Cómo administrar las listas de habitaciones

Descripción general 

La herramienta Lista de habitaciones del módulo Grupos y eventos te permite asignar de manera eficiente los nombres de los huéspedes a bloques de cupo específicos. En lugar de ingresar manualmente los datos de cada reserva, puedes importar información de huéspedes de forma masiva, validar los datos para comprobar su precisión antes de crear las reservas e incluso delegar el ingreso de información a coordinadores externos de grupos mediante un enlace seguro. Esto garantiza que tus bloques de habitaciones se completen correctamente y, al mismo tiempo, reduce la carga administrativa de tu equipo de recepción.

Tabla de contenido

• Crear una plantilla de lista de habitaciones
• Crear una nueva lista de habitaciones
• Formas de agregar información de huéspedes
  • Ingreso manual
  • Carga de archivos (Excel)
  • Enlace público de lista de habitaciones (ingreso delegado)
• Validar y enviar la lista de habitaciones
• Limitaciones
• Preguntas frecuentes sobre la lista de habitaciones

Para comenzar a usar las listas de habitaciones:

1. Ve al Menú principal
2. Haz clic en Grupos y eventos
3. Haz clic en la pestaña Lista de habitaciones en la parte superior del centro.
4. Selecciona Listas de habitaciones importadas para ver las listas existentes o Plantillas para administrar los formatos de importación.

Crear una plantilla de lista de habitaciones 

1. En la sección Lista de habitaciones, haz clic en la pestaña Plantillas.
2. Selecciona + Plantilla.

3. Ingresa un nombre de plantilla y una descripción.
4. Configura las columnas: Arrastra los campos de Columnas disponibles a Columnas seleccionadas.
5. Usa el selector Obligatorio para los campos que deban completarse antes de enviar la lista.
6. Haz clic en Guardar.

Crear una nueva lista de habitaciones

Cloudbeds ofrece tres puntos de acceso flexibles para iniciar una lista de habitaciones, lo que te permite elegir el flujo de trabajo que mejor se adapte a tu tarea actual. Ya sea que estés gestionando un bloque específico de un evento o revisando varias llegadas de grupos al mismo tiempo, puedes acceder a la herramienta mediante los siguientes métodos:

1. Desde un bloque de cupo (recomendado)

Este es el método más eficiente, ya que vincula automáticamente la lista con el inventario y las fechas específicas de ese bloque para garantizar la máxima precisión.

1. Abre tu Evento > pestaña Bloques > selecciona un bloque específico > ve a la subpestaña Lista de habitaciones dentro de los detalles del bloque.

2. Selecciona la plantilla que deseas utilizar en el menú desplegable.
3. Opcionalmente, configura las opciones del enlace público si deseas delegar el ingreso de información a un coordinador.
4. Haz clic en Continuar.

2. Desde la pestaña Reservas

Este método es ideal para los coordinadores que revisan las reservas de un evento y desean iniciar una lista directamente sin salir de la pestaña Reservas.

Abre tu Evento > pestaña Reservas > haz clic en + Lista de habitaciones.

3. Desde la vista global

Este método es ideal para los administradores que necesitan supervisar y gestionar varias tareas activas de listas de habitaciones en diferentes eventos desde una ubicación centralizada.

Ve a la navegación principal de Lista de habitaciones en el centro de Grupos y eventos y haz clic en + Lista de habitaciones. 

Formas de agregar información de huéspedes

Después de iniciar una nueva lista de habitaciones desde un bloque de cupo o desde la vista global, puedes elegir el método que mejor se adapte al tamaño de tu grupo y a su estilo de organización:

1. Ingreso manual

Ingresa directamente los datos de los huéspedes en la cuadrícula interactiva. Este método es la mejor opción para grupos pequeños o para incorporaciones de último minuto, ya que suele ser más rápido escribir directamente en el sistema que gestionar una hoja de cálculo aparte. También ofrece comentarios visuales inmediatos a medida que completas cada campo obligatorio.

