Descripción general de las Políticas Inteligentes de Cloudbeds

Las Políticas inteligentes de Cloudbeds ayudan a las propiedades a gestionar las reglas de pago, cancelación y no show, y automatizan procesos financieros que, de otro modo, requerirían intervención manual.

A diferencia de las políticas globales habituales, que se describen en Políticas - Todo lo que debes saber, las Políticas inteligentes pueden asignarse a planes de tarifas individuales y ajustarse para fechas específicas. Además, pueden automatizar el cobro de pagos, los reembolsos y los cargos por cancelación y no show que correspondan.

Este artículo explica cómo funcionan las Políticas inteligentes, dónde aparecen en Cloudbeds PMS, cómo se aplican a las reservas y qué permisos controlan las sustituciones financieras.

En este artículo

• Cómo funcionan las Políticas inteligentes
• Dónde encontrar la configuración de las Políticas inteligentes
• Permisos de las Políticas inteligentes
• Cómo se aplican las Políticas inteligentes a las reservas
• Cargos por cancelación y no show en el folio
• Dónde aparece la información de las Políticas inteligentes

Cómo funcionan las Políticas inteligentes

Las Políticas inteligentes vinculan las reglas financieras con las tarifas que reservan los huéspedes. En lugar de depender de un único conjunto de políticas para toda la propiedad, las propiedades pueden configurar reglas distintas para cada plan de tarifas y automatizar los procesos financieros compatibles.

Una Política inteligente puede definir cuatro componentes principales:

• Método de garantía: Define los requisitos de garantía asociados a la reserva.
• Reglas de pago: Definen los cargos o las autorizaciones, incluido un monto fijo por noche o un único monto fijo por reserva, así como el plan de pagos del saldo pendiente de la reserva.
• Política de cancelación: Define las condiciones financieras que se aplican cuando se cancela una reserva.
• Política de no show: Define las condiciones financieras que se aplican cuando el huésped no llega.

Estos componentes ayudan a las propiedades a gestionar las expectativas financieras de forma coherente en todas las reservas y a reducir el trabajo manual del personal.

Montos de pago fijos: por noche o por reserva

En la configuración de Pago, tanto Monto del cargo como Monto de autorización pueden usar una de las siguientes opciones de monto fijo:

• Monto fijo por noche: Multiplica el monto ingresado por la cantidad de habitaciones y de noches. Antes, esta opción se llamaba Monto fijo; su cálculo no cambió.
• Monto fijo por reserva: Aplica el monto ingresado una sola vez a toda la reserva, sin importar la cantidad de habitaciones, noches o huéspedes.

Por ejemplo, si se reservan dos habitaciones por tres noches, un Monto fijo por noche de $50 genera un pago de $300, mientras que un Monto fijo por reserva de $50 genera un pago de $50.

Con un subtotal de $100 y $65 de impuestos y tasas, a un pago fijo de $25 le sigue un pago del saldo pendiente de $140 si está seleccionada la opción Incluir impuestos y tasas, o de $75 si no lo está. Si el pago fijo configurado es de $200, el primer pago se limita a $100, y el pago del saldo pendiente es de $65 con impuestos y tasas incluidos, o de $0 sin ellos.

Si el monto fijo calculado es de $0, Cloudbeds no crea un cargo ni un registro de pago fallido. Los cambios en una reserva pueden recalcular los pagos que aún no se cobraron, pero no modifican ni reembolsan automáticamente los pagos ya cobrados. Para conocer el comportamiento en detalle, consulta Cómo se aplican las Políticas Inteligentes a las reservas, los pagos y las cancelaciones.

Las Políticas inteligentes también admiten:

• Asignaciones a planes de tarifas: Aplica políticas distintas a cada plan de tarifas.
• Excepciones por fechas: Sustituye una política estándar en fechas seleccionadas, como días festivos, eventos especiales o temporadas altas.
• Automatización financiera: Automatiza los procesos compatibles de pagos, reembolsos, cargos por cancelación y cargos por no show.
• Permisos según la función: Controla qué miembros del personal pueden sustituir los resultados financieros o gestionar las excepciones de políticas.

