Cómo se aplican las Políticas Inteligentes a las reservas, los pagos y las cancelaciones

Algunos cambios en la reserva pueden modificar los importes de los próximos pagos programados. El resultado depende del tipo de cambio realizado en la reserva.

• Cambios en las fechas de estancia:
  Cuando se actualizan las fechas de estancia, el sistema recalcula el saldo pendiente y actualiza en consecuencia los importes de los próximos pagos.
• Cambios de habitación o tarifa:
  Si una reserva se traslada a una habitación o plan de tarifas con un precio diferente, el saldo pendiente se actualiza siempre que la política esté configurada para cobrar dicho saldo.
• Complementos o artículos:
  Añadir un artículo o complemento al folio no actualiza el pago programado existente a través del flujo de trabajo de ajuste de cargos.
• Ajustes manuales de cargos:
  Cuando utiliza Ajustar cargo para reducir el total de la reserva, Cloudbeds actualiza el pago programado pendiente para que coincida con el nuevo saldo pendiente.

Cuando un ajuste de cargo reduce el total de la reserva

Antes de guardar el ajuste, la sección Política muestra los importes de los próximos pagos (actual y actualizado) y el nuevo total de la reserva.

Si todavía queda un saldo pendiente, el pago programado se reduce para ajustarse a dicho saldo. En el ejemplo siguiente, la vista previa de la política muestra cómo disminuye el próximo pago antes de guardar el ajuste....

Si el huésped ya ha pagado lo suficiente para cubrir el total ajustado de la reserva, el próximo pago se reduce a $0.00 y se cancela.

Si el ajuste también genera un pago en exceso, Cloudbeds muestra una advertencia indicando que se requiere un reembolso manual. El ajuste no reembolsa automáticamente al huésped. El siguiente ejemplo muestra el pago programado reducido a $0.00 junto con la advertencia de pago en exceso.

Después de guardar un ajuste, el pago programado puede tardar unos minutos en reflejar el importe actualizado.

• Pagos automatizados realizados con éxito o rechazados:
  • Cuando un pago automatizado se realiza con éxito o falla, Cloudbeds puede notificarle por correo electrónico si las notificaciones de pago están habilitadas.
• Si un pago automatizado falla:
  • Contacte al huésped o solicite un método de pago actualizado.
  • Complete cualquier acción de pago manual requerida en el PMS.

Acciones de pago manual y automatización de Política Inteligente

Cuando la Política Inteligente está activa y la reserva tiene pagos programados pendientes, ciertas acciones financieras manuales muestran una advertencia antes de continuar.

Estas acciones incluyen:

• Añadir un pago manual
• Procesar un reembolso
• Cancelar un pago programado
• Anular un pago o liberar una autorización
• Añadir un artículo y cobrarlo durante el mismo flujo de trabajo

Antes de completar la acción, Cloudbeds informa que continuar desactivará Política Inteligente e identifica los pagos programados pendientes que se cancelarán. El siguiente ejemplo muestra esta advertencia al añadir un pago manual.

Si confirma la acción:

• Se completa la acción de pago manual seleccionada.
• Se cancelan los pagos programados pendientes.
• Se desactiva Política Inteligente para la reserva.
• Se detiene el procesamiento automático de pagos.
• Se detiene el cobro o reembolso automático de cargos por cancelación y No Show.
• Cualquier saldo restante o reembolso necesario deberá gestionarse manualmente.

La advertencia de Política Inteligente aparece cuando esta función está activa y quedan pagos programados pendientes en la reserva. Si no hay pagos programados pendientes, estas acciones continúan su flujo de trabajo habitual.

Las acciones rutinarias generadas por el sistema no desactivan Política Inteligente. Por ejemplo, una autorización liberada automáticamente por el sistema al realizar el check-out no se considera una acción manual del personal.

Si necesitas gestionar manualmente la actividad financiera restante de una reserva, un usuario autorizado puede desactivar la Política Inteligente desde el folio de la reserva.

En la pestaña Folio, el control de la Política Inteligente indica si la automatización está activada o desactivada para la reserva.

Haz clic en el control Política Inteligente para abrir el panel y revisar el estado actual de la automatización, los pagos programados y los pagos ya procesados.

Al desactivar el interruptor de Política Inteligente, Cloudbeds muestra el impacto antes de confirmar el cambio. El panel explica qué acciones automatizadas se detendrán e identifica los pagos programados pendientes que se cancelarán.

Tras confirmar:

• Se cancelan todos los pagos programados pendientes.
• Se detiene el procesamiento automático de pagos.
• Se detiene el cobro o reembolso automatizado de cargos por cancelación o No Show.
• Los pagos ya cobrados permanecen en la reserva.
• Cualquier saldo restante o reembolso debe gestionarse manualmente.
• El registro de actividad de la reserva guarda quién desactivó Política Inteligente y cuándo.
• No es posible volver a activar Política Inteligente para la reserva.

