Acciones preliminares antes de cancelar
Antes de solicitar la cancelación de la función de Gestión de grupo, debes completar los siguientes pasos:
Paso 1 - Transacciones de saldo
Tienes diferentes opciones para equilibrar los folios del grupo. Puedes elegir una u otra opción dependiendo de tus preferencias, si esperas un pago del grupo y cuán pronto, etc.
Tienes las siguientes opciones:
Opción 1: Anular ruteo de transacciones
Esta opción es la mejor para casos en los que las reservas son para una fecha futura y el pago no se espera pronto. Si existen transacciones ruteadas, puedes anular el ruteo de vuelta a las reservas para limpiar el Folio del grupo de todas o parte de las transacciones.
Puedes consultar la sección Anular ruteo de transacciones de un Folio del grupo de este artículo para más detalles.
Aspectos a considerar con esta opción:
- La anulación de ruteo debe hacerse uno por uno, ya que no hay una opción de anulación masiva disponible. Esto fue diseñado intencionalmente de esta manera porque la anulación de ruteo crea un saldo en el Folio de la Reserva correspondiente y debe ser rastreado cuidadosamente.
- La anulación manual de ruteo debe hacerse solo en transacciones ruteadas contabilizadas, no pendientes.
- Debes eliminar el ruteo desde la configuración del Perfil del grupo para deshabilitar el ruteo para futuras transacciones pendientes. Si no se elimina el ruteo, se deshabilitará automáticamente cuando se desactive el módulo de Grupos. Esto podría llevar a saldos adicionales en los folios para reservas en casa y futuras.
- No se recomienda la anulación de ruteo para reservas con estado Checked-Out, ya que esto creará saldos en esos folios de Reserva. Para reservas Checked-Out, se recomienda Opción 2: Recibir pagos.
- Antes de anular el ruteo, se recomienda que tomes una captura de pantalla del folio o te lo envíes por correo electrónico para fines de registro
Opción 2: Recibir pagos
Esta opción es la mejor para reservas que ya han sido registradas o están actualmente en casa y si se ha recibido el pago o se espera pronto. Si existen saldos, puedes recibir y aplicar el pago desde el Grupo para equilibrar el folio.
Consulta este artículo para más detalles sobre cómo publicar pagos en un Folio del grupo.
Opción 3: Aplicar ajustes
También puedes ajustar las transacciones contabilizadas en el Folio del grupo en lugar de deshacer la ruta o aplicar un pago. Esto no se recomienda, pero puede haber situaciones en las que elijas hacerlo.
Encuentra más información sobre cómo hacer ajustes aquí: Añadir o ajustar cargos de reserva.
- Debes seleccionar la mejor opción de las mencionadas arriba para equilibrar tus Folios de grupo de manera que, al deshabilitar el módulo, no tengas saldos pendientes.
- Incluso después de deshabilitar el módulo de Grupos, todas las transacciones seguirán apareciendo en los informes correspondientes. Este procedimiento es necesario para garantizar que la contabilidad no se vea afectada.
Una vez que deshabilites la Gestión de Grupos, esto es lo que sucede con las transacciones:
- Todas las transacciones pendientes ruteadas se anularán, lo que significa que ya no se contabilizarán en el Folio del grupo sino en el folio de la reserva correspondiente. Esto se aplica en la mayoría de los casos a reservas internas y futuras.
- Todas las transacciones ruteadas y contabilizadas manualmente permanecerán en el Folio del grupo pero no serán accesibles ya que la pestaña de Grupos estará oculta.
- Todas las transacciones que "permanezcan" en el Folio del grupo aparecerán en los informes como cuando el módulo de Grupos estaba habilitado.
Así es como aparecerán las transacciones contabilizadas en los informes:
Observa que el campo RES # tiene un nombre de grupo con hipervínculo; al hacer clic en él, te llevará a una página de información que explica que la funcionalidad de Gestión de Grupos está deshabilitada.
Si, por alguna razón, no has logrado equilibrar los folios de grupo después de deshabilitar el módulo de Grupos, verás las transacciones en los informes y podrás hacer un seguimiento de lo que está desequilibrado. Luego podrás aplicar el pago necesario (o un ajuste) a una Cuenta interna o a una reserva ficticia con fines de equilibrio contable.
Este es un ejemplo de un Informe de transacciones, pero aquí tienes la lista completa de informes que contendrán esas transacciones:
Paso 2 - Anular pagos autorizados
El módulo de Grupos puede autorizar pagos. Para evitar retener fondos por un período prolongado sin la posibilidad de liberarlos, debes anular todas las autorizaciones anteriores que no se hayan cobrado, lo que significa autorizaciones sin que se retiren fondos y se aplique el pago.
Consulte el artículo Autorizar una tarjeta con la función de pasarela de pagos para obtener más información sobre cómo anular la autorización existente y liberar la retención.
Paso 3 - Asignar todos los pagos
Además, asegúrese de asignar todos los pagos en los Folios de grupo si está utilizando la funcionalidad de Asignación de pagos.
Consulte este artículo para obtener explicaciones detalladas sobre la asignación de pagos: Información general sobre la asignación de pagos.
Acciones a tomar según el estado de su paquete
Para verificar el estado de su paquete, debe:
- Ir a Cuenta
- Hacer clic en Portal de facturación
En la parte superior de la página, verá el Estado de la cuenta, Próximo ciclo de facturación y Importe adeudado. A continuación, se encuentran las pestañas para Facturas, Suscripción y Configuración de facturación.
Paquete activo
Cancelar la suscripción al paquete de Cloudbeds es solo posible si el Producto aún está en el Período de prueba. Una vez que finalice el Período de prueba, el Producto se volverá Activo y se le cobrará por la suscripción.
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