Importante: estado de disponibilidad de las Políticas Inteligentes
Las Políticas Inteligentes se encuentran actualmente en estado de lanzamiento limitado. Las propiedades nuevas tienen esta función habilitada de forma predeterminada. Las propiedades existentes se están habilitando progresivamente como parte de un lanzamiento gradual, con un lanzamiento más amplio previsto para el segundo trimestre de 2026.
Si te interesa habilitar la fase de prueba de las Políticas Inteligentes, comunícate con nuestro equipo de soporte para obtener más información sobre la elegibilidad y los paquetes disponibles.
Una vez configuradas las Políticas Inteligentes, Cloudbeds sigue automáticamente tus reglas de garantía, pago y cancelación para las reservas elegibles. Esta guía explica cómo funcionan las Políticas Inteligentes durante el ciclo de vida de la reserva y lo que tu equipo debe saber al gestionar pagos, cancelaciones y acciones impulsadas por políticas en el PMS.
Cómo afectan las Excepciones de Políticas Inteligentes a las reservas
Las Excepciones de Políticas Inteligentes te permiten anular la Política Inteligente predeterminada asignada a un plan de tarifas o tarifa base para fechas específicas.
- El sistema evalúa cada noche de la estadía, desde el check-in hasta el checkout, sin incluir la fecha de checkout.
- La primera noche que coincida con una excepción activa determina la política aplicada a la reserva completa.
- Si no aplica ninguna excepción, se usa la Política Inteligente predeterminada asignada al plan de tarifas o a la tarifa base.
- La política resuelta queda bloqueada al momento de crear la reserva y no cambia después, incluso si la excepción se actualiza, deshabilita o elimina.
Para aprender a configurar excepciones, consulta: Usar Excepciones de Políticas Inteligentes para anular Políticas de cancelación en fechas específicas.
Políticas Inteligentes en acción: cómo funcionan después de la configuración
- Cada reserva sigue la Política Inteligente que estaba activa al momento de crear la reserva.
- La política no se puede cambiar después, incluso si la reserva se mueve a una habitación o plan de tarifas diferente.
Las Políticas Inteligentes pueden automatizar:
- Cobros o autorizaciones iniciales
- Cobros del saldo restante
- Capturas de importes autorizados previamente
- Reembolsos o penalizaciones por cancelación tardía
- La automatización depende de tu pasarela de pago conectada. Las propiedades sin automatización completa deben realizar manualmente algunas o todas las acciones.
Revisa a continuación cómo funcionan las Políticas Inteligentes en varios escenarios:
Algunos cambios en la reserva pueden actualizar los importes programados:
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Cambios de fecha:
Cuando se actualizan las fechas de estadía, el sistema recalcula el saldo restante y actualiza los importes de los próximos pagos según corresponda. -
Cambios de habitación/tarifa:
Si una reserva se mueve a una habitación o plan de tarifas con una tarifa diferente, el saldo restante se actualiza (siempre que la política cobre un saldo restante). -
Complementos o artículos anulados:
Agregar o anular artículos no ajusta inmediatamente los pagos programados.
Si las fechas se cambian después de agregar complementos, los importes programados se actualizan según el nuevo total.
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Pagos exitosos o rechazados:
- Cuando un pago automatizado se realiza correctamente o falla, Cloudbeds puede notificarte por correo electrónico si las notificaciones de pago están habilitadas.
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Si un pago falla, el personal debe:
- Contactar al huésped o solicitar un método de pago actualizado.
- Activar el cobro o la autorización necesarios manualmente en el PMS.
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Las anulaciones manuales detienen la automatización:
Si tu personal realiza acciones que difieren de la política, la automatización de esa reserva se detendrá. Las acciones que activan esto incluyen:- Cambiar el importe cobrado
- Cobrar antes o después de lo programado
- Autorizar manualmente un importe
- Capturar una autorización anticipadamente
Esto evita cargos duplicados o inesperados.
- Si un pago manual o modificación entra en conflicto con las reglas de la Política Inteligente, la reserva mostrará un indicador visual que indica que la automatización ya no se aplica por completo.
Las Políticas Inteligentes automatizan el resultado de la cancelación según:
- Cuándo cancela el huésped
- Cuánto ya se pagó
- Las reglas de cargo o reembolso de la política
Anulación manual de cargos por cancelación y no presentación
Los usuarios pueden anular los cargos automatizados por cancelación o no presentación directamente desde el flujo de cancelación al desmarcar la opción “Seguir política de cancelación”.
- Esto evitará que el sistema aplique cargos automatizados pendientes.
- Se requiere una nota de cancelación, que se registrará en las Notas de la reserva y el Historial de actividad.
- Cualquier pago ya cobrado deberá reembolsarse manualmente desde el folio.
Si un huésped cancela en el Portal del huésped, la automatización de la Política Inteligente no se ejecuta automáticamente.
El personal debe procesar manualmente el reembolso o la penalización.
Estos son ejemplos de cómo se comportan las Políticas Inteligentes durante las operaciones diarias:
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El huésped cambia las fechas de estadía:
- El saldo restante y los pagos programados se ajustan automáticamente según las nuevas fechas y tarifas.
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El huésped agrega o elimina un artículo:
- Los pagos programados no se actualizan, a menos que las fechas se cambien después.
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El huésped quiere actualizar su tarjeta:
- El personal puede actualizar la tarjeta; las automatizaciones futuras continúan siempre que la automatización siga activa.
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El huésped quiere un plan de tarifas diferente:
- Si el nuevo plan usa una política diferente, la reserva debe cancelarse y volver a reservarse.
- Las Políticas Inteligentes no se pueden cambiar después de que se crea la reserva.
- Usa los resúmenes al pasar el cursor en el PMS para evitar confusiones durante el check-in.
- Recuerda a los huéspedes que revisen las reglas de cancelación al reservar.
- Capacita al personal sobre qué acciones deshabilitan la automatización.
- Revisa los pagos programados periódicamente para garantizar la precisión operativa.
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