Planification des e-mails

Juss Reyes

Mise à jour 3 juin 2026 23:51

La planification des e-mails permet aux établissements d’envoyer des e-mails automatiquement au client principal selon un calendrier spécifique. Cet article propose un aperçu général de l’onglet Planification des e-mails dans Cloudbeds PMS.

Avant de commencer

Si vous ne voyez pas les Paramètres de planification des e-mails, contactez le propriétaire de l’établissement et demandez-lui d’activer la permission d’e-mail système dans le rôle de vos utilisateurs. En savoir plus : Rôles et autorisations.

Actuellement, Cloudbeds PMS propose 2 options principales de planification :
- Basée sur un nombre spécifique de jours avant ou après l’arrivée ou le départ
- Basée sur les changements de statut de réservation
Pour planifier et envoyer des e-mails, une adresse e-mail doit être incluse dans les détails du client à l’intérieur de la réservation/détails du client.
Les e-mails planifiés seront envoyés uniquement au client principal de la réservation.
Seuls les modèles d’e-mails personnalisés créés récemment peuvent être planifiés. Les modèles d’e-mails préexistants ou par défaut créés dans le système ne peuvent pas être ajoutés à une planification.
Pour planifier des e-mails de confirmation vers les canaux (OTA), rendez-vous dans cette section.

Accéder à la planification des e-mails

Dans le menu de votre compte, allez à la page des paramètres et cliquez sur la section E-mail
Cliquez sur Planification des e-mails

Gérer la planification des e-mails

Créer une programmation d'e-mail

Dans le menu Compte, accédez à la page des paramètres et cliquez dans la section E-mail
Cliquez sur l’onglet Programmation d’e-mail
Cliquez sur + Créer une programmation d’e-mail

Donnez un nom à votre programmation d’e-mail
Sélectionnez le modèle d’e-mail que vous avez créé manuellement

En savoir plus sur la façon de créer, modifier, activer ou désactiver des modèles d’e-mails personnalisés

Choisissez quand envoyer l’e-mail :
- Immédiatement après le changement de statut de réservation
  Exemple : si vous sélectionnez Annulé, l’e-mail sera envoyé immédiatement lorsqu’un statut de réservation passe à Annulé.
- En fonction de la date de réservation, de la date d’arrivée ou de la date de check-out
  Exemple : envoyer un e-mail pré-arrivée 2 jours avant la date d’arrivée.
Options avancées :
- Envoyer le modèle d’e-mail uniquement pour des plages de dates sélectionnées : il sera envoyé uniquement pour les plages de dates sélectionnées.
- Envoyer le modèle d’e-mail uniquement pour des sources spécifiées : il sera envoyé uniquement lorsque la réservation provient d’une des sources sélectionnées.

Si un utilisateur ne sélectionne pas Envoyer le modèle d’e-mail uniquement pour des sources spécifiées, alors l’e-mail sera envoyé à toutes les sources. Cela inclut les réservations provenant des canaux de distribution (OTA).

Une fois terminé, cliquez sur Créer la programmation

Programmation des e-mails de confirmation personnalisés (remplacement du modèle par défaut)

Si vous créez un e-mail de confirmation entièrement personnalisé pour remplacer le modèle système, assurez-vous de :

Désactivez le modèle de confirmation de réservation par défaut (autorisation propriétaire/administrateur requise).
Planifiez l’envoi de votre nouveau modèle personnalisé lors de l’événement de confirmation de réservation.
Cela garantit que les clients reçoivent uniquement votre e-mail de confirmation personnalisé et évite les notifications en double.
Astuce : avant d’activer la planification, envoyez un e-mail test pour vérifier que la mise en forme et les balises de fusion s’affichent correctement.

Modèles d'e-mail de confirmation de planning pour les réservations OTA (canaux)

Pour programmer les modèles d'e-mail de confirmation pour les réservations effectuées sur les canaux (OTA), sélectionnez Envoyer le modèle d'e-mail uniquement pour les sources spécifiées dans les options avancées (Étape 7 ci-dessus).
Ce modèle d'e-mail de confirmation sera déclenché uniquement lorsque la réservation provient d'une des sources indiquées. Par exemple : si vous souhaitez que le modèle soit envoyé pour Booking.com, sélectionnez uniquement Booking.com.

À savoir :

Le modèle d'e-mail par défaut Réservation confirmée ne sera pas envoyé automatiquement pour les réservations effectuées via les canaux (OTA), car ce sont les canaux qui sont responsables de l'envoi de leurs propres e-mails de confirmation. Cependant, il est possible de créer un modèle d'e-mail personnalisé et de programmer l'envoi automatique des e-mails à vos clients, en suivant les étapes ci-dessus.
Le modèle d'e-mail de confirmation par défaut (préexistant) ne peut pas être ajouté à un planning. Vous devez créer un nouveau modèle en suivant les étapes de cet article.
Sélectionnez uniquement les OTA pour éviter que les e-mails de confirmation ne soient dupliqués pour les sources directes (Client de passage, Téléphone, E-mail, Site web).
Tous les canaux ne transmettent pas l'adresse e-mail du client au Cloudbeds PMS, dans ce cas le client ne recevra pas cet e-mail.

Consultez tout e-mail programmé pour le client dans la réservation, sous l’onglet Messages e-mail.

Suivez les e-mails pour vérifier leur statut (Envoyé, Livré, Échoué) en utilisant le Journal de distribution des e-mails.
Sélection de la langue pour la programmation des e-mails OTA :
- La langue par défaut utilisée pour la programmation des e-mails OTA est celle reconnue par le code pays sélectionné par le client. Si le code pays n’est pas reconnu, le système utilise l’anglais par défaut, sauf indication contraire.
- Si vous avez la case de remplissage automatique de toutes les langues désactivée, la langue sera sélectionnée parmi les modèles pour lesquels vous avez créé des traductions.
- Si une réservation OTA provient d’un pays multilingue, le système déterminera la langue utilisée en fonction du pays du client (pas nécessairement celle qu’il a sélectionnée dans la réservation OTA) car la langue choisie par le client dans l’OTA ne sera pas transmise à Cloudbeds.

Désactiver ou réactiver une programmation d’e-mails

Pour désactiver ou réactiver une programmation d’e-mails, il suffit de cliquer sur le bouton bascule à côté de chaque programmation créée
Si vous désactivez, confirmez l’alerte de désactivation pour continuer
La programmation d’e-mails apparaîtra comme désactivée. Cliquez de nouveau pour la réactiver plus tard, si besoin

Une fois que vous désactivez la programmation, tous les e-mails programmés associés seront supprimés (ils ne seront pas envoyés).

Si vous décidez de réactiver la programmation plus tard, les e-mails seront remis dans la programmation mais seulement sous plusieurs conditions :
- Vous devez basculer le bouton de la programmation sur Activé, cliquer sur le bouton Modifier, puis cliquer sur Enregistrer dans les paramètres de la programmation
- Les règles de programmation doivent toujours être respectées (par exemple, si l’e-mail est programmé pour être envoyé 10 jours avant le check-in, la date à laquelle vous avez activé la programmation doit être au moins 10 jours avant le check-in).
- Si vous avez sélectionné l’option Envoyer l’e-mail en fonction de la date de réservation, de la date de check-in ou de la date de check-out, les types de programmation suivants s’appliqueront aux réservations avec le statut :
  - Avant le check-in : uniquement pour les réservations avec le statut Confirmé
  - Avant le check-out : uniquement pour les réservations avec le statut En séjour
  - Après le check-in : uniquement pour les réservations avec le statut En séjour
  - Après le check-out : uniquement pour les réservations avec le statut Parti
  - Après la réservation : pour tous les statuts (En attente de confirmation, Confirmé, En séjour, Parti, Annulé, ou Absence sans annulation)

Envoyez automatiquement des e-mails de confirmation aux clients du moteur de réservation

Créez et planifiez l’envoi automatique d’e-mails de confirmation à vos clients lorsqu’ils effectuent une réservation via votre moteur de réservation Cloudbeds.

Après avoir finalisé leur réservation sur le moteur de réservation, vos clients recevront automatiquement un e-mail de confirmation soit Réservation confirmée, soit Confirmation en attente, selon le type de confirmation de réservation défini dans vos Politiques.

À noter :

Le paramètre Confirmation en attente s’applique uniquement à votre moteur de réservation Cloudbeds et aux réservations directes.
Les réservations provenant des OTA sont importées dans le système comme confirmées, mais le client ne recevra pas d’e-mail de confirmation de la part de Cloudbeds PMS ; c’est l’OTA qui enverra son propre e-mail de confirmation. Consultez cette section pour plus d’informations.

Options disponibles pour l’e-mail de confirmation :

Confirmé : Notre système enverra automatiquement l’e-mail Réservation confirmée à votre client. Si vous choisissez cette option, vous devez également activer l’option Envoyer automatiquement un e-mail de confirmation au client.
Confirmation en attente : Cette option déclenche l’envoi de l’e-mail Confirmation en attente. Même si l’acompte a été confirmé lors de la réservation, le système enverra d’abord automatiquement l’e-mail Confirmation en attente. L’e-mail Réservation confirmée sera envoyé lorsque vous confirmerez manuellement la réservation.

Suivez les étapes suivantes pour configurer votre type de confirmation de réservation ici : Politiques - Page Confirmation en attente.