| Objetivo | Configurar y comprender la experiencia de check-in digital en el Portal del huésped, incluido cómo los huéspedes pueden escanear un documento de identidad para completar sus datos. |
| Ideal para | Titulares, administradores y gerentes de propiedades, y equipos de recepción que utilizan Cloudbeds Guest Experience. |
| Úsalo cuando | Estés configurando el check-in digital o necesites comprender el flujo de auto check-in del huésped y la experiencia de escaneo de documentos. |
| Requisitos | Cloudbeds Guest Experience y la función de Check-in digital del Portal del huésped. |
| Resultado esperado | Los huéspedes podrán completar el check-in digital y, al introducir los datos de identidad, escanear un documento compatible para que los campos disponibles se completen automáticamente y puedan revisarlos. |
| Limitaciones | El escaneo de documentos completa la información del huésped, pero no sustituye el paso independiente de Verificación de identidad. Los huéspedes deben revisar y corregir cualquier información marcada antes de continuar. |
La página del Portal del huésped incluye una sección específica de Check-in digital para configurar un proceso electrónico de check-in digital para los huéspedes. Esta guía te mostrará la configuración y las funciones del check-in digital.
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Aspectos que debes tener en cuenta antes de empezar
- Los huéspedes deberán seguir visitando la recepción para recibir las llaves físicas. El check-in digital recopilará con antelación toda la información necesaria para el check-in.
- Las propiedades deben seguir marcando a los huéspedes como checked-in en Cloudbeds PMS si no utilizan la función de Limpieza para habilitar el check-in automático.
- Los huéspedes pueden volver al flujo de check-in si no lo han completado.
- El flujo deja de estar disponible después de que un huésped sea marcado como checked-in en Cloudbeds PMS.
- Los huéspedes ven el número total de habitaciones en la vista Resumen de la reserva.
- El escáner de documentos está disponible para las propiedades que tienen Cloudbeds Guest Experience y utilizan la función Check-in digital del Portal del huésped.
- El escaneo de documentos ayuda a los huéspedes a introducir la información de identidad, pero es independiente de la Verificación de identidad. Si la Verificación de identidad forma parte del flujo, los huéspedes deberán completar ese paso igualmente.
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Varias reservas:
- Los huéspedes con varias reservas verán cada una de ellas de forma dinámica en la página principal del Portal del huésped cuando accedan.
- Al hacer clic en una reserva, se inicia el flujo de check-in para esa reserva específica.
- Los mensajes para varias reservas dirigen a los huéspedes al mismo destino para simplificar la comunicación.
Configurar el flujo de Check-in digital
- Acceder a la configuración del Check-in digital
- Paso 1: Configurar los pasos del check-in
- Paso 2: Configurar el botón de check-in en la página de inicio
- Paso 3: Configurar el check-in automático
- Información adicional
Acceder a la configuración del Check-in digital
- Ve a la página Configuración de la empresa
- Abre la sección Portal del huésped
- Haz clic en el Portal del huésped que quieres configurar o
crea uno nuevo
- Abre la configuración de Check-in digital en el menú de configuración del lado izquierdo:
Paso 1: Configurar los pasos del check-in
En la página de Check-in digital, encontrarás pasos que puedes incluir en el Portal del huésped. Estas secciones son los pasos que seguirá el huésped en la aplicación para completar el flujo electrónico de check-in digital.
- Datos del huésped principal
- Huéspedes adicionales
- Acuerdo de registro
- Verificación de identidad
- Ventas adicionales
- Paso de pago
- Confirmación
Opciones de configuración
Configura cada sección según las siguientes opciones:
- Descripción del paso que verá el huésped
- Agregar más campos obligatorios, si lo deseas
- Activar/desactivar el campo que se muestra en la aplicación
- Indicar si se trata de un campo obligatorio marcando la casilla Obligatorio.
- Marca la opción de vista previa para ver cómo se mostrará la sección en la aplicación.
- Agregar traducciones a tu página de Check-in digital
- Haz siempre clic en Guardar para guardar todos los cambios.
Consulta a continuación más información sobre cada paso que puedes agregar.
1 - Datos del huésped principal
- La información que los huéspedes agreguen o editen aquí se actualizará/reflejará en Cloudbeds PMS.
- Nombre, Apellido y Correo electrónico serán campos obligatorios.
- Las solicitudes de última hora se actualizan en Notas de la reserva.
- Los campos del huésped principal se obtienen de los campos personalizados de Cloudbeds PMS; no se pueden agregar nuevos campos desde Cloudbeds Guest Experience.
