Cómo se aplican las Políticas Inteligentes a las reservas, los pagos y las cancelaciones

Algunos cambios en la reserva pueden actualizar los importes programados:

• Cambios de fechas:
  Cuando se actualizan las fechas de estadía, el sistema recalcula el saldo pendiente y actualiza los importes de los pagos futuros según corresponda.
• Cambios de habitación o tarifa:
  Si una reserva se mueve a una habitación o plan tarifario con una tarifa distinta, el saldo pendiente se actualiza (siempre que la política incluya el cobro del saldo restante).
• Extras o cargos anulados:
  Agregar o anular elementos no ajusta inmediatamente los pagos programados.
  Si las fechas se modifican después de agregar extras, los importes programados se actualizan según el nuevo total.

• Pagos exitosos o rechazados:
  • Cuando un pago automatizado se procesa correctamente o falla, Cloudbeds puede notificarte por correo electrónico si las notificaciones de pago están habilitadas.
• Si un pago falla, el personal debe:
  • Contactar al huésped o solicitar un método de pago actualizado.
  • Ejecutar el cargo o la autorización necesaria manualmente en el PMS.

• Las intervenciones manuales detienen la automatización:
  Si el personal realiza acciones que difieren de la política, la automatización de esa reserva se detendrá. Esto incluye acciones como:

  • Cambiar el importe cobrado
  • Cobrar antes o después de lo programado
  • Autorizar manualmente un importe
  • Capturar una autorización de forma anticipada

  Esto evita cargos duplicados o inesperados.

Las Políticas Inteligentes automatizan el resultado de la cancelación en función de:

• El momento en que el huésped cancela
• El importe que ya se ha pagado
• Las reglas de cargos o reembolsos definidas en la política

Si un huésped cancela desde el Portal del Huésped, la automatización de la Política Inteligente no se ejecuta automáticamente.
El personal debe procesar manualmente el reembolso o la penalización.

Estos son algunos ejemplos de cómo se comportan las Políticas Inteligentes en la operación diaria:

1. El huésped cambia las fechas de la estadía:
   • El saldo pendiente y los pagos programados se ajustan automáticamente según las nuevas fechas y tarifas.
2. El huésped agrega o elimina un elemento:
   • Los pagos programados no se actualizan a menos que las fechas se modifiquen posteriormente.
3. El huésped quiere actualizar su tarjeta:
   • El personal puede actualizar la tarjeta; las futuras automatizaciones continúan siempre que la automatización siga activa.
4. El huésped quiere un plan tarifario diferente:
   • Si el nuevo plan utiliza una política diferente, la reserva debe cancelarse y volver a crearse.
   • Las Políticas Inteligentes no se pueden cambiar después de crear la reserva.

• Usa los resúmenes al pasar el cursor en el PMS para evitar confusiones durante el check-in.
• Recuerda a los huéspedes que revisen las reglas de cancelación al momento de reservar.
• Capacita al personal sobre qué acciones desactivan la automatización.
• Revisa periódicamente los pagos programados para garantizar la precisión operativa.