Políticas Inteligentes de Cloudbeds: Todo lo que debes saber

Información general

• Cloudbeds presenta Políticas inteligentes, una nueva función diseñada para simplificar la gestión de políticas en los establecimientos y automatizar procesos operativos clave como reembolsos, cobro de pagos y cargos por cancelación. 
• A diferencia de las políticas globales habituales, las Políticas inteligentes permiten a los establecimientos personalizar sus políticas a un nivel más detallado, vinculándolas directamente a los planes de tarifas y automatizando procesos que antes requerían intervención manual. 
• Esto agiliza las operaciones, mejora la satisfacción de los huéspedes y libera tiempo para los administradores del establecimiento.
• Las Políticas inteligentes también admiten excepciones basadas en fechas, lo que permite a los establecimientos sustituir la Política inteligente estándar de un plan de tarifas o una tarifa base para rangos de fechas específicos, como días festivos, eventos especiales o temporadas altas.
• Las Políticas inteligentes también incluyen permisos basados en funciones que permiten a los administradores del establecimiento controlar qué miembros del personal pueden sustituir los resultados financieros de las Políticas inteligentes, como las reglas de pago, los cargos por cancelación, los cargos por no presentación y las excepciones de política.

Dónde encontrar la configuración de las Políticas inteligentes

Cuando las Políticas inteligentes están habilitadas, se actualizan varias áreas de Cloudbeds para que puedas configurar la política y verla en texto claro, de modo que el personal de recepción pueda entender qué política está asociada a cada plan de tarifas y reserva.

• Dentro de la sección Políticas existente, ahora verás:
  • Una nueva pestaña Pago y cancelación. Aquí puedes consultar las plantillas de Políticas inteligentes y ajustar opciones específicas según sea necesario. Cada plantilla incluye tres componentes principales: el Método de garantía (Depósito, solo tarjeta de crédito o sin tarjeta de crédito), el plan de Pago del saldo restante y la Política de cancelación.
  • Se ha añadido una nueva pestaña Depósito de canal a tu configuración. Esta pestaña conserva exactamente como están todas las reglas de depósito y procesamiento de pagos configuradas previamente para tus OTA. No tienes que hacer nada: la configuración actual de depósitos de tus OTA y el procesamiento de pagos seguirán funcionando sin cambios.

• En la página Planes de tarifas y paquetes , se ha añadido un nuevo menú desplegable de Política que te permite elegir la política que se aplica al plan de tarifas. La información de la política se mostrará en el motor de reservas al crear una reserva en Cloudbeds.

• En la página Planes de tarifas y paquetes , una nueva pestaña Excepciones de política te permite crear, gestionar y supervisar sustituciones de políticas basadas en fechas en todo el establecimiento.

• La fuente Método de procesamiento del motor de reservas se elimina de la sección Pagos y procesamiento, ya que ahora se gestionará mediante la configuración de la Política inteligente. Actualmente, solo admite procesar el depósito o pago inicial en el momento de la reserva (inmediatamente).
• En la página Funciones y permisos, los administradores del establecimiento pueden controlar qué miembros del personal pueden sustituir los resultados financieros de las Políticas inteligentes. Estos permisos solo aparecen cuando las Políticas inteligentes están habilitadas para el establecimiento.

Permisos de las Políticas inteligentes

Cuando las Políticas inteligentes están habilitadas, hay cuatro permisos disponibles en la página Funciones y permisos para controlar quién puede sustituir el comportamiento financiero de las Políticas inteligentes.

• Sustituir reglas de pago de la política: controla si el personal puede cambiar el método de pago o el importe del depósito durante la creación de la reserva y desactivar la Política inteligente para una reserva individual.
• Sustituir cargo por cancelación: controla si el personal puede eximir los cargos por cancelación de la Política inteligente.
• Sustituir cargo por no presentación: controla si el personal puede eximir las penalizaciones por no presentación de la Política inteligente.
• Crear/Editar excepciones de política: controla si el personal puede crear, editar, asignar, habilitar, deshabilitar o eliminar excepciones de política basadas en fechas en los planes de tarifas.
• En Permisos de reserva:

• En Permisos de tarifas: 

De forma predeterminada, las funciones de administrador mantienen acceso completo. A las funciones personalizadas existentes en establecimientos con Políticas inteligentes habilitadas se les asignan permisos en función de los permisos relacionados que ya tenían. Las funciones creadas después de esta actualización tienen los cuatro permisos de Políticas inteligentes desactivados de forma predeterminada, y los administradores pueden otorgarlos según sea necesario.

Políticas inteligentes de Cloudbeds: próximos pasos

1. Configura la Política de cancelación predeterminada

De forma predeterminada, todas las tarifas utilizan Cancelación gratuita hasta la fecha de llegada como política predeterminada.

