Portal de huéspedes - Configura el check-in digital para huéspedes

1. Ve a la página de Configuración de la empresa
2. Abre la sección Portal del huésped 
3. Haz clic en el Portal del huésped que quieras configurar o uno nuevo
4. Abre la configuración de Check-in digital en el menú de configuración de la izquierda:

En la página de Check-in digital, encontrarás los pasos que puedes incluir en el Portal del huésped. Estas secciones son los pasos que el huésped seguirá en la aplicación para completar el proceso de check-in digital.

1. Datos del huésped principal
2. Huéspedes adicionales
3. Acuerdo de registro
4. Verificación de identidad
5. Ventas adicionales
6. Paso de pago
7. Confirmación

Opciones de configuración

Configura cada sección según los siguientes ajustes:

1. Descripción del paso para el huésped
2. Añade más campos obligatorios, si lo deseas
3. Habilita o deshabilita el campo que aparece en la aplicación
4. Indica si es un campo obligatorio marcando la casilla Obligatorio.
5. Selecciona la opción de vista previa para ver cómo aparecerá la sección en la aplicación  
6. Añade traducciones a tu página de check-in digital
7. Haz clic siempre en Guardar para guardar todos los cambios.

A continuación, encontrarás más información sobre cada paso que puedes añadir.

Detalles de la configuración

1 - Datos del huésped principal

• La información que los huéspedes añadan o editen aquí se actualizará y se reflejará en Cloudbeds PMS.
• El nombre, el apellido y el correo serán campos obligatorios.
• Las solicitudes de última hora se actualizan en Notas de la reserva.
• Los campos del huésped principal provienen de las casillas personalizadas de Cloudbeds PMS; no puedes añadir campos nuevos desde Cloudbeds Guest Experience.

Escanea un documento de identidad para completar los datos del huésped

Durante el check-in digital, los huéspedes pueden escanear un documento de identidad compatible en lugar de completar manualmente los campos de identidad disponibles. El escáner lee el documento y completa los datos correspondientes para que el huésped los revise.

Los huéspedes pueden escanear los siguientes tipos de documentos:

• Pasaporte
• Documento nacional de identidad
• Licencia de conducir

Para escanear un documento, el huésped:

1. Selecciona la opción para escanear un documento de identidad.
2. Elige el tipo de documento.
3. Usa la cámara del dispositivo para tomar una foto nítida del documento.
4. Revisa la información que se completó a partir del escaneo.
5. Corrige los campos marcados para revisión y continúa con el proceso de check-in digital.

Revisa la información escaneada antes de continuar

Si el escáner tiene poca certeza sobre un valor, marca el campo para que el huésped lo revise y edite. Si no se puede usar la foto, se le pide al huésped que tome otra.

La siguiente pantalla muestra dónde inicia el huésped el escaneo del documento durante el check-in digital.

• Después del escaneo, el huésped revisa la información que se completó a partir del documento y comprueba los campos que requieren atención.
• Si no se puede leer la imagen, el Portal del huésped le pide al huésped que tome otra foto antes de continuar.

2 - Huéspedes adicionales

Al igual que los datos del huésped principal, la información de los huéspedes adicionales se actualiza en Cloudbeds PMS. Los campos obligatorios incluyen nombre, apellido y correo.

• Solo se puede añadir la cantidad de huéspedes adicionales que corresponda a la reserva.
• Los huéspedes secundarios solo pueden ver y actualizar sus propios datos.

  Los establecimientos que usan Guest Experience (GX) en países que exigen reportar información de los huéspedes a las autoridades pueden recopilar los datos requeridos directamente durante el proceso de check-in digital. Esto permite que los huéspedes proporcionen los datos obligatorios antes de la llegada.

Para obtener detalles sobre la disponibilidad, la aplicación de los requisitos y la configuración, consulta Requisitos del huésped en el check-in digital.