Escanear un documento de identidad para completar los datos del huésped
Durante el Check-in digital, los huéspedes pueden escanear un documento de identidad compatible en lugar de introducir manualmente los campos de identidad disponibles. El escáner lee el documento y completa los datos correspondientes del huésped para que pueda revisarlos.
Los huéspedes pueden escanear los siguientes tipos de documentos:
- Pasaporte
- Documento nacional de identidad
- Licencia de conducir
Para escanear un documento, el huésped:
- Selecciona la opción para escanear un documento de identidad.
- Elige el tipo de documento.
- Utiliza la cámara del dispositivo para tomar una foto nítida del documento.
- Revisa la información completada a partir del escaneo.
- Corrige los campos marcados para revisión y continúa con el flujo de Check-in digital.
Revisa la información escaneada antes de continuar
Si el escáner tiene poca confianza en un valor, el campo se marca para que el huésped pueda revisarlo y editarlo. Si la foto no se puede utilizar, se le pedirá al huésped que tome otra.
La siguiente pantalla muestra dónde inicia el huésped el escaneo del documento durante el Check-in digital.
MARCADOR DE POSICIÓN DE CAPTURA DE PANTALLA: Opción del Portal del huésped para escanear un pasaporte, documento nacional de identidad o licencia de conducir.
Después del escaneo, el huésped revisa la información completada a partir del documento y comprueba los campos que necesitan atención.
MARCADOR DE POSICIÓN DE CAPTURA DE PANTALLA: Datos del huésped completados automáticamente a partir del documento escaneado, incluido un campo con baja confianza marcado para revisión.
Si no se puede leer la imagen, el Portal del huésped le pedirá al huésped que tome otra foto antes de continuar.
MARCADOR DE POSICIÓN DE CAPTURA DE PANTALLA: Mensaje para volver a tomar la foto que aparece cuando no se puede utilizar la imagen del documento.
2 - Huéspedes adicionales
Al igual que con los datos del huésped principal, la información de los huéspedes adicionales se actualiza en Cloudbeds PMS. Los campos obligatorios incluyen Nombre, Apellido y Correo electrónico.
- Solo se puede agregar el número de huéspedes adicionales que corresponda a la reserva.
- Los huéspedes secundarios solo pueden ver/actualizar sus propios datos.
Las propiedades que utilizan Guest Experience (GX) en países con requisitos gubernamentales de registro de huéspedes pueden recopilar la información obligatoria de los huéspedes directamente durante el flujo de Check-in digital. Esto permite que los huéspedes proporcionen los datos obligatorios antes de la llegada.
Para obtener información sobre disponibilidad, comportamiento de aplicación y configuración, consulta Requisitos de los huéspedes en el Check-in digital.
3 - Acuerdo de registro
Puedes seleccionar qué Registros digitales quieres incluir en el flujo de check-in digital y hacer que sean obligatorios para el check-in en esta sección.
Para saber cómo configurar los Registros digitales (documentos que se envían electrónicamente a los huéspedes mediante un enlace y permiten recopilar sus firmas digitales), haz clic aquí.
4 - Verificación de identidad
La Verificación de identidad es independiente del escáner de documentos que se utiliza para completar los datos del huésped. El escáner extrae información para que el huésped la revise, mientras que la Verificación de identidad comprueba la identidad o los documentos del huésped como parte de este paso configurado.
Puedes optar por verificar la identidad y los documentos de tus huéspedes de dos maneras: automática o manual.
Si no necesitas verificar la identidad para determinadas fuentes (como Airbnb, que ya verifica la identidad del huésped en su sitio web), puedes agregar la fuente al cuadro de excepciones para que los huéspedes omitan este paso:
Automática Manual
La Verificación de identidad (IDV) automática se realiza mediante la integración con Stripe Identity.
- Mediante datos biométricos y bases de datos de documentos, Stripe analiza los selfies y documentos del huésped para determinar su validez o marcarlos como fraudulentos.
- Este es un método de pago y los costos de cada verificación se descontarán de tu sistema de saldo de créditos. Una vez que habilites esta opción, deberás aceptar las condiciones de precios por verificación.
- Cada intento exitoso de verificación de identidad le cuesta a la propiedad 1,50 créditos por verificación.
- Las verificaciones fallidas o incompletas no se cobran.
- La verificación se suspende si alcanzas -20 créditos; se reanuda cuando aumentas los créditos hasta alcanzar un saldo positivo.
