Cómo administrar las listas de habitaciones

Descripción general 

La herramienta de lista de habitaciones del módulo de Groups and Events te permite asignar de forma eficiente los nombres de los huéspedes a bloques de allotment específicos. En lugar de ingresar manualmente cada reserva, puedes importar los datos de los huéspedes en bloque, validar la información para comprobar su precisión antes de crear las reservas e incluso delegar el ingreso de datos a coordinadores externos del grupo mediante un enlace seguro. Esto garantiza que tus bloques de habitaciones se completen correctamente mientras reduces la carga administrativa de tu equipo de recepción.

Tabla de contenido

• Crear una plantilla de lista de habitaciones
• Crear una nueva lista de habitaciones
• Formas de añadir información de los huéspedes
  • Ingreso manual
  • Carga de archivo (Excel)
  • Enlace público de lista de habitaciones (ingreso delegado)
• Validar y enviar la lista de habitaciones
• Limitaciones
• Preguntas frecuentes sobre la lista de habitaciones

Para comenzar a usar las listas de habitaciones:

1. Ve al Menú principal
2. Haz clic en Groups and Events
3. Haz clic en la pestaña Lista de habitaciones en la parte superior del hub
4. Selecciona Listas de habitaciones importadas para ver las listas existentes o Plantillas para gestionar tus formatos de importación.

Crear una plantilla de lista de habitaciones 

1. En la sección Lista de habitaciones, haz clic en la pestaña Plantillas.
2. Selecciona + Plantilla.

3. Introduce un nombre de plantilla y una descripción.
4. Configura las columnas: arrastra los campos desde Columnas disponibles a Columnas seleccionadas.
5. Usa el interruptor de Obligatorio para cualquier campo que deba completarse antes de poder enviar la lista.
6. Haz clic en Guardar.

Crear una nueva lista de habitaciones

Cloudbeds ofrece tres puntos de entrada flexibles para iniciar una lista de habitaciones, lo que te permite elegir el flujo de trabajo que mejor se adapte a tu tarea actual. Ya sea que estés gestionando un bloque de evento específico o revisando varias llegadas de grupo a la vez, puedes acceder a la herramienta mediante los siguientes métodos:

1. Desde un bloque de allotment (recomendado)

Este es el método más eficiente, ya que vincula automáticamente la lista al inventario y a las fechas específicas de ese bloque para lograr la máxima precisión.

1. Abre tu Evento > pestaña Bloques > selecciona un bloque específico > ve a la subpestaña Lista de habitaciones dentro de los detalles del bloque.

2. Selecciona la plantilla que deseas usar en el menú desplegable.
3. (Opcional) Configura los ajustes del enlace público si deseas delegar el ingreso a un coordinador.
4. Haz clic en Continuar.

2. Desde la pestaña Reservas

Esto es ideal para coordinadores que revisan la captación del evento y quieren iniciar una lista directamente sin salir de la pestaña Reservas.

Abre tu Evento > pestaña Reservas > haz clic en + Lista de habitaciones.

3. Desde la vista global

Esto es perfecto para gerentes que necesitan supervisar y gestionar varias tareas activas de listas de habitaciones en distintos eventos desde una sola ubicación centralizada.

Ve a la navegación principal de Lista de habitaciones en el hub de Groups and Events y haz clic en + Lista de habitaciones. 

Formas de añadir información de los huéspedes

Después de iniciar una nueva lista de habitaciones desde un bloque de allotment o desde la vista global, puedes elegir el método que mejor se adapte al tamaño de tu grupo y a tu estilo de organización:

1. Ingreso manual

Introduce directamente los datos del huésped en la cuadrícula interactiva. Este método es la mejor opción para grupos pequeños o incorporaciones de último minuto, cuando resulta más rápido escribir directamente en el sistema que gestionar una hoja de cálculo separada. Proporciona retroalimentación visual inmediata a medida que completas cada campo obligatorio.