3 - Acuerdo de registro

En esta sección, puedes seleccionar los registros digitales que quieras incluir en el proceso de check-in digital y establecerlos como obligatorios para el check-in.

Para aprender a configurar los registros digitales (documentos que envías electrónicamente a los huéspedes mediante un enlace para recopilar sus firmas digitales), haz clic aquí.

4 - Verificación de identidad

La verificación de identidad es independiente del escáner de documentos que se usa para completar los datos del huésped. El escáner extrae información para que el huésped la revise, mientras que la verificación de identidad comprueba la identidad o los documentos del huésped como parte de este paso configurado.

Puedes elegir entre dos opciones para verificar la identidad y los documentos de tus huéspedes: automática o manual.

Si no necesitas verificar la identidad de los huéspedes de determinadas fuentes (como Airbnb, que ya verifica la identidad del huésped en su sitio web), puedes añadir la fuente al cuadro de excepciones para que esos huéspedes omitan este paso:

Automática Manual

La verificación de identidad (IDV) automática se realiza mediante la integración con Stripe Identity.

• Mediante datos biométricos y bases de datos de documentos, Stripe analiza las selfis y los documentos del huésped para determinar si son válidos o marcarlos como fraudulentos.
• Este método es de pago y el costo de cada verificación se descontará de tu cajón de créditos. Al habilitar esta opción, deberás aceptar las condiciones de precio por verificación.
• Cada intento exitoso de verificación de identidad tiene un costo para el establecimiento de 1,50 créditos por verificación. 
  • Las verificaciones fallidas o incompletas no se cobran.
• La verificación se suspende si llegas a -20 créditos; se reanuda cuando recargas créditos hasta tener un monto positivo en el cajón de créditos.
• Puedes usar el modo de prueba para realizar pruebas internas si quieres probar el proceso sin incurrir en costos:
•  

Si eliges la verificación manual, puedes decidir si los huéspedes deben tomar una selfi o fotos de su documento, o ambas cosas (por ejemplo, licencia de conducir o pasaporte).

• El establecimiento es responsable de verificar los documentos.
• Las imágenes se guardan en Cloudbeds PMS, en Documentos del huésped y Documentos de la reserva.

Pasos de la verificación automática para los huéspedes

Cuando los huéspedes lleguen al paso de verificación de identidad, deberán:

1. Aceptar las condiciones de verificación de Stripe
2. Tomar una foto de su documento
3. Tomarse una selfi
4. Enviar la verificación.

• Si la verificación de un huésped falla, podrá realizar un máximo de dos (2) reintentos. Cada intento se cobrará del cajón de créditos.

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Resultados de la verificación

El intento de verificación de identidad del huésped aparece en la barra lateral derecha, en el perfil del huésped de Cloudbeds Guest Experience.

Los datos de la reserva mostrarán ✅ Verificado o ⚠️ Error, junto con el motivo del error.

A continuación, encontrarás los códigos de error y su significado:

• abandoned - El usuario inició la verificación, pero no la envió.
• consent_declined - El usuario rechazó la verificación de Stripe. Consulta con tu asesor legal si tienes la obligación de ofrecer un método de verificación alternativo que no use datos biométricos, como una revisión manual.
• country_not_supported - Stripe no verifica a usuarios del país indicado.
• device_not_supported - El dispositivo del usuario no tenía cámara o el usuario no le concedió a Stripe autorización para acceder a ella.
• document_expired - El documento de identidad proporcionado está vencido.
• document_type_not_supported - El documento de identidad proporcionado no corresponde a uno de los tipos de documentos permitidos en la sesión.
• document_unverified_other - Stripe no pudo verificar el documento de identidad proporcionado. Consulta la lista de tipos de documentos compatibles.
• id_number_insufficient_document_data - El documento proporcionado no contenía suficientes datos para cotejarlos con el número de identificación.
• id_number_mismatch - No se pudo encontrar una coincidencia entre la información proporcionada y las bases de datos globales.
• id_number_unverified_other - No se pudo verificar la información proporcionada. Consulta la lista de números de identificación compatibles.
• selfie_document_missing_photo - El documento de identidad proporcionado no contenía una foto del rostro.
• selfie_face_mismatch - La imagen del rostro capturada no coincidía con el rostro del documento.
• selfie_manipulated - La imagen del rostro capturada fue manipulada.
• selfie_unverified_other - Stripe no pudo verificar la selfi proporcionada.
• under_supported_age - Stripe no verifica a usuarios menores de edad.

5 - Ventas adicionales

Puedes habilitar las ventas adicionales para mostrar productos y servicios en el Portal del huésped durante el proceso de check-in.

  Las ventas adicionales siempre son opcionales. Los huéspedes pueden omitir este paso durante el check-in digital y no existe ningún ajuste que permita exigir la compra o selección de una venta adicional antes de continuar.

Todos los ajustes de las ventas adicionales se configuran directamente en la función Ventas adicionales.

6 - Paso de pago

Si tienes Cloudbeds Payments, puedes permitir que los huéspedes añadan una tarjeta de crédito a la reserva.

Esta opción solo recopila los datos de la tarjeta de crédito; no procesa pagos.

Añade excepciones al paso de pago

En el proceso de check-in digital, puedes añadir excepciones al paso de pago. Por lo general, todos los huéspedes pasan por el proceso de pago habitual, a menos que cumplan determinados criterios de excepción. Por ejemplo: 

• El paso de pago puede ser obligatorio para todos los huéspedes, pero opcional u oculto solo para los huéspedes de Airbnb.
• También puedes exigir pagos para las reservas de Hotel Collect, pero no para las reservas de Channel Collect. A continuación, te mostramos cómo añadir excepciones:

Al crear el proceso de check-in digital,

1. En el paso de pago, haz clic en Añadir nuevas excepciones

2. Crea el nombre de la excepción
3. Selecciona el nombre del campo que servirá de referencia para determinar si el huésped cumple el criterio
4. Selecciona la condición de esta excepción
5. Escribe el valor
6. Selecciona si, en ese caso, el paso de pago será:
   • Obligatorio
   • Opcional
   • Oculto
7. Guarda los cambios

En este ejemplo, el criterio de coincidencia es el nombre de la fuente (Airbnb); la condición es que coincida exactamente con el valor escrito (Airbnb). En ese caso, el paso de pago debe estar «Oculto».

7 - Confirmación

Puedes configurar la imagen y el mensaje que ven los huéspedes al completar el proceso de check-in.

En la configuración de la página de inicio, debes establecer cuándo estará visible el botón de check-in para los huéspedes según las preferencias de la fecha de llegada.

En la página del Portal del huésped,

1. Abre las secciones de la página de inicio
2. Habilita el botón de check-in
3. Selecciona cuándo estará visible el botón para los huéspedes

Las opciones incluyen:

• El día de la llegada
• El día anterior a la llegada
• X días antes de la llegada (ingresa el número de días)

El botón de check-in solo estará disponible para los huéspedes autenticados dentro del período especificado.

• Si el huésped no está autenticado, el botón no aparece.
• Si el huésped está autenticado, pero se encuentra fuera del período especificado, el botón aparecerá atenuado junto con el mensaje correspondiente.

El componente también muestra una lista de reservas para los huéspedes con más de una reserva activa.

Dentro del proceso de check-in digital, existe una opción para registrar automáticamente el check-in de los huéspedes en Cloudbeds PMS si usas la función de Limpieza y mantenimiento. Sigue estos pasos para habilitarla:

En las opciones de las secciones de la Página de inicio,

1. Activa el interruptor para marcar al huésped como «Ha hecho check-in» cuando complete el check-in digital y selecciona la opción de check-in que prefieras:
2. Habilita esta opción si quieres permitir que el huésped haga el check-in en cuanto la habitación esté lista en la fecha de llegada, o
3. Habilita esta opción si quieres permitir que el huésped haga el check-in en cuanto la habitación esté lista, pero no antes de una hora determinada (a. m./p. m.).