- Puedes utilizar un modo de prueba para realizar pruebas internas si quieres probar el flujo sin generar costos:
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Si eliges la verificación manual, puedes elegir si los huéspedes deben tomarse una foto de sí mismos y/o imágenes de su documento (por ejemplo, licencia de conducir o pasaporte).
- La propiedad es responsable de verificar los documentos.
- Las imágenes se almacenan en Cloudbeds PMS en Documentos del huésped y Documentos de la reserva.
Cuando los huéspedes llegan al paso de verificación de identidad, deben:
- Aceptar las condiciones de verificación de Stripe
- Tomar una foto de su documento
- Tomarse un selfie
- Enviar la verificación.
- Si la verificación de un huésped falla, podrá realizar un máximo de dos (2) nuevos intentos. Cada intento se cobrará del saldo de créditos.
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El intento de verificación de identidad del huésped aparece en la barra lateral derecha/perfil del huésped en Cloudbeds Guest Experience.
Los datos de la reserva mostrarán ✅ verificado o ⚠️ error, junto con el motivo del error.
Consulta a continuación los códigos de error y su significado:
- abandoned - El usuario inició la verificación, pero no la envió.
- consent_declined - El usuario rechazó ser verificado por Stripe. Consulta con tu asesor legal para determinar si tienes la obligación de ofrecer un método alternativo no biométrico de verificación, como una revisión manual.
- country_not_supported - Stripe no verifica usuarios del país indicado.
- device_not_supported - El dispositivo del usuario no tenía cámara o el usuario rechazó conceder a Stripe permiso para acceder a ella.
- document_expired - El documento de identidad proporcionado está vencido.
- document_type_not_supported - El documento de identidad proporcionado no corresponde a uno de los tipos permitidos para la sesión.
- document_unverified_other - Stripe no pudo verificar el documento de identidad proporcionado. Consulta la lista de tipos de documentos compatibles.
- id_number_insufficient_document_data - El documento proporcionado no contenía suficientes datos para compararlos con el número de identificación.
- id_number_mismatch - La información proporcionada no pudo compararse correctamente con las bases de datos globales.
- id_number_unverified_other - No se pudo verificar la información proporcionada. Consulta la lista de números de identificación compatibles.
- selfie_document_missing_photo - El documento de identidad proporcionado no contenía una fotografía de un rostro.
- selfie_face_mismatch - La imagen del rostro capturada no coincide con el rostro del documento.
- selfie_manipulated - La imagen del rostro capturada fue manipulada.
- selfie_unverified_other - Stripe no pudo verificar el selfie proporcionado.
- under_supported_age - Stripe no verifica usuarios menores de edad.
5 - Ventas adicionales
Puedes activar las Ventas adicionales para mostrar productos y servicios en el Portal del huésped durante el flujo de check-in.
Las Ventas adicionales siempre son opcionales. Los huéspedes pueden omitir este paso durante el Check-in digital y no existe ninguna opción para hacer obligatoria una compra o selección antes de continuar.
Toda la configuración de Ventas adicionales se realiza directamente en la función Ventas adicionales.
6 - Paso de pago
Si tienes Cloudbeds Payments, puedes permitir que los huéspedes agreguen una tarjeta de crédito a su reserva.
Esto sirve únicamente para recopilar los datos de la tarjeta de crédito, no para procesar pagos.
Agregar excepciones al paso de pago
En el flujo de check-in digital, tienes la flexibilidad de agregar excepciones al paso de pago. Por lo general, todos los huéspedes pasan por el proceso de pago habitual, a menos que cumplan determinados criterios de excepción. Por ejemplo:
- El paso de pago puede ser obligatorio para todos los huéspedes, pero opcional u oculto solo para los huéspedes de Airbnb.
- También puedes exigir el pago para las reservas de Hotel Collect, pero no para las reservas de Channel Collect. Consulta a continuación cómo agregar excepciones:
Mientras creas el flujo de check-in digital,
- En el paso de pago, haz clic en Agregar nuevas excepciones
- Crea el nombre de la excepción
- Selecciona el nombre del campo que se utilizará como información base para determinar si el huésped cumple ese criterio
- Selecciona la condición de esta excepción
- Escribe el valor
- Selecciona si, en ese caso, el paso de pago será:
- Obligatorio
- Opcional
- Oculto
- Guardar
En este ejemplo, el nombre de la fuente (Airbnb) es el criterio de coincidencia; la condición comprueba si coincide exactamente con el valor introducido (Airbnb). En ese caso, el paso de pago debe estar "oculto".
