Grupos y eventos: todo lo que necesitas saber

El módulo Grupos y eventos de Cloudbeds es un centro rediseñado y centralizado que permite a los alojamientos gestionar negocios grupales con mayor flexibilidad y visibilidad multiestablecimiento. Al separar los datos organizativos de alto nivel (Perfiles) de los detalles operativos específicos de cada establecimiento (Eventos), este módulo se convierte en una potente herramienta para hoteles que dependen de reservas corporativas, de agencias de viajes y de grupos.

Cómo acceder

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Descripción general del módulo Grupos y eventos

Hemos reemplazado la antigua página Perfiles de grupo por una nueva arquitectura diseñada para ofrecer eficiencia y escalabilidad. 

El módulo Grupos y eventos está diseñado para optimizar tu flujo de trabajo de gestión de grupos mediante cuatro pestañas especializadas. Cada pestaña cumple una función específica para llevar una consulta grupal desde una propuesta inicial hasta una estancia confirmada con todos los datos de los huéspedes:

Beneficios clave

Cómo funciona: los principales cambios funcionales

Para sacar el máximo provecho del nuevo módulo, conviene entender dos cambios clave en la forma en que Cloudbeds estructura los datos del negocio grupal y la facturación.

1. Perfiles frente a eventos: En la experiencia antigua de Grupos, la mayor parte de la información se almacenaba dentro de un único “Perfil de grupo”, lo que a menudo generaba registros duplicados y una visibilidad limitada entre establecimientos. 
   
   En la nueva arquitectura, los Perfiles son tu “fuente única de verdad” a nivel organizativo (Empresas, Agencias de viajes o Grupos), y los Eventos son los espacios de trabajo específicos de cada establecimiento donde gestionas los detalles operativos de una estancia u ocasión concretas (fechas, bloques, pickup y términos a nivel del evento).
   
   Esto significa que puedes vincular un Perfil a varios Eventos a lo largo del tiempo, manteniendo los datos de relación consistentes y centralizados.
    

   Perfiles de grupo heredados Nuevos perfiles y eventos

   • Los datos del grupo se consolidaban dentro de un único “Perfil de grupo”, mezclando detalles de cuenta a largo plazo con información específica del evento.
   • Los perfiles solían basarse en el establecimiento, lo que hacía más difícil para las organizaciones con varios establecimientos reutilizar el mismo registro de empresa o agencia de viajes sin tener que volver a crearlo.

   

   • Los perfiles ahora son a nivel organizativo, por lo que un perfil creado en un establecimiento es visible y accesible en toda la marca, reduciendo la duplicación de datos y permitiendo un mejor seguimiento de cuentas.
   • Los tipos de perfil son excluyentes: al crear un perfil, debes elegir entre Empresa, Agencia de viajes o Grupo. Una vez guardado, el tipo no puede cambiarse, lo que ayuda a proteger la integridad de los datos y admite campos específicos según el tipo.
   • El flujo de creación está diseñado para ser rápido: el personal puede crear un perfil solo con un nombre cuando lo necesite y añadir más tarde detalles como contactos e información de facturación.

   

   • Al crear un evento, los usuarios pueden seleccionar un perfil existente o crear uno nuevo directamente desde el formulario del evento, para seguir trabajando sin salir del flujo.

   

2. Facturación y distribución: las reglas de facturación y distribución ya no se configuran en el perfil. Ahora se establecen a nivel de Evento o Reserva.

   Este es un cambio importante que reduce la duplicación y aumenta la flexibilidad: puedes mantener un perfil maestro (por ejemplo, una sola empresa) y aplicar distintos escenarios de facturación según el evento o la estancia específicos, sin crear varias versiones del mismo perfil.

   Esto también se alinea con el flujo actualizado de creación de eventos: las opciones de distribución se configuran para el evento, y los usuarios pueden guardar rápidamente el evento o guardarlo y añadir un bloque de allotment como parte del mismo flujo.

Limitaciones

• Reversión del tipo de perfil: como se mencionó, no puedes revertir ni cambiar un tipo de perfil (por ejemplo, de Empresa a Agencia de viajes) una vez creado.
• Validación de la lista de habitaciones: la herramienta actual de Lista de habitaciones valida formatos (correos electrónicos, fechas y códigos de país), pero aún no valida la disponibilidad de inventario ni comprueba si hay entradas duplicadas de huéspedes.
• Edición de importaciones: actualmente no existe la opción de editar ni eliminar un registro de Lista de habitaciones una vez importado; los cambios deben realizarse dentro de las reservas individuales.
• Configuración de facturación directa: aunque los perfiles se comparten en toda la organización, las cuentas específicas de AR (Cuentas por cobrar) y los límites de crédito siguen gestionándose por establecimiento.

Sincronización de datos y compatibilidad heredada

El módulo Grupos y eventos utiliza una sincronización unidireccional desde el sistema heredado de Grupos.

• Datos existentes: todos los perfiles y allotments que actualmente estén en tu módulo heredado de Grupos se sincronizarán automáticamente y aparecerán en el nuevo módulo.
• Asignación: tu antiguo "Perfil de grupo" se convertirá en un Evento, y el bloque de allotment asociado seguirá vinculado a ese Evento.
• Perfiles: en el nuevo módulo, deberás crear o vincular un Perfil de huésped, empresa o agente al Evento para gestionar la facturación y las relaciones.
• Compatibilidad retroactiva: el sistema no es retrocompatible. Ningún evento, bloque ni cambio nuevo creado en el nuevo módulo de Grupos y eventos aparecerá en el módulo de Grupos heredado.