Gestiona el libro contable de depósitos en Contabilidad

1. Accede a la página Contabilidad desde el menú principal .
2. Ve a la primera pestaña: Depósitos.
3. Puedes activar o desactivar la opción para mostrar depósitos consumidos/anulados:
   • Actívala para ver el historial de un depósito que se transfirió fuera del registro y al registro del huésped (folio) de una reserva.
   • Si solo quieres mostrar los depósitos que están actualmente activos en el Registro de depósitos, desactívala para obtener una vista sencilla del estado actual.
4. Puedes filtrar el Registro de depósitos mediante las siguientes opciones:
   1. Fecha de la transacción
   2. Estado de la transacción
   3. Estado de la reserva
   4. Usuario
   5. Fecha de llegada
   6. Fecha de salida

Cuando se realiza y paga una reserva, ya sea total o parcialmente, mediante el motor de reservas, esos pagos se clasifican automáticamente como depósitos y aparecen en el Registro de depósitos. Del mismo modo, al crear una reserva directa dentro del sistema, también se registrará en el Registro de depósitos si realizas un pago al momento de crearla.

Además, el sistema te permite marcar cualquier pago como depósito después de haber creado la reserva, lo que te permite administrar depósitos de garantía cobrados a la llegada del huésped.

Consulta a continuación cómo asegurarte de que el pago se clasifique como depósito al crear una reserva directa desde cero:

1. Crea la reserva con una fuente directa.
2. Haz clic en Agregar pago.
3. Asigna el pago al folio correspondiente.
4. Completa los detalles del pago.
5. Marca la casilla Marcar como depósito.

Después de agregar este pago, no lo verás publicado directamente en el folio de la reserva cuando vuelvas a abrirla. Sin embargo, verás un saldo en el botón Depósitos en la parte superior derecha de la reserva:

Cada reserva tiene un botón Depósitos en la parte superior derecha que indica el saldo de depósitos de esa reserva.

• Cuando se realiza el check-in de la reserva o durante la estadía, puedes transferir esos pagos al Registro del huésped para mostrarlos como ingresos.
  • Opcionalmente, todos los depósitos pueden transferirse al Registro del huésped durante el check-out.
  • Sin embargo, una reserva no puede cambiarse a un estado terminal (Salida realizada, No se presentó o Cancelada) mientras exista un saldo pendiente en el Registro de depósitos. Esto garantiza que todos los depósitos se contabilicen. Consulta la sección Realizar el check-out de una reserva que tiene un depósito restante.
  • Los depósitos reembolsables pueden devolverse y los depósitos no reembolsables pueden registrarse como ingresos obtenidos.
  • Si tu propiedad tiene activada la automatización de consumo durante el check-in, este proceso se realizará automáticamente cuando una reserva cambie al estado En la propiedad. El consumo manual sigue siendo posible si la automatización no está activada.

Puedes seguir estos pasos para administrar los depósitos dentro de la reserva:

1. Haz clic en el botón Depósitos para mostrar los detalles de los depósitos de esa reserva específica.
2. Puedes filtrar las transacciones de depósitos para ocultar los depósitos ya consumidos o anulados o para ver únicamente los depósitos anulados.
3. Puedes hacer clic en Consumir en cualquiera de los depósitos:
   • Cuando consumes un depósito, se transfiere fuera del Registro de depósitos y se registra en el Registro del huésped (Folio).
4. Revisa el mensaje de advertencia y selecciona si quieres continuar.

Cuando vuelvas al folio de la reserva, verás que el depósito se agregó a las transacciones y que el saldo restante del depósito es cero, lo que significa que no queda ningún importe adicional por cobrar como depósito para esa reserva:

Un depósito que todavía no se ha consumido permanece en el Registro de depósitos y no aparece como una transacción de pago estándar en el folio de la reserva.

El flujo de trabajo correcto para el reembolso depende de si necesitas reembolsar el depósito original completo o solo una parte.

Reembolsar el importe total del depósito

Si necesitas devolver el depósito original completo, puedes reembolsarlo directamente desde el Registro de depósitos:

1. Ve a la página Registro de depósitos.
2. Busca la transacción de depósito correspondiente.
3. Haz clic en el botón de la línea de la transacción.
4. Selecciona Reembolsar.
5. Revisa los detalles del reembolso y procesa el reembolso.

Reembolsar solo una parte del depósito

Si solo necesitas reembolsar una parte del depósito original de Cloudbeds Payments, consume primero el depósito. Esto transfiere el pago al folio de la reserva, donde puedes seleccionar la transacción original de la pasarela e ingresar un importe de reembolso parcial.

1. Abre la reserva y haz clic en el botón Depósitos.
2. Busca el depósito correspondiente y haz clic en Consumir.
3. Confirma que el depósito ahora aparezca como una transacción de pago en el folio de la reserva.
4. Haz clic en Agregar/Reembolsar pago.
5. Selecciona Reembolsar pago.
6. Selecciona la tarjeta de crédito, el huésped y el folio asociados con el pago original.
7. Selecciona Reembolsar transacción de la pasarela de pagos.
8. Selecciona la transacción de pago correspondiente.
9. Ingresa únicamente el importe que necesitas reembolsar.
10. Haz clic en Agregar reembolso.

La opción Reembolsar transacción de la pasarela de pagos solo está disponible cuando Cloudbeds PMS puede identificar un pago original válido que se haya procesado mediante una pasarela de pagos conectada.

La opción puede aparecer deshabilitada o no estar disponible cuando:

• El depósito sigue sin consumirse en el Registro de depósitos y todavía no aparece como una transacción de pago en el folio de la reserva.
• El pago original se agregó únicamente como un registro.
• El pago no tiene un ID de transacción de la pasarela.
• El pago se procesó fuera de Cloudbeds PMS.

Si el depósito original se procesó mediante Cloudbeds Payments y solo se requiere un reembolso parcial, consume el depósito y luego intenta realizar el reembolso desde el folio de la reserva.

Siempre que intentes realizar el check-out, cancelar o marcar una reserva como No se presentó (es decir, cambiarla a un estado terminal), si queda un depósito pendiente, se te pedirá que lo consumas.

No podrás cambiar el estado de la reserva a un estado terminal hasta que los depósitos de esa reserva hayan quedado en cero. Sigue estos pasos:

1. Cambia la reserva al estado En la propiedad.
2. Haz clic para confirmar el check-in.
3. Se mostrarán los depósitos restantes y podrás consumirlos si lo deseas. Sigue los pasos de Administrar los depósitos dentro del folio de la reserva para dejar el saldo de depósitos en cero.
4. Vuelve a cambiar la reserva al estado Salida realizada o, según corresponda, a No se presentó o Cancelada.

Si necesitas anular o reembolsar un depósito en lugar de consumirlo y registrarlo en el Registro del huésped antes del check-out, puedes hacerlo desde la página principal del Registro de depósitos.

1. Ve a la página principal del Registro de depósitos.
2. Busca la transacción que necesitas anular o reembolsar.
3. Haz clic en el botón de la línea de la transacción.
4. Haz clic para anular o reembolsar el pago.