Configuration de l'intégration (Étape 1) - Ajouter les éléments de base (Informations obligatoires)

Cet article explique comment ajouter les bases à votre Cloudbeds PMS dans le cadre de votre processus de mise en route, en couvrant les options de personnalisation les plus nécessaires pour votre établissement.

Premiers pas

1. Accéder à votre compte Cloudbeds PMS pour la première fois
  1. Avec le lien fourni par votre représentant commercial, cliquez sur Connexion pour configurer votre mot de passe

Une fois votre mot de passe configuré, vous pouvez toujours accéder à votre établissement depuis le site web de Cloudbeds ou directement depuis votre page de connexion.

  1. Répondez aux questions de configuration (pays, fuseau horaire, devise),
  2. Cliquez sur Continuer.

Si vous avez besoin d'aide lors de ces premières étapes, contactez notre équipe de support.

2. Accéder au guide de configuration

Le Guide de configuration fait un excellent travail pour vous guider à travers la majorité du processus de configuration. Parcourez tous les onglets pour réussir la configuration de votre établissement.

  1. Cliquez sur l'icône Compte
  2. Cliquez sur Paramètres
  3. Le système vous dirigera directement vers le Guide de configuration
  • Cliquez sur le bouton Quitter le guide si vous devez terminer la configuration de votre établissement ultérieurement.
  • Notez que le Guide de configuration apparaîtra automatiquement à chaque fois que vous accéderez aux Paramètres, jusqu'à ce que l'étape de Distribution soit complète pour votre compte de mise en route.

Ajouter les bases

N'oubliez pas de cliquer sur le bouton Enregistrer dans le coin inférieur droit à chaque fois que vous avez terminé de remplir chacune des pages suivantes.

1. Profil

La section Profil de l'établissement inclut les informations de base de votre établissement et ce que les clients verront sur votre moteur de réservation. Cliquez sur l'onglet Profil pour accéder à la page et complétez les informations requises.

Assurez-vous que vos informations de profil d'établissement sont correctes. Ces informations sont utilisées pour établir votre connexion avec Google Hotel Search. En savoir plus ici.

1.1. Informations de contact de l'établissement

  1. Vérifiez que votre type d'établissement est correct
  2. Rédigez le nom de votre établissement. Ce nom apparaîtra sur votre moteur de réservation.
  3. Ajoutez votre adresse e-mail de contact de l'établissement.
  4. Prénom et nom de famille de la personne de contact pour votre établissement. Gardez à l'esprit que ces informations seront disponibles sur votre moteur de réservation, vous ne voudrez peut-être pas que votre nom complet soit affiché en tant que contact. Vous voudrez également vous assurer que l'adresse e-mail de l'établissement est exacte et accessible aux utilisateurs, car toutes les demandes de renseignements des clients seront envoyées à cette adresse e-mail de l'établissement.
  5. Ajoutez le numéro de téléphone de votre établissement.
  6. Ajoutez l'URL de votre site Web.

1.2. Adresse de la propriété

  1. Ajoutez le pays où se trouve votre propriété
  2. Ajoutez des détails sur l'adresse
  3. Incluez l'État/Province
  4. Ajoutez l'adresse postale
  5. Ajoutez le nom de la ville
  6. Ajoutez le code postal
  7. Ajoutez l'adresse de la propriété et assurez-vous que l'emplacement est correctement défini sur la carte.
  • Si l'emplacement de votre propriété n'est pas affiché au bon endroit sur la carte, déplacez le marqueur vers le bon emplacement pour mettre à jour les coordonnées.
  • L'URL du site Web a une limite de 100 caractères.

1.3. Photos de la propriété

  1. Téléchargez quelques photos de la propriété. Celles-ci seront utilisées sur votre moteur de réservation.
  2. Ajoutez une image d'en-tête d'impression à afficher lors de l'impression du tableau de bord, du rapport de ménage et des factures.
  3. Ajoutez la description de votre propriété.
  4. Cliquez sur Enregistrer.
2. Hébergement

Créer correctement les types d'hébergement est l'un des paramètres les plus importants pour votre établissement. Cliquez sur l'onglet Hébergements pour accéder à la page.

Les informations sur la page Hébergements affectent à la fois votre compte Cloudbeds PMS et votre compte Moteur de Réservation, ainsi que l'inventaire et la disponibilité de vos canaux de distribution.

