Dans cet article, tu trouveras des instructions sur commentmodifier les réservations dans le Cloudbeds PMS. Modifie le nom du client, change les dates, réattribue les réservations, effectue une réservation divisée et plus encore.
📲 Pour apprendre à modifier les réservations dans l’application Cloudbeds, clique ici.
Modifier les détails de la réservation
Modifier une réservation sur la page Détails de la réservation
- Accède à la réservation à modifier en recherchant le nom du Client ou l’identifiant de réservation dans le Menu supérieur. Tu peux aussi chercher la réservation en accédant à la page Réservations.
- Clique sur Modifier la réservation
- Sélectionne l’hébergement que tu souhaites modifier dans la colonne de gauche. Ici, tu peux changer l’Occupation, prolonger ou raccourcir les séjours, et modifier les tarifs
- Quand tu as terminé les modifications, clique simplement sur Mettre à jour
- Si d’autres modifications sont nécessaires, applique-les puis clique sur Enregistrer les mises à jour
Assure-toi que le résumé de la réservation (sous-total, total général, etc.) est correct avant d’enregistrer tes modifications.
Modifier le tarif de la chambre de la réservation
Si un utilisateur déplace une réservation mais n’a pas les autorisations pour modifier les tarifs, Cloudbeds recalcule le prix en fonction du plan tarifaire de la chambre cible. Seuls les utilisateurs disposant de l’autorisation Modifier les tarifs / plans tarifaires de réservation peuvent ensuite ajuster le tarif.
Option 1 - Utiliser Modifier le tarif
Les étapes ci-dessous s'appliquent uniquement aux réservations futures. Si tu dois mettre à jour les tarifs des réservations passées (déjà publiés sur le folio du client), consulte cet article : Comment ajuster une charge / ajouter un ajustement à une réservation
- Accède à la réservation que tu souhaites modifier et clique sur l'icône des trois points ( ⋮ )
- Clique sur Modifier le tarif
- Met à jour le tarif selon tes besoins
- Clique sur Enregistrer les mises à jour
Option 2 - Utiliser Modifier la réservation
Les étapes ci-dessous s'appliquent uniquement aux réservations futures. Si tu dois mettre à jour les tarifs des réservations passées (déjà publiés dans le folio du client), consulte cet article : Comment ajuster une charge / Ajouter un ajustement à une réservation
- Accède à la réservation que tu souhaites modifier et clique sur Modifier la réservation
- Sur la gauche, clique sur l'hébergement à modifier
- Clique sur Modifier sur la ligne correspondant au type de chambre
- Modifie les tarifs de chambre selon les besoins
- Clique sur Appliquer
- Clique sur Mettre à jour
- Vérifie le résumé de la réservation
- Enregistre les mises à jour
Modifier les dates de réservation
Option 1 - Utiliser la Modification rapide
Cette option sera utile pour prolonger les réservations pour une courte période.
- Accède à la réservation que tu souhaites modifier et clique sur l’icône des trois points ( ⋮ )
- Clique sur Modification rapide
- Modifie la date de la réservation en cochant/décochant les cases à cocher et sélectionne la nouvelle date de réservation
- Clique sur Enregistrer les mises à jour
Assure-toi de sélectionner des dates consécutives (il n’est pas possible d’avoir des écarts entre les dates sélectionnées)
- Pour l’option de réservation divisée, consulte cet article de notre Base de connaissances : Comment modifier une réservation
Option 2 - Utiliser Modifier la réservation
Cette option sera utile pour les séjours longs.
- Accède à la réservation concernée et clique sur Modifier la réservation
- Sur la gauche, sélectionne l’hébergement
- Sélectionne les nouvelles dates d’arrivée et de départ
- Clique sur Rechercher pour vérifier la disponibilité
- Clique sur Mettre à jour
- Les nouvelles dates seront reflétées dans le panneau d’hébergement (à gauche de l’écran)
- Enregistre les mises à jour
Ajouter ou modifier des clients sur une nouvelle réservation
- Lorsque tu crées une nouvelle réservation, tu as la possibilité de choisir combien de clients tu souhaites ajouter à cette réservation.
- Clique sur Ajouter
- Va dans les Détails de la réservation
- Sur la page des Détails de la réservation, après avoir rempli les informations du client principal, clique sur le bouton Clients pour créer le profil du deuxième client
Rappelle-toi : tu ne peux pas ajouter plus de clients que l’occupation de la chambre.
