Modèles d'e-mail

Juss Reyes

Mise à jour 3 juin 2026 23:11

Créez et personnalisez des modèles d'e-mails à envoyer à vos clients avec le PMS Cloudbeds. Cet article vous expliquera les avantages et les différences entre les modèles d'e-mails par défaut et personnalisés dans le système.

Avantages

Modèles d'e-mails dans le PMS Cloudbeds :

Gagnez du temps - pas besoin de créer un nouvel e-mail à chaque fois que vous souhaitez communiquer avec vos clients
Favorisez la cohérence - en vous assurant que la mise en page et la description de l'e-mail respectent les standards et directives de votre établissement
Réduisez les erreurs humaines - le format et le contenu sont prêts à être envoyés, ce qui évite les fautes de frappe, les erreurs d'orthographe ou les informations incorrectes
Simplifiez la gestion de la boîte de réception - les employés n'ont pas à passer autant de temps à réfléchir à ce qu'ils doivent écrire dans chaque e-mail
Les modèles personnalisés peuvent être programmés - les e-mails peuvent être automatiquement planifiés pour être envoyés selon des critères prédéfinis, tels que les dates de check-in ou de check-out. En savoir plus : Programmation des e-mails

Limitations actuelles

Dans le style HTML, les emojis ne sont pas pris en charge pour les modèles d'e-mails et leur ajout peut couper votre texte. Une correction est prévue dans une future version. En attendant, évitez d'utiliser des emojis dans les modèles.
Seuls les types de police (Open Sans, Arial, Times New Roman et Verdana) affichés lors de la création du modèle d'e-mail fonctionneront.
Le codage dans le modèle d'e-mail ne fonctionnera pas dans l'e-mail réellement envoyé.
Les e-mails par défaut ne peuvent être activés ou désactivés que par le propriétaire de l'établissement, le propriétaire de l'organisation et l'administrateur de l'organisation.
La balise de fusion [table] ne fonctionne pas dans les modèles d'e-mails personnalisés (créés par l'utilisateur).
Si vous souhaitez utiliser une adresse e-mail professionnelle comme expéditeur (p. ex. exemple@monetablissement.com), suivez ce guide.
Le système utilise par défaut l'adresse e-mail de l'établissement dans le champ Répondre à, mais il est possible de la modifier si nécessaire.

Accéder aux modèles d'e-mails

Dans le menu de votre compte, allez à la page des paramètres et cliquez sur la section E-mail
Cliquez sur Modèles

