles ont besoin.

Table des matières

Personnes concernées et comment
Configurer et modifier les fiches d'enregistrement
Imprimer les fiches d'enregistrement
Résoudre un problème de PDF de fiche d'enregistrement vierge

Personnes concernées et comment

Rôle	À savoir
Réception	Imprime les fiches pour chaque client ou imprime les fiches d'enregistrement en masse depuis le tableau de bord. Trie la liste des arrivées avant d'imprimer si tu as besoin que les fiches soient dans un ordre précis.
Audit de nuit	Prépare les documents d'arrivée pour aujourd'hui ou demain. Pour les arrivées du jour, utilise Afficher toutes les arrivées quand les clients déjà enregistrés doivent aussi être inclus.
Manager/Directeur général	Vérifie le format des fiches d'enregistrement et le flux d'impression en masse utilisé par les équipes opérationnelles.
Administrateur	Configure les langues des fiches d'enregistrement, les champs, l'image d'en-tête, les conditions générales, le texte du pied de page, et le format du nom du client utilisé quand les équipes ont besoin que les fiches soient triées par nom de client.

Configurer et modifier les fiches d'enregistrement

Utilise les paramètres des fiches d'enregistrement dans Cloudbeds PMS pour choisir les informations et le texte qui apparaissent lorsqu'une fiche est générée ou imprimée.

Ouvre le Menu Compte et va dans Paramètres > Clients.

Clique sur Clients.
Sélectionne l'onglet Fiches d'enregistrement.

Déploie les sections ci-dessous pour configurer la mise en page des fiches d'enregistrement et l'image d'en-tête.

Configurer le contenu de la fiche d'enregistrement

Ouvre le Menu Compte et va dans Paramètres > Clients > Fiches d'enregistrement.

Utilise les contrôles numérotés sur l'image pour configurer la fiche d'enregistrement :

Sélectionne la langue par défaut dans laquelle la fiche d'enregistrement doit être créée.
Clique sur Modifier l'image pour gérer l'image de l'en-tête.
Clique sur Modifier les champs pour personnaliser les informations affichées sur la fiche. Tu peux réorganiser les champs pris en charge, ajouter des champs, supprimer des champs et enregistrer tes modifications.
Clique sur Modifier le texte dans la zone des conditions générales pour ajouter ou mettre à jour des conditions générales personnalisées.
Clique sur Modifier le texte dans le pied de page pour éditer le texte du pied de page.

Tu peux aussi cliquer sur Aperçu pour prévisualiser et télécharger la fiche d'enregistrement actuelle au format PDF.

Les images d'en-tête des fiches d'enregistrement supportent les formats jpg, jpeg, png et gif.

La page des fiches d'enregistrement ci-dessous montre la langue, l'en-tête, les champs, les conditions générales, le pied de page et les contrôles d'aperçu.

Changer l’image de l’en-tête de la fiche d’enregistrement

Ouvre le Menu Compte et va dans Paramètres > Clients > Fiches d'enregistrement.

L’image de l’en-tête doit mesurer 600 x 80 pixels. Un gif ou png transparent est recommandé pour une qualité d’image optimale.

Clique sur Ajouter une image.
Clique sur Téléverser une image, puis sélectionne l’image depuis ton appareil. Tu peux aussi glisser-déposer le fichier dans la fenêtre de téléversement.
Clique sur Terminé.
Clique sur Enregistrer et continuer.
Clique sur Enregistrer.
Confirme que la nouvelle image apparaît dans l’en-tête de la Fiche d'enregistrement.

Les images ci-dessous suivent la même séquence numérotée que les étapes ci-dessus.

Si une image de 600 x 80 pixels s’affiche correctement à l’écran mais présente une mauvaise qualité à l’impression, la résolution de l’image et le DPI de l’imprimante peuvent affecter le résultat imprimé.

