Una vez configuradas las Políticas inteligentes, Cloudbeds PMS aplica las reglas de garantía, pago, cancelación y No Show correspondientes a las reservas que cumplen los requisitos. Según el procesador de pagos conectado y el estado de automatización de la reserva, Cloudbeds también puede procesar pagos programados y otras acciones financieras que cumplan los requisitos.
Este artículo explica cómo funcionan las Políticas inteligentes durante todo el ciclo de vida de la reserva, incluida la asignación de políticas, las modificaciones de la reserva, los pagos programados, las acciones financieras manuales y las situaciones que requieren la intervención del personal.
¿Buscas información sobre el procesamiento de cargos por cancelación y No Show? Para conocer los cálculos de los cargos, el registro automático en el folio, los impuestos y las tasas aplicables, las sustituciones, el procesamiento de pagos y los informes, consulta Cómo las Políticas inteligentes registran automáticamente los cargos por cancelación y No Show en Cloudbeds PMS.
| Objetivo | Comprender cómo afectan las Políticas inteligentes a las reservas, los pagos programados, los cambios en las reservas y las acciones financieras manuales. |
| Dirigido a | Personal de recepción, administradores de establecimientos, gerentes generales, titulares y equipos de auditoría nocturna. |
| Cuándo usar esta guía | Al gestionar una reserva con Políticas inteligentes, modificar los cargos de una reserva, revisar los pagos programados o decidir si desactivas la automatización. |
| Requisitos | Las Políticas inteligentes deben estar habilitadas para el establecimiento y asignadas a la reserva. Algunas acciones requieren permisos específicos de la función del usuario. La automatización de pagos también depende del procesador de pagos conectado. |
| Resultado esperado | Comprender qué acciones financieras gestiona Cloudbeds automáticamente, cuándo cambian los pagos programados y cuándo el personal debe procesar pagos o reembolsos manualmente. |
| Limitaciones | No se puede reemplazar la Política inteligente asignada a una reserva después de crearla. Si se desactiva la automatización, no se puede volver a activar para esa reserva. La disponibilidad puede variar según el establecimiento. |
Disponibilidad de las Políticas inteligentes: Las Políticas inteligentes están disponibles para los establecimientos que cumplen los requisitos. La disponibilidad puede variar según el establecimiento y el conjunto de funciones habilitadas.
En este artículo
- Cómo se aplican las Políticas inteligentes a las reservas
- Cómo funciona la automatización de pagos
- Cómo afectan los cambios en las reservas a los pagos programados
- Pagos manuales y desactivación de la Política inteligente
- Cancelaciones y No Show
- Mejores prácticas para las operaciones diarias
Cómo se aplican las Políticas inteligentes a las reservas
Al crear una reserva, Cloudbeds determina qué Política inteligente corresponde según el plan de tarifas seleccionado, las fechas de la estancia y las excepciones de las Políticas inteligentes que estén activas.
La Política inteligente que se determina queda bloqueada al crear la reserva. Permanece asignada a esa reserva aunque posteriormente se modifique la reserva o cambie la configuración original de la política.
- No se puede reemplazar la Política inteligente asignada por otra política después de crear la reserva.
- Cambiar la reserva a otra habitación o plan de tarifas no reemplaza la Política inteligente asignada.
- El personal autorizado puede desactivar la automatización de la Política inteligente para una reserva individual, pero esto no asigna otra política.
Cómo afectan las excepciones de las Políticas inteligentes a las reservas
Las excepciones de las Políticas inteligentes permiten a los establecimientos sustituir la Política inteligente estándar asignada a un plan de tarifas o a la tarifa base para fechas específicas.
Para determinar la política aplicable, Cloudbeds:
- Evalúa cada noche de la estancia, desde la fecha del check-in y sin incluir la fecha del check-out.
- Identifica la primera noche que coincide con una excepción activa de las Políticas inteligentes.
- Aplica la política asociada a esa primera excepción coincidente a toda la reserva.