Types de modèles d'e-mail

``` Vérifié : registre « vous » cohérent, aucun anglicisme injustifié, « carrousel » utilisé pour « slider », « téléverser » utilisé pour l’upload, « rapport d’aspect » cohérent, « widget » en minuscules, liste des faux amis vérifiée, accord en genre/nombre correct, casse de phrase appliquée aux titres, capitalisation des libellés d’interface cohérente, « établissement » utilisé pour « property », phrases complètes vérifiées, erreurs sources signalées.

Modèles d'e-mail par défaut

Une fois votre compte Cloudbeds créé, différents e-mails sont créés par défaut pour votre établissement. Continuez à lire ci-dessous pour en savoir plus sur chacun des différents modèles d'e-mails par défaut.

Identifiez vos modèles d'e-mails par défaut grâce à la balise de fusion [merge tag] dans l'objet.

Si vous avez activé la fonctionnalité Groupes, vos modèles d'e-mails incluront également les éléments suivants :

Folio du profil de groupe
Facture du profil de groupe

Les e-mails par défaut ne peuvent être activés ou désactivés que par le propriétaire de l'établissement, le propriétaire de l'organisation et l'administrateur de l'organisation. Pour modifier le modèle d'e-mail, cliquez sur l'icône d'engrenage, puis cliquez sur Modifier. Assurez-vous d'utiliser une solution d'e-mail personnalisée si vous désactivez les e-mails par défaut. En savoir plus : Modèles d'e-mails par défaut dans Cloudbeds PMS

Lors de la modification du modèle d'e-mail, n'incluez pas de virgule dans les champs Nom de l'expéditeur et Nom de la réponse, car cela entraînerait une erreur lors de l'envoi du message depuis le système.

1. Facture de réservation

La facture de réservation est le message envoyé avec la facture client en pièce jointe au format PDF. Elle peut être envoyée directement depuis la réservation.

Avant d’envoyer la facture par e-mail, générez une nouvelle facture dans la réservation correspondante

La langue du modèle de facture dépend de l’option sélectionnée dans la page de configuration des factures. Consultez l’article suivant pour plus de détails sur les paramètres de facturation.

2. Folio de réservation

Par défaut, le folio de réservation contient la balise de fusion [table] qui remplit automatiquement les tarifs de réservation, l’acompte, le sous-total, etc. Il peut être envoyé depuis l’onglet Folio, directement dans la page de réservation :

3. Avoir de réservation

Avec la fonctionnalité Facturation avancée, vous pouvez annuler et émettre un avoir si une erreur a été commise ou si des modifications doivent être apportées à la facture.

Lors de l’émission de l’avoir, vous pouvez choisir d’envoyer un e-mail à votre client. Il recevra un e-mail (modèle d’avoir de réservation) avec l’avoir en pièce jointe. En savoir plus : Comment annuler une facture et émettre un avoir

4. Réservation confirmée

Ce e-mail sera envoyé :

Lors du changement du statut de la réservation en Confirmée
Lors de la création de la réservation (dernière étape)

Pour les réservations via le moteur de réservation, configurez l’envoi automatique du e-mail de confirmation. Suivez les instructions : Comment envoyer automatiquement des e-mails de confirmation aux clients du Cloudbeds Booking Engine.

Si la fonction de remplissage automatique est activée, le paramètre de langue de la Réservation confirmée déterminera également la langue de la confirmation imprimée.

5. Réservation annulée

Vous serez invité à choisir d’envoyer ou non ce e-mail lors du changement du statut de la réservation en Annulée :

Le e-mail ne sera pas envoyé automatiquement au client si la réservation a été annulée directement via les canaux (OTA).

6. Confirmation en attente

Ce e-mail sera envoyé lorsqu’une nouvelle réservation directe est créée et que vous avez sélectionné cette option dans l’onglet Confirmation en attente de la page Politiques :

En savoir plus sur l’onglet Confirmation en attente.

7. Facture du profil de groupe et folio du profil de groupe

Les modèles de facture du profil de groupe et de folio du profil de groupe ont les mêmes fonctionnalités que la facture de réservation et le folio de réservation, mais s'appliquent aux groupes.

Pour le moment, il n'est pas possible d'utiliser le modèle de folio du profil de groupe via la fonctionnalité Composer un message.

Modèles d’e-mails personnalisés

Les modèles d’e-mails personnalisés peuvent être créés et adaptés pour être envoyés ultérieurement par l’établissement dans Cloudbeds. Utilisez le bouton Créer un modèle et suivez les étapes dans ce guide pour commencer.

Les balises de fusion servent à remplir automatiquement les données. Par exemple, la balise [start date] insérera automatiquement la date de check-in pour ce client.

Les e-mails personnalisés peuvent être envoyés manuellement depuis la réservation ou être programmés selon des critères définis. En savoir plus sur la programmation des e-mails
La balise de fusion [table] utilisée dans les modèles d’e-mails par défaut Réservation confirmée / Folio génère un tableau “ventilation du séjour” créé automatiquement par le système.
- Ce tableau ne peut pas être personnalisé.
- Les colonnes, libellés, mise en page et style sont fixes.
- Les lignes individuelles (y compris les produits additionnels) ne peuvent pas être modifiées ou masquées.
- L’apparence du tableau ne peut pas être modifiée via le HTML ou la mise en forme du modèle.
- Si tu souhaites une mise en page personnalisée ou supprimer entièrement le tableau, tu dois créer un modèle d’e-mail de confirmation entièrement personnalisé sans la balise de fusion [table] et utiliser à la place des balises individuelles (p. ex. [check-in-date], [check-out-date], [accommodation type], [room total], etc.).