2.1. Ajouter un nouveau type de chambre

  • Nous recommandons vivement de créer des types de chambres distincts (par exemple : Dortoir Standard ou Dortoir pour Femmes) et non des chambres individuelles séparées (par exemple : Dortoir Standard Chambre 1).
  • Créer des chambres individuelles séparées au lieu de types de chambres rendra votre inventaire incompatible avec la majorité des canaux de distribution. Pour plus d'informations et de détails, consultez : Directives de mappage des canaux de distribution.
  1. Sur la page Hébergements, cliquez sur Nouveau Type d'Hébergement
  2. Nommez le nouveau type d'hébergement
    • Gardez à l'esprit que les clients verront les noms que vous saisissez. Nous vous recommandons d'utiliser des titres simples et faciles comme Chambre Double Standard par exemple.
  3. Sélectionnez si la chambre est un dortoir ou une chambre privée
    • S'il s'agit d'un dortoir, vous ajouterez le nombre de chambres, l'occupation de la chambre (nombre de lits), puis s'il est spécifique à un genre
  4. Ajoutez le nombre d'unités de ce type, l'occupation maximale et le nombre d'adultes et d'enfants inclus dans le tarif (uniquement pour le moteur de réservation)
  5. Ajoutez une description de la chambre pour vos clients
  • Cliquez sur le bouton Modifier les noms des chambres pour renommer les chambres individuelles ou les lits à l'intérieur d'un type d'hébergement
  • Pour supprimer une chambre, vous mettrez à jour le nombre d'unités pour les chambres privées et/ou les chambres à porte numérotée. En réduisant le nombre d'unités en stock, cela supprimera l'hébergement du bas. Une fois cela fait, cela ne peut pas être annulé, alors ne le faites que si vous êtes certain. Voir Comment supprimer un type d'hébergement
  1. Ajoutez les équipements de l'hébergement
  2. Téléchargez les images des chambres. L'image mise en avant sera affichée sur le moteur de réservation
  3. Nommage et organisation de l'hébergement (optionnel) : Entrez le nom de la chambre pour chaque hébergement individuel. Ces informations seront utilisées à l'interne sur le calendrier et la page de réservation, sauf si vous utilisez l'option ci-dessous.
  4. Enregistrer

Allez sur la Vue d'ensemble des types d'hébergement pour en savoir plus.

3. Taxes et Frais

Entrez tous les impôts que vous facturez sur cette page. Cela devrait inclure toutes les taxes de vente, d'État ou fédérales, ainsi que toutes les autres taxes que vous pourriez facturer en plus d'une nuitée ou d'un produit vendu.

  • Si tous vos impôts et frais sont inclus dans les tarifs de chambre totaux, créez-les comme Inclus dans Cloudbeds PMS. Apprenez comment ici.
    • Exemple : Si vous saisissez un tarif de 100 $ et ne configurez aucun impôt, le client paiera 100 $ car tous les impôts et frais sont inclus dans le tarif. 
  • Si vos impôts et frais n'étaient pas inclus dans les tarifs de chambre totaux que vous avez ajoutés, alors vous devrez remplir ceci. Apprenez Comment créer des taxes et frais.
    • Exemple : Si vous saisissez un tarif de 100 $ et configurez une taxe de 10 %, le client paiera 110 $. Cela est dû au fait que tous les impôts et frais ne sont pas inclus dans les tarifs que vous avez saisis. Votre taxe de 10 % a été ajoutée au tarif.
4. Sources

Créez, activez ou désactivez les sources (sources primaires et tierces) à partir desquelles vous recevez les réservations. Configurez la taxe/le frais pour une source spécifique, ce qui sera automatiquement appliqué à la réservation une fois qu'elle provient de la source sélectionnée.

5. Politiques

Il s'agit des détails spécifiques sur comment vous gérez les opérations quotidiennes de votre établissement.

En apprendre davantage sur les politiques.

6. Tarifs

Une fois que vos types d'hébergement ont été créés, il est temps d'ajouter vos tarifs dans la Matrice de disponibilité. Cette section vous permet de contrôler rapidement les prix affichés pour chaque type de chambre en fonction de la date.

Incluez les tarifs de base pour toute période, y compris des jours spécifiques de la semaine et des limitations de durée de séjour minimale ou maximale. Ce sont les Tarifs standard pour vos chambres.