La política aplicable se determina según el plan de tarifas de la reserva y cualquier excepción activa que corresponda a sus fechas de estancia.

Dónde encontrar la configuración de las Políticas inteligentes

Cuando se habilitan las Políticas inteligentes, se actualizan varias secciones de Cloudbeds PMS. Esta configuración permite a los administradores gestionar las políticas y ayuda al personal a identificar qué reglas se aplican a las reservas.

Sección Políticas

Dentro de la sección Políticas existente, dos pestañas separan las Políticas inteligentes de la configuración de depósitos por canal:

• Pago y cancelación: Consulta y gestiona las Políticas inteligentes, incluidos los métodos de garantía, los montos de cargo y de autorización, los planes de pago del saldo pendiente, las políticas de cancelación y las políticas de no show.
• Depósito por Canal: Gestiona las reglas existentes de depósito y de procesamiento de pagos que se usan en las reservas de OTA. Esta configuración se mantiene separada de las Políticas inteligentes para reservas directas. Las reglas de pago de las Políticas inteligentes no se aplican a las reservas de OTA de tipo Channel Collect.

En la configuración de cancelación de las Políticas inteligentes, también puedes definir si los cargos por no show siguen la política de cancelación o usan un monto distinto. En los tramos de cancelación y las penalizaciones personalizadas por no show, la etiqueta Monto fijo ahora se llama Monto fijo por reserva; el cálculo de la penalización no cambió.

Tarifas especiales y paquetes

En la página Tarifas especiales y paquetes, el desplegable Política te permite asignar una Política inteligente a un plan de tarifas individual.

En esa misma página, la pestaña opcional Excepciones de políticas te permite crear, gestionar y supervisar sustituciones de políticas por fechas en toda la propiedad.

Para obtener instrucciones detalladas de configuración, consulta Configura las Políticas Inteligentes y Usa las excepciones de las Políticas Inteligentes para anular las políticas de cancelación en fechas específicas..

Otras configuraciones afectadas

• Pagos y procesamiento: Se elimina el origen Método de procesamiento del Motor de reservas, ya que la Política inteligente aplicable gestiona el comportamiento de pago de las reservas directas.
• Funciones y permisos: Los administradores de la propiedad pueden controlar qué miembros del personal pueden sustituir los resultados financieros de las Políticas inteligentes o gestionar las excepciones de políticas. Estos permisos solo aparecen cuando las Políticas inteligentes están habilitadas.

Permisos de las Políticas inteligentes

Las Políticas inteligentes incluyen cuatro permisos que controlan quién puede cambiar los resultados financieros o gestionar las excepciones de políticas por fechas. Los administradores de la propiedad pueden gestionar estos permisos en la página Funciones y permisos.

Permisos de reserva

En Permisos de reserva, los siguientes permisos controlan las sustituciones financieras:

• Sustituir o desactivar la automatización de las Políticas inteligentes: Permite al personal sustituir o desactivar la automatización de la Política inteligente en una reserva.
• Sustituir cargo por cancelación: Permite al personal eximir los cargos por cancelación calculados por la Política inteligente aplicable.
• Sustituir cargo por no show: Permite al personal eximir las penalizaciones por no show calculadas por la Política inteligente aplicable.

Permisos de tarifas

En Permisos de tarifas, la autorización Crear/Editar excepciones de políticas controla si el personal puede crear, editar, asignar, habilitar, deshabilitar o eliminar excepciones de políticas por fechas en los planes de tarifas.

Permisos estándar y funciones personalizadas

La configuración inicial de los permisos depende de la función:

• Funciones de administrador: Conservan el acceso completo de forma predeterminada.
• Funciones personalizadas existentes: Reciben los permisos de las Políticas inteligentes según los permisos relacionados que ya tenían cuando se habilitaron las Políticas inteligentes.
• Funciones personalizadas nuevas: Tienen los cuatro permisos de las Políticas inteligentes desactivados de forma predeterminada. Los administradores pueden habilitarlos según sea necesario.

