Grupos y eventos: todo lo que necesitas saber

El módulo Grupos y eventos de Cloudbeds es un centro rediseñado y centralizado que permite a las propiedades gestionar el negocio de grupos con mayor flexibilidad y visibilidad entre varias propiedades. Al separar los datos de organización de alto nivel (Perfiles) de los detalles operativos específicos de la propiedad (Eventos), este módulo funciona como una herramienta potente para hoteles que dependen de reservas corporativas, de agencias de viajes y de grupos.

Cómo acceder

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Descripción general del módulo de Grupos y eventos

Reemplazamos la experiencia anterior de Perfiles de grupo por una nueva arquitectura diseñada para la eficiencia y la escalabilidad. El módulo está organizado en tres pestañas principales:

Beneficios clave

Cómo funciona: los principales cambios

Para sacarle el máximo provecho al nuevo módulo, conviene entender dos cambios clave en la forma en que Cloudbeds estructura los datos del negocio de grupos y la facturación.

1. Perfiles vs. Eventos: En la experiencia anterior de Grupos, gran parte de la información vivía dentro de un solo “Perfil de grupo”, lo que a menudo generaba registros duplicados y visibilidad limitada entre propiedades. 
   
   En la nueva arquitectura, los Perfiles son tu “única fuente de verdad” a nivel de organización (Empresas, Agentes de viajes o Grupos), y los Eventos son los espacios de trabajo específicos de la propiedad donde gestionas los detalles operativos de una estancia u ocasión (fechas, bloques, consumo del bloque y condiciones a nivel de evento).
   
   Esto significa que puedes vincular un Perfil con varios Eventos a lo largo del tiempo, manteniendo los datos de la relación consistentes y centralizados.
    

   Perfiles de grupo (legado) Nuevos perfiles y eventos

   • Los datos del grupo se consolidaban en un solo “Perfil de grupo”, mezclando detalles de cuenta a largo plazo con información específica del evento.
   • Los perfiles normalmente eran por propiedad, lo que hacía más difícil para organizaciones con varias propiedades reutilizar el mismo registro de Empresa o Agente de viajes sin volver a crearlo.

   

   • Los perfiles ahora son a nivel de organización, así que un perfil creado en una propiedad es visible y accesible en toda la marca, lo que reduce la duplicación de datos y habilita un mejor seguimiento de cuentas.
   • Los tipos de perfil son excluyentes: Al crear un perfil, debes elegir Empresa, Agente de viajes o Grupo. Una vez guardado, el tipo no se puede cambiar, lo que ayuda a proteger la integridad de los datos y respalda campos específicos por tipo.
   • El flujo de creación está pensado para la velocidad: el personal puede crear un perfil con solo un nombre cuando lo necesite y luego agregar detalles como contactos e información de facturación.

   

   • Al crear un Evento, los usuarios pueden seleccionar un Perfil existente o crear uno nuevo directamente desde el formulario del Evento, para seguir trabajando sin salir del flujo.

   

2. Facturación y enrutamiento: Las reglas de facturación y enrutamiento ya no se configuran en el Perfil. En su lugar, ahora se establecen a nivel de Evento o de Reserva.

   Este es un cambio importante que reduce la duplicación y aumenta la flexibilidad: puedes mantener un Perfil maestro (por ejemplo, una sola Empresa) y aplicar diferentes escenarios de facturación según el Evento o la estancia —sin crear varias versiones del mismo perfil.

   Esto también se alinea con el flujo actualizado de creación de Eventos: las opciones de enrutamiento se configuran para el Evento, y los usuarios pueden guardar rápidamente el Evento o guardar y agregar un bloque de asignación como parte del mismo flujo.

Limitaciones

• Reversión del tipo de perfil: Como se mencionó, no puedes revertir ni cambiar el tipo de perfil (por ejemplo, de Empresa a Agente de viajes) una vez creado.
• Validación de la lista de asignación de habitaciones: La herramienta actual valida formatos (correos electrónicos, fechas y códigos de país), pero todavía no valida la disponibilidad de inventario ni verifica entradas duplicadas de huéspedes.
• Edición de importaciones: Actualmente no existe una opción para editar o eliminar un registro de lista de asignación de habitaciones una vez importado; los cambios deben realizarse dentro de las reservas individuales.
• Configuración de facturación directa: Aunque los perfiles se comparten a nivel de organización, las cuentas específicas de cuentas por cobrar y los límites de crédito aún se gestionan por propiedad.