Existen diferentes tipos de sobreventas en la plataforma de Cloudbeds. Este artículo explica los escenarios más comunes en los que ocurren las sobreventas, por qué ocurren y cómo manejarlas adecuadamente.
Aprende sobre las características de sobreventas en el PMS de Cloudbeds.
el PMS de Cloudbeds te permite crear bloqueos de habitaciones, retenciones de cortesía o establecer una habitación fuera de servicio.
Si estás completamente reservado y tienes reservas no asignadas, el sistema aún permite a los usuarios crear un bloqueo de habitaciones, una retención de cortesía o establecer una habitación como fuera de servicio, lo que puede provocar una sobrerreserva. Un ejemplo de cuándo se utilizaría esto es en casos de mantenimiento inesperado o si una habitación necesita ser bloqueada temporalmente por reparaciones.
Si tienes activada la asignación automática de habitaciones, el sistema no podrá asignar automáticamente ninguna reserva a una habitación que tenga un bloqueo de habitaciones en cualquier momento durante el rango de fechas de la reserva. Si la habitación no se asigna automáticamente, deberá asignarse manualmente haciendo clic en el botón azul "asignaciones".
Aparecerá una notificación de advertencia para confirmar si realmente deseas crear un bloqueo de habitaciones a pesar de tener una ocupación completa para ese tipo de alojamiento. Si seleccionas que deseas continuar, se creará una sobrerreserva:
- Las fuentes de terceros se pueden utilizar para registrar manualmente una reserva en el PMS de Cloudbeds, que se realizó a través de tu socio de terceros (OTA, mayoristas, agentes de viajes o clientes corporativos).
- Es posible crear reservas utilizando fuentes de terceros, independientemente de la disponibilidad de habitaciones. El sistema le permite crear una reserva incluso cuando no hay disponibilidad para el tipo de habitación o hay restricciones de estadía en vigor (Duración mínima o máxima de la estadía, Cierre de llegada o salida) porque en teoría, tendría un acuerdo especial con tu socio de terceros para reservar las habitaciones para ellos.
- Esta práctica podría causar una sobreventa si no se realiza con cautela. Continúe leyendo a continuación para aprender cómo crear una reserva de terceros cuando no hay disponibilidad y cómo configurar los permisos de usuario para evitar una sobreventa.
- Siga los pasos para crear una nueva reserva. Asegúrese de elegir una de las Fuentes de Reserva de Terceros
- Continúe con el proceso y confirme la creación de la reserva
- Recibirá una advertencia sobre la sobreventa. Haz clic en Continuar para proceder
Incluso si no hay disponibilidad para el período especificado, el sistema aún le permite seleccionar la habitación para hacer la reserva.
El propietario de la propiedad tiene acceso al menú de Gestión de usuarios de forma predeterminada. Otros usuarios deben recibir permiso del propietario de la propiedad.
Puede permitir una sobreocupación si espera una cancelación o si hay otra habitación disponible para tu huésped en tu propiedad. De lo contrario, puede haber una sobreocupación real. Para evitar que un usuario cometa este error, realice una de las siguientes opciones:
- Acceda a la página de roles para editar el rol correspondiente del usuario
- En la sección Reserva, desactive el permiso Crear reservas de terceros sobreocupadas y Crear reservas de terceros si no desea que el usuario cree ninguna reserva de terceros en absoluto.
- Recuerde guardar los cambios
Al desactivar todas las fuentes de terceros, ningún usuario (incluido el Propietario de la Propiedad) podrá crear una reserva desde fuentes de terceros. Siga los pasos en esta guía para desactivar las fuentes de reserva de terceros.
Motivo/antecedentes:
- Si tienes reservas sin asignar, eso significa que hay espacios disponibles que se muestran en tu calendario. Por lo tanto, puedes arrastrar y soltar la reserva de un tipo de habitación a otro. Sin embargo, si la categoría ya estaba llena, esto causará una sobrerreserva.
El sistema no te informa que puede ocurrir una sobrerreserva, solo te ofrece recalcular el precio total o cancelar esta acción.
Qué hacer:
- Para evitar este tipo de sobreventas, antes de arrastrar una reserva, asegúrate de que para esas fechas no haya reservas sin asignar. Obtén más información sobre cómo encontrar y manejar reservas sin asignar.
- Para investigar por qué se permitió esta sobrerreserva, utiliza el Registro de Actividad. Si aún no puedes identificar o corregir la causa de la sobrerreserva, comunícate con nuestro Equipo de Soporte, incluyendo todos los detalles de la reserva, como: el ID de la reserva, las fechas, las habitaciones, el canal afectado, confirma qué información es incorrecta y qué esperas ver; y estaremos encantados de investigar esto por ti.
Hacer cambios en la cantidad de habitaciones también puede causar sobreventas: Si estás cambiando el número de habitaciones, ten en cuenta que puede causar sobreventas. Por ejemplo, tienes 8 habitaciones para Doble Estándar y 8 reservas para un día. Una vez que disminuyas el número de habitaciones a 5 en la sección de tipos de habitaciones de alojamiento en la configuración, tendrás 3 sobreventas para esa fecha.
Una reserva simultánea ocurre cuando la última habitación disponible dentro del tipo de habitación se reserva casi al mismo tiempo (dentro de un intervalo de 15 minutos) en diferentes canales.
Ejemplo:
- Una propiedad tiene una disponibilidad de 1 para Double Deluxe y la propiedad recibe:
- Reserva 1- Double Deluxe (5 de mayo - Booking.com - 12:10 pm)
- Reserva 2- Double Deluxe (5 de mayo - Expedia - 12:15 pm)
Razón:
Este overbooking ocurrió debido a reservas casi simultáneas. Esto es lo que podría suceder:
- El primer cliente busca disponibilidad en Booking.com. Si hay disponibilidad, se espera que continúe a la sección de detalles de la reserva y se le otorga un intervalo de tiempo de 15 minutos para finalizar el proceso de reserva. Mientras este proceso no se haya completado, la disponibilidad aún está abierta.
- En el canal de Expedia, el segundo cliente podrá buscar y encontrar la misma disponibilidad de 1, lo que les permitirá comenzar también el proceso de reserva.
- Por lo general, si un cliente no finaliza dentro del intervalo de tiempo de 15 minutos, se cerrará tu sesión en el sistema, ya que el sistema necesita actualizarse y verificar la disponibilidad nuevamente.
- Pero, si ambos completan esta reserva al mismo tiempo en diferentes canales, no hay nada que podamos hacer para evitar que ocurra esta reserva simultánea; incluso si enviamos una disponibilidad de '0' durante el proceso de reserva, el canal lo ignorará y permitirá la reserva.
- el PMS de Cloudbeds solo puede intentar cerrar la disponibilidad en todos los canales conectados lo más rápido posible, pero a veces, el cliente ya está muy avanzado en el proceso de reserva, por lo que el sitio web de reserva aún permitirá que se realice la reserva.
Una buena práctica empleada por muchos hoteleros a gran escala y por hoteleros independientes de alto volumen, es no ofrecer la disponibilidad de la última habitación a sus socios de canal. Algunas propiedades ofrecerán 8 de 10 habitaciones, por ejemplo, y venderán las últimas 2 habitaciones en tu propio sitio web, a través de llegadas sin reserva o mediante reservas telefónicas. Esto les permite controlar el potencial de sobrebooking.
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