1. Cloudbeds
  2. Opérations de la Réception
  3. Réservations
  4. Créer, modifier et annuler des réservations

Modifier et gérer les réservations

Gabriela Garcia
Mise à jour
Objectif Modifier les dates, tarifs, clients, hébergements, attributions de chambre et séjours fractionnés dans Cloudbeds PMS.
Idéal pour Réception, gestionnaires d’établissement et administrateurs PMS
À utiliser lorsque Tu dois corriger ou mettre à jour une réservation existante sans créer une réservation séparée.
Prérequis Les autorisations applicables pour modifier les réservations et les tarifs. Certaines actions dépendent aussi du statut de la réservation et des dates du séjour.
Résultat attendu La réservation reflète les détails mis à jour du séjour, les informations du client, les tarifs ou l’attribution d’hébergement.
Limites Les réservations passées, inactives, OTA et certains flux de travail du calendrier classique peuvent avoir des restrictions supplémentaires.

Introduction

Cloudbeds PMS offre différentes options de modification selon ce que tu dois changer. Tu peux mettre à jour les dates et tarifs de réservation, ajouter des clients ou des hébergements, déplacer un client vers une autre chambre, et diviser ou combiner des hébergements au sein d’un séjour.

Avant de modifier, prends en compte le statut actuel de la réservation et les dates du séjour. Les réservations actives en cours ou futures disposent généralement de plus d’options de modification, tandis que les réservations passées ou inactives peuvent avoir des restrictions supplémentaires.

 Tu utilises l’application Cloudbeds ? Consulte Modifier les réservations dans l’application Cloudbeds pour le flux de travail mobile.

Table des matières

À qui cela s’adresse et comment

Les options de modification que tu utilises le plus souvent dépendent de si tu gères les changements quotidiens à la réception, supervises les décisions opérationnelles ou gères l’accès des utilisateurs.

Rôle Ce qu'il faut savoir
Réception Utilise les flux de travail dans Modifier les détails de la réservation et Réattribuer les réservations pour les changements courants de dates, clients, tarifs et attributions de chambres.
Responsable d’établissement / Directeur général Examine les implications sur les tarifs, les dates passées et les OTA avant de modifier des réservations pouvant affecter les revenus, l’inventaire ou les rapports historiques. Voir Considérations importantes pour les modifications de réservation.
Administrateur PMS Confirme que les utilisateurs disposent des autorisations nécessaires pour modifier les réservations et les tarifs avant qu’ils n’utilisent les flux de travail qui changent les tarifs ou les détails des hébergements.

Modifier les détails de la réservation

Utilise les flux de travail ci-dessous pour modifier la réservation elle-même, y compris les dates, tarifs, clients et hébergements. Choisis l’option qui correspond le mieux au type de modification que tu dois effectuer.

 Tu cherches une modification spécifique ? Déploie le flux de travail concerné ci-dessous. Pour des informations sur l’ajout de clients lors de la création d’une nouvelle réservation, consulte Créer une nouvelle réservation dans Cloudbeds PMS.

Modifier une réservation sur la page Détails de la réservation

  1. Accède à la réservation en recherchant le nom du client ou l’identifiant de réservation dans le menu principal. Tu peux aussi localiser la réservation depuis la page Réservations.
  2. Clique sur Modifier la réservation.
  3. Sélectionne l’hébergement que tu souhaites modifier dans le panneau de gauche. Tu peux changer l’occupation, prolonger ou raccourcir le séjour, et mettre à jour les tarifs si c’est autorisé.
  4. Quand tu as terminé les modifications de l’hébergement, clique sur Mettre à jour.
  5. Applique les autres modifications éventuelles, puis clique sur Enregistrer les mises à jour.

 Avant d’enregistrer : Vérifie le résumé de la réservation, y compris le sous-total et le total général, pour confirmer que les montants mis à jour sont corrects.

Page Détails de la réservation montrant l’action Modifier la réservation

Page Modifier la réservation montrant les contrôles d’hébergement et l’action Enregistrer les mises à jour

Modifier les tarifs de chambre de la réservation

Si un utilisateur déplace une réservation mais n’a pas les autorisations pour modifier les tarifs, Cloudbeds recalcule le prix en fonction du plan tarifaire de la chambre cible. Seuls les utilisateurs disposant de l’autorisation Modifier les tarifs / plans tarifaires de réservation peuvent ensuite ajuster le tarif.