• Compatibilidad con múltiples huéspedes: para añadir huéspedes secundarios (adultos o niños) a una misma habitación, haz clic en el icono de más (+) junto a la fila del huésped principal. Esto garantiza que todos los huéspedes queden vinculados a un mismo registro de reserva, evitando reservas divididas.
• Añadir reservas: haz clic en el botón + Reserva en la parte inferior de la cuadrícula para añadir nuevas filas vacías. Esto te permite ampliar la lista manualmente a medida que recibes información del líder del grupo.

2. Carga de archivo (Excel)

Importar un archivo es la opción más eficiente para eventos grandes, como conferencias corporativas o bodas grandes. Te permite organizar los datos sin conexión en un formato de hoja de cálculo familiar antes de realizar una carga masiva.

• Revisar disponibilidad del bloque: usa el menú desplegable Ver detalles del bloque de allotment junto al botón de descarga. Esto te permite volver a comprobar los tipos de habitación, los recuentos de inventario y los rangos de fechas asignados al bloque para asegurarte de que tu archivo coincide con el espacio disponible.
• Haz clic en Descargar plantilla para generar un archivo .xlsx personalizado que incluya las columnas específicas de tu plantilla.
• Haz clic en Cargar y selecciona tu archivo. El sistema comenzará de inmediato una validación completa del archivo y resaltará cualquier error en rojo para que puedas corregirlo.

Una vez que los datos estén completos, ya sea manualmente o mediante carga, el sistema ofrece flexibilidad para gestionar el progreso. Tanto el personal interno como los coordinadores externos ven la misma “fuente única de verdad”.

• Guardar como borrador: elige esta opción si todavía estás esperando información de los huéspedes o necesitas revisar los datos más tarde. Tu progreso se guarda y sigue siendo editable.
• Enviar: usa esta opción cuando la lista esté finalizada. Al hacer clic en Enviar, la lista se bloquea para evitar más ediciones y se activa la creación de reservas individuales en Cloudbeds PMS.

3. Enlace público de lista de habitaciones

El enlace público es un cambio radical para la colaboración. En lugar de actuar como intermediario para los datos de los huéspedes, proporcionas un enlace seguro a tu socio externo (por ejemplo, un organizador de bodas o líder de tours) para que pueda introducir los datos de los huéspedes directamente. Esto reduce significativamente el trabajo administrativo de tu recepción y garantiza que el coordinador vea la disponibilidad del inventario en tiempo real.

Usa el menú Estado del enlace para gestionar las siguientes acciones:

Activar el enlace

Si no habilitaste el enlace durante la configuración inicial de la lista de habitaciones, puedes hacerlo en cualquier momento.

1. Haz clic en el menú desplegable Estado del enlace (inicialmente marcado como Inactivo).
2. Selecciona Crear enlace.

El estado se actualizará a Activo y se generará una URL segura para ese bloque de allotment específico.

Gestionar la configuración de aprobación

Controla cómo se crean las reservas cuando el coordinador envía la lista. En el menú Estado del enlace, selecciona Editar configuración de aprobación para elegir entre:

• Flujo de trabajo estándar (predeterminado): las reservas se crean solo después de que un miembro del personal revise y apruebe la lista enviada.
• Flujo de trabajo automático: marca Permitir crear reservas mediante el enlace sin aprobación para que las reservas se generen en el PMS inmediatamente después del envío del coordinador.

Compartir el enlace

Una vez activo, puedes compartir el portal seguro con tu socio:

1. Haz clic en el menú desplegable Estado del enlace.
2. Selecciona Copiar enlace.
3. Envía la URL a tu coordinador por correo electrónico o mensaje.

Los coordinadores pueden acceder a este portal e introducir datos en tiempo real sin necesidad de tener una cuenta de usuario de Cloudbeds.

Controlar el acceso al portal

Puedes desactivar el acceso al portal de ingreso de datos a medida que se acerca la fecha límite del evento:

• Para cerrar el portal: selecciona Desactivar enlace en el menú de estado. El estado cambiará a Revocado.
• Para volver a conceder acceso: simplemente haz clic en el estado y selecciona Crear enlace para reactivar el portal.

Cuando el coordinador abra el enlace, verá todos los borradores guardados y podrá añadir nuevas reservas haciendo clic en + Añadir reserva e introduciendo los datos directamente en la cuadrícula.

