¿Cómo programar los correos electrónicos?

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La programación de correo electrónico es una función que permite a las propiedades enviar correos electrónicos a los huéspedes en función de un horario específico. Actualmente myfrontdesk ofrece 2 opciones principales de programación: según el número específico de días antes o después de la llegada o salida y según los cambios en el estado de la reserva

¿Cómo programar el envío de un correo electrónico?

Para acceder a la función, siga estos pasos:

1. En el menú Configuración, a la izquierda, desplácese hasta Configuración del e-mail y presione 'Programación de los E-mails'

2. Crear una programación del Email:

3. Establezca un nombre a esta programación

4. Seleccione la plantilla de correo de las plantillas manualmente creadas por la propiedad (Consulte la sección a continuación 'Cómo crear una plantilla de correo electrónico para enviar programadamente' para obtener información detallada)

5. Establezca cuando quiere que el correo se envíe:

  • Número específico de días antes o después de la llegada o salida
  • Cuando cambia el estado de una reserva

6. Opciones avanzadas: elija fuentes específicas (los correos electrónicos se programarán solo para fuentes específicas) o las fechas en las que prefiere que los correos electrónicos se envíen automáticamente

Si un usuario no selecciona "Enviar plantilla de correo electrónico solo para las fuentes especificadas", el correo electrónico se enviará a todas las fuentes. A partir de mediados de febrero de 2018, esto también incluirá reservas de canales conectados a través de myallocator (administrador de canal de Cloudbeds).

7. Crear programación

Actualmente, solo se pueden programar nuevas plantillas de correo electrónico personalizadas. Las plantillas de correo electrónico preexistentes (predeterminadas) no se pueden agregar a una programación.

¿Cómo crear una plantilla de correo electrónico para enviar programadamente?

Es posible aplicar el cronograma solo a plantillas creadas manualmente (no el correo electrónico creado en el sistema por defecto: reserva confirmada, cancelada, confirmación pendiente, factura, folio).

Para crear una plantilla que se enviará a sus huéspedes automáticamente en el futuro, siga estos pasos:

1. Navigue hasta Configuración del E-mail -> E-mail Personalizados

2. Haga clic en 'Crear Plantilla'

Esta sección tiene las siguientes opciones:

3. Plantillas para idiomas específicos

4. Un correo electrónico que los huéspedes verán como la dirección del remitente

5. Un correo electrónico al que se enviará una respuesta si el huésped elige responder

6. Opción de CC y BCC

 

7. Elija el asunto

8. Suba un archivo adjunto

9. Elija un diseño de plantilla pre-diseñado o cree un diseño personalizado enriquecido con HTML

10. Ingrese el texto en el cuerpo del mensaje y personalícelo

11. Guarde los cambios

Puede encontrar información más detallada sobre las plantillas de correo electrónico en este artículo - correo electrónico

Cuestiones a destacar:

1. ENVÍO DE CORREOS ELECTRÓNICOS A FUENTES ESPECIFICAS

CÓMO FUNCIONA HASTA EL 8 DE FEBRERO DE 2018: si el usuario no selecciona "Enviar plantilla de correo electrónico solo para fuentes específicas", la plantilla irá a reservas de todas las fuentes pero no a las reservas de canales conectados (booking.com, Expedia, etc.).

CÓMO FUNCIONA A PARTIR DEL 8 DE FEBRERO DE 2018: Si un usuario no selecciona "Enviar plantilla de correo electrónico solo para fuentes específicas", se enviará a todas las reservas de todas las fuentes, incluidas las reservas de los canales conectados (booking.com, Expedia, Agoda, etc.).

2. ¿QUÉ SUCEDE SI NO SE CUMPLEN CON LAS CONDICIONES PROGRAMADAS?

EJEMPLO 1: creo un correo programado de bievenida para ser enviado 2 días antes de la fecha de check-in.

CÓMO FUNCIONA: Hoy es 28 de febrero. Una nueva reserva ha llegado con fecha de ingreso el 1 de marzo. El correo electrónico de bienvenida no se programará para esta reserva, ya que 2 días antes del check in para esta reserva sería el 27 de febrero, que ya es en el pasado.

Si la reserva viene con la fecha de registro el 3 de marzo, el correo electrónico se programará, ya que 2 días antes del registro el 1 de marzo, que es en el futuro.

EJEMPLO 2: Creé un correo programado para ser enviado 0 días después del pago a las 12.00p.m.

CÓMO FUNCIONA: Hoy es 28 de febrero, el día de salida de la reserva es el 28 de febrero. Si le realizo el check-out al huésped a las 12.05pm, el correo electrónico no se programará. Si lo realizo a las 11.59a.m., se programará entonces un correo electrónico.

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