Modifier les tarifs des chambres avec Modifier le prix

 Tarifs des réservations futures uniquement : Si un débit a déjà été publié sur le folio du client, utilise plutôt Ajouter ou ajuster des débits de réservation.

  1. Ouvre la réservation et clique sur l’icône des trois points (⋮).
  2. Clique sur Modifier le prix.
  3. Mets à jour le tarif selon les besoins.
  4. Clique sur Enregistrer les mises à jour.

Page Détails de la réservation montrant l’option Modifier le prix dans le menu des actions d’hébergement

Fenêtre Modifier le prix montrant les champs de tarif de réservation et Enregistrer les mises à jour

Modifier les tarifs des chambres avec Modifier la réservation

 Tarifs des réservations futures uniquement : Si un débit a déjà été publié sur le folio du client, utilise plutôt Ajouter ou ajuster des frais de réservation.

  1. Ouvre la réservation et clique sur Modifier la réservation.
  2. Sélectionne l’hébergement à modifier dans le panneau de gauche.
  3. Clique sur Modifier pour le type de chambre concerné.

Page Détails de la réservation montrant l’action Modifier la réservation

Page Modifier la réservation montrant un hébergement sélectionné pour modification

Vue Mise à jour de l’hébergement montrant les tarifs des chambres modifiables

  1. Modifie les tarifs des chambres selon tes besoins.
  2. Clique sur Appliquer.
  3. Clique sur Mettre à jour.
  4. Vérifie le résumé de la réservation.
  5. Clique sur Enregistrer les mises à jour.

Vue d’édition des tarifs d’hébergement montrant les tarifs nocturnes mis à jour et Appliquer

Page Modifier la réservation montrant l’hébergement mis à jour et Enregistrer les mises à jour

Modifier les dates de réservation

Utilise la Modification rapide pour un petit changement des dates de séjour. Utilise Modifier la réservation lorsque tu dois rechercher la disponibilité sur une plage de dates plus large ou effectuer d’autres modifications de l’hébergement.

Modifier les dates de réservation avec la Modification rapide

  1. Ouvre la réservation et clique sur l’icône des trois points (⋮).
  2. Clique sur Modification rapide.
  3. Ajuste les dates du séjour en sélectionnant ou en désélectionnant les cases à cocher des dates concernées.
  4. Clique sur Enregistrer les mises à jour.

 Garde les dates de séjour consécutives : Un seul hébergement ne peut pas comporter de jours non consécutifs entre les dates sélectionnées. Si le client doit changer d’hébergement pendant son séjour, utilise une réservation divisée.

Page Détails de la réservation montrant la Modification rapide dans le menu des actions de l’hébergement

Fenêtre Modification rapide montrant les dates de séjour sélectionnables et Enregistrer les mises à jour

Modifier les dates de réservation avec Modifier la réservation

  1. Ouvre la réservation et clique sur Modifier la réservation.
  2. Sélectionne l’hébergement dans le panneau de gauche.
  3. Saisis les nouvelles dates de check-in et de check-out.
  4. Clique sur Rechercher pour vérifier la disponibilité.

Page Modifier la réservation affichant les champs des dates de check-in et check-out

Résultats de disponibilité dans Modifier la réservation pour les dates de séjour sélectionnées

  1. Clique sur Mettre à jour.
  2. Vérifie que les nouvelles dates apparaissent dans le panneau de l’hébergement.
  3. Clique sur Enregistrer les modifications.

Page Modifier la réservation affichant les dates de séjour mises à jour dans le panneau de l’hébergement

Page Modifier la réservation affichant l’action Enregistrer les modifications après les changements de dates

Ajouter un client supplémentaire à une réservation existante

  1. Clique sur Ajouter un client. Ce bouton apparaît uniquement lorsque la réservation a été créée avec une capacité pour des clients supplémentaires.
  2. Saisis les informations du nouveau client.
  3. Clique sur Enregistrer.
  4. Confirme que le client apparaît dans la liste des clients.