Les Tarifs par personne sont utilisés pour personnaliser votre Moteur de réservation et ne sont pas envoyés à vos Canaux de distribution. Pour permettre le plus grand niveau de flexibilité, Cloudbeds PMS envoie un Tarif Meilleur Disponible standardisé sur l'ensemble de vos canaux. Cela aide à assurer une synchronisation cohérente avec vos multiples OTA.

6.1. Comment une disponibilité accrue m'aide-t-elle à obtenir plus de réservations ?

Charger beaucoup de disponibilité (à la fois à long terme et à la dernière minute) signifie que vous êtes plus visible pour plus de réservataires sur une audience mondiale, et donc plus susceptible d'obtenir des réservations.

De plus, les voyageurs aiment planifier à l'avance, donc vous apparaîtrez dans plus de résultats de recherche si vous chargez la disponibilité plus loin dans le futur. Nous recommandons au moins 12 à 18 mois de stock futur, et de le tenir constamment à jour.

En savoir plus sur la Matrice de disponibilité.

6.1.1. Configurer les tarifs de base dans la matrice de disponibilité
  1. Dans l'onglet Tarifs, cliquez sur l'option +Intervalle à long terme
  2. Sélectionnez le(s) hébergement(s) pour définir le tarif de base
  3. Sélectionnez les dates/jours de la semaine pour définir un tarif. Ne pas sélectionner un jour dans cette plage vous empêchera de vendre des stocks ces jours-là, sauf s'il y a un intervalle différent ajouté uniquement pour ces jours.
  4. Cliquez sur Ajouter une plage de dates (optionnel) pour ajouter plusieurs périodes. Notez que le tarif de base et les restrictions doivent être les mêmes si vous utilisez cette option.
  5. Sélectionnez Tarif de base comme réglage d'intervalle
  6. Entrez le Tarif de chambre
  7. Cliquez sur Ajouter un intervalle

Optionnel : Configurer des intervalles différents en sélectionnant des Paramètres d'intervalle spécifiques :

7. Importer des réservations

Aperçu

Vous y êtes presque ! Assurez-vous de terminer votre importation de réservation avant de passer à la Distribution, en ajoutant toutes les réservations actuelles et à venir pour votre établissement.

C'est une exigence absolue car cela crée la disponibilité pour votre établissement et aide à éviter les surréservations. Pour la plupart des gens, nous recommandons simplement d'ajouter les réservations manuellement car cela aidera à bien comprendre le processus de création de réservation.

Points à noter :

  • L'importation de vos réservations passées n'est pas obligatoire, mais peut être utile pour les rapports et la gestion d'une liste de clients passés et récurrents.
  • Seules les informations suivantes sont nécessaires pour créer une réservation :
    1. Date
    2. Type d'hébergement
    3. Prénom et nom complet
    4. Email (si vous n'en avez pas pour votre invité, entrez simplement un email fictif (ex : guy@dude.abcef fonctionnerait)
    5. Pays de résidence de l'invité
    6. Source (comment la réservation a été effectuée)
    7. Pour que les réservations créées précédemment sur les OTA soient automatiquement mises à jour avec d'éventuelles modifications futures, saisissez leur ID tiers valide.

Options d'importation des réservations

  • Les réservations des canaux suivants peuvent être importées au moment de connecter votre établissement à Cloudbeds PMS :
    • Booking.com
    • Expedia
    • Airbnb
    • Goibibo
  • N'oubliez pas d'informer votre Coach d'Onboarding pour effectuer cette action après avoir connecté votre établissement.

Option 2 - Service d'Importation de Réservations (service payant)

Pour utiliser ce service, assurez-vous d'avoir au moins 100 réservations à importer, ce qui est le minimum requis.

Option 3 - Ajouter des Réservations Manuellement

Si vous ajoutez seulement quelques réservations au système (moins d'une cinquantaine), nous vous suggérons également de les ajouter manuellement en cliquant sur le bouton Ajouter une Réservation. Cela peut également être fait en haut à droite de la page des réservations, du calendrier et du tableau de bord.

Cela vous permettra de vous familiariser avec la création de réservations et est utilisé par de nombreuses propriétés comme exercice de formation pour leur personnel.

Pour en savoir plus sur la création de nouvelles réservations, consultez l'un des articles de la base de connaissances suivants :

Votre prochaine étape : Distribution

Maintenant que vous avez configuré le cœur de votre propriété, votre coach d'intégration vous fournira de l'aide pour activer la Distribution. N'oubliez pas de revoir toutes les sections de votre Étape 1 en premier lieu, avant de passer à cette prochaine étape.

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