Crear y administrar suscripciones a reportes

Introducción

Las suscripciones a informes automatizan el envío periódico de los datos de tu propiedad. En lugar de abrir Informes y exportar los mismos informes cada vez que los necesitas, puedes configurar qué informes enviar, cuándo enviarlos, en qué formato de archivo, quién debe recibirlos y cómo podrán acceder los destinatarios a la descarga.

Los informes disponibles para una suscripción dependen de tu experiencia de informes y de tu acceso a los datos.

• Los usuarios de Informes pueden suscribirse a los Informes de Cloudbeds compatibles.
• Los usuarios de Cloudbeds Insights también pueden suscribirse a informes que ellos mismos u otros usuarios hayan creado, copiado y guardado, siempre que tengan acceso para abrirlos.

Consulta este artículo cuando necesites crear un nuevo envío periódico o gestionar uno existente. Aquí encontrarás las distintas formas de crear una suscripción, las reglas para seleccionar y exportar informes, los ajustes de envío, la seguridad de las descargas y cómo la configuración guardada de un informe afecta los futuros correos de la suscripción.

Contenido

• Compara el acceso y los límites de las suscripciones
• Crea una suscripción a informes
• Selecciona los informes y las opciones de exportación
• Configura el envío y el acceso a la descarga
• Gestiona las suscripciones a informes
• Qué configuración del informe usa una suscripción
• Artículos relacionados

Compara el acceso y los límites de las suscripciones

Los usuarios de Informes y de Cloudbeds Insights crean y gestionan sus suscripciones desde la misma sección de Informes, pero cambian los informes que pueden incluir y la cantidad de suscripciones activas que pueden mantener. Usa esta comparación para confirmar qué reglas se aplican a tu cuenta antes de empezar la configuración.

Los informes que aparecen en los resultados de búsqueda de la suscripción dependen de los datos a los que tu función tiene acceso. Si un informe incluye datos que no tienes permiso para ver, no aparecerá como opción al crear la suscripción. Esta regla también se aplica a los informes creados por otros usuarios: un Lector puede suscribirse a uno de ellos si puede abrirlo y acceder a los datos que contiene.

Si no aparece un informe que esperabas ver, pídele al titular de la propiedad o a un administrador que revise la función que tienes asignada y sus permisos. Para saber cómo revisar o actualizar el acceso de una función, consulta Cómo añadir, editar y eliminar funciones.

Cuando el informe esté disponible y puedas abrirlo, continúa con la siguiente sección para crear la suscripción.

Crea una suscripción a informes

Si necesitas configurar un nuevo envío periódico de informes, puedes empezar desde tres lugares de Informes. La mejor opción depende de dónde estés trabajando: usa Inicio o Suscripciones para armar una suscripción con uno o más informes, o empieza desde un informe abierto si este admite la acción Suscribirse.

1. Abre el Menú principal
2. Selecciona Informes
3. Inicia la suscripción de una de estas formas:
   • Desde Inicio, haz clic en Suscribirse.
   • Abre Suscripciones y luego haz clic en Añadir suscripción.
   • Abre un informe compatible y luego haz clic en Suscribirse.

Desde Inicio, usa el botón Suscribirse en la esquina superior derecha. La pestaña Suscripciones es el otro punto de acceso principal para crear y gestionar suscripciones.

Cuando un informe abierto admite suscripciones, el botón Suscribirse aparece junto a las acciones del informe, en la esquina superior derecha.

Selecciona los informes y las opciones de exportación

Una vez abierto el formulario de suscripción, selecciona los informes que se enviarán juntos y elige el formato de los datos. Esta parte del proceso es la misma sin importar si iniciaste la suscripción desde Inicio, desde la página Suscripciones o desde un informe compatible abierto.

1. Abre el Menú principal
2. Selecciona Informes
3. Abre Suscripciones.
4. Haz clic en Añadir suscripción.
5. Escribe el título de un informe en el campo de búsqueda de informes.
6. Revisa los resultados de búsqueda. Los resultados pueden tener la etiqueta Informe o Informe de Cloudbeds.
7. Selecciona el informe y luego haz clic en Añadir.
8. Repite la búsqueda y la selección para cada informe adicional que quieras incluir.

Cada suscripción puede incluir hasta 15 informes. La búsqueda solo muestra los informes a los que el usuario actual tiene acceso.

En el formulario de suscripción, los informes seleccionados aparecen debajo del campo de búsqueda. Cada elemento muestra su tipo de informe, y el único botón Añadir abre la búsqueda y selección de informes.

Elige una vista de exportación y un formato

La vista de exportación determina cuánta estructura del informe se incluye en el archivo enviado. Elige la vista según el uso que los destinatarios le darán a los datos, por ejemplo, revisar un informe listo para presentar, trabajar con una tabla estructurada o hacer cálculos con las filas de detalle.