Los administradores deben revisar los permisos asignados al decidir qué miembros del equipo pueden eximir penalizaciones financieras, desactivar la automatización o gestionar excepciones de políticas.

Cómo se aplican las Políticas inteligentes a las reservas

Cloudbeds determina la Política inteligente aplicable según el plan de tarifas y las fechas de estancia de la reserva. Entender este comportamiento ayuda al personal a explicar las condiciones aplicables e identificar las reglas financieras correctas.

Políticas inteligentes estándar y planes de tarifas

• La Política inteligente estándar se aplica a la Tarifa base de la propiedad y a los planes de tarifas que no tienen otra Política inteligente asignada.
• Las propiedades pueden asignar Políticas inteligentes distintas a cada plan de tarifas.
• Una Excepción de Política inteligente activa puede sustituir temporalmente la política estándar de la Tarifa base o de un plan de tarifas durante unas fechas determinadas.

Cómo se evalúan las excepciones por fechas

Cuando hay Excepciones de Políticas inteligentes configuradas, Cloudbeds evalúa cada noche de la reserva, desde la fecha de check-in y sin incluir la fecha de check-out.

La primera noche que coincide con una excepción activa determina qué Política inteligente se aplica a toda la reserva.

Es decir, la política aplicable no se determina de forma independiente para cada noche. A la reserva se le aplica una única Política inteligente, que resulta de la evaluación de las excepciones.

Para configurar sustituciones por fechas, consulta Usa las excepciones de las Políticas Inteligentes para anular las políticas de cancelación en fechas específicas..

Políticas de cancelación y no show

Las Políticas inteligentes pueden definir resultados financieros distintos para las cancelaciones y los no show.

• Política de cancelación: Determina el monto que debe pagar el huésped cuando se cancela una reserva, de acuerdo con las condiciones de cancelación configuradas.
• Política de no show: Determina el monto que debe pagar el huésped cuando una reserva se marca como No Show.

Las propiedades pueden configurar los cargos por no show con una de las siguientes opciones:

• Igual que la política de cancelación: El cargo por no show sigue la política de cancelación aplicable. Si cambian las condiciones de cancelación, el cargo por no show se mantiene alineado con ellas.
• Monto personalizado: Se puede configurar un cargo por no show independiente como porcentaje del total, como Monto fijo por reserva (antes llamado Monto fijo) o como el precio de la primera noche.

El cargo por no show aplicable se usa siempre que una reserva se marca como No Show, ya sea que el personal actualice el estado manualmente, que lo haga un sistema conectado o que se actualice durante la auditoría nocturna.

Para obtener detalles sobre el cálculo de las penalizaciones por cancelación y no show, incluida la forma en que se aplican los impuestos y las tasas, consulta Cómo las Políticas Inteligentes registran automáticamente los cargos por cancelación y por no presentarse en Cloudbeds PMS.

Cargos por cancelación y no show en el folio

En las reservas elegibles con la automatización de Políticas inteligentes activa, Cloudbeds puede registrar automáticamente los cargos por cancelación y no show en el folio de la reserva, incluidos los impuestos y las tasas de la política que correspondan.

La forma en que se registran depende de la Política inteligente configurada, del tipo de cargo y de si la reserva es elegible para la automatización.

Cancelaciones desde el Portal del huésped: Cuando un huésped cancela una reserva elegible a través del Portal del huésped, se aplican las reglas de cancelación de la Política inteligente correspondiente en los flujos compatibles de pago con tarjeta de crédito y de pagos digitales. El personal debe revisar el folio de la reserva y el historial de pagos para confirmar el resultado financiero antes de procesar manualmente una penalización o un reembolso.

