Descripción general
Después de aprender cómo crear, editar y eliminar bloques de asignación, el siguiente paso es dominar la gestión de estos bloques. Para hacerlo, necesitas saber cómo:
- Leer y comprender los detalles del bloque de asignación
- Analizar la información de disponibilidad frente a la ocupación en el calendario
- Crear y compartir URL de bloques de asignación con los huéspedes
- Supervisar los números de pickup
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Cómo gestionar los Bloques de Asignación de Grupos
Revisar los detalles del Bloque de Asignación
Los detalles del bloque de asignación aparecerán en la página del perfil de grupo bajo la pestaña Bloque de Asignación, donde podrás editarlos en cualquier momento (consulta Editar un Bloque de Asignación).
Puedes filtrar la lista de bloques de asignación por:
- Búsqueda: Visualiza un perfil de grupo específico ingresando su nombre o código. Deja el campo en blanco para ver una lista completa de todos tus bloques de asignación.
- Fecha de creación
- Estado: Selecciona todos o elige cualquiera de las opciones: Tentativo, Lead, Definitivo, Cancelado
- Tipo: Selecciona todos o elige Bloque o Según disponibilidad
En la tabla de bloques de asignación, puedes revisar rápidamente los detalles del bloque:
- Código de asignación: Un código de bloque único que siempre empieza con "b."
- Nombre de la asignación: haz clic en él para editar el bloque de asignación
- Tipo
- Fecha de creación
- Llegada más temprana: La fecha de check-in más temprana tomada de las reservas vinculadas
- Salida más tardía: La fecha de check-out más tardía tomada de las reservas vinculadas
- Liberación automática
- Estado
- Acciones: elimina el bloque de asignación o genera una URL del Motor de reservas
- En esta vista, también puedes revisar los detalles de los intervalos de cada Bloque de Asignación haciendo clic en el signo más '+' a la izquierda del código del bloque de asignación, lo cual abrirá otra sección con más detalles.
- El nombre de tu Bloque de Asignación siempre se mostrará de forma consistente en el Motor de reservas de Cloudbeds, sin importar el Tipo de tarifa seleccionado (Tarifa base, Plan tarifario o personalizado)
El estado predeterminado para Fecha más temprana y Salida más tardía es N/A cuando no se han vinculado reservas.
Ver Bloques de Asignación en el calendario
Ocupación
La ocupación del calendario refleja todos los Bloques de Asignación Definitivos (que pertenecen a Perfiles de Grupo Abiertos) para ese día al sumar ese número a la ocupación actual.
Ejemplo:
- Capacidad total = 10 habitaciones
- Asignación del Bloque de Asignación = 5 habitaciones
- 1 reserva realizada que no pertenece a ningún Bloque de Asignación ni Perfil de Grupo
- 2 reservas realizadas dentro del Bloque de Asignación
La ocupación en el calendario debe mostrar lo siguiente:
5 habitaciones bloqueadas + 1 reserva fuera del Bloque de Asignación = 6/10 = 60% de ocupación
Disponibilidad
La disponibilidad del calendario por tipo de alojamiento refleja cualquier Bloque de Asignación Definitivo existente que pertenezca a Perfiles de Grupo Abiertos.
Los Bloques de Asignación también afectan la cantidad restante de habitaciones que se pueden reservar en el futuro para el Tipo de alojamiento correspondiente.
Por ejemplo, si todas las habitaciones/camas de este Tipo de alojamiento están retenidas por el Bloque de Asignación, este Tipo de alojamiento no aparecerá al crear una nueva reserva (a menos que la opción de overbooking esté permitida).
Cuando se crea un Bloque de Asignación definitivo y las habitaciones se asignan como un bloque, ten en cuenta las siguientes consideraciones:
- El sistema modificará la disponibilidad del Tipo de alojamiento correspondiente según la cantidad de habitaciones/camas de este tipo en el Bloque de Asignación.
- Si bloqueas habitaciones pero aún no las has reservado, el Calendario no mostrará ninguna indicación del bloque (es decir, no mostrará ningún otro elemento en el Calendario).
- Cada vez que actualices la disponibilidad en un Bloque de Asignación, y si su estado es "Definitivo" y el Perfil de Grupo está "Abierto," el sistema recalculará instantáneamente la disponibilidad en el Calendario para el Tipo de alojamiento correspondiente.
- Cuando reserves desde un Bloque de Asignación (que tiene un tipo Bloque), la disponibilidad en el Calendario no cambiará porque esas habitaciones ya se restaron cuando se asignaron dentro del intervalo establecido. Sin embargo, aumentará el número de reservas del calendario.
Compartir URL de Bloques de Asignación con los huéspedes
Genera una URL única para cada Bloque de Asignación para que los huéspedes puedan reservar las habitaciones asignadas directamente desde el Motor de reservas. Puedes compartir la URL generada con un grupo de huéspedes, un agente de viajes o un mayorista y empezar a recibir reservas, que se reservarán automáticamente dentro del Perfil de Grupo/Bloque de Asignación.
Para crear una URL de bloque de asignación, primero:
- Crea un perfil de grupo
- Crea un bloque de asignación definitivo para el perfil de grupo
Generar la URL
- Desde la página Grupos
, haz clic en el Perfil de Grupo deseado
- Ve a la pestaña Bloques de Asignación y haz clic en el ícono de engranaje junto al nombre del bloque de asignación deseado para elegir la opción URL de reserva
Esta función solo aparece en Bloques de Asignación Definitivos: los Bloques de Asignación lead o tentativos no tendrán esta opción.
