Vorbereitung auf geplante Wartungsarbeiten an Ihrem Cloudbeds PMS

Juss Reyes

Aktualisiert 26. Oktober 2026 09:54

In diesem Leitfaden haben wir einige Schritte für Sie zusammengestellt, die Sie befolgen können, um sich auf geplante Systemwartungen vorzubereiten oder falls Sie aufgrund unvorhergesehener Umstände keinen Zugriff auf Ihr Property-Management-System haben.

Übersicht

In der Hotellerie ist es entscheidend, dass Ihre Unterkunft auf bevorstehende oder unerwartete Ereignisse vorbereitet ist, um unter allen Umständen das beste Gästeerlebnis zu bieten.

Eine strategische Kombination aus einem Notfallplan und regelmäßigen bewährten Praktiken ist unerlässlich, um während der Systemwartung vorbereitet zu sein. Lesen Sie unten weiter für weitere Details und Informationen darüber, wie Sie während der Systemwartung vorgehen können.

Wir empfehlen dringend, den untenstehenden Aktionsplan und die bewährten Praktiken während des Night Audit Ihrer Unterkunft durchzuführen.

Was Sie während der Systemwartung tun sollten

Wenn Sie feststellen, dass das Cloudbeds PMS nicht wie erwartet funktioniert, ziehen Sie zunächst andere mögliche Ursachen in Betracht, die nichts mit einer Systemwartung zu tun haben. Sehen Sie sich den folgenden Leitfaden an, um mehr zu erfahren: Cloudbeds lädt nicht – Fehlerbehebung

Wenden Sie sich an unser Support-Team, falls das Problem nach der Fehlerbehebung mit dem oben genannten Leitfaden weiterhin besteht, und befolgen Sie die unten vorgeschlagenen Schritte des Notfallverfahrens.

Informieren Sie Ihr Personal: Auch wenn einige Mitarbeiter bereits über das Problem informiert sein könnten, informieren Sie das gesamte Team über die laufende Wartung und erklären Sie kurz, wie mit den bestehenden Reservierungen umzugehen ist.
Definieren Sie ein Priorisierungsschema, um zu bestimmen, welche Reservierungen sofortige Aufmerksamkeit erfordern: Prüfen Sie außerdem, ob heute VIP-Gäste oder Gruppen anreisen, die besondere Berücksichtigung benötigen.
Während der Systemwartung stellen Sie sicher, dass alle Gästeinformationen und Check-in-Prozesse manuell erfasst werden: Dies hilft sicherzustellen, dass keine Informationen verloren gehen oder falsch abgelegt werden, während das System nicht verfügbar ist, und dass alles in der richtigen Reihenfolge bleibt. Sobald das System wieder verfügbar ist, sollten alle manuellen Aufzeichnungen hochgeladen werden.
Bewahren Sie Papierkopien der Transaktionen/Zahlungen der Gäste für spätere Prüfungen auf.
Verwenden Sie Zahlungs-Gateways manuell und bewahren Sie Quittungen auf, um Zahlungen als Datensätze zu erfassen, wenn das System wieder online ist.
Informieren Sie Ihre Gäste über die aktuelle Systemwartung: Versichern Sie ihnen, dass unser Team intensiv daran arbeitet, das Problem so schnell wie möglich zu beheben. Die Gäste müssen über die Situation informiert sein und darauf vertrauen können, dass daran gearbeitet wird.

Sobald das System wiederhergestellt ist, stellen Sie sicher, dass Sie die Bedeutung eines Backup-Plans für Ihre Unterkunft überprüfen.

Bereitschaft bei Ausfallzeiten: Backup-Pläne und Offline-Betrieb

Die Bedeutung eines Backup-Plans

Unabhängig von Art oder Dauer der Veranstaltungen in der Innenstadt ist es entscheidend, einen effektiven Backup-Plan für den täglichen Betrieb zu haben, um die Kontinuität Ihres Geschäfts sicherzustellen.

Ein funktionaler Backup-Plan sollte folgende Punkte enthalten:

Den definierten Datentyp, der regelmäßig exportiert werden soll (zum Beispiel Zimmerstatus oder Gastinformationen)
Konkrete und regelmäßige Zeitpläne, die festlegen, wann diese Daten gesichert werden müssen
Gesicherten Daten-Speicher (ein vertrauenswürdiges System und die entsprechenden Zugriffskontrollen)

Denke daran: Stelle sicher, dass deine Mitarbeitenden gut über den Backup-Plan informiert sind: Sie sollten die Details und Abläufe kennen.

Definiere Verantwortlichkeiten: Jede Mitarbeitende sollte ihre Rollen und die erforderlichen Maßnahmen zur Aufrechterhaltung des Betriebs kennen.
Erstelle und drucke täglich Meldescheine, um die Kontrolle über deine Gäste und Ankünfte zu behalten.

Checkliste für kritische Berichte bei Ausfallzeiten

Damit Ihre Unterkunft auch während geplanter Wartungsarbeiten oder unerwarteter Ausfälle weiterbetrieben werden kann, empfehlen wir, täglich einen Satz kritischer Berichte vorzubereiten. Sie können diese als druckfertiges „Schnellzugriffs“-Paket für geplante oder ungeplante Ausfälle verwenden (viele Hoteliers machen dies bereits als Teil ihres nächtlichen Ablaufs).

1) Gästeinformationen & Reservierungen

Liste der im Haus befindlichen Gäste — Zimmernummer, Gastname, Anreise-/Abreisedaten, Rate, Zahlungsmethode, Notizen.
Liste der erwarteten Ankünfte — Gastname, Reservierungsnummer, Rate, Zahlungsstatus, Sonderwünsche.
Liste der erwarteten Abreisen — Gastname, Zimmernummer, offener Saldo, Notizen zum Late Check-out.
Liste der VIP- / besonders zu beachtenden Gäste — Notizen zu Vorlieben, Jubiläen oder prominenten Gästen.

2) Zimmer- & Housekeeping-Status

Zimmerstatusbericht — belegt, frei, außer Betrieb/außer Dienst.
Housekeeping-Reinigungsliste — sauber/schmutzig, Bleibegast, Auszug fällig, Prioritätsreinigung.
Liste der Wartungsarbeitsaufträge — aktive Reparaturen, Notizen zