Resumen del artículo
| Objetivo | Comprender cómo Cloudbeds realiza el seguimiento de las comisiones de las OTA, calcula estimaciones y selecciona los montos de comisión que utiliza en los informes. |
| Dirigido a | Titulares de establecimientos, gerentes generales, administradores de establecimientos y equipos de contabilidad responsables de revisar las comisiones de las OTA. |
| Cuándo usar esta guía | Cuando necesites configurar estimaciones de comisiones, comprender los montos de comisión de las reservas, investigar discrepancias o realizar el seguimiento de las comisiones en los informes. |
| Requisitos | Una fuente de reservas de terceros configurada en Cloudbeds PMS. Para las estimaciones basadas en la fuente, necesitas el porcentaje de comisión aplicable y los impuestos y tasas sujetos a comisión. Para generar informes, necesitas acceso a Cloudbeds Insights. |
| Resultado esperado | Identificar el monto de comisión que utiliza Cloudbeds, configurar estimaciones cuando sea necesario y seleccionar los campos de comisión adecuados para los informes. |
| Limitaciones | No todas las OTA proporcionan información sobre las comisiones. Las estimaciones pueden diferir de los cobros finales de las OTA, y las reservas creadas antes de que se habilitara el seguimiento mejorado de comisiones no reciben automáticamente los nuevos campos de comisión. |
Introducción
Cuando tu establecimiento recibe reservas de agencias de viaje online (OTA), es posible que debas pagar una comisión por esas reservas. Realizar el seguimiento de estos montos te ayuda a comprender los costos de distribución, revisar la rentabilidad de las reservas y comparar las comisiones con los montos que cobra cada OTA.
Cloudbeds PMS realiza el seguimiento de las comisiones con la información que recibe del canal o con estimaciones calculadas a partir de la configuración de tus fuentes de reservas. Según la información disponible, Cloudbeds puede utilizar un monto de comisión reportado directamente por la OTA, calcular una estimación a partir de la información del canal o calcular una estimación con el porcentaje de comisión que hayas configurado.
Este artículo explica cómo funciona el seguimiento de comisiones, cómo configurar estimaciones, dónde revisar los detalles de las comisiones y cómo analizarlas en Cloudbeds Insights.
Índice
- Cómo determina Cloudbeds los montos de comisión
- Configura el seguimiento de comisiones para fuentes de terceros
- Comprende cómo se calculan las estimaciones de comisiones
- Consulta los detalles de las comisiones de una reserva
- Realiza el seguimiento de las comisiones en Cloudbeds Insights
- Consideraciones importantes
- Preguntas frecuentes
Cómo determina Cloudbeds los montos de comisión
Cloudbeds determina el monto de comisión de cada reserva a partir de la información disponible de la OTA y de la configuración de las fuentes de reservas del establecimiento.
Cuando hay más de un monto de comisión disponible, Cloudbeds sigue un orden de prioridad para seleccionar el monto que utiliza en los informes.
| Prioridad | Origen de la comisión | Cómo funciona |
|---|---|---|
| 1 | Reportada por el canal | La OTA envía el monto de comisión directamente a Cloudbeds. Este monto tiene prioridad sobre las demás estimaciones disponibles. |
| 2 | Estimada a partir de la información del canal | La OTA proporciona un porcentaje de comisión o un monto de comisión por habitación por noche. Cloudbeds utiliza esa información para calcular una comisión estimada. |
| 3 | Estimada a partir de la configuración de la fuente | Cuando el canal no proporciona información sobre la comisión, Cloudbeds calcula una estimación con el porcentaje de comisión configurado y el monto aplicable recibido del canal. |
¿Qué es la comisión efectiva?
La Comisión efectiva es el monto de comisión que Cloudbeds selecciona para los informes según el orden de prioridad descrito anteriormente.
Por ejemplo, si una OTA envía un monto de comisión y también has configurado un porcentaje de comisión para esa fuente de reservas, Cloudbeds utiliza el monto reportado por la OTA como comisión efectiva.
Esto permite que los informes utilicen un único monto de comisión seleccionado por reserva, en lugar de combinar distintas estimaciones.
Configura el seguimiento de comisiones para fuentes de terceros
La configuración de las comisiones depende de si la OTA proporciona información sobre las comisiones a Cloudbeds.
Si el canal ya proporciona el monto de comisión o información suficiente para calcularlo, no es necesario configurar un porcentaje de comisión basado en la fuente para ese cálculo. Si el canal no proporciona esta información, puedes configurar un porcentaje para que Cloudbeds estime la comisión.
Configura una estimación de comisión basada en la fuente
Utiliza la configuración de comisiones de la fuente de reservas de terceros correspondiente para definir el porcentaje que Cloudbeds debe utilizar cuando no haya información disponible sobre las comisiones del canal.
- En Cloudbeds PMS, ve a Configuración
> Propiedad
> Fuentes.
- Busca la fuente de reservas de terceros que quieras configurar y abre la configuración.
- En el campo Porcentaje de comisión, agrega el porcentaje de comisión que cobra la OTA.
- En Selecciona los impuestos y tasas que quieras cobrar por las reservas creadas a través de esta fuente, selecciona los impuestos y tasas aplicables.
- En ¿Qué impuestos y tasas seleccionados se deben incluir en el cálculo de la comisión?, selecciona los impuestos y tasas que la OTA incluye al calcular la comisión.
- Casilla marcada: El impuesto o la tasa seleccionado se incluye en el cálculo de la comisión.
- Casilla desmarcada: El impuesto o la tasa seleccionado se excluye del cálculo de la comisión.
- Haz clic en Guardar.
Nota: Si la OTA ya proporciona información sobre las comisiones, puedes dejar el campo Porcentaje de comisión en blanco cuando no necesites una estimación independiente basada en la fuente.
Asegúrate de que los impuestos y tasas seleccionados para calcular las comisiones coincidan con las reglas de comisión de la OTA. Una selección incorrecta puede hacer que las estimaciones difieran de los montos que cobra la OTA.
Para obtener más información sobre la configuración de las fuentes de reservas, consulta Gestiona las fuentes de reservas en Cloudbeds PMS.
Comprende cómo se calculan las estimaciones de comisiones
Cuando Cloudbeds utiliza el porcentaje de comisión configurado para una fuente de reservas de terceros, el cálculo depende del monto de la reserva recibido del canal.
La OTA puede proporcionar un monto antes de deducir la comisión o un monto neto después de deducirla. Cada situación requiere pasos de cálculo diferentes.
Comisión calculada a partir del monto del canal
Cuando el canal proporciona el monto aplicable de la reserva antes de deducir la comisión, Cloudbeds aplica el porcentaje de comisión configurado directamente a ese monto.
Ejemplo:
- Monto aplicable de la reserva: $200
- Porcentaje de comisión configurado: 15 %
- Comisión estimada: $200 × 15 % = $30
Comisión calculada a partir de un monto neto (reconstitución del monto bruto)
Algunas OTA proporcionan el monto de la reserva después de haber deducido la comisión. Este se conoce como monto neto.
Cuando la comisión debe calcularse a partir del monto bruto, Cloudbeds primero calcula ese monto a partir del monto neto. Este proceso se denomina reconstitución del monto bruto.
Luego, Cloudbeds aplica el porcentaje de comisión configurado al monto bruto calculado.
Ejemplo: Una OTA proporciona un monto neto de $170 después de deducir una comisión del 15 %.
- Monto neto recibido: $170
- Monto bruto reconstituido: $170 ÷ 0,85 = $200
- Comisión estimada: $200 × 15 % = $30
En este ejemplo, el monto bruto de la reserva es de $200, la comisión es de $30 y el monto neto restante es de $170.
Importante: Las estimaciones de comisiones dependen de los montos de las reservas y de la información sobre las comisiones que se reciben de la OTA. Si esta información está incompleta o es incorrecta, la comisión calculada puede diferir del monto registrado por la OTA.
Consulta los detalles de las comisiones de una reserva
En las reservas que cumplen los requisitos, la información sobre las comisiones está disponible en la pestaña Folio del nuevo panel lateral de reservas de Cloudbeds PMS.
Puedes utilizar estos detalles para revisar los montos de comisión disponibles y saber si la OTA reportó la comisión o si se calculó una estimación.
- Abre la reserva en Cloudbeds PMS.
- Selecciona la pestaña Folio.
- Busca la información sobre la comisión que aparece debajo de los detalles de las transacciones en el folio.
- Revisa los montos de comisión disponibles y su origen.
Nota: Los detalles de las comisiones disponibles en una reserva dependen de la información que proporciona la OTA y de la configuración de la fuente de reservas. No todas las OTA proporcionan datos sobre las comisiones, y las reservas creadas antes de que se habilitara el seguimiento mejorado de comisiones no reciben automáticamente los nuevos campos de comisión.
Cuando se recibe información sobre las comisiones de la OTA o se configura a través de los ajustes de la fuente de reservas, esta aparece automáticamente en la reserva. No es posible ocultar esta información en el folio.
Realiza el seguimiento de las comisiones en Cloudbeds Insights
El conjunto de datos Reservas de Cloudbeds Insights incluye campos de comisión que te ayudan a analizar los montos de comisión de las OTA por reserva.
Estos campos te permiten identificar el monto de comisión seleccionado, determinar de dónde proviene y revisar el porcentaje configurado para la fuente de reservas.
Campos de comisión disponibles para los informes
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Comisión efectiva | El monto de comisión seleccionado para la reserva según la jerarquía de prioridad de las comisiones. |
| Tipo de comisión efectiva | Identifica si el monto efectivo proviene de la información del canal, ya sea reportado o calculado, o de la fuente de reservas configurada. |
| Monto de comisión del canal | El monto de comisión que envía directamente la OTA, cuando está disponible. El campo muestra 0,00 cuando no se proporciona ningún monto. |
| Porcentaje de comisión | El porcentaje de comisión configurado para la fuente de reservas. |
Añade campos de comisión a un informe
Para analizar los montos de comisión en Cloudbeds Insights, utiliza un informe basado en el conjunto de datos Reservas.
- Abre Informes de Cloudbeds
- Ve a la pestaña Informes.
- Haz clic para añadir un informe o abre un informe existente.
- Utiliza el conjunto de datos Reservas: selecciona Reservas en el campo Tipo de informe.
- Añade los campos de comisión que quieras analizar como columnas del informe.
- Agrupa, filtra o resume los resultados según lo que necesites analizar en el informe.
- Para calcular la comisión efectiva total de las reservas incluidas en el informe, utiliza Comisión efectiva - Suma en la barra Información de resumen.
Resultado del informe de seguimiento de comisiones:
Importante: El campo original Comisión estimada calcula la comisión con el porcentaje configurado para la fuente de reservas y el valor de la reserva. No sigue la jerarquía de prioridad del seguimiento mejorado de comisiones ni incorpora los montos de comisión reportados directamente por la OTA.
Para los informes que deban tener en cuenta la información disponible sobre las comisiones del canal, utiliza Comisión efectiva.
Consideraciones importantes
El seguimiento de comisiones depende de la información que proporciona cada OTA, del historial de la reserva y del método de cálculo que utiliza el informe. Ten en cuenta las siguientes limitaciones al revisar o comparar los montos de comisión.
- Disponibilidad de información del canal: No todas las OTA proporcionan montos de comisión o información suficiente para calcularlos. Cuando no haya información disponible sobre las comisiones del canal, puedes configurar una estimación basada en la fuente.
- Reservas anteriores: Las reservas creadas antes de que se habilitara el seguimiento mejorado de comisiones no reciben automáticamente los nuevos campos de comisión.
- Recálculo de comisiones: Al confirmar un recálculo, se actualizan las reservas que coinciden con los criterios y cuya fecha del check-out es posterior a hoy, según la misma regla que se aplica al recálculo de impuestos y tasas. Las reservas cuya fecha del check-out es hoy o una fecha anterior conservan los valores de comisión existentes.
- Incorporación de información sobre comisiones: En las reservas que cumplen los requisitos y cuya fecha del check-out es posterior a hoy, el recálculo puede añadir información sobre comisiones que antes faltaba y actualizar los valores de comisión existentes. La información resultante aparece directamente en la reserva.
- Registro de actividades: Cada reserva modificada mediante un recálculo recibe una entrada en el historial de actividad que muestra los valores de comisión anteriores y actualizados.
- Cancelaciones y reservas No Show: El monto de comisión recibido originalmente de la OTA permanece sin cambios cuando una reserva se cancela o se marca como No Show.
- Discrepancias en las comisiones: Las estimaciones calculadas en Cloudbeds pueden diferir de la comisión final que cobra la OTA, especialmente cuando el canal proporciona información incompleta o incorrecta.
- Visibilidad de las comisiones: La información sobre las comisiones recibida del canal o configurada en Fuentes aparece automáticamente en la reserva. No es posible ocultarla en el folio.
- Informe de comisiones y desembolsos: Este informe utiliza un método de cálculo de comisiones diferente. No debes dar por hecho que los resultados coinciden con el campo Comisión efectiva de Cloudbeds Insights.
Preguntas frecuentes
Expande las siguientes preguntas para obtener orientación sobre los montos de comisión que faltan, las discrepancias, el recálculo y las diferencias entre informes.
¿Por qué mi reserva no muestra un monto de comisión?
Es posible que la OTA no proporcione información sobre las comisiones a Cloudbeds y que no se haya configurado una estimación de comisión basada en la fuente.
Para configurar una estimación, ve a Configuración > Propiedad > Fuentes en Cloudbeds PMS, abre la fuente de reservas de terceros correspondiente y agrega el porcentaje de comisión.
Revisa también cuándo se creó la reserva. Las reservas creadas antes de que se habilitara el seguimiento mejorado de comisiones no reciben automáticamente los nuevos campos de comisión.
Si la fecha del check-out de la reserva es posterior a hoy, el recálculo puede completar la información sobre comisiones que falte. Consulta la pregunta sobre el recálculo más abajo para conocer los requisitos.
¿Por qué la comisión estimada es diferente del monto que muestra la OTA?
Pueden producirse diferencias cuando el porcentaje de comisión, los impuestos y tasas sujetos a comisión o los montos de las reservas recibidos de la OTA no coinciden con los que utiliza el canal en el cálculo.
Para investigar la diferencia:
- En Cloudbeds PMS, ve a Configuración > Propiedad > Fuentes y abre la fuente de reservas de terceros correspondiente.
- Revisa el porcentaje de comisión configurado y los impuestos y tasas seleccionados para calcular las comisiones.
- Compara los montos de la reserva con la información disponible en la extranet de la OTA.
- Si la discrepancia persiste, contacta al Soporte de Cloudbeds.
¿Necesito configurar un porcentaje de comisión si mi OTA proporciona información sobre las comisiones?
No. Si la OTA proporciona el monto de comisión o información suficiente para que Cloudbeds lo calcule, no es necesario configurar un porcentaje basado en la fuente para ese cálculo.
Aun así, puedes configurar un porcentaje en Configuración > Propiedad > Fuentes si quieres mantener una estimación de comisión independiente.
¿Qué monto de comisión debo utilizar en los informes?
Utiliza Comisión efectiva en el conjunto de datos Reservas de Cloudbeds Insights cuando quieras usar el monto de comisión seleccionado según la información disponible del canal y de la fuente.
Este campo sigue la jerarquía de prioridad de las comisiones y selecciona el monto disponible con mayor prioridad para cada reserva.
El campo original Comisión estimada utiliza un método de cálculo diferente y no incorpora la jerarquía de prioridad del seguimiento mejorado de comisiones.
¿Puedo recalcular la comisión de las reservas existentes?
Sí. Al confirmar el recálculo, se actualizan las reservas que coinciden con los criterios. El sistema aplica el recálculo según el siguiente funcionamiento y las siguientes reglas:
- Aplicación y actualización de comisiones: Añade la comisión de la fuente a las reservas que coinciden con los criterios y que actualmente no tienen ninguna, y actualiza los valores de comisión existentes en las reservas que coinciden con los criterios.
- Reservas que cumplen los requisitos: Solo se actualizan las reservas cuya fecha del check-out es posterior a hoy, según la misma regla que se aplica al recálculo de impuestos y tasas. Las reservas cuya fecha del check-out es hoy o una fecha anterior conservan la comisión existente.
- Registro de actividad: Cada reserva modificada genera una entrada en el historial de actividad con los valores de comisión anteriores y actualizados.
Por ejemplo, si actualizas la configuración de comisiones de una fuente de reservas y confirmas el recálculo, las reservas que cumplen los requisitos y tienen fechas del check-out futuras pueden recibir un valor de comisión, incluso si antes no tenían ninguno.
Nota: El recálculo de comisiones solo se aplica a las reservas que cumplen los requisitos y cuya fecha del check-out es posterior a hoy. Las reservas cuya fecha del check-out es hoy o una fecha anterior conservan los valores de comisión existentes.
¿Es posible ocultar la comisión en el folio?
No. Una vez que el canal transmite una comisión o la configuras en Fuentes, esta aparece automáticamente en la reserva. No hay ninguna opción para ocultar la información sobre las comisiones en el folio.
¿Cambia el monto de comisión cuando una reserva se cancela o se marca como No Show?
El monto de comisión recibido directamente de la OTA se mantiene tal como se proporcionó originalmente.
Cloudbeds no recibe un monto de comisión actualizado del canal cuando una reserva se cancela o se marca como No Show.
¿El Informe de comisiones y desembolsos utiliza la comisión efectiva?
No. El Informe de comisiones y desembolsos utiliza las reglas de cálculo de comisiones existentes, que difieren de las que se aplican a los campos del seguimiento mejorado de comisiones.
Para generar informes con el monto de comisión seleccionado a partir de la información disponible de la OTA y de la fuente, utiliza Comisión efectiva en el conjunto de datos Reservas de Cloudbeds Insights.
Para obtener más detalles sobre ese informe independiente, consulta Informe de comisiones y desembolsos.
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