- Selecciona el rango de fechas (opcional)
- Haz clic en Generar URL
- Copia el código y compártelo con tus huéspedes/agencia
- Las URL sin fechas llevarán a los huéspedes a la página de reserva, donde se muestra la disponibilidad del Bloque de Asignación para las fechas predeterminadas (hoy).
- Las URL con fechas llevarán a los clientes a la página de reserva, donde se muestra la disponibilidad del Bloque de Asignación para las fechas especificadas.
Campo de código de grupo del Motor de reservas
El Motor de reservas tiene un campo para ingresar el ID del Bloque de Asignación, también conocido como Código de Grupo. Esto permite que los huéspedes hagan reservas de grupo simplemente ingresando el código en lugar de copiar y pegar la URL creada en el paso anterior.
- Desde la página Grupos
- Ve a la pestaña Bloques de Asignación y busca el código del Bloque de Asignación
- Comparte el código con tus huéspedes/agencia
- Los huéspedes/agencia podrán aplicar el código del Bloque de Asignación en el Motor de reservas al crear la reserva (a través del campo de código de grupo)
Importante:
- Los Planes tarifarios con Códigos promocionales no se pueden vincular a Asignaciones de Grupos. Cuando un plan tarifario contiene un código promocional, los huéspedes que usen el enlace de asignación de grupo verán sin disponibilidad en el Motor de reservas.
- Si quieres ofrecer una tarifa especial para un grupo, crea un plan tarifario personalizado sin código promocional y asígnalo al bloque de asignación en su lugar.
- Para mantener la privacidad de los enlaces de grupo, verifica que el plan tarifario asociado no tenga "Sitio web/Motor de reservas" seleccionado como fuente. Las reservas públicas solo se pueden evitar si la fuente del plan tarifario se limita a la que coincide con tu Perfil de Grupo.
Revisar el Pickup del Bloque de Asignación
En la pestaña Pickup, puedes ver qué inventario se ha asignado y cuántas habitaciones se han reservado. También puedes revisar las tarifas configuradas para las fechas en el bloque de asignación y liberar el inventario que no se reservó.
Números de pickup en el Perfil de Grupo
- Desde la página Grupos
- Ve a la pestaña Pickup
- Selecciona las fechas que quieres revisar. De forma predeterminada, se configurará en la primera fecha del bloque de asignación seleccionado.
- Selecciona los tipos de habitación
- Selecciona el bloque de asignación
- Consulta el estado/tipo del bloque de asignación
Si el Bloque de Asignación tiene el estado Lead o Tentativo, no se asignarán habitaciones del inventario general. El estado debe actualizarse a Definitivo para reservar desde el bloque.
- El primer número en la tabla muestra cuántos alojamientos del bloque de asignación se han reservado.
- El segundo número es el número total de habitaciones asignadas en el bloque de asignación seleccionado.
- Debajo de ambos números, puedes ver las tarifas configuradas para la fecha específica y el tipo de alojamiento en el bloque de asignación seleccionado.
En el ejemplo anterior, puedes ver que el 15 de julio un huésped reservó 1 de las 2 habitaciones dobles asignadas en el bloque de asignación; el grupo todavía tiene 1 habitación doble disponible para reservar dentro de este bloque de asignación en ese día.
- Incluso si el tipo de bloque de asignación es Lead o Tentativo, los números del inventario asignado serán los mismos que para "Definitivo." La diferencia es que, si el estado es "Lead" o "Tentativo," el inventario asignado no se resta del inventario total de la propiedad.
- Solo si el bloque es Definitivo, los números en la tabla mostrarán el inventario restado del inventario total de la propiedad.
- Haz clic en Liberar inventario para devolver las habitaciones no vendidas al inventario general (opcional)
Si las habitaciones asignadas para el grupo específico no se reservaron, puedes Liberar inventario manualmente en esta página o configurar la Liberación automática en la página de configuración del Bloque de Asignación (consulta cómo Configurar tarifas y disponibilidad del Bloque de Asignación).
- Si la Liberación automática está habilitada en la configuración del Bloque de Asignación, esta página mostrará cuándo se liberará automáticamente el inventario.
Números de pickup en el calendario
Puedes ver los números de pickup del Bloque de Asignación Definitivo en el Calendario para los días correspondientes. Los números incluyen todos los Bloques de Asignación definitivos que pertenecen a Perfiles de Grupo Abiertos en los días correspondientes.
Ejemplo:
- Capacidad total = 10 habitaciones
- Bloque de Asignación = 8 habitaciones
- 1 reserva fue realizada y no pertenece a ningún Bloque de Asignación ni Perfil de Grupo
- 3 reservas fueron realizadas dentro del Bloque de Asignación
La ventana del bloque de asignación (círculo pequeño) en el calendario mostrará 3/8, lo que significa que se reservaron 3 habitaciones de 8 bloques de asignación; no cuenta la reserva que no pertenece al Perfil de Grupo.
Los números en este círculo se actualizarán dinámicamente en las mismas situaciones que hacen que estos números cambien en la pestaña Pickup del perfil de grupo.
Los bloques de asignación regulares no admiten reservas que crucen varios bloques.
Si necesitas crear una reserva continua que abarque diferentes bloques, consulta Gestionar Bloques de Asignación Agregados.
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