- Clique sur l’onglet Client 2 et remplis les détails du client pour finaliser la réservation. Suis le même processus si tu as plus de 2 clients sur la même réservation.
En laissant les détails du Client 1 vides, le système remplira automatiquement les champs avec les informations du client principal saisies sur la page précédente.
- Continue en ajoutant les suppléments à la réservation ou passe à Confirmer et payer
- Tu as maintenant les deux clients attribués à la réservation
Utilise la section Hébergements à gauche pour sélectionner l’hébergement et attribuer un numéro de chambre ou un lit à cet hébergement. Après avoir sélectionné l’hébergement (si tu en as plusieurs), tu peux ajouter des clients supplémentaires pour chaque hébergement.
Ajouter un client supplémentaire à une réservation existante
- Clique sur le bouton Ajouter un client. Important : Ce bouton s’affichera uniquement si tu as déjà sélectionné 2 clients ou plus lors de la création de la réservation.
- Remplis les informations du nouveau client.
- Clique sur Enregistrer.
- Le client ajouté récemment sera ajouté à la liste des clients sur la gauche.
Si tu as des clients réguliers, commence à taper leur nom ou e-mail et le système te proposera un remplissage automatique des informations du client, ou tu peux simplement ajouter un nouveau profil.
- Si tu choisis une option de remplissage automatique pour un client ayant déjà séjourné, le système copiera non seulement les informations du client, mais il copiera aussi les documents téléversés pour cette réservation.
- Contacte notre Équipe d'assistance si la fonction de remplissage automatique n’est pas disponible pour ton établissement.
En savoir plus sur l’onglet Détails du client.
Attribue une chambre au client supplémentaire en sélectionnant celle correspondante dans le menu déroulant Attribution.
Ajouter une autre chambre ou un lit à une réservation existante
Ajoute un hébergement à la même réservation lorsque le client a besoin d’une chambre ou d’un lit supplémentaire.
- Depuis le calendrier
, ouvre la réservation et clique sur Détails de la réservation.
- Dans l’onglet Hébergements, clique sur Modifier la réservation.
- Clique sur + Ajouter un hébergement.
- Confirme ou ajuste les dates de check-in et de check-out pour l’hébergement supplémentaire.
- Clique sur Rechercher pour afficher les types de chambres ou lits disponibles.
- Trouve l’hébergement requis, sélectionne le nombre d’adultes, d’enfants et de chambres, puis clique sur Ajouter.
- Vérifie que les deux hébergements apparaissent dans le panneau de gauche et examine le total de la réservation.
- Clique sur Enregistrer les mises à jour.
Après l’enregistrement, une notification Réservation enregistrée apparaît, et les détails de la réservation affichent l’hébergement supplémentaire.
Réattribuer les réservations
Dans le calendrier
Avant de commencer, vérifie si la chambre à laquelle la réservation sera réattribuée est disponible pour une survente aux dates requises.
- Accède au calendrier en cliquant sur le menu principal
- Clique sur la réservation initiale et glisse la réservation vers la chambre souhaitée
- Une alerte apparaîtra lors du glissement d’une réservation vers une chambre ayant un prix différent. Cette alerte t’informera de la différence de prix et tu auras les options suivantes :
- Continuer : La réservation sera réattribuée à la nouvelle chambre. En cas de différence de prix, le système demandera une confirmation pour continuer et, une fois confirmée, le prix sera augmenté ou diminué selon le coût de la nouvelle chambre.
- Remplacer : La réservation sera réattribuée à la nouvelle chambre, mais le prix restera le même en cas de différence.
- Annuler : La réservation ne sera pas réattribuée.
Vers un autre hébergement (même type de chambre)
- Accède à la réservation et dans l’onglet Hébergements, clique sur la liste déroulante d’attribution de chambre
- Sélectionne la nouvelle unité de chambre pour le client
- Le nouvel hébergement sera automatiquement mis à jour. Dans l’exemple ci-dessous, de DDR(2) à DDR(3)
Une étoile/astérisque rouge dans l’attribution d’hébergement signifie que le statut actuel est sale/nécessite une inspection.
Vers un autre hébergement (type de chambre différent)
- Accède à la réservation, va dans la section Hébergements et clique sur Modifier la réservation
- Clique sur la chambre à modifier et change les dates de check-in/check-out (si nécessaire)
- Clique sur Rechercher
- Clique sur Mettre à jour à côté de la chambre que tu souhaites attribuer à ce client
- Tu verras une fenêtre pop-up Hébergement Modifié en bas à gauche, et l’hébergement sera mis à jour dans le panneau latéral gauche
- Enregistre les mises à jour
Il est possible de réattribuer des réservations sur le calendrier avec le statut Confirmation en attente, Confirmée et En séjour.