Cómo se exportan las suscripciones con informes mixtos

Los usuarios con Cloudbeds Insights pueden incluir elementos de tipo Informe e Informe de Cloudbeds en la misma suscripción. Cuando se combinan ambos tipos de informe, Cloudbeds ajusta la configuración de exportación para que todos los informes seleccionados se envíen juntos en un único archivo compatible.

• Si la suscripción solo contiene elementos de tipo Informe o solo elementos de tipo Informe de Cloudbeds, siguen disponibles todas las vistas de exportación y formatos compatibles.
• Si la suscripción contiene elementos de tipo Informe e Informe de Cloudbeds, se selecciona automáticamente Informe con formato y Excel es el único formato disponible.

En una suscripción mixta, el aviso aparece en la parte superior del formulario. Informe con formato permanece seleccionado y las vistas de exportación incompatibles, como Tabla, no están disponibles.

Configura el envío y el acceso a la descarga

Una vez que hayas seleccionado los informes y configurado la exportación, define cuándo se ejecuta la suscripción, quién recibe el correo y si el enlace de descarga requiere autenticación en Cloudbeds. Usa estos ajustes para adaptar el envío al horario operativo de la propiedad y al nivel de confidencialidad de los datos del informe.

1. Abre el Menú principal
2. Selecciona Informes
3. Abre Suscripciones.
4. Haz clic en Añadir suscripción o abre una suscripción existente y haz clic en Editar.
5. Después de seleccionar los informes que quieras, elige una Frecuencia:
   • Diaria
   • Semanal
   • Primer día del mes
6. Si la suscripción es semanal, selecciona uno o más días de la semana.
7. Selecciona la hora de envío.
8. Después de elegir la vista de exportación, elige la opción de seguridad de la descarga:
   • Exigir que el destinatario inicie sesión en Cloudbeds antes de descargar los informes.
   • Permitir que cualquier persona con el enlace descargue los informes.
9. Escribe el asunto del correo.
10. Añade la dirección de correo de cada destinatario.
11. Revisa la configuración y luego haz clic en Guardar.

Si cambia la zona horaria configurada en la propiedad, la suscripción mantiene la hora local de envío seleccionada, pero según la nueva zona horaria. Por ejemplo, una suscripción configurada para las 8:00 a. m. se seguirá enviando a las 8:00 a. m. en la nueva zona horaria de la propiedad.

Una vez guardada la suscripción, Cloudbeds la seguirá enviando con la frecuencia seleccionada hasta que un usuario la elimine. Los límites de 10 y 15 se aplican a la cantidad de suscripciones activas y de informes incluidos, no a la cantidad de veces que se puede enviar una suscripción.

En la página Suscripciones, usa Añadir suscripción para crear un nuevo envío. Para modificar un envío existente, abre su menú de tres puntos y selecciona Editar.

La parte inferior del formulario de suscripción contiene los ajustes de programación, exportación, seguridad, correo y destinatarios. Los marcadores numerados corresponden a los pasos relacionados descritos arriba.

Gestiona las suscripciones a informes

Los equipos de la propiedad pueden usar la página Suscripciones para revisar todos los envíos de informes activos en un solo lugar. Abre esta página cuando necesites verificar el próximo envío, cambiar los informes o los destinatarios incluidos, ajustar la programación o detener una suscripción que ya no necesitas.

1. Abre el Menú principal
2. Selecciona Informes
3. Abre Suscripciones.

La lista de suscripciones ofrece una vista general de cada programación, con su identificador, los informes incluidos, los destinatarios, la frecuencia de envío y el próximo envío.

Abre el menú de tres puntos de una suscripción y selecciona:

• Editar: vuelve a abrir el formulario de suscripción para cambiar los informes, la configuración de exportación, la programación de envío, la opción de seguridad, el asunto o los destinatarios.
• Eliminar: elimina la suscripción de forma permanente y detiene los envíos futuros.

La tabla de suscripciones muestra los informes, los destinatarios, la frecuencia, el formato y la fecha del próximo envío. Usa el menú de tres puntos al final de cada fila para abrir las acciones de gestión disponibles.

Qué configuración del informe usa una suscripción

La configuración incluida en cada envío de la suscripción depende del tipo de informe seleccionado. Un Informe de Cloudbeds usa sus filtros predefinidos, mientras que un informe creado o copiado por un usuario usa la configuración guardada con ese informe.

Revisa las diferencias que aparecen a continuación antes de guardar la suscripción, sobre todo si los destinatarios esperan filtros, agrupaciones, columnas o niveles de detalle específicos en cada envío.

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Ahora que ya sabes cómo funcionan las suscripciones a informes, consulta estos recursos para conocer más sobre los informes disponibles y la gestión de informes en Cloudbeds Insights:

• Cloudbeds Insights - Todo lo que debes saber
• Cómo crear tus propios informes
• Informes guardados
• Informes estándar de Cloudbeds: reportes hoteleros para el análisis operativo, financiero, de ingresos y de ocupación