Requisitos
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El libro contable de depósitos está disponible bajo solicitud y no se incluye de forma automática.Antes de usar esta opción, asegúrate que tu propiedad tenga un proceso definido de depósitos y verifica su compatibilidad con las integraciones de contabilidad que tengas conectadas.
Recuerda que luego de activar el libro contable de depósitos en tu cuenta, no se puede desactivar.
Si tienes preguntas o necesitas ayuda, contacta a nuestro equipo de soporte.
Información general del libro contable de depósitos
El libro contable de depósitos ofrece una manera estructurada de gestionar los pagos previos a la llegada de los huéspedes al dirigir esos pagos de manera automática a una cuenta dedicada de pasivos. Ello garantiza que los depósitos están separados de los ingresos finales hasta prestar los servicios.
- Garantiza el cumplimiento de las mejores prácticas de contabilidad al categorizar los pagos recibidos antes de la llegada como pasivos.
Ofrece mayor visibilidad a todos los depósitos recibidos para evitar clasificarlos de manera errónea como ingresos.
Facilita la transferencia manual de depósitos del libro contable de depósitos al folio del huésped luego de hacer el check-in.
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También permite el uso de métodos flexibles de consumo de depósitos, como:
Transferir todos los depósitos inmediatamente durante el check-in.
Consumir automáticamente los depósitos durante el check-in* cuando el estado de la reserva cambia a Hospedada.
En la sección de Depósitos encontrarás todos los pagos de todos los folios de reservas que se consideran depósitos. Ello te permite ver rápidamente todos los pasivos pendientes que se clasifican como depósitos de tu propiedad.
Todas las transacciones incluyen el enlace a la reserva asociada al depósito, junto con la información de la reserva, como su estado y las fechas de check-in y check-out.
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*Consumo automático de depósitos:
Puedes activar la opción de consumo automático de depósitos en la configuración de depósitos de la sección Pagos
. Esta opción consume automáticamente todos los depósitos recibidos en cuanto las reservas cambian su estado a Hospedada o Checked Out. Esta opción elimina la tarea manual de transferir manualmente los depósitos y reduce el riesgo de cometer errores.
Recuerda que si el estado de una reserva cambia a Confirmada o Confirmación pendiente, los depósitos se quedarán en el folio y no volverán al libro contable de depósitos.
- Haz clic en la sección Contabilidad
del menú principal
- Haz clic en la primera pestaña: Depósitos
- Puedes activar o desactivar la opción de mostrar los depósitos usados o anulados:
- Puedes activar esta opción para ver el registro de depósitos que se han transferido del libro contable al folio del huésped en cada reserva.
- Sin embargo, si sólo quieres ver los depósitos que se encuentran activos en el libro contable de depósitos, puedes desactivar esta opción para tener una vista general.
- Puedes filtrar el libro contable de depósitos con estas opciones:
- Fecha de la transacción
- Estado de la transacción
- Estado de la reserva
- Usuario
- Fecha del check-in
- Fecha del check-out
- La función del depósito estará restringida si el estado de la reserva es Checked Out, No-Show o Cancelada.
- No puedes cambiar una reserva a un estado terminal a menos que el libro contable de depósitos esté saldado y no se acepten más depósitos.
- Las transferencias al libro contable de depósitos se muestran en números negativos porque son pasivos. Los cambios reflejados en estos libros contables muestra los cambios diarios entre la auditoría nocturna del día anterior y la auditoría nocturna de la fecha actual.
Al crear y pagar una reserva —de manera parcial o en su totalidad— en el motor de reservas, los pagos se clasifican automáticamente como depósitos y se ven en el libro contable de depósitos. De manera similar, al crear una reserva directa en el sistema, se registra en el libro contable de depósitos al agregar el pago de la reserva creada.
De manera adicional, el sistema te permite clasificar los pagos como depósitos luego de crear una reserva, para que puedas gestionar los depósitos de manera segura cuando llegue el huésped.
Veamos cómo asegurarte de que los pagos se clasifican como depósitos al crear reservas directas:
- Crea la reserva con una fuente directa
- Haz clic en Añadir pago
- Asigna el pago al folio correspondiente
- Completa la información del pago
- Marca la casilla Marcar como depósito
Luego de agregar el pago, no lo verás directamente en el folio de la reserva. Sin embargo, verás el balance en la sección Depósitos, en la parte superior derecha de la reserva.
Todas las reservas tienen un apartado de Depósitos en la parte superior derecha, que indica el saldo de depósitos de la reserva.
- Durante el check-in o la estancia de la reserva, puedes mover esos pagos al folio de la reserva para que clasificarlos como ingresos.
- De manera opcional, todos los depósitos se pueden mover al folio del huésped al hacer el check-out.
- Sin embargo, las reservas no se pueden cambiar a un estado terminal (que son Checked Out, No-Show o Cancelada) si tienen un saldo pendiente en el libro contable de depósitos. Ello garantiza que no se olvidan los depósitos. Más información en Para hacer el check-out de una reserva con un depósito.
- Los depósitos reembolsables se pueden devolver al huésped, mientras que los no reembolsables se registran como ingresos recibidos.
- Si tu propiedad ha activado la opción de consumir los depósitos automáticamente al hacer check-in, el proceso ocurre de manera automática al cambiar el estado de una propiedad a Hospedada. El consumo manual sigue estando disponible si no se activa el proceso automático.
Sigue estos pasos para gestionar los depósitos de una reserva:
- Haz clic en Depósitos para mostrar los detalles del depósito de esa reserva específica.
- Puedes filtrar las transacciones de los depósitos para ocultar los depósitos que ya se han consolidado o anulado o para ver solo los depósitos anulados.
- Puedes hacer clic para consolidar cualquiera de los productos de depósito:
- Cuando consolidas un depósito, se transfiere del libro contable de depósitos y se registra en el folio de la reserva.
- Lee cuidadosamente el mensaje de advertencia y selecciona entre continuar o no.
Al volver al folio de la reserva, verás que el depósito fue agregado a las transacciones y que el saldo del depósito ahora es cero. En otras palabras, no hay otros valores considerados depósitos en esa reserva.
Cada vez que proceses el check-out, la cancelación o el No-Show de una reserva (en otras palabras, que la lleves a un estado terminal), de haber un depósito existente, se te indicará consumir el depósito.
Recuerda que no podrás cambiar una reserva a un estado terminal hasta saldar el valor del depósito de la reserva. Sigue estos pasos:
- Cambia el estado de la reserva a Hospedado
- Confirma el check-in
- Se te mostrará el depósito pendiente y tendrás la opción de consumirlo. Sigue los pasos en Para gestionar depósitos en el folio de una reserva para consumir el valor del depósito.
- Cambia el estado de la reserva a Checked-out (o No-Show o Cancelada).
Si tienes que anular o reembolsar un depósito en lugar de consumirlo y registrarlo en el folio de la reserva antes de procesar el check-out, puedes hacerlo en el libro contable de depósitos.
- Haz clic en la sección principal del libro contable de depósitos
- Selecciona la transacción a anular o reembolsar
- Haz clic en el botón
de la línea de la transacción
- Haz clic en Anular o Reembolsar
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