Para obtener información detallada sobre el registro automático de cargos, los impuestos y las tasas, las transacciones existentes en el folio, el procesamiento de pagos, las sustituciones y la solución de problemas, consulta Cómo las Políticas Inteligentes registran automáticamente los cargos por cancelación y por no presentarse en Cloudbeds PMS.

Dónde aparece la información de las Políticas inteligentes

Cuando se aplica una Política inteligente a una reserva, su información está disponible en distintos puntos de la experiencia del huésped y del personal. Esto ayuda al personal a revisar las reglas aplicables y a los huéspedes a entender sus condiciones de pago y de cancelación.

Despliega las secciones siguientes para ver dónde se muestra la información de las Políticas inteligentes.

Para el personal de la propiedad en Cloudbeds PMS

Al crear o revisar una reserva, el personal puede ver la política aplicable junto a la información de la habitación y del plan de tarifas.

Los resúmenes de políticas ayudan al personal a revisar:

• Los requisitos de garantía.
• Las reglas de cargo, de autorización y de pago del saldo pendiente.
• Las condiciones de cancelación.
• Las condiciones de no show.

Es posible que el resumen de la política no indique si un monto fijo mostrado está configurado por noche o por reserva. Si es necesario, abre la configuración de la política para confirmar la base del cálculo.

Si una Excepción de Política inteligente activa se aplica a las fechas de la reserva, la política que se muestra refleja esa excepción.

Para los huéspedes en el Motor de reservas

El Motor de reservas muestra la Política inteligente aplicable a cada habitación y plan de tarifas.

Según la tarifa seleccionada, los huéspedes pueden consultar:

• El depósito que deben pagar al reservar.
• Los próximos pagos.
• Las condiciones de cancelación aplicables.
• Las condiciones de no show aplicables.

Si un monto fijo por reserva configurado supera el subtotal de la reserva, es posible que el texto de la política muestre el monto configurado, aunque el pago cobrado se limite al subtotal.

Cuando se aplica una Excepción de Política inteligente, el Motor de reservas muestra la política resultante según las fechas de estancia que seleccionó el huésped.

En los correos para huéspedes

La información de las Políticas inteligentes se incluye automáticamente en las plantillas de correos para huéspedes compatibles.

Según la política aplicable, esta información puede incluir reglas de pago, condiciones de cancelación y condiciones de no show.

Cuando un pago fijo por reserva se limita al subtotal de la reserva, es posible que el correo de confirmación siga mostrando el monto configurado en lugar del monto menor que realmente se cobró. Esta misma limitación puede afectar a las facturas que reciben los huéspedes.

Si investigas una diferencia entre un monto fijo configurado y el pago real, revisa el subtotal de la reserva antes de impuestos y tasas, la programación de pagos pendientes y el folio. Es posible que el historial de actividad indique que un pago se redujo al subtotal, aunque el motivo de que el pago restante sea menor sea un monto cobrado previamente.

Con esta configuración y estos puntos de visibilidad, el personal de la propiedad puede identificar la política asociada a una reserva, entender sus condiciones financieras y reconocer cuándo se necesitan cambios adicionales de configuración o de permisos.

Artículos relacionados

Consulta las siguientes guías para configurar las Políticas inteligentes y entender cómo afectan a los flujos de trabajo de las reservas:

• Configura las Políticas Inteligentes: Configura las Políticas inteligentes y asígnalas a los planes de tarifas.
• Cómo se aplican las Políticas Inteligentes a las reservas, los pagos y las cancelaciones: Entiende cómo afectan las Políticas inteligentes a las reservas, los pagos programados, las modificaciones de reservas y las acciones financieras manuales.
• Cómo las Políticas Inteligentes registran automáticamente los cargos por cancelación y por no presentarse en Cloudbeds PMS: Entiende el cálculo de los cargos por cancelación y no show, el registro automático en el folio, los impuestos y las tasas, las sustituciones y el procesamiento de pagos.
• Usa las excepciones de las Políticas Inteligentes para anular las políticas de cancelación en fechas específicas.: Configura sustituciones por fechas para los planes de tarifas seleccionados o la Tarifa base.