• Compatibilidad con varios huéspedes: Para agregar huéspedes secundarios, adultos o niños, a una sola habitación, haz clic en el ícono de suma (+) junto a la fila del huésped principal. Esto garantiza que todos los huéspedes estén vinculados a un mismo registro de reserva y evita que se creen reservas separadas.
• Agregar reservas: Haz clic en el botón + Reserva ubicado en la parte inferior de la cuadrícula para agregar nuevas filas vacías. Esto te permite ampliar la lista manualmente a medida que recibes información del líder del grupo.
• Asignación de unidades: Cuando uses un bloque de cupo configurado a nivel de unidades individuales, selecciona el número de habitación físico específico en el menú desplegable Unidad. Si está activa la preferencia del sistema de asignación automática, puedes omitir este campo, salvo que sea necesario anular la asignación para una habitación específica.

2. Carga de archivos (Excel)

Importar un archivo es la opción más eficiente para eventos grandes, como conferencias corporativas o bodas numerosas. Te permite organizar los datos sin conexión en un formato de hoja de cálculo conocido antes de realizar una carga masiva.

• Revisar la disponibilidad del bloque: Usa el menú desplegable Ver detalles del bloque de cupo junto al botón de descarga. Esto te permite verificar los tipos de habitación, las cantidades de inventario y los rangos de fechas asignados al bloque para confirmar que tu archivo coincida con el espacio disponible.
• Haz clic en Descargar plantilla para generar un archivo .xlsx personalizado que incluya las columnas específicas de tu plantilla.
• Haz clic en Cargar y selecciona tu archivo. El sistema iniciará inmediatamente una validación completa del archivo y resaltará en rojo los errores que debas corregir.

Una vez que hayas completado los datos, ya sea manualmente o mediante una carga, el sistema te ofrece flexibilidad para gestionar tu progreso. Tanto el personal interno como los coordinadores externos visualizan la misma fuente única de información.

• Guardar como borrador: Selecciona esta opción si todavía estás esperando información de los huéspedes o necesitas revisar los datos más adelante. Tu progreso se guarda y permanece editable.
• Enviar: Usa esta opción cuando la lista esté finalizada. Al hacer clic en Enviar, la lista se bloquea para evitar más modificaciones y se inicia la creación de las reservas individuales en Cloudbeds PMS.

3. Enlace público de lista de habitaciones

El enlace público representa un gran avance para la colaboración. En lugar de actuar como intermediario para recopilar los datos de los huéspedes, puedes proporcionar un enlace seguro a tu contacto externo, por ejemplo, un organizador de bodas o líder de excursión, para que ingrese directamente la información de los huéspedes. Esto reduce significativamente el trabajo administrativo de tu equipo de recepción y permite que el coordinador vea la disponibilidad del inventario en tiempo real.

Usa el menú Estado del enlace para gestionar las siguientes acciones:

Activar el enlace

Si no activaste el enlace durante la configuración inicial de la lista de habitaciones, puedes hacerlo en cualquier momento.

1. Haz clic en el menú desplegable Estado del enlace, que inicialmente aparece como Inactivo.
2. Selecciona Crear enlace.

El estado se actualizará a Activo y se generará una URL segura para ese bloque de cupo específico.

Gestionar la configuración de aprobación

Controla cómo se crean las reservas cuando el coordinador envía la lista. En el menú Estado del enlace, selecciona Editar configuración de aprobación para elegir entre:

• Flujo de trabajo estándar, predeterminado: Las reservas se crean solo después de que un miembro del personal revise y apruebe la lista enviada.
• Flujo de trabajo automático: Selecciona Permitir crear reservas mediante enlace sin aprobación para que las reservas se generen en el PMS inmediatamente después de que el coordinador envíe la lista.

Compartir el enlace

Una vez activado, puedes compartir el portal seguro con tu contacto:

1. Haz clic en el menú desplegable Estado del enlace.
2. Selecciona Copiar enlace.
3. Envía la URL a tu coordinador por correo electrónico o mensaje.

Los coordinadores pueden acceder a este portal e ingresar los datos en tiempo real sin necesidad de tener una cuenta de usuario de Cloudbeds.

Controlar el acceso al portal

Puedes desactivar el acceso al portal de ingreso de datos a medida que se acerca la fecha límite del evento:

• Para cerrar el portal: Selecciona Desactivar enlace en el menú de estado. El estado cambiará a Revocado.
• Para volver a conceder acceso: Haz clic en el estado y selecciona Crear enlace para reactivar el portal.