- Utiliza la Política inteligente estándar asignada al plan de tarifas o a la tarifa base si no se aplica ninguna excepción.
Una vez creada la reserva, la política que se determinó permanece bloqueada. Actualizar, desactivar o eliminar la excepción original no cambia la política que ya está asignada a esa reserva.
Para obtener información sobre cómo configurar excepciones, consulta Usa las excepciones de las Políticas inteligentes para sustituir las políticas de cancelación en fechas específicas.
Cómo funciona la automatización de pagos
Cuando una reserva tiene una Política inteligente activa, Cloudbeds puede automatizar las acciones financieras que cumplan los requisitos según las reglas configuradas en la política.
Según el procesador de pagos y los requisitos que cumpla la reserva, estas acciones pueden incluir:
- Pagos iniciales o autorizaciones de pago.
- Cobro programado de saldos pendientes.
- Captura de montos previamente autorizados.
- Acciones financieras por cancelación y No Show que cumplan los requisitos.
Para obtener una explicación detallada del registro de cargos por cancelación y No Show, consulta Cómo las Políticas inteligentes registran automáticamente los cargos por cancelación y No Show en Cloudbeds PMS.
La automatización de pagos depende del procesador de pagos que tengas conectado. Los establecimientos que no cuenten con automatización completa deben realizar algunas o todas las acciones de pago manualmente.
Pagos automáticos exitosos y fallidos
Cuando un pago automático se procesa correctamente o falla, Cloudbeds puede enviar una notificación por correo si las notificaciones de pago están habilitadas.
Si un pago automático falla, el personal debe comunicarse con el huésped o solicitar que actualice el método de pago y, luego, realizar las acciones de pago manuales necesarias en Cloudbeds PMS.
Antes de procesar un pago manual, revisa el estado de la Política inteligente de la reserva y los pagos programados pendientes. Algunas acciones financieras manuales pueden desactivar de forma permanente la automatización de la Política inteligente para la reserva.
Cómo afectan los cambios en las reservas a los pagos programados
Algunas modificaciones de la reserva pueden cambiar el monto de un próximo pago programado. El resultado depende del tipo de modificación y de si la reserva sigue cumpliendo los requisitos para el ajuste.
Cambios que afectan a los pagos programados
- Cambios en las fechas de la estancia: Cloudbeds recalcula el saldo pendiente y actualiza los montos de los próximos pagos programados según las fechas actualizadas.
- Cambios de habitación o plan de tarifas: Si la reserva se cambia a una habitación o un plan de tarifas con una tarifa diferente, el saldo pendiente se actualiza cuando la Política inteligente asignada está configurada para cobrar el saldo pendiente.
- Productos y servicios adicionales: Añadir un producto o un servicio adicional al folio no actualiza un pago programado existente mediante el flujo de trabajo de ajuste de cargos.
- Reducciones manuales de cargos: Usar Ajustar cargo para reducir el total de la reserva puede actualizar el pago programado pendiente para reflejar el nuevo saldo pendiente.
Cómo la opción Ajustar cargo actualiza un pago programado
Cuando reduces el total de la reserva mediante Ajustar cargo, la sección Política muestra una vista previa de los cambios financieros antes de que los guardes.
La vista previa incluye el monto actual y el monto actualizado del próximo pago, así como el nuevo total de la reserva.
El resultado depende de cuánto haya pagado el huésped hasta ese momento.
El huésped aún tiene un saldo pendiente
Si queda un saldo pendiente después del ajuste, Cloudbeds reduce el próximo pago programado para que coincida con el nuevo saldo pendiente.
En el siguiente ejemplo, la vista previa de Política muestra que el próximo pago se reduce de $859.23 a $750.14 antes de guardar el ajuste.
El total ajustado ya está pagado por completo
Si el huésped ya ha pagado lo suficiente para cubrir el total ajustado de la reserva, Cloudbeds reduce el próximo pago a $0.00 y lo cancela.
Si el ajuste también genera un pago en exceso, Cloudbeds muestra una advertencia que indica que se requiere un reembolso manual. Guardar el ajuste no reembolsa automáticamente al huésped.