Pour une impression standard de 6 x 4 pouces, les recommandations actuelles pour la fiche d’enregistrement utilisent ces calculs :

DPI hauteur : 600 pixels / 4 pouces = 150 DPI
DPI largeur : 80 pixels / 6 pouces = 13,33 DPI

La qualité d’impression dépend à la fois des dimensions en pixels de l’image et du DPI de l’imprimante. Un DPI plus élevé et des dimensions en pixels plus grandes contribuent généralement à une meilleure qualité d’impression. Pour la plupart des besoins d’impression, un DPI de 150 à 300 est considéré comme une qualité moyenne, tandis que 300 DPI et plus est considéré comme une qualité élevée pour l’impression professionnelle.

Imprimer les fiches d'enregistrement

Le Cloudbeds PMS prend en charge différents flux de travail d'impression des fiches d'enregistrement selon que tu as besoin d'une fiche pour le client principal, un client secondaire ou plusieurs réservations arrivant simultanément.

Pour l'impression en masse depuis le tableau de bord, garde ces comportements en tête :

L'impression en masse des fiches d'enregistrement est disponible depuis la liste Arrivées pour aujourd'hui ou demain.
L'option d'impression en masse est disponible lorsque un seul établissement est sélectionné.
Les fiches d'enregistrement générées suivent l'ordre de tri affiché dans la liste des arrivées.
Le comportement décrit ici s'applique aux fiches d'enregistrement. Imprimer les réservations est un flux de travail distinct dans le tableau de bord.

Déploie le flux de travail correspondant aux fiches que tu souhaites imprimer.

Imprimer une fiche d'enregistrement pour le client principal

Ce flux de travail imprime la fiche d'enregistrement pour le client principal de la réservation.

Ouvre la réservation souhaitée, puis suis les commandes numérotées ci-dessous :

Clique sur Actions.
Sélectionne Imprimer les fiches d'enregistrement.
Choisis la langue à utiliser pour la fiche d'enregistrement.
Clique sur OK.

La première image montre où commencer l'action d'impression depuis la réservation.

La fenêtre de sélection de la langue complète le même flux de travail numéroté avec les étapes 3 et 4.

Imprimer une fiche d'enregistrement pour un client secondaire

Ouvre la réservation souhaitée, puis utilise l'onglet Détails du client pour imprimer une fiche pour un client secondaire spécifique.

Va à l'onglet Détails du client.
Sélectionne le nom du client souhaité.
Clique sur Imprimer la fiche d'enregistrement.

La vue Détails du client ci-dessous montre les trois commandes utilisées pour sélectionner et imprimer la fiche du client secondaire.

Imprimer les fiches d'enregistrement en masse depuis le tableau de bord

Utilise la liste des arrivées du tableau de bord lorsque tu souhaites préparer des fiches d'enregistrement pour plusieurs réservations arrivant en même temps. Le PDF généré suit l'ordre affiché dans la liste, donc organise les arrivées dans l'ordre souhaité avant d'imprimer.

Ouvre le menu principal et sélectionne le tableau de bord.
Navigue vers la date d'aujourd'hui ou de demain.
Dans Activité, sélectionne Arrivées.
Utilise le contrôle de tri des colonnes pour organiser la liste des arrivées dans l'ordre dans lequel tu souhaites imprimer les fiches.
Ouvre le menu à trois points dans la section Activité.
Sélectionne Imprimer la fiche d'enregistrement.
Choisis la langue préférée.
Clique sur Imprimer.

L'image du tableau de bord ci-dessous correspond aux étapes 2 à 6 et montre la date, l'onglet Arrivées, le contrôle de tri, le menu Activité et l'option d'impression.

Après avoir sélectionné l'option d'impression, choisis la langue et continue avec Imprimer.

Le PDF généré conserve le même ordre établi dans la liste des arrivées du tableau de bord.

Filtrer les arrivées avant l'impression en masse

Sur le nouveau tableau de bord, les fiches d'enregistrement imprimées suivent également la recherche active des clients. Cela te permet de restreindre la liste des arrivées avant l'impression lorsque tu as seulement besoin des fiches pour les réservations correspondantes.