 Clients récurrents : Commence à taper le nom ou l’e-mail du client. Lorsqu’un profil client correspondant est disponible, Cloudbeds peut remplir automatiquement les informations existantes. Sélectionner un profil client existant peut également importer les documents associés à ce profil dans la réservation.

Consulte la page Détails du client pour plus d’informations sur la gestion des informations clients.

Onglet Détails du client montrant l’action Ajouter un client

Formulaire Détails du client montrant les champs pour un client supplémentaire

Onglet Détails du client montrant le client supplémentaire ajouté à la réservation

Attribue un hébergement au client supplémentaire depuis le menu déroulant Attribution si nécessaire.

Ajouter une autre chambre ou un lit à une réservation existante

Ajoute un autre hébergement à la même réservation lorsque le client a besoin d’une chambre ou d’un lit supplémentaire.

  1. Depuis le calendrier, ouvre la réservation et clique sur Détails de la réservation.

Fenêtre contextuelle du calendrier montrant Détails de la réservation, Désaffecter la chambre et options d’édition rapide

  1. Dans l’onglet Hébergements, clique sur Modifier la réservation.

Onglet Hébergements montrant le bouton Modifier la réservation

  1. Clique sur + Ajouter un hébergement.

Page Modifier la réservation montrant le bouton Ajouter un hébergement

  1. Confirme ou ajuste les dates de check-in et de check-out pour l’hébergement supplémentaire.
  2. Clique sur Rechercher.
  3. Sélectionne le nombre d’adultes, d’enfants et de chambres pour l’hébergement demandé, puis clique sur Ajouter.

Page Modifier la réservation montrant les dates de séjour, les types de chambre disponibles, les quantités de clients et l’action Ajouter

  1. Vérifie que les deux hébergements apparaissent dans le panneau de gauche et examine le total de la réservation.
  2. Clique sur Enregistrer les mises à jour.

Page Modifier la réservation montrant deux hébergements et le bouton Enregistrer les mises à jour

Après l’enregistrement, une notification Réservation enregistrée apparaît et l’hébergement supplémentaire est affiché dans les détails de la réservation.

Réattribuer des réservations

Réattribue une réservation lorsque le séjour reste le même mais que le client a besoin d’une chambre physique ou d’un hébergement différent. Certains flux de réattribution ci-dessous utilisent l’interface Calendrier classique.

 Calendrier classique : Les flux de travail par glisser-déposer et les captures d’écran de cette section s’appliquent au Calendrier classique. Consulte le guide du Calendrier correspondant si ton établissement utilise une expérience de Calendrier différente.

Réattribuer une réservation dans le calendrier classique

 Avant de commencer : Confirme que la chambre vers laquelle la réservation sera déplacée est disponible pour les dates requises.

  1. Ouvre le calendrier classique.
  2. Fais glisser la réservation vers la chambre souhaitée.

Calendrier classique montrant une réservation déplacée d’une chambre à une autre

Si la chambre cible a un tarif différent, Cloudbeds affiche une alerte de changement de prix :

  • Continuer : Déplace la réservation et applique le nouveau tarif de la chambre.
  • Remplacer : Déplace la réservation mais conserve le tarif existant.
  • Annuler : Laisse la réservation dans sa chambre actuelle.

Alerte de changement de prix lors de la réattribution d’une chambre dans le calendrier classique montrant les options Continuer, Remplacer et Annuler

Réattribuer à un autre hébergement du même type de chambre

  1. Ouvre la réservation et va à l’onglet Hébergements.
  2. Ouvre la liste déroulante d’attribution de chambre.
  3. Sélectionne la nouvelle unité de chambre.
  4. Confirme que la nouvelle attribution de chambre apparaît dans la réservation.

Page Détails de la réservation montrant la liste déroulante d’attribution d’hébergement

Page Détails de la réservation montrant la nouvelle attribution de chambre mise à jour

Un astérisque rouge à côté d’une attribution d’hébergement indique que la chambre est marquée comme sale ou nécessite une inspection.