Una vez procesado el cambio, la pestaña Folio muestra el estado de la Política Inteligente como Desactivada.

Vuelve a abrir el panel de la Política Inteligente para revisar el estado final. Los pagos programados cancelados permanecen visibles, los pagos procesados siguen apareciendo en la lista y el panel confirma que no se puede volver a activar la Política Inteligente para la reserva.

Se requiere permiso

Los usuarios necesitan el permiso para anular las reglas de pago de la política para desactivar Política Inteligente en una reserva. Los usuarios sin este permiso pueden ver la información de Política Inteligente, pero no pueden completar la acción de desactivación.

Para habilitar este permiso, ve al Menú de la cuenta Configuración Usuarios Roles. Selecciona el rol correspondiente, busca Anular reglas de pago de la política en la sección de permisos de reserva y habilítalo para ese rol.

Para obtener más información sobre cómo crear y gestionar roles y permisos, consulta Agregar, editar o eliminar roles y Permisos de rol.

Cuando se cancela una reserva con la automatización de Política Inteligente activa, Cloudbeds calcula el resultado financiero según los términos de cancelación aplicables a dicha reserva.

La ventana de confirmación de cancelación muestra:

• La tarifa de cancelación aplicable;
• Los impuestos y cargos aplicables;
• El importe resultante a cobrar o reembolsar; y
• El importe que se registrará automáticamente en el folio.

Registro automático de la tarifa de cancelación

Cuando la automatización de Política Inteligente está activa, la tarifa de cancelación confirmada se registra automáticamente en el folio.

• Para porcentaje y primera noche tarifas de cancelación, la tarifa calculada se utiliza como importe base y cada impuesto o cargo de política aplicable se registra como una partida individual en el folio.
• Una tarifa de cancelación fija se registra como una única partida por el importe configurado, sin impuestos adicionales.
• Si la tarifa de cancelación calculada es $0, no se registra nada en el folio.
• Para reservas de varias habitaciones, la tarifa de cancelación se distribuye entre las habitaciones individuales de modo que los importes desglosados ​​sumen el total de la tarifa.

¿Qué sucede con la actividad existente en el folio?

• Los cargos de reserva pendientes de registro siguen el proceso estándar de cancelación y se eliminan.
• Los cargos que ya se han registrado permanecen en el folio.
• Los pagos ya cobrados permanecen en la reserva.
• La tarifa de cancelación automática no revierte ni compensa los cargos ya registrados.

Cargos y reembolsos en tarjeta

El registro de cargos en el folio y la liquidación de la tarjeta se gestionan por separado. Dependiendo del resultado de la política y del importe ya abonado, es posible que sea necesario realizar un cargo adicional al huésped o emitir un reembolso.

• Si el huésped ha pagado menos que el cargo aplicable, Cloudbeds intenta cobrar el importe restante siempre que la automatización de la Política Inteligente y la configuración de pagos de la reserva lo permitan.
• Si el huésped ha pagado de más, se procesa el reembolso correspondiente si la automatización lo permite.
• El procesamiento del pago puede tardar aproximadamente 15 minutos en reflejarse en la tarjeta del huésped.
• Si falla un cargo automático a la tarjeta, la cancelación sigue adelante. La tarifa de cancelación permanece en el folio como un saldo pendiente y se gestiona siguiendo el flujo de trabajo estándar de reintento de pago.

Anular la política de cancelación

Los usuarios con el permiso adecuado pueden anular el resultado de la cancelación automática desmarcando la opción Aplicar política de cancelación en el flujo de cancelación.

• Cloudbeds indica que se está anulando el cargo por cancelación.
• Se requiere un motivo para la anulación....
• La anulación manual se registra en el historial de actividad de la reserva.
• El cargo automático anulado no se registra en la cuenta.

Las Políticas Inteligentes pueden definir un cargo por No Show independiente de la política de cancelación. El resultado de No Show se aplica siempre que el estado de la reserva cambia a No Show.

Esto se aplica cuando el estado cambia:

• Manualmente por el personal del establecimiento;
• Por un sistema integrado; o
• Durante la auditoría nocturna.

Cómo se determina el cargo por No Show

La reserva utiliza los términos de No Show definidos en su Política Inteligente. Según la configuración de la política, el cargo por No Show puede:

• Seguir la política de cancelación; o
• Usar un importe personalizado por No Show configurado como un porcentaje del total, un importe fijo o el precio de la primera noche.

Registro automático del cargo por No Show

Cuando la automatización de la Política Inteligente está activa, Cloudbeds registra automáticamente el cargo confirmado por No Show en el folio.

• Para porcentaje y primera noche cargos por No Show, los impuestos y cargos aplicables de la política se registran como partidas individuales en el folio.
• Un cargo fijo por No Show se registra como una única partida por el importe configurado, sin impuestos adicionales.
• Si el cargo por No Show es de $0, no se registra ningún cargo.
• En las reservas de varias habitaciones, el cargo por No Show se distribuye entre las habitaciones individuales.

La actividad existente en el folio sigue el mismo comportamiento estándar que una cancelación: se eliminan los cargos pendientes no registrados, mientras que los cargos ya registrados y los pagos recibidos permanecen en el folio.

Anular la política de No Show

Los usuarios con el permiso adecuado pueden desmarcar Aplicar política de No Show durante el flujo de No Show. Cloudbeds muestra el efecto de la anulación y solicita un motivo. La anulación queda registrada en el historial de actividad de la reserva.

Protección contra cargos duplicados

Cloudbeds evita que una misma habitación reciba varios cargos automáticos por cancelación o No Show. Cada habitación solo puede recibir un cargo automático derivado de estos eventos.

Por ejemplo, si ya se registró automáticamente un cargo por No Show y posteriormente se cancela la reserva, Cloudbeds no registra automáticamente otro cargo por cancelación para la misma habitación.

Sin embargo, si anteriormente se eximió un cargo, esto no impide que se aplique posteriormente un cargo válido por cancelación o No Show.

Las partidas correspondientes a cargos automáticos por cancelación y No Show se clasifican por separado de los ingresos habituales de la estadía.

• Las partidas de cargos por cancelación se categorizan como ingresos por cancelación.
• Las partidas de cargos por No Show se categorizan como ingresos por No Show.
• Estos importes permanecen separados de los ingresos estándar por alojamiento o estancia en los informes financieros.

Si un huésped cancela a través del Portal del Huésped, la automatización de Política Inteligente no se ejecuta automáticamente.
El personal debe procesar manualmente el reembolso o la penalización.

A continuación, se presentan ejemplos de cómo funcionan las Políticas Inteligentes durante las operaciones diarias:

1. El huésped modifica las fechas de la estancia:
   • El saldo pendiente y los pagos programados se ajustan automáticamente en función de las fechas y tarifas actualizadas.
2. El importe total de la reserva se reduce mediante un ajuste de cargo:
   • El pago programado pendiente se reduce para ajustarse al nuevo saldo.
   • Si el total ajustado ya está totalmente cubierto por los pagos realizados, se cancela el pago programado pendiente.
   • Cualquier exceso de pago resultante debe reembolsarse manualmente.
3. Se añade un artículo o servicio adicional:...
   • Agregar el artículo o servicio adicional no actualiza el pago programado existente mediante el flujo de ajuste de cargos.
   • Si el personal agrega el artículo y lo cobra durante el mismo flujo mientras existen pagos programados pendientes, al confirmar la acción de pago manual se desactiva la Política Inteligente.
4. El personal gestiona manualmente un pago o reembolso:
   • Cuando la Política Inteligente está activa y existen pagos programados pendientes, el sistema advierte al personal antes de completar una acción de pago manual afectada.
   • Si el personal continúa, se cancelan los pagos programados pendientes y se desactiva la Política Inteligente para la reserva.
5. Se cancela la reserva:
   • Cloudbeds calcula el cargo por cancelación correspondiente y, cuando la automatización de la Política Inteligente está activa, registra en el folio el cargo confirmado y los impuestos y cargos aplicables de la política.
6. La reserva se marca como No Show:
   • Cloudbeds aplica los términos de No Show configurados para la reserva y, cuando la automatización de la Política Inteligente está activa, registra en el folio el cargo confirmado por No Show y los impuestos y cargos aplicables de la política.
7. El huésped desea actualizar su tarjeta:
   • El personal puede actualizar la tarjeta; las automatizaciones futuras continuarán mientras la automatización de la Política Inteligente permanezca activa.
8. El huésped desea una Política Inteligente diferente:
   • La Política Inteligente asignada al crear la reserva no se puede reemplazar por otra política.
   • Desactivar la Política Inteligente detiene la automatización, pero no asigna una política diferente a la reserva.

• Revisa el estado de la Política Inteligente antes de gestionar manualmente los pagos de una reserva.
• Revisa las advertencias antes de confirmar acciones financieras manuales. Cloudbeds indica cuándo se cancelarán los pagos programados pendientes y se desactivará la Política Inteligente.
• Revisa el cargo por cancelación o No Show antes de confirmar el cambio de estado. El flujo de confirmación muestra el resultado financiero correspondiente y el registro automático en el folio.
• Revisa los cargos ya registrados en caso de cancelaciones tardías y No Shows. El registro automático de cargos no revierte los cargos que ya se registraron en el folio.
• Usa la vista previa de Ajustar cargo para confirmar cómo una reducción afectará el próximo pago programado antes de guardar.
• Recuerda que desactivar la Política Inteligente es permanente para la reserva. Los pagos o reembolsos restantes deben gestionarse manualmente.
• Revisa periódicamente los pagos programados para mantener la precisión operativa.