Numerosos hoteleros cobran depósitos por adelantado. Como resultado, en ocasiones deben generar una lista de los pagos por adelantado que han cobrado en cualquier momento y de esa manera verificar sus informes. Cabe recordar que los pagos por adelantado suponen una disparidad entre los ingresos y los pagos en el informe de ingresos diarios (lo que puede aumentar los montos del gran total y del reporte de facturas.
El presente artículo repasa cómo generar una lista de los pagos por adelantado que se han agregado en un día o en un periodo de tiempo usando el reporte de contabilidad de pagos.
Nuestro reporte de contabilidad de pagos es de gran ayuda al generar una lista de los pagos por adelantado que se han agregado en cualquier momento (tanto para reservas pasadas como futuras).
1. Si desea repasar los depósitos o pagos por adelantado de un día en particular, deberá generar una lista de los pagos agregados en esa fecha para los huéspedes que llegarán el día siguiente o en fechas futuras.
2. Si desea repasar los depósitos agregados durante un período de tiempo, deberá hacer lo mismo, pero generar el reporte y eliminar de la hoja de cálculo las transacciones que no se hicieron por adelantado o a modo de depósito.
Diríjase al reporte de contabilidad de pagos y aplique los siguientes filtros:
- Tipo de pago: seleccione todos.
- Seleccione la fecha del pago (por ejemplo, el 1 de noviembre).
- No seleccione ninguna de las transacciones asociadas en el menú desplegable.
- Seleccione las fechas de llegada o check-in: seleccione desde el segundo día a partir de la primera fecha de pago hasta cualquier fecha futura (por ejemplo, desde el 2 de noviembre hasta una fecha 2 años en el futuro).
- Tipo: sólo seleccione reservas.
- Pinche en Aplicar.
- Exporte el informe como un archivo de Excel (si lo desea).
El resultado es una lista de transacciones agregadas en la fecha seleccionada (el 1 de noviembre) para las reservas que llegarán o harán check-in en el futuro. El reporte está completo y puede buscar el número final.
Si le interesa repasar los pagos durante un período de tiempo (por ejemplo, durante el mes de noviembre), deberá generar un reporte similar de facturas, exportar el archivo y continuar modificándolo en una hoja de cálculo. Diríjase al reporte de facturas y aplique los siguientes filtros:
- Tipo de pago: seleccione todos.
- Seleccione la fecha de pago (por ejemplo, el mes de noviembre).
- No seleccione ninguna de las transacciones asociadas en el menú desplegable.
- Seleccione las fechas de llegada o check-in: seleccione desde el segundo día a partir de la primera fecha de pago hasta cualquier fecha futura (por ejemplo, desde el 2 de noviembre hasta una fecha 2 años en el futuro).
- Tipo: sólo seleccione reservas.
- Pinche en Aplicar.
- Exporte el informe como un archivo de Excel.
Cabe recordar que el resultado incluye tanto las transacciones por adelantado como las que no son por adelantado. Algunas de esas transacciones fueron agregadas durante la estadía del huésped. Desafortunadamente, no se pueden eliminar del sistema, por lo que, en este caso, deberá exportarlas al reporte generado y eliminar los pagos que no fueron hechos por adelantado. Las siguientes instrucciones describen el método más sencillo y adecuado usando una hoja de cálculo de Excel o Google.
En el reporte generado, deberá eliminar las transacciones de pago agregadas en el día de llegada del huésped o más adelante. Conviene emplear la «fórmula IF» para marcar esas transacciones. Luego deberá eliminarlas y volver a calcular el total. Las siguientes instrucciones repasan este proceso en detalle.
Abra la hoja de cálculo de Excel o Google:
- Nuestra recomendación es congelar la primera hilera.
¿Cómo? Pinche en Ver → Congelar → 1 hilera. - Cambie el formato de las siguientes columnas: B (fecha y hora), I (fecha de llegada) y J (fecha de salida). Cambiemos de «Texto sencillo» a «Fecha».
¿Cómo? Seleccione las 3 columnas → Pinche en Formato → Número → Fecha. - Agregue una columna al final de la hoja de cálculo (columna P).
- En la nueva columna, aplique una «Fórmula IF» para marcar las transacciones que no se han hecho por adelantado.
¿Cómo? Agregue la siguiente fórmula: =ARRAYFORMULA(IF(I:I<=B:B,"N/A","ADVANCED")) a P1.
En pocas palabras, la fórmula indica que: si la fecha de llegada es menor o igual a la fecha del pago, se marcará como N/A. De lo contrario, se marcará como «por adelantado».
ARRAYFORMULA = Conviene usar esta fórmula en el orden indicado para aplicar la «fórmula IF» a toda la columna.
I:I<=B:B significa que: la fecha de llegada es menor o igual a la fecha y hora del pago.
«N/A», «POR ADELANTADO» = Excel genera los resultados basándose en la «fórmula IF» aplicada y los resultados se dividirán entre «N/A» (no aplica) y «por adelantado». Recuerde que estos son sólo los términos de la fórmula y que puede cambiarlos a otras palabras.
Por favor, recuerde que tanto «N/A» como «por adelantado» deben agregarse entre paréntesis. De lo contrario, Excel no los aceptará.
5. Aplique un filtro a la columna que acaba de crear.
¿Cómo? Seleccione la columna que acaba de crear y pinche en el icono de «Crear filtro».
6. Luego de emplear el filtro que acaba de crear, elimine del filtro las transacciones «por adelantado» para tener sólo las transacciones que no se hicieron por adelantado (o N/A).
¿Cómo? Pinche en el icono de filtro → elimine «por adelantado» del menú desplegable → Pinche en OK para aplicar los cambios.
7. Seleccione todas las hileras de N/A y elimínelas.
8. Deshabilite el filtro.
¿Cómo? Pinche en el icono de filtros y deshabilite el filtro.
Ahora tendrá en la lista sólo las transacciones de pago «por adelantado».
9. Vuelva a calcular el total.
¿Cómo? Aplique la fórmula de suma en la última hilera.
Pinche en el total actual → Pinche en el icono de Funciones en la parte superior de la hoja de cálculo → Seleccione SUMA → Seleccione la primera y la última columna e hilera. Por ejemplo: =SUM(O2:O279).
Véase el siguiente ejemplo y recuerde que el número de hileras depende de la cantidad de transacciones (o hileras) en su hoja de cálculo.
Por ejemplo:
¡Ahora tiene el total que está buscando!