Réattribuer à un autre hébergement dans un type de chambre différent

  1. Ouvre la réservation et clique sur Modifier la réservation dans la section Hébergements.
  2. Sélectionne l’hébergement à modifier et mets à jour les dates du séjour si nécessaire.
  3. Clique sur Rechercher.

Page Détails de la réservation montrant Modifier la réservation pour un hébergement

Page Modifier la réservation montrant les critères de recherche d’hébergement

  1. Clique sur Mettre à jour à côté du type de chambre que tu souhaites attribuer.
  2. Confirme que l’hébergement est mis à jour dans le panneau de gauche.
  3. Clique sur Enregistrer les mises à jour.

Page Modifier la réservation montrant la nouvelle sélection d’hébergement et Enregistrer les mises à jour

 Glisser-déposer dans le calendrier classique : Les réservations peuvent être réattribuées dans le calendrier classique lorsque leur statut et leurs dates de séjour permettent le glisser-déposer. Consulte Résoudre les problèmes de glisser-déposer des réservations dans le calendrier classique pour connaître les restrictions.

Réattribuer une réservation avec des dates de séjour passées

Les réservations avec des dates passées peuvent avoir des restrictions supplémentaires selon leur statut actuel. Ne réalise les étapes ci-dessous que si la réservation reste éligible à une réattribution de chambre.

 Réservations Parti : Ne change pas directement une réservation Parti en Confirmée ou Confirmation en attente. Ces transitions sont bloquées. Consulte Gérer les retours de statut de réservation pour les réservations passées et inactives pour savoir quels changements de statut sont possibles avant d’essayer d’autres modifications.

Pour une réservation éligible :

  1. Ouvre la réservation et clique sur Désattribuer la chambre.
  2. Ouvre la réservation non attribuée et consulte les chambres disponibles dans le calendrier classique.
  3. Sélectionne la chambre que tu souhaites attribuer.
  4. Confirme que la réservation apparaît dans la nouvelle chambre.

Fenêtre contextuelle du calendrier classique montrant l’action Désattribuer la chambre

Calendrier classique montrant une réservation non attribuée et l’inventaire des chambres disponibles

Calendrier classique montrant une chambre disponible sélectionnée pour attribution

Calendrier classique montrant la réservation attribuée à la nouvelle chambre

Diviser et combiner les réservations

Divise une réservation lorsque le client doit changer d’hébergement pendant un même séjour. Combine une réservation divisée lorsque ces segments d’hébergement séparés doivent redevenir une seule attribution continue.

Diviser une réservation sur la page Détails de la réservation

Diviser une réservation avec la Modification rapide

  1. Sur la page des Détails de la réservation, clique sur l’icône des trois points (⋮) de l’hébergement.
  2. Sélectionne Modification rapide.

Page des Détails de la réservation montrant la Modification rapide dans le menu des actions de l’hébergement

  1. Clique sur Ajouter une division.
  2. Sélectionne le type d’hébergement pour la division et efface les dates qui ne doivent plus appartenir au premier hébergement.
  3. Sélectionne le type d’hébergement pour le second segment et choisis les dates de séjour correspondantes.
  4. Clique sur Enregistrer les mises à jour.

Fenêtre de Modification rapide montrant deux segments d’hébergement avec les dates de séjour réparties entre eux

Diviser une réservation avec Modifier la réservation

  1. Dans l’onglet Hébergements, clique sur Modifier la réservation.
  2. Sélectionne l’hébergement à modifier.
  3. Saisis les nouvelles dates de check-in et de check-out.
  4. Définis la vue sur Diviser.
  5. Clique sur Rechercher pour vérifier la disponibilité.

Page Modifier la réservation montrant un hébergement sélectionné pour la division

Page Modifier la réservation montrant la vue Diviser et les contrôles de disponibilité

Une ligne pointillée avec un drapeau indique que la réservation contient des hébergements divisés et nécessitera un changement de chambre pendant le séjour.

  1. Clique sur Ajouter une division.
  2. Sélectionne le type d’hébergement pour le second segment.
  3. Efface les dates du premier segment et sélectionne ces dates pour le second segment.

Vue de réservation divisée montrant les dates de séjour réparties sur deux hébergements

  1. Clique sur Mettre à jour.
  2. Vérifie les informations de l’hébergement.
  3. Clique sur Enregistrer les mises à jour.