- La réservation doit concerner des dates futures ou avoir au moins un jour de séjour restant avant le check-out.
- Il n’est pas possible de glisser-déposer des réservations passées ou des réservations avec le statut En séjour dont la date de check-out est aujourd’hui. En savoir plus ici : Résolution de problèmes de glisser-déposer des réservations sur le calendrier
Avec des dates passées
Si la réservation est déjà Partie, le système ne te permettra pas de la réattribuer ou de la modifier. Tu devras changer son statut en Confirmation en attente ou Confirmée, effectuer les modifications nécessaires, puis effectuer à nouveau le check-out de la réservation.
- Clique sur la réservation puis clique sur Désattribuer la chambre
- Clique sur la réservation non attribuée et consulte les chambres disponibles sur le calendrier pour la réattribuer
- Choisis la chambre et clique dessus pour attribuer la réservation
- La réservation sera attribuée à la nouvelle chambre
Diviser et combiner
Diviser une réservation dans la page Détails de la réservation
Utiliser la modification rapide
- Dans la page des Détails de la réservation, clique sur l’icône ( ⋮ )
- Sélectionne Modification rapide à côté de l’hébergement à diviser
- Clique sur Ajouter une division
- Sélectionne le type d’hébergement pour la division et décoche les jours de la première chambre
- Sélectionne le même type d’hébergement et coche les dates pour la deuxième chambre
- Enregistre les mises à jour
Utiliser la modification de réservation
Pour créer des réservations en utilisant l’option Modifier la réservation, consulte : Créer une nouvelle réservation avec l’option Vue partagée
- Dans l’onglet Hébergements de la page Détails de la réservation, clique sur Modifier la réservation
- Clique sur l’hébergement à modifier
- Saisis les nouvelles dates de check-in et de check-out
- Assure-toi que l’option Vue est réglée sur PARTAGÉE
- Clique sur le bouton Rechercher pour vérifier la disponibilité
La ligne pointillée avec le symbole du drapeau indique que cette réservation particulière comporte des hébergements divisés et nécessitera des changements de chambre pendant le séjour.
- Clique sur Ajouter une division
- Sélectionne le type d’hébergement pour la division
- Décoche les dates de séjour pour la première chambre, et coche-les pour la deuxième chambre choisie pour la division
- Clique sur Mettre à jour
- Vérifie les informations dans la section Hébergement
- Enregistre les mises à jour
Diviser une réservation dans le calendrier
- Accède à ton calendrier et, dans la réservation concernée, clique sur la fonction Modification rapide
- Clique sur Ajouter une division et sélectionne le type et le nom d’hébergement
- Décoche les dates concernées sur la première partie de la réservation et sélectionne-les sur la seconde partie de ta division
- Enregistre les mises à jour
- La réservation divisée apparaîtra mise à jour dans le calendrier
Il ne doit pas y avoir de trou entre les dates dans une réservation divisée.
Combiner une réservation divisée dans la page Détails de la réservation
- Dans l’onglet Hébergements de la réservation concernée, clique sur la Modification rapide
- Supprime la division nécessaire
- Ajoute les jours nécessaires à la première partie de la division
- Enregistre les mises à jour
Combiner une réservation divisée dans le calendrier
- Accède à ton calendrier et, dans la réservation concernée, clique sur Modifier la division
- Supprime la division souhaitée
- Ajoute les jours nécessaires à la première partie de la division
- Enregistre les mises à jour
À propos des modifications de réservation OTA
- Lorsqu’un canal tiers (comme Booking.com ou Expedia) a déjà collecté le paiement du client et facturé une commission pour une réservation, seul ce canal OTA peut approuver les modifications (comme les prolongations ou paiements supplémentaires).
- Si une réservation collectée par un canal est prolongée manuellement, le canal ne modifiera pas les dates originales de la réservation et n’approuvera aucun autre paiement que celui déjà confirmé.
- Dans ce cas, il faut conseiller aux clients de demander l’approbation de la prolongation directement via le site web du canal. Après approbation ou refus, le canal informera l’établissement par e-mail, fournira une carte de crédit virtuelle pour la durée supplémentaire et demandera une mise à jour de la date de départ.
- Sinon, l’établissement peut suggérer au client de faire une nouvelle réservation via le canal ou de payer directement l’établissement pour le séjour prolongé.
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