Sélectionne la date de demain.
Utilise la recherche client pour restreindre la liste des arrivées.
Utilise le contrôle de tri si tu as besoin que les réservations correspondantes soient dans un ordre d'impression spécifique.
Ouvre le menu à trois points.

Dans le menu ouvert, sélectionne Imprimer la fiche d'enregistrement, choisis la langue, puis clique sur Imprimer.

L'exemple ci-dessous montre les arrivées de demain filtrées par nom de client avant que l'action d'impression soit sélectionnée.

Comment les filtres du tableau de bord affectent le PDF imprimé

Nouveau tableau de bord : Les fiches d’enregistrement imprimées suivent l’ordre de tri de la liste des arrivées et la recherche active de client. Pour les arrivées du jour, le PDF tient aussi compte de l’affichage ou non des clients déjà enregistrés.
Ancien tableau de bord : Le tri est conservé sur les fiches d’enregistrement imprimées, mais la recherche de client ne restreint pas le PDF. Rechercher un client peut réduire la liste à l’écran alors que le PDF contient toujours toutes les arrivées du jour.

Pour les arrivées du jour, les clients déjà enregistrés sont cachés par défaut dans la liste des arrivées. Active Afficher toutes les arrivées avant d’imprimer si tu souhaites inclure ces clients. La liste des arrivées de demain affiche toutes les arrivées par défaut.

Configurer le format du nom du client

Cloudbeds PMS te permet de choisir comment les noms des clients sont affichés. Ce paramètre peut aider ton équipe à organiser la liste des arrivées dans le format qui correspond le mieux à ton flux de travail opérationnel avant d’imprimer les fiches d’enregistrement.

Ouvre le Menu Compte et va dans Paramètres.
Sélectionne Système.
Sélectionne l’onglet Préférences.
Fais défiler jusqu’à Préférences diverses.
Trouve Format du nom du client dans le calendrier.
Sélectionne le format de nom préféré :
- Nom, Prénom
- Prénom Nom
Clique sur Enregistrer.
Retourne dans Tableau de bord > Activité > Arrivées, trie la liste par client, puis imprime les fiches d’enregistrement.

Par exemple, si ton établissement prépare les fiches d’enregistrement par ordre alphabétique du nom de famille, sélectionne Nom, Prénom avant de trier la liste des arrivées par client.

Le format du nom du client est une préférence système valable pour tout l’établissement. Pour plus d’informations sur cette préférence et d’autres, consulte Paramètres système généraux.

L’image ci-dessous montre le paramètre du format du nom du client ainsi que les deux options d’affichage disponibles.

L'impression en masse crée des fiches d'enregistrement pour le client principal de chaque réservation incluse dans la liste des arrivées.

Dépanner un PDF de fiche d'enregistrement vide

Si un fichier vide incorrect se télécharge lorsque tu sélectionnes Imprimer la fiche d'enregistrement, les paramètres du navigateur ou d'une extension de sécurité peuvent empêcher l'ouverture correcte du PDF. Essaie les options suivantes :

Si tu utilises McAfee ou une autre extension de sécurité, ajoute Cloudbeds à la liste des sites sécurisés ou de confiance de l'extension.
Si possible, désactive temporairement l'extension McAfee dans Chrome et essaie d'imprimer à nouveau.
Dans Chrome, active le paramètre pour télécharger les fichiers PDF au lieu de les ouvrir automatiquement :
- Ouvre Chrome.
- Ouvre les paramètres.
- Va dans les paramètres des documents PDF.
- Active l'option pour télécharger les fichiers PDF au lieu de les ouvrir automatiquement dans Chrome.

Maintenant que tu peux configurer et imprimer les fiches d'enregistrement, consulte ces ressources pour en savoir plus sur le tableau de bord et l'activité des réservations utilisés lors des opérations quotidiennes à la réception :