Page Modifier la réservation montrant les hébergements divisés et Enregistrer les mises à jour

Diviser une réservation dans le calendrier classique

  1. Ouvre le calendrier classique et sélectionne Modification rapide pour la réservation.
  2. Clique sur Ajouter une division et choisis le type d'hébergement et la chambre.
  3. Décoche les dates concernées dans le premier segment et sélectionne-les pour le second segment.
  4. Clique sur Enregistrer les mises à jour.
  5. Vérifie que la réservation divisée apparaît correctement dans le calendrier classique.

 Maintiens la continuité des dates divisées : Il ne doit pas y avoir de trou entre les segments d'hébergement dans une même réservation divisée.

Menu de réservation du calendrier classique affichant Modification rapide

Fenêtre Modification rapide montrant la sélection des dates pour la division d'hébergement

Calendrier classique affichant la réservation divisée mise à jour

Combiner une réservation divisée sur la page Détails de la réservation

  1. Dans l’onglet Hébergements, clique sur Modification rapide.
  2. Supprime le segment divisé qui n’est plus nécessaire.
  3. Ajoute les dates requises à l’hébergement restant.
  4. Clique sur Enregistrer les mises à jour.

Page Détails de la réservation affichant la Modification rapide pour un hébergement divisé

Fenêtre Modification rapide affichant l’action Supprimer pour un segment d’hébergement divisé

Fenêtre Modification rapide affichant l’hébergement restant avec des dates de séjour continues

Combiner une réservation divisée dans le calendrier classique

  1. Ouvre le calendrier classique et sélectionne Modifier la division pour la réservation.
  2. Supprime le segment divisé qui n’est plus nécessaire.
  3. Ajoute les dates requises à l’hébergement restant.
  4. Clique sur Enregistrer les mises à jour.

Menu de réservation du calendrier classique affichant Modifier la division

Fenêtre de modification rapide montrant un segment d’hébergement divisé prêt à être supprimé

Fenêtre de modification rapide montrant l’hébergement restant avec les dates de séjour combinées

Considérations importantes pour les modifications de réservation

Certaines modifications de réservation comportent des restrictions supplémentaires car elles affectent les historiques de séjour, les canaux connectés, les paiements ou les rapports. Consulte les points concernés avant d’effectuer la modification.

Réservations passées et inactives

Les réservations passées et inactives peuvent avoir des restrictions de statut qui empêchent d’utiliser le même processus de modification que pour les séjours en cours ou futurs.

En particulier, une réservation Parti ne peut pas revenir directement au statut Confirmé ou Confirmation en attente. Ne pas utiliser ce changement de statut comme condition préalable à la modification de la réservation.

Consulte Gérer les retours de statut pour les réservations passées et inactives afin de déterminer quels changements de statut sont pris en charge, signalés ou bloqués avant d’effectuer d’autres modifications.

Modifications des réservations OTA

  • Lorsqu’un canal tiers comme Booking.com ou Expedia a déjà collecté le paiement du client et facturé une commission pour la réservation, le canal peut devoir approuver les modifications telles que les prolongations ou paiements supplémentaires.
  • Si une réservation avec paiement par canal est prolongée manuellement dans Cloudbeds, le canal ne modifie pas automatiquement les dates initiales ni n’approuve un paiement supplémentaire.
  • Lorsque l’approbation du canal est requise, conseille au client de demander la prolongation via le canal. Le canal peut alors informer l’établissement du changement approuvé et des détails de paiement applicables.
  • Selon la situation, le client peut aussi créer une nouvelle réservation via le canal ou organiser directement le séjour supplémentaire avec l’établissement lorsque cela est approprié.

Maintenant que tu sais comment mettre à jour une réservation existante, consulte ces ressources pour les flux de travail associés concernant la création de réservation, les débits publiés, les statuts de réservation et la gestion détaillée des réservations :

Associé à:

Cet article vous a-t-il été utile ?
Utilisateurs qui ont trouvé cela utile : 0 sur 0

Commentaires

0 commentaire

Vous devez vous connecter pour laisser un commentaire.