Elige cuándo se considera que una habitación está lista

Si tu establecimiento usa la condición de habitación Inspeccionada en Limpieza y mantenimiento, puedes elegir si el check-in automático debe esperar hasta que se haya inspeccionado la habitación.

Cuando el check-in automático esté habilitado, busca «Considerar que la habitación está lista cuando esté» y selecciona una de las siguientes opciones:

• Limpia o inspeccionada (estándar): La habitación se considera lista cuando está marcada como Limpia o Inspeccionada. Esta opción mantiene el funcionamiento actual.
• Solo inspeccionada: La habitación se considera lista únicamente después de marcarla como Inspeccionada. El check-in automático espera hasta que se cumpla esta condición.

También puedes añadir un mensaje automático para informar al huésped que el proceso de check-in está completo y que el check-in se registrará en cuanto la habitación esté lista.

En una conversación: Aparecerá una notificación en la actividad de la conversación cuando el huésped haya completado los pasos del check-in anticipado: En el estado de la reserva: En la página de reservas de Cloudbeds Guest Experience, se añadirá una columna de Check-in. Si el huésped completó el proceso de check-in, aparecerá 1/1 completado.

En el panel principal de Cloudbeds PMS: El panel principal de Cloudbeds PMS mostrará los siguientes íconos de estado del check-in:

• Verde: check-in digital completo
• Amarillo: parcialmente completado.

En los mensajes automáticos, hay un evento de check-in digital disponible para activar un mensaje o una acción, o ambos, cuando el huésped haya completado el proceso de check-in.

Cuando tu establecimiento usa el proceso de check-in digital de Cloudbeds, el PMS puede actualizar automáticamente el estado de la reserva según el estado de limpieza y mantenimiento de la habitación y la configuración del check-in automático.

• Check-in automático → El estado cambia a «Hospedado».
• El estado de la reserva cambiará automáticamente a Hospedado solo cuando se cumplan todas las siguientes condiciones:
  • La fecha de llegada es hoy
  • La habitación está Desocupada y cumple la condición seleccionada en el check-in automático para considerarse lista:
    • Limpia o inspeccionada (estándar): La habitación está marcada como Limpia o Inspeccionada.
    • Solo inspeccionada: La habitación debe estar marcada como Inspeccionada para que el estado de la reserva pueda actualizarse automáticamente a Hospedado.
  • Ya se ha registrado el check-out de la estancia anterior en esa habitación
  • Tu establecimiento usa el módulo de Limpieza y mantenimiento de Cloudbeds
  • El check-in automático está habilitado en los ajustes del check-in digital

Si alguna condición no se cumple, el huésped podrá completar el check-in digital, pero el estado de la reserva no se actualizará automáticamente. En ese caso, el personal deberá actualizar el estado manualmente.

Cuando un huésped completa el proceso de check-out autónomo digital, Cloudbeds actualiza automáticamente el estado de la reserva a Ha hecho check-out.

• Este cambio de estado también activa las automatizaciones configuradas para el tipo de evento «Ha hecho check-out» (como mensajes o encuestas posteriores a la estancia).
• La actualización del estado mediante el check-out autónomo no depende de Limpieza y mantenimiento.
• Cuando el estado de una reserva cambia automáticamente a Hospedado o Ha hecho check-out, las automatizaciones de Cloudbeds activan los mensajes o las tareas que hayas configurado para esos tipos de eventos.
• Si el check-out autónomo digital no actualizó el estado a Ha hecho check-out, verifica que el huésped haya completado todo el proceso de check-out. Si lo completó y el estado sigue sin actualizarse, cámbialo manualmente en el PMS.