Este artículo te muestra cómo anular (cancelar) transacciones realizadas por error o con datos incorrectos en diferentes partes del sistema.
Importante:
- Los pagos realizados a través de pasarelas de pago no se pueden anular. Solo puedes anular autorizaciones. Si un pago se procesó mediante una pasarela de pago, únicamente puedes reembolsarlo.
- Si estás usando Cloudbeds Payments, no puedes anular pagos procesados;
- Cuando anulas una transacción, la transacción anulada se mostrará en el folio en color rosa y el saldo pendiente se actualizará. Los detalles de la anulación se registran en el Reporte de transacciones exactamente en el día en que se realizó.
- Es mejor anular una transacción el mismo día en que se realiza para garantizar que tus reportes financieros sean correctos.
- No todas las pasarelas de pago permiten anular: verifica esta información con tu proveedor de pasarela de pago. Las que permiten anular solo lo hacen antes de que la transacción haya sido liquidada. El plazo depende exclusivamente de las reglas de la pasarela.
- Las transacciones de “Reembolso registrado” no se pueden anular. Estas entradas solo documentan un reembolso y no procesan dinero. Si se registran por error, corrige el folio usando un pago de compensación o un ajuste (consulta las preguntas frecuentes más abajo).
Anular transacciones en Cloudbeds PMS
En el folio de la reserva:
- Ve al folio de la reserva correspondiente.
- Haz clic en el ícono de engranaje junto a la transacción que quieras cancelar.
- Haz clic en Anular transacción.
- Haz clic en Anular pago.
La anulación se registra dentro de la actividad de la reserva, y el saldo pendiente se actualizará en consecuencia:
Más información sobre el folio de la reserva: Folio de la reserva: todo lo que necesitas saber
En las cuentas de casa
- Dentro de la cuenta de casa, localiza la transacción que quieres cancelar.
- Haz clic en el ícono de engranaje junto a la transacción.
- Haz clic en Anular.
- Haz clic en Continuar.
Los detalles de la anulación se muestran en rojo con el monto anulado:
Preguntas frecuentes
Sí. Sin embargo, solo puedes anular pagos en efectivo dentro de las 24 horas posteriores al momento en que se registran. Si ya pasó ese plazo, debes crear un cargo ajustado para corregir el saldo. Obtén más información en el siguiente artículo: Cómo ajustar un cargo / agregar un ajuste a una reserva
No es posible anular la transacción después de 24 horas desde que se registró el cargo, y los registros de reembolso tampoco se pueden anular.
El ícono de engranaje solo aparece en las transacciones que todavía se pueden anular. Si el ícono no aparece, se cumple una de las siguientes condiciones:
- Permisos: Tu rol de usuario debe incluir el permiso “Anular transacciones”. Si está desactivado, el ícono de engranaje se ocultará para todos los elementos anulables. Solo el propietario de la propiedad puede otorgar permisos.
- Diseño de pantalla: En pantallas pequeñas, la columna de acciones puede quedar hacia la derecha. Desplázate horizontalmente o aleja el zoom para confirmar si el ícono simplemente está fuera de la vista.
- La transacción está bloqueada: Algunas transacciones pasan a ser de solo lectura y no se pueden anular. Algunos ejemplos:
- Transacciones de “Reembolso registrado” (estas no se pueden anular una vez creadas): transacciones incluidas en facturas, notas de crédito o después de las 24 horas del periodo para anular efectivo/cargos. Cuando una transacción está bloqueada, el sistema oculta automáticamente el ícono de engranaje.
Las líneas de “Reembolso registrado” no se pueden anular. Si se añadieron por error y dejaron un saldo incorrecto en el folio, puedes corregirlo registrando un movimiento de compensación:
Opción 1: registrar un pago de compensación
- Agrega un nuevo pago usando el mismo tipo de pago.
- Selecciona Registrar pago anterior (no cobrar) para que no se envíe ninguna transacción real.
- Ingresa el mismo monto que la línea de “Reembolso registrado”.
Esto devuelve el saldo del folio a cero.
Opción 2: agregar un ajuste positivo
- Haz clic en Agregar ajuste.
- Ingresa el monto del reembolso como valor positivo.
- Selecciona el mismo código de ingreso que el elemento original. Esto mantiene el historial de auditoría limpio y restaura el saldo correcto.
Estos métodos garantizan saldos de folio correctos cuando una línea de reembolso registrado no se puede anular.
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