Políticas Inteligentes de Cloudbeds: Todo lo que debes saber

Descripción general

• Cloudbeds presenta Políticas Inteligentes, una nueva función diseñada para simplificar la gestión de políticas de las propiedades y automatizar procesos operativos clave, como reembolsos, cobro de pagos y cargos por cancelación. 
• A diferencia de las políticas globales regulares, las Políticas Inteligentes permiten a las propiedades personalizar sus políticas a un nivel más granular, vincularlas directamente con los planes de tarifas y automatizar procesos que antes requerían intervención manual. 
• Esto garantiza operaciones más fluidas, mejora la satisfacción de los huéspedes y libera tiempo para los administradores de la propiedad.
• Las Políticas Inteligentes también admiten excepciones basadas en fechas, lo que permite a las propiedades anular la Política Inteligente estándar de un plan de tarifas o de una tarifa base para rangos de fechas específicos, como feriados, eventos especiales o temporadas altas.

Dónde encontrar los ajustes de las Políticas Inteligentes

Cuando las Políticas Inteligentes están habilitadas, hay algunas áreas en Cloudbeds que se actualizan para que puedas configurar la política y donde la política se muestra en texto claro para que tu personal de recepción entienda qué política está asociada con un plan de tarifas y una reserva.

• Dentro de la sección de Políticas existente, ahora verás:
  • Una nueva pestaña Pago y cancelación. Aquí puedes ver las plantillas de Políticas Inteligentes y ajustar opciones específicas según sea necesario. Cada plantilla incluye tres componentes principales: el Método de garantía (Depósito, Solo tarjeta de crédito o Sin tarjeta de crédito), el plan de Pago del saldo restante y la Política de cancelación.
  • Se agregó una nueva pestaña Depósito del canal a tus ajustes. Esta pestaña conserva todas las reglas de depósito y procesamiento de pagos previamente configuradas para tus OTAs exactamente como están. No tienes que realizar ninguna acción: la configuración existente de depósitos de OTA y el comportamiento de procesamiento de pagos seguirán funcionando sin cambios.

• En la página Planes de tarifas y paquetes , se agregó un nuevo menú desplegable de Política que te permite elegir la política que se aplica al plan de tarifas. La información de la política se mostrará en el Motor de reservas al crear una reserva en Cloudbeds.

• En la página Planes de tarifas y paquetes , una nueva pestaña Excepciones de política te permite crear, gestionar y supervisar anulaciones de políticas basadas en fechas en toda la propiedad.

• El Método de procesamiento para la fuente Motor de reservas se elimina de la sección Pagos y procesamiento, ya que ahora será gestionado por los ajustes de la Política Inteligente. Actualmente, solo admite procesar el depósito/pago inicial al momento de la reserva, es decir, de inmediato.

Políticas Inteligentes de Cloudbeds: próximos pasos

1. Configura la Política de cancelación predeterminada (ACCIÓN REQUERIDA) 

De forma predeterminada, todas las tarifas usan Sin cargo hasta la fecha de llegada como política predeterminada.

1. Ve a la pestaña Pago y cancelación en Políticas
2. Ubica la Política de cancelación  que quieres usar.
3. Establécela como política predeterminada seleccionando Convertir en predeterminada
   • Ejemplo: si tu Política de cancelación actual está configurada en 14 días, elige la política de 14 días.

4. Abre la política y ajusta la configuración según sea necesario.
   • El Método de garantía: cómo se garantiza la reserva (cobrar importe, solo autorizar, capturar los datos de la tarjeta de crédito o no recopilar garantía).
   • El Plan de pago del saldo restante: cómo y cuándo se cobra el resto del saldo, si corresponde (cobrar importe, autorizar o cobrar manualmente).

Todas las automatizaciones programadas se procesan a las 12:00 a. m. (medianoche) en la zona horaria local de la propiedad.

Resumen de la Política de cancelación

• La ventana de cancelación se puede cambiar o actualizar para las propiedades que usan Políticas Inteligentes únicamente. Esta opción no está disponible para las propiedades que usan la versión anterior de Políticas Inteligentes.
• Esta información se mostrará en el Motor de reservas, los correos electrónicos y las reservas en Cloudbeds. 
• Cuando una excepción de Política Inteligente aplica a las fechas de estadía seleccionadas, la política de excepción anula la política predeterminada o asignada para la reserva.

2. Cómo aparecen las Políticas Inteligentes en Cloudbeds: consulta la política de reserva correspondiente en tu PMS

• Al crear una reserva, el nombre de la política se muestra en cada habitación/plan de tarifas.
• Puedes ver detalles adicionales de la política al pasar el cursor sobre el nombre de la política.
• Si una excepción de Política Inteligente activa coincide con las fechas de estadía de la reserva, la política resuelta que se muestra en el PMS refleja esa excepción.

3. Configuración adicional y detalles de comportamiento

A) Asignar políticas a planes de tarifas (opcional)

Si tienes planes de tarifas que usarán una política diferente a la política predeterminada, sigue estos pasos:

1. Accede a la página de Planes de tarifas
2. Abre cada plan de tarifas individual que se configurará
3. Selecciona la política correspondiente en el campo "¿Qué Política de cancelación quieres configurar para este plan de tarifas?"
4. Guarda cada plan de tarifas después de hacer tu selección.

Si es necesario, también puedes crear Excepciones de política para anular la Política Inteligente estándar de un plan de tarifas o tarifa base para rangos de fechas específicos.

A.1) Excepciones de Política Inteligente

Las Excepciones de Política Inteligente te permiten aplicar una Política Inteligente diferente para rangos de fechas específicos sin crear planes de tarifas duplicados.

• Las excepciones se pueden asignar a Planes de tarifas y Tarifas base.
• Cada excepción puede incluir uno o más rangos de fechas.
• Los rangos de fechas también pueden incluir segmentación opcional por día de la semana.
• El sistema evalúa cada noche de la estadía y aplica la política de excepción cuando encuentra una fecha coincidente.
• No se permiten excepciones superpuestas en la misma tarifa.

Consulta cómo configurar excepciones en Usar Excepciones de Política Inteligente para anular Políticas de cancelación en fechas específicas.

B) Política del Motor de reservas

• En el Motor de reservas, la política se muestra para cada habitación/plan de tarifas. 
• Según la tarifa seleccionada, el depósito adeudado al momento de la reserva y cualquier pago próximo se mostrarán en el carrito.
• Si aplica una Excepción de Política Inteligente, el Motor de reservas muestra dinámicamente la política correcta según las fechas de estadía seleccionadas.

C) Depósito del canal 

Hay una nueva pestaña Depósito del canal disponible en la página Políticas, que conserva tus ajustes anteriores. No se requieren cambios y tus configuraciones existentes de procesamiento de pagos para OTAs permanecerán sin cambios.

• El depósito se calcula solo a partir de la tarifa de la habitación (subtotal). Decide si los impuestos y cargos se incluyen (disponible solo para tipos de depósito específicos).
• Los complementos/artículos vendidos antes del checkout se incluyen en el depósito.
• Los complementos/artículos vendidos después del checkout no se incluyen y se cobran en el check-in o después de completar la reserva.
• El botón de alternancia Incluir impuestos y cargos es solo visible para las opciones Porcentaje o Precio del primer día. Asegúrate de que tus impuestos/cargos estén configurados y aplicados a las fuentes de reserva correspondientes.

D) Plantillas de correo electrónico con nueva información de política

No se requieren cambios en la configuración de tus plantillas de correo electrónico. La información de tu nueva política se integrará automáticamente en las plantillas de correo electrónico enviadas a tus huéspedes.