Cuando el coordinador abra el enlace, verá los borradores guardados y podrá agregar nuevas reservas haciendo clic en + Agregar reserva e ingresando los detalles directamente en la cuadrícula.

Si la opción Permitir crear reservas mediante enlace sin aprobación no está activada, los coordinadores externos aún pueden completar la lista de habitaciones, guardar su progreso y hacer clic en Enviar cuando estén listos. En esta etapa, las reservas aún no se crean; la lista de habitaciones se envía al establecimiento para su revisión.

Después del envío, el coordinador verá un mensaje de confirmación que indica que la lista de habitaciones se envió correctamente y está pendiente de revisión.

Validar y enviar la lista de habitaciones

Después de agregar la información de los huéspedes, revisa, valida y envía la lista de habitaciones.

1. Abre el mismo bloque de cupo.

2. En la ventana de detalles del bloque, ve a la pestaña Lista de habitaciones.

3. Revisa todas las entradas. 
   
   Todas las entradas se muestran en una sola cuadrícula, donde tú o el coordinador pueden continuar editando antes del envío. Si hay errores de validación, el sistema los resaltará claramente.

Errores de validación Entradas corregidas

Los datos no válidos o faltantes se resaltan en rojo y aparece un aviso de Errores de validación en la parte superior.

Una vez corregidos, los errores desaparecen y la lista queda lista para enviarse.

4. Elige cómo continuar:
   • Guardar como borrador: Usa esta opción si todavía estás revisando la información o esperando datos adicionales de los huéspedes. La lista de habitaciones seguirá siendo editable.
   • Enviar: Usa esta opción cuando todas las entradas estén completas y sean válidas. La lista de habitaciones se enviará para su procesamiento.

5. Solo si se requiere aprobación, revisa y aprueba la lista de habitaciones: Revisa todos los detalles de las reservas enviadas y elige una de las siguientes acciones:
   • Rechazar: Devuelve la lista de habitaciones para que se realicen correcciones.
   • Aprobar y enviar: Confirma las entradas y crea las reservas en el PMS.

6. Confirma la creación de las reservas:
   
   Una vez que se finalice el envío, el sistema convierte automáticamente las entradas de la lista de habitaciones en reservas activas en el PMS.

   • Supervisar el progreso de la importación: Puedes hacer seguimiento del estado de la creación de reservas navegando a la sección Listas de habitaciones importadas dentro de la pestaña Lista de habitaciones. El estado Completado correctamente indica que se generaron con éxito todas las estadías de los huéspedes.

   

    ¿Necesitas revisar tu lista? Para conocer las instrucciones sobre cómo ver, filtrar o eliminar estos registros de importación después de completarlos, consulta nuestra guía: Gestionar los registros de listas de habitaciones.

   • Revisar las reservas dentro del evento: En cualquier momento, puedes volver a la pestaña Reservas dentro del panel específico de tu evento.
     • Todas las estadías importadas aparecerán en la lista, incluidos todos los datos de huéspedes proporcionados.
     • El sistema etiqueta automáticamente cada reserva con su bloque de cupo asignado, lo que facilita el seguimiento de las reservas grupales y el uso del inventario.

   

Limitaciones

Para planificar eficazmente tu flujo de trabajo, ten en cuenta los siguientes límites operativos al usar la Lista de habitaciones:

• Envíos bloqueados: Una vez que una lista de habitaciones se envía y finaliza, se convierte en un registro permanente y ya no puede editarse dentro de la herramienta Lista de habitaciones. Cualquier cambio posterior en los nombres de los huéspedes, las fechas o los tipos de habitación debe gestionarse individualmente desde cada estadía de reserva en el PMS.
• Informes de rendimiento: Durante esta fase no se encuentran disponibles informes específicos sobre la actividad de las listas de habitaciones ni sobre el rendimiento de las reservas.

Preguntas frecuentes sobre la lista de habitaciones

¿Todavía puedo usar archivos CSV para las listas de habitaciones?

Sí. Aunque el sistema está optimizado para el nuevo formato .xlsx, que permite la validación en tiempo real y la agrupación de huéspedes en una misma habitación, se mantiene la compatibilidad con el flujo de trabajo existente de archivos .csv para importaciones más sencillas.

¿Cómo agrupo huéspedes secundarios con un huésped principal en la misma habitación mediante una carga masiva?