7 - Confirmación
Puedes configurar la imagen y el mensaje que verán los huéspedes al completar el flujo de check-in.
Paso 2: Configurar el botón de check-in en la página de inicio
En la configuración de la página de Inicio, debes definir cuándo el botón de Check-in será visible para los huéspedes según tus preferencias relacionadas con la fecha de llegada.
En la página del Portal del huésped,
- Abre las secciones de la página de Inicio
- Activa el botón de Check-in
- Selecciona cuándo será visible el botón para los huéspedes
Las opciones incluyen:
- Día de llegada
- Día anterior a la llegada
- X días antes de la llegada (introduce el número de días)
El botón de Check-in solo se mostrará a los huéspedes autenticados dentro del período especificado.
- Si el huésped no está autenticado, el botón no se mostrará.
- Si está autenticado, pero fuera del período, el botón aparecerá en gris junto con el mensaje correspondiente.
El componente también muestra una lista de reservas para los huéspedes con más de una reserva activa.
Paso 3: Configurar el check-in automático
Dentro del flujo de Check-in digital, existe una opción para marcar automáticamente a los huéspedes como checked-in en Cloudbeds PMS si utilizas la función de Limpieza. Sigue estos pasos para habilitarla:
En las opciones de las secciones de la Página de inicio,
- Activa el interruptor para marcar al huésped como checked-in cuando complete el Check-in digital y selecciona la opción de check-in que prefieras:
- Habilita esta opción si quieres permitir que el huésped haga check-in en cuanto la habitación esté lista el día de llegada, o
- Habilita esta opción si quieres permitir que el huésped haga check-in en cuanto la habitación esté lista, pero no antes de una hora determinada (a. m./p. m.).
También puedes agregar un Mensaje automatizado para informar al huésped de que el flujo de check-in ha finalizado y que se marcará como checked-in en cuanto la habitación esté lista.
Información adicional
Identificar cuándo el huésped ha completado el check-in digital
En una conversación: Se mostrará una notificación en la actividad de la conversación cuando el huésped haya completado los pasos de check-in previo: En el Estado de la reserva: En la página de reservas de Cloudbeds Guest Experience, se agregará una columna para Check-in. Si un huésped ha completado el flujo de check-in, se indicará 1/1 completado.
En el Panel principal de Cloudbeds PMS: El Panel principal de Cloudbeds PMS mostrará los siguientes iconos de estado del check-in:
- Verde - check-in digital completado
- Amarillo - parcialmente completado.
Configurar el activador de Check-in digital en Mensajes automatizados
Hay disponible un evento de check-in digital en los mensajes automatizados para activar un mensaje y/o una acción cuando el huésped complete el flujo de check-in.
Cómo actualiza el Check-in digital el estado de la reserva en Cloudbeds
Cuando tu propiedad utiliza el flujo de check-in digital de Cloudbeds, el PMS puede actualizar automáticamente el estado de la reserva según el estado de limpieza de la habitación y la configuración del Check-in automático.
- Check-in automático → El estado cambia a “In-House”.
- La reserva cambiará automáticamente a In-House solo cuando se cumplan todas las condiciones siguientes:
- La fecha de llegada es hoy
- La habitación está marcada como Vacant & Clean en el módulo de Limpieza
- La estadía anterior en esa habitación ya hizo check-out
- Tu propiedad utiliza el módulo de Cloudbeds Housekeeping
- El Check-in automático está habilitado en la configuración del check-in digital
Si alguna de estas condiciones no se cumple, el huésped podrá completar igualmente el check-in digital, pero el estado de la reserva no se actualizará automáticamente. En ese caso, el personal deberá actualizar el estado manualmente.
Cómo actualiza el auto check-out digital el estado de la reserva
Cuando un huésped completa el flujo de auto check-out digital, Cloudbeds actualiza automáticamente el estado de la reserva a Checked-Out.
- Este cambio de estado también activa todas las automatizaciones configuradas para el tipo de evento “Checked-Out” (como mensajes posteriores a la estadía o encuestas).
- No existe ninguna dependencia de Limpieza para actualizar el estado mediante el auto check-out.
- Cuando el estado de una reserva se actualiza automáticamente a In-House o Checked-Out, las Automatizaciones de Cloudbeds activarán todos los mensajes o tareas configurados para estos tipos de eventos.
- Si el auto check-out digital no actualizó el estado a Checked-Out, comprueba que el huésped haya completado todo el flujo de check-out. Si lo completó y el estado sigue sin actualizarse, cambia el estado manualmente en el PMS.
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