Cómo suscribirse a los informes predefinidos

En Cloudbeds, queremos asegurarnos de que tengas los datos que necesitas exactamente cuando los necesitas. Las suscripciones te permiten recibir automáticamente en tu bandeja de entrada de correo electrónico los informes predeterminados de Insights según una programación que se adapte a ti.

Antes, esta función solo estaba disponible para los clientes de pago de Insights. Ahora, incluso si no usas el Creador de informes, puedes seguir automatizando tu flujo de trabajo de informes con nuestros informes "predeterminados" ya preparados.

¿Por qué usar suscripciones?

• Entrega automatizada: Recibe por correo electrónico los datos de tu propiedad a diario, semanalmente o mensualmente sin tener que iniciar sesión ni exportarlos manualmente.
• Datos centralizados: Puedes agrupar hasta 15 informes diferentes en una sola suscripción, entregados en un único archivo de Excel. Nota: Este límite se refiere al número de informes únicos incluidos en el correo electrónico, no al número de veces que se envía el correo.
• Colaboración en equipo: Envía informes directamente a las partes interesadas o a los gerentes añadiendo varios destinatarios de correo electrónico.

Cómo crear una suscripción

Puedes gestionar tus suscripciones directamente desde la página de Inicio de Insights o desde el módulo de Suscripciones.

1. Ve a Insights: 
   • Haz clic en Menú , ve a Informes y selecciona Cloudbeds Insights.
2. Accede a la herramienta de suscripciones:
   • Haz clic en el botón Suscribirse en la parte superior derecha de la página de inicio de Insights.
   • O selecciona la pestaña Suscripciones en la barra lateral izquierda y haz clic en Añadir suscripción.

3. Selecciona tus informes: 
   • Busca y selecciona el informe predeterminado que quieres recibir.
   • Haz clic en Añadir informe de Cloudbeds para agregar más informes. Puedes tener hasta 15 informes diferentes en una sola suscripción.
4. Define la frecuencia: Elige la Frecuencia (diaria, semanal o el primer día del mes) y la Hora de la propiedad específica en la que quieres que se envíe el correo electrónico.
   • Tus informes seguirán enviándose con esta frecuencia de forma indefinida hasta que elimines la suscripción.
   • No hay un "límite de uso" en la cantidad de veces que se puede enviar una suscripción.
5. Configura las opciones de exportación:
   • Selecciona tu Vista de exportación: 
     • Informe con formato: Exporta el informe, incluido el encabezado del informe, las agrupaciones y la configuración de los filtros.
     • Tabla: Datos del informe estructurados en formato de tabla con el formato seleccionado.
     • Solo detalles: Exporta solo las filas de detalle. Puedes usar esta opción para realizar cálculos adicionales o para cargar datos en otros sistemas.
   • Elige el Formato: Las opciones incluyen xlsx, csv, JSON o PDF (según la vista seleccionada). 
6. Seguridad de descarga: Elige si el destinatario debe iniciar sesión en Cloudbeds para descargar el informe o si "Cualquier persona con el enlace" puede acceder a él.
7. Destinatarios: Introduce el asunto del correo electrónico y las direcciones de correo electrónico de las personas que deben recibir el informe.
8. Guardar: Haz clic en Guardar para activar tu suscripción.

Los clientes estándar pueden tener 10 suscripciones en total. Cada una puede incluir hasta 15 informes diferentes que se enviarán con la frecuencia que elijas.

Gestión de tus suscripciones

Una vez que hagas clic en Guardar, podrás ver y gestionar todas tus suscripciones activas dentro de la pestaña Suscripciones en la barra lateral izquierda de Insights. Esta tabla ofrece una visión general de alto nivel de tus informes automatizados, incluida la identificación de la suscripción, los informes específicos incluidos, los destinatarios, la frecuencia de entrega y la próxima fecha de envío.

Para realizar cualquier cambio, haz clic en el menú de tres puntos situado en el extremo derecho de la fila de la suscripción:

• Editar: Vuelve a abrir la ventana de configuración para ajustar los informes, la frecuencia o los destinatarios.
• Eliminar: Elimina permanentemente la suscripción y detiene todos los correos electrónicos automáticos futuros.

Limitaciones importantes

Aunque esta función aporta mucha potencia a tus informes, hay algunas cosas que debes tener en cuenta:

• Número de suscripciones: Puedes tener un máximo de 10 suscripciones activas al mismo tiempo. Si alcanzas este límite, considera editar una suscripción existente para añadir más informes en lugar de crear una nueva.
• Informes por correo electrónico: Cada suscripción individual puede contener hasta 15 informes diferentes. Este límite de "15" se aplica al contenido del correo electrónico, no al número de veces que se te entrega.
• Informes "tal cual": Las suscripciones son para los filtros predefinidos de los informes predeterminados. Si cambias los filtros de un informe en la interfaz de usuario, esos cambios no se reflejarán en la suscripción automatizada.
• Tipos de informes: Los clientes que no son de pago solo pueden suscribirse a los informes predeterminados de Cloudbeds (no a informes personalizados ni a informes clásicos).