| Objetivo | Comprender el proceso de incorporación de Cloudbeds, qué esperar en cada etapa y cómo el equipo de tu establecimiento y Cloudbeds trabajan juntos para llegar a la puesta en marcha. |
| Ideal para | Propietarios, gerentes y administradores de establecimientos que participan en la incorporación. |
| Úsalo cuando | Te estés preparando para iniciar la incorporación, estés avanzando con la implementación o te estés preparando para la puesta en marcha y la asistencia posterior al lanzamiento. |
| Requisitos | Prepara la información del establecimiento y asegúrate de que participe el equipo indicado en Tu proceso de incorporación. |
| Resultado esperado | Comprenderás las principales etapas de la incorporación, las responsabilidades de tu equipo, el papel de Cloudbeds y las acciones que ayudan a mantener el proceso encaminado. |
| Limitaciones | Tu experiencia de incorporación puede variar según los productos y servicios que hayas contratado. |
Introducción
La incorporación a Cloudbeds es un trabajo conjunto entre el equipo de tu establecimiento y Cloudbeds. Tu asesor de incorporación te ofrece orientación, capacitación y buenas prácticas, mientras que tu equipo completa las tareas de configuración, toma decisiones operativas, prueba los flujos de trabajo y mantiene el plan de incorporación en marcha.
Según los servicios contratados, es posible que trabajes con más de un asesor de incorporación. Las siguientes secciones explican las principales etapas del proceso, las responsabilidades involucradas y qué puede ayudar a tu establecimiento a avanzar hacia la puesta en marcha y las operaciones diarias.
Índice
- Tu proceso de incorporación
- Tu equipo de incorporación
- Mantén el proceso de incorporación encaminado
- Servicio opcional de importación de reservas
Tu proceso de incorporación
El proceso de incorporación incluye siete etapas principales. Cada etapa prepara a tu establecimiento para la siguiente, desde la recopilación de información antes de la reunión inicial hasta la adopción y optimización después de la puesta en marcha.
1. Prepárate para la reunión inicial
Antes de la reunión inicial, reúne la información que tu equipo necesitará para comenzar a configurar Cloudbeds. Estar preparado ayuda a tu asesor de incorporación a comprender mejor tu establecimiento y puede hacer que el proceso avance de forma más eficiente.
Prepara información como:
- Detalles y descripción del establecimiento
- Tipos de habitación e información de ocupación
- Imágenes del establecimiento y de las habitaciones
- Políticas, impuestos y cargos
- Fuentes de reservas y cuentas de OTA
- Miembros del equipo que participarán en las operaciones diarias
Para obtener instrucciones más detalladas sobre cómo prepararte, consulta Primeros pasos con Cloudbeds: preparación para la incorporación y la puesta en marcha.
2. Reunión inicial
Tu incorporación comienza oficialmente con la reunión inicial. Conocerás a tu asesor de incorporación y crearán un plan basado en las necesidades operativas de tu establecimiento.
Durante la reunión inicial, puedes esperar lo siguiente:
- Revisar los hitos de la incorporación
- Definir una fecha objetivo para la puesta en marcha
- Hablar sobre tus flujos de trabajo y objetivos comerciales
- Planificar las próximas sesiones de incorporación
Incluye a las personas clave encargadas de tomar decisiones en tu establecimiento, comparte tus procesos operativos actuales, confirma quién será responsable internamente de las tareas de incorporación y haz preguntas lo antes posible. Consulta Preguntas generales de descubrimiento para las reuniones iniciales de incorporación para prepararte para los temas que podrían tratarse.
3. Configuración
Con la orientación de tu asesor de incorporación, el equipo de tu establecimiento configura los elementos básicos de tu cuenta de Cloudbeds y verifica que la configuración sea compatible con tus flujos de trabajo.
La configuración puede incluir:
- Información del perfil del establecimiento
- Configuración de alojamientos
- Tarifas, disponibilidad, impuestos y políticas
- Conexiones de integraciones
- Validación de flujos de trabajo
Tu equipo es responsable de completar las tareas de configuración asignadas entre sesiones, preparar o crear cuentas de OTA cuando sea necesario, probar las reservas y los flujos de trabajo, y mantener actualizada la lista de verificación de incorporación.
4. Auditoría
Antes de la puesta en marcha, tú y tu asesor de incorporación revisarán la configuración para identificar cualquier elemento que deba completarse o ajustarse antes de que las reservas comiencen a llegar a Cloudbeds.