1. Ve a la pestaña Pago y cancelación en Políticas
2. Busca la Política de cancelación  que quieras utilizar.
3. Establécela como política predeterminada seleccionando Establecer como predeterminada
   • Ejemplo: si tu Política de cancelación actual está configurada en 14 días, elige la política de 14 días.

4. Abre la política y ajusta la configuración según sea necesario.
   • El Método de garantía: cómo se garantiza la reserva (cobrar el importe, solo autorizar, recopilar los datos de la tarjeta de crédito o no solicitar ninguna garantía).
   • El Plan de pago del saldo restante: cómo y cuándo se cobra el resto del saldo (si lo hubiera) (cobrar el importe, autorizar o cobrar manualmente).

Todas las automatizaciones programadas se procesan a las 12:00 AM (medianoche) en la zona horaria local del establecimiento.

Resumen de la Política de cancelación

• La ventana de cancelación puede cambiarse o actualizarse únicamente para establecimientos que utilicen Políticas inteligentes. Esta opción no está disponible para establecimientos que utilicen la versión anterior de las Políticas inteligentes.
• Esta información se mostrará en el motor de reservas, los correos electrónicos y las reservas de Cloudbeds. 
• Cuando una excepción de Política inteligente se aplica a las fechas de estancia seleccionadas, la política de excepción sustituye la política predeterminada o asignada a la reserva.

2. Cómo aparecen las Políticas inteligentes en Cloudbeds: consulta la Política de reserva correspondiente en tu PMS

• Al crear una reserva, el nombre de la política se muestra en cada habitación/plan de tarifas.
• Puedes consultar los detalles adicionales de la política colocando el cursor sobre el nombre de la política.
• Si una excepción activa de Política inteligente coincide con las fechas de estancia de la reserva, la política que se muestra en el PMS refleja dicha excepción.
• Si el usuario tiene el permiso Sustituir reglas de pago de la política, puede cambiar el método de pago o el importe del depósito durante la creación de la reserva y desactivar la Política inteligente para una reserva individual. Sin este permiso, estos controles de sustitución no estarán disponibles.

3. Configuración adicional y detalles de funcionamiento

A) Asignar políticas a planes de tarifas (opcional)

Si tienes planes de tarifas que utilizarán una política diferente de la predeterminada, sigue estos pasos:

1. Accede a la página Planes de tarifas
2. Abre cada plan de tarifas que quieras configurar
3. Selecciona la política correspondiente en el campo "¿Qué Política de cancelación quieres establecer para este plan de tarifas?"
4. Guarda cada plan de tarifas después de realizar tu selección.

Si es necesario, también puedes crear Excepciones de política para sustituir la Política inteligente estándar de un plan de tarifas o una tarifa base durante rangos de fechas específicos.

A.1) Excepciones de Políticas inteligentes

Las Excepciones de Políticas inteligentes te permiten aplicar una Política inteligente diferente durante rangos de fechas específicos sin crear planes de tarifas duplicados.

• Las excepciones pueden asignarse a Planes de tarifas y Tarifas base.
• Cada excepción puede incluir uno o más rangos de fechas.
• Los rangos de fechas también pueden incluir una segmentación opcional por día de la semana.
• El sistema evalúa cada noche de la estancia y aplica la política de excepción cuando encuentra una fecha coincidente.
• No se permiten excepciones superpuestas en la misma tarifa.

Consulta cómo configurar excepciones en Usar las Excepciones de Políticas inteligentes para sustituir Políticas de cancelación en fechas específicas.

B) Política del motor de reservas

• En el motor de reservas, la política se muestra para cada habitación/plan de tarifas. 
• Según la tarifa seleccionada, el depósito que debe abonarse al momento de la reserva y cualquier pago próximo se mostrarán en el carrito.
• Si se aplica una Excepción de Política inteligente, el motor de reservas muestra dinámicamente la política correcta según las fechas de estancia seleccionadas.

C) Depósito de canal 

Hay una nueva pestaña Depósito de canal disponible en la página Políticas que conserva tu configuración anterior. No es necesario realizar ningún cambio, y la configuración existente de procesamiento de pagos para tus OTA permanecerá sin cambios.

• El depósito se calcula únicamente a partir de la tarifa de la habitación (subtotal). Decide si se incluyen impuestos y cargos (disponible únicamente para determinados tipos de depósito).
• Los servicios adicionales/artículos vendidos antes del checkout se incluyen en el depósito.
• Los servicios adicionales/artículos vendidos después del checkout no se incluyen y se cobran durante el check-in o después de completar la reserva.
• El interruptor Incluir impuestos y cargos solo está visible para las opciones Porcentaje o Precio del primer día. Asegúrate de que tus impuestos/cargos estén configurados y se apliquen a las fuentes de reserva correspondientes.

D) Plantillas de correo electrónico con la nueva información de la política

No es necesario realizar ningún cambio en la configuración de tus plantillas de correo electrónico. La nueva información de tu política se integrará automáticamente en las plantillas de correo electrónico enviadas a tus huéspedes.