En tu plantilla de Excel (.xlsx), utiliza la columna Número de agrupación de habitación. Al asignar el mismo número a varias filas, por ejemplo, al marcar tres filas de huéspedes con el número "1", el sistema reconoce que pertenecen a la misma habitación y crea una única reserva de ocupación múltiple en un solo paso.

¿Qué sucede si necesito agregar más huéspedes después de haber enviado una lista?

Una vez enviada una lista, las reservas creadas permanecen sin cambios. Sin embargo, si todavía tienes inventario disponible en el bloque de cupo, puedes repetir el proceso haciendo clic en Iniciar una nueva lista de habitaciones dentro del mismo bloque. Esto crea una nueva página para las entradas nuevas y mantiene seguras las importaciones anteriores.

¿El "enlace público de lista de habitaciones" requiere que el coordinador tenga una cuenta de Cloudbeds?

No. El enlace generado es público. Cualquier contacto externo o coordinador puede acceder a la interfaz web segura y validada para ingresar datos sin necesidad de tener una cuenta de usuario de Cloudbeds.

¿Qué sucede si hay errores en el archivo cargado?

Si el archivo cargado contiene errores de datos, como formatos de fecha no válidos, direcciones de correo electrónico incorrectas o fechas fuera del rango del bloque, el sistema mostrará un aviso de Errores de validación y bloqueará la importación para proteger la integridad de los datos.

Para resolverlo:

1. Haz clic en el ícono de papelera para eliminar el archivo no válido de la ventana de carga.
2. Corrige las entradas señaladas en tu hoja de cálculo original de Excel (.xlsx).
3. Vuelve a cargar el archivo corregido para completar la cuadrícula de la lista de habitaciones.

Una vez que los datos se hayan completado en la cuadrícula, puedes realizar una revisión final antes de guardar como borrador o enviar la lista.

¿Cuál es la diferencia entre guardar como borrador y enviar la lista?

Guardar como borrador mantiene la información editable y funciona como una fuente única de información entre tú y el coordinador. 

Enviar la lista bloquea las entradas e inicia la creación efectiva de las reservas en el PMS.

¿Por qué no puedo generar un enlace público para mi bloque?

Si ves el mensaje "El bloque de cupo ya comenzó. Ya no se pueden generar enlaces públicos.", significa que las fechas de estadía de ese bloque ya comenzaron o ya pasaron. Para garantizar la seguridad y la precisión del inventario, los enlaces públicos para ingresar datos deben generarse y utilizarse antes de la fecha de llegada del bloque.

La solución: Si el bloque ya comenzó, ya no puedes delegar la tarea a un contacto externo mediante un enlace. Sin embargo, aún puedes agregar la información de huéspedes internamente mediante los métodos de ingreso manual o carga de archivos (Excel) directamente desde la pestaña Lista de habitaciones del bloque de cupo.

¿Cómo sabré cuándo un coordinador envió su lista de habitaciones?

Cuando un contacto externo envía entradas mediante el enlace público, aparecerá un aviso amarillo en la parte superior de la pestaña Lista de habitaciones dentro de ese bloque de cupo específico que indicará: "Lista de habitaciones enviada para revisión."

Mientras una lista tenga el estado Pendiente de revisión, las entradas de reserva aparecerán atenuadas y no se podrán editar para evitar cambios que generen conflictos.

Mantente informado con notificaciones en tiempo real:

Para garantizar que tu equipo pueda procesar rápidamente las llegadas de grupos, puedes activar las notificaciones que te alertan en el momento en que un contacto completa su envío. Esto elimina la necesidad de revisar manualmente el estado del bloque de cupo.

Para configurar tus notificaciones:

1. Haz clic en Notificaciones, ícono de campana en la barra de navegación superior.
2. Haz clic en Configuración, ícono de engranaje.
3. Desplázate hasta la sección Grupos y eventos.
4. Activa las opciones Lista de habitaciones pendiente de aprobación y Lista de habitaciones enviada.
5. Haz clic en Guardar.

 Consejo: Puedes encontrar rápidamente actualizaciones específicas con el Filtro en la barra lateral de notificaciones, seleccionando Grupos y eventos o escribiendo "Lista de habitaciones" en la barra de búsqueda para aislar estas alertas.