Si la opción Permitir crear reservas mediante el enlace sin aprobación no está habilitada, los coordinadores externos aún pueden completar la lista de habitaciones, guardar el progreso y hacer clic en Enviar cuando esté lista. En esta etapa, las reservas todavía no se crean; la lista de habitaciones se envía al alojamiento para su revisión.

Después del envío, el coordinador verá un mensaje de confirmación indicando que la lista de habitaciones se envió correctamente y ahora está pendiente de revisión.

Validar y enviar la lista de habitaciones

Después de añadir la información de los huéspedes, revisa, valida y envía la lista de habitaciones.

1. Abre el mismo bloque de allotment.

2. En la ventana modal de detalles del bloque, ve a la pestaña Lista de habitaciones.

3. Revisa todas las entradas. 
   
   Todas las entradas se muestran en una sola cuadrícula donde tú o el coordinador pueden seguir editando antes del envío. Si hay errores de validación, el sistema los resalta claramente.

Errores de validación Entradas corregidas

Los datos inválidos o faltantes se resaltan en rojo, y aparece un banner de Errores de validación en la parte superior.

Una vez corregidos, los errores desaparecen y la lista queda lista para enviarse.

4. Elige cómo proceder:
   • Guardar como borrador: usa esta opción si todavía estás revisando o esperando más datos de huéspedes. La lista de habitaciones sigue siendo editable.
   • Enviar: usa esta opción cuando todas las entradas estén completas y sean válidas. La lista de habitaciones se envía para su procesamiento.

5. (Solo si se requiere aprobación) Revisa y aprueba la lista de habitaciones: revisa todos los datos de reserva enviados y elige una de las siguientes acciones:
   • Rechazar: devolver la lista de habitaciones para que se hagan correcciones.
   • Aprobar y enviar: confirmar las entradas y crear las reservas en el PMS.

6. Confirmar la creación de reservas:
   
   Una vez finalizado el envío, el sistema convierte automáticamente las entradas de la lista de habitaciones en reservas activas en el PMS.

   • Supervisar el progreso de la importación: puedes seguir el estado de la creación de reservas navegando a la sección de listas de habitaciones importadas dentro de la pestaña Lista de habitaciones. Un estado de Completado correctamente indica que todas las estancias de los huéspedes se generaron correctamente.

   

    ¿Necesitas auditar tu lista? Para obtener instrucciones sobre cómo ver, filtrar o eliminar estos registros de importación una vez completados, consulta nuestra guía: Gestionar registros de listas de habitaciones.

   • Revisar las reservas dentro del evento: en cualquier momento, puedes volver a la pestaña Reservas dentro del panel de tu evento específico.
     • Todas las estancias importadas aparecerán en la lista, incluidos todos los datos de huéspedes proporcionados.
     • El sistema etiqueta automáticamente cada reserva con su bloque de allotment asignado, lo que facilita el seguimiento de la captación del grupo y el uso del inventario.

   

Limitaciones

Para ayudarte a planificar tu flujo de trabajo de forma eficaz, ten en cuenta los siguientes límites operativos al usar la lista de habitaciones:

• Envíos bloqueados: una vez que se envía y finaliza una lista de habitaciones, se convierte en un registro permanente y ya no puede editarse dentro de la herramienta de lista de habitaciones. Cualquier cambio posterior en nombres de huéspedes, fechas o tipos de habitación deberá gestionarse individualmente desde cada estancia de la reserva en el PMS.
• Informes de rendimiento: en esta fase no hay disponibles informes específicos dedicados a la actividad ni al rendimiento de captación de listas de habitaciones.

Preguntas frecuentes sobre la lista de habitaciones

¿Puedo seguir usando archivos CSV para listas de habitaciones?

Sí. Aunque el sistema está optimizado para el nuevo formato .xlsx para admitir validación en tiempo real y agrupación de ocupación múltiple, seguimos manteniendo compatibilidad con el flujo de trabajo existente en .csv para importaciones más simples.

¿Cómo agrupo huéspedes secundarios con un huésped principal en la misma habitación mediante carga masiva?

En tu plantilla de Excel (.xlsx), usa la columna N.º de agrupación de habitación. Al asignar el mismo número a varias filas (por ejemplo, marcar tres filas de huéspedes con el número "1"), el sistema reconoce que pertenecen a la misma habitación y crea una sola reserva de ocupación múltiple en un solo paso.

¿Qué ocurre si necesito añadir más huéspedes después de haber enviado una lista?

Una vez que se envía una lista, las reservas creadas permanecen sin cambios. Sin embargo, si todavía tienes inventario disponible en tu bloque de allotment, puedes repetir el proceso haciendo clic en Iniciar nueva lista de habitaciones dentro del mismo bloque. Esto crea una página nueva para nuevas entradas mientras mantiene seguras las importaciones anteriores.

¿El “Enlace público de lista de habitaciones” requiere que el coordinador tenga un inicio de sesión en Cloudbeds?

No. El enlace generado es público. Cualquier socio externo o coordinador puede acceder a la interfaz web segura y validada para introducir datos sin necesidad de tener una cuenta de usuario de Cloudbeds.

¿Qué ocurre si hay errores en el archivo cargado?

Si tu archivo cargado contiene errores de datos, como formatos de fecha no válidos, direcciones de correo electrónico o fechas fuera del rango del bloque, el sistema mostrará un banner de Errores de validación y bloqueará la importación para garantizar la integridad de los datos.

Para resolverlo:

1. Haz clic en el icono de papelera para eliminar el archivo inválido de la ventana de carga.
2. Corrige las entradas marcadas en tu hoja de cálculo original de Excel (.xlsx).
3. Vuelve a cargar el archivo corregido para completar la cuadrícula de la lista de habitaciones.

Una vez que los datos estén cargados en la cuadrícula, puedes hacer una revisión final antes de guardar como borrador o enviar.

¿Cuál es la diferencia entre guardar como borrador y enviar la lista?

Guardar como borrador mantiene la información editable y actúa como una fuente única de verdad entre tú y el coordinador. 

Enviar la lista bloquea las entradas y activa la creación real de reservas en el PMS.

¿Por qué no puedo generar un enlace público para mi bloque?

Si ves el mensaje "El bloque de allotment ya ha comenzado. Ya no se pueden generar enlaces públicos.", significa que las fechas de estancia de ese bloque ya comenzaron o ya pasaron. Por motivos de seguridad y precisión del inventario, los enlaces públicos para el ingreso de datos deben generarse y utilizarse antes de la fecha de llegada del bloque.

La solución: si el bloque ya ha comenzado, ya no puedes delegar esta tarea a un socio externo mediante un enlace. Sin embargo, todavía puedes añadir información de los huéspedes internamente usando los métodos de Ingreso manual o Carga de archivo (Excel) directamente en la pestaña Lista de habitaciones del bloque de allotment.

¿Cómo sabré cuando un coordinador haya enviado su lista de habitaciones?

Cuando un socio externo envíe entradas mediante el enlace público, aparecerá un banner de notificación amarillo en la parte superior de la pestaña Lista de habitaciones dentro de ese bloque de allotment específico con el texto: "Lista de habitaciones enviada para revisión."

Mientras una lista se encuentre en estado Pendiente de revisión, las entradas de reserva aparecerán en gris y no se podrán editar para evitar cambios conflictivos.

Mantente al día con notificaciones en tiempo real:

Para asegurarte de que tu equipo pueda procesar rápidamente las llegadas de grupos, puedes activar notificaciones que te alerten en el momento en que un socio complete su envío. Esto elimina la necesidad de comprobar manualmente el estado del bloque de allotment.

Para configurar tus notificaciones:

1. Haz clic en Notificaciones (icono de campana) en la barra de navegación superior.
2. Haz clic en Configuración (icono de engranaje).
3. Desplázate hacia abajo hasta la sección Groups & Events.
4. Activa Lista de habitaciones pendiente de aprobación y Lista de habitaciones enviada.
5. Haz clic en Guardar.

 Consejo: Puedes encontrar actualizaciones específicas rápidamente usando el filtro dentro de la barra lateral de notificaciones y seleccionando Groups & Events o escribiendo "Rooming" en la barra de búsqueda para aislar estas alertas.