La revisión puede incluir:
- Configuración del establecimiento y de las habitaciones
- Tarifas, políticas e impuestos
- Motor de Reservas de Cloudbeds y acceso a canales, cuando corresponda
- Principales flujos de trabajo y flujo de reservas
- Integraciones configuradas
Revisa cuidadosamente la configuración, informa cualquier elemento que parezca incompleto o incorrecto, prueba los principales flujos de trabajo con tu equipo y completa las últimas actualizaciones recomendadas durante la auditoría.
5. Puesta en marcha
La puesta en marcha es el momento en que tu establecimiento está listo para comenzar a operar con Cloudbeds. La configuración exacta dependerá de los productos y servicios que utilice tu establecimiento.
Antes y durante la puesta en marcha, asegúrate de que tu equipo:
- Tenga los accesos y permisos adecuados en Cloudbeds
- Esté preparado para usar los flujos de trabajo diarios configurados durante la incorporación
- Verifique que las reservas se reciban según lo previsto
- Complete la transición planificada desde el sistema anterior, cuando corresponda
6. Asistencia intensiva
Durante los primeros 10 días después de la puesta en marcha, tu asesor de incorporación se mantendrá en contacto cercano con tu establecimiento para acompañarte durante la transición a las operaciones reales y ayudar a resolver rápidamente cualquier obstáculo.
Durante esta etapa, tu equipo puede:
- Completar la capacitación de Cloudbeds University
- Explorar Informes y Cloudbeds Insights
- Personalizar las comunicaciones con los huéspedes
- Identificar oportunidades para optimizar las operaciones
Para aprovechar al máximo este período:
- Contacta a tu asesor de incorporación cuando tengas alguna pregunta
- Participa en la sesión de seguimiento del día 2 para revisar las conexiones de canales y los primeros pasos de la transición
- Participa en la sesión de seguimiento del día 9 para ajustar la configuración antes de pasar a la siguiente etapa de incorporación
- Informa a tu asesor de incorporación si encuentras algún obstáculo para que pueda resolverse rápidamente
7. Adopción y optimización
Después de la puesta en marcha y del período inicial de transición, la incorporación pasa a centrarse en ayudar a tu equipo a ganar confianza en las operaciones diarias y obtener más valor de Cloudbeds.
Tu equipo puede continuar con lo siguiente:
- Completar la capacitación de Cloudbeds University
- Explorar Informes y Cloudbeds Insights
- Personalizar las comunicaciones con los huéspedes
- Identificar oportunidades para optimizar las operaciones
Tu equipo de incorporación
Una incorporación exitosa es un esfuerzo conjunto. Las siguientes responsabilidades ayudan a aclarar quién brinda apoyo en cada parte del proceso y qué se espera que gestione el equipo de tu establecimiento.
| Quién | Qué esperar |
|---|---|
| Tu asesor de incorporación | Te guía durante la implementación, ofrece capacitación y buenas prácticas, ayuda con los desafíos de configuración y te prepara para la puesta en marcha. |
| El equipo de tu establecimiento | Toma decisiones operativas, completa las tareas de configuración, participa en las capacitaciones y prueba los flujos de trabajo que utilizará el equipo. |
| Después de la puesta en marcha | Tendrás un equipo de Cloudbeds disponible las 24 horas, los 7 días de la semana, para ayudarte durante la transición a las operaciones diarias. |
Mantén el proceso de incorporación encaminado
El cronograma de incorporación depende, en parte, de la rapidez con la que tu establecimiento complete la información, las tareas y las decisiones necesarias para la configuración. Prepararte y participar oportunamente puede ayudar a que la implementación siga avanzando hacia la puesta en marcha.
Completa a tiempo los elementos de la lista de verificación de incorporación, asiste a las sesiones programadas, proporciona información precisa para la configuración y prepara las integraciones necesarias y los accesos a las OTA.
Servicio opcional de importación de reservas
Puedes elegir el Servicio de importación de reservas durante la incorporación para reducir el trabajo manual al trasladar las reservas y los datos de los huéspedes desde tu sistema anterior a Cloudbeds.
Este servicio opcional resulta especialmente útil para establecimientos que están migrando desde otro sistema de gestión hotelera o que manejan un gran volumen de reservas.
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Ahora que conoces el proceso de incorporación y las responsabilidades involucradas, consulta estos recursos sobre el acceso a la cuenta, los detalles del establecimiento y los términos aplicables a la incorporación a Cloudbeds:
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