En el siguiente ejemplo, el próximo pago se reduce de $641.05 a $0.00, y el ajuste genera un pago en exceso de $122.59.
Limitaciones del ajuste: Este ajuste de pagos programados no se aplica a las reservas cuyos huéspedes ya han hecho el check-in. Los ajustes que aumentan el total de la reserva tampoco se incluyen en este flujo de trabajo.
Después de guardar un ajuste que cumpla los requisitos, espera unos minutos para que el pago programado refleje el monto actualizado.
Pagos manuales y desactivación de la Política inteligente
La automatización de la Política inteligente está diseñada para gestionar las actividades financieras que cumplan los requisitos según las reglas asignadas a la reserva.
Sin embargo, algunas acciones financieras manuales pueden interrumpir esa automatización. Si la Política inteligente está activa y quedan pagos programados pendientes, Cloudbeds muestra una advertencia antes de completar una acción que pueda afectar a la automatización.
Acciones manuales que pueden desactivar la Política inteligente
La advertencia puede aparecer cuando el personal realiza las siguientes acciones:
- Añadir un pago manual.
- Procesar un reembolso.
- Cancelar un pago programado.
- Anular un pago o liberar una autorización.
- Añadir un producto y cobrarlo durante el mismo flujo de trabajo.
Antes de completar la acción, Cloudbeds explica que continuar desactivará la Política inteligente e identifica los pagos programados pendientes que se cancelarán.
El siguiente ejemplo muestra la advertencia que aparece durante una acción de pago manual.
Qué sucede al desactivar la Política inteligente
Si un usuario autorizado confirma una acción manual que desactiva la Política inteligente o desactiva expresamente la automatización desde el folio de la reserva:
- Se cancelan todos los pagos programados pendientes.
- Se detiene el procesamiento automático de pagos.
- Se detiene el procesamiento automático de cargos por cancelación y No Show, incluido el registro en el folio cuando corresponda.
- Los pagos ya cobrados permanecen en la reserva y no se reembolsan automáticamente.
- El personal debe gestionar manualmente cualquier saldo pendiente, reembolso necesario o cargo por cancelación o No Show aplicable.
La desactivación de la Política inteligente es permanente para la reserva. Una vez desactivada la automatización, no se puede volver a activar para esa reserva. Desactivarla no asigna una Política inteligente diferente ni reembolsa automáticamente los pagos cobrados previamente.
La advertencia sobre acciones manuales aparece cuando la Política inteligente está activa y quedan pagos programados pendientes. Si no hay pagos programados pendientes, estas acciones continúan mediante el flujo de trabajo habitual.
Las acciones rutinarias que genera el sistema no desactivan la Política inteligente. Por ejemplo, una autorización que el sistema libera automáticamente al hacer el check-out no se considera una acción manual del personal.
Cómo desactivar la Política inteligente para una reserva
Si una reserva requiere gestión financiera manual, un usuario autorizado puede desactivar la Política inteligente desde el folio de la reserva.
- Abre la reserva correspondiente en Cloudbeds PMS.
-
Ve a la pestaña Folio y localiza el control Política inteligente. El control muestra si la automatización está actualmente Activada o Desactivada.
-
Haz clic en el control Política inteligente para abrir el panel. Revisa el estado actual de la automatización, los pagos programados pendientes y los pagos ya procesados.
- Cambia el interruptor de Política inteligente a Desactivada.
-
Revisa la advertencia que explica qué acciones automáticas se detendrán y qué pagos programados pendientes se cancelarán.
- Confirma el cambio para desactivar la automatización de la Política inteligente para la reserva.
Confirma que la automatización esté desactivada
Una vez procesado el cambio, la pestaña Folio muestra el estado de la Política inteligente como Desactivada.
Puedes volver a abrir el panel de Política inteligente para revisar el estado final. Los pagos programados cancelados siguen visibles, los pagos procesados permanecen en la lista y el panel confirma que no se puede volver a activar la Política inteligente.
El historial de actividad de la reserva también registra quién desactivó la Política inteligente y cuándo.
Autorización necesaria para desactivar la automatización
Los usuarios necesitan la autorización para sustituir la Política inteligente correspondiente a nivel de reserva para desactivar la automatización.
El personal que no cuente con esta autorización puede revisar la información de la Política inteligente, pero no puede completar la desactivación.
Para revisar la configuración de las funciones, ve a Menú de la cuenta > Configuración > Usuarios > Funciones. Selecciona la función correspondiente y revisa los permisos de reservas.
Para obtener más información sobre la gestión de permisos, consulta Añade, edita o elimina funciones y Permisos de las funciones.
Cancelaciones y No Show
Cuando una reserva se cancela o se marca como No Show, Cloudbeds aplica las condiciones de cancelación o No Show definidas en la Política inteligente asignada a la reserva.
Para las reservas que cumplen los requisitos y tienen la automatización activa, Cloudbeds puede calcular la penalización aplicable y realizar acciones financieras automáticas. El resultado específico depende de la configuración de la política y de los requisitos que cumpla la reserva.
Para obtener información detallada sobre los cargos por cancelación y No Show, el registro automático en el folio, los impuestos y las tasas, el procesamiento de pagos, las sustituciones y los informes, consulta Cómo las Políticas inteligentes registran automáticamente los cargos por cancelación y No Show en Cloudbeds PMS.
Cancelaciones desde el Portal del huésped
Las cancelaciones desde el Portal del huésped admiten las reglas de cancelación de la Política inteligente. Cuando un huésped cancela una reserva que cumple los requisitos a través del Portal del huésped, se aplican las condiciones de cancelación de la Política inteligente correspondientes en los flujos de trabajo compatibles con tarjetas de crédito y pagos digitales.
El resultado financiero depende de la Política inteligente asignada a la reserva, el estado de la automatización, los requisitos que cumpla la reserva y la configuración de pago. El personal debe revisar el folio de la reserva y el historial de pagos antes de procesar manualmente una penalización o un reembolso.
Para obtener más información sobre cómo se calculan, registran y procesan las penalizaciones por cancelación, consulta Cómo las Políticas inteligentes registran automáticamente los cargos por cancelación y No Show en Cloudbeds PMS.
Mejores prácticas para las operaciones diarias
Sigue estas recomendaciones al gestionar reservas con Políticas inteligentes:
- Verifica el estado de la Política inteligente: Confirma si la automatización está activa antes de gestionar pagos o reembolsos manualmente.
- Revisa las advertencias financieras: Antes de confirmar una acción manual que pueda afectar a la automatización, verifica qué pagos programados se cancelarán y qué procesos automáticos se detendrán.
- Usa la vista previa de Ajustar cargo: Confirma cómo una reducción de cargos que cumpla los requisitos afecta al próximo pago programado antes de guardar.
- Revisa los pagos programados: Verifica que los próximos montos reflejen el saldo pendiente actual de la reserva y las necesidades operativas.
- Planifica el seguimiento manual: Si se desactiva la automatización de la Política inteligente, el personal debe gestionar los pagos pendientes, los reembolsos y las tasas aplicables.
- Verifica los resultados de las cancelaciones desde el Portal del huésped: Para los flujos de trabajo compatibles con tarjetas de crédito y pagos digitales, revisa el resultado de la Política inteligente y el historial de transacciones antes de realizar otras acciones financieras.
Comprender este funcionamiento ayuda a tu equipo a distinguir entre las acciones financieras automáticas y manuales, identificar cuándo una reserva requiere seguimiento y evitar desactivar involuntariamente la automatización de la Política inteligente.
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- Usa las excepciones de las Políticas inteligentes para sustituir las políticas de cancelación en fechas específicas: Configura sustituciones de políticas basadas en fechas.
- Añade, edita o elimina funciones: Gestiona las funciones del personal y los permisos asignados.
- Permisos de las funciones: Conoce los permisos disponibles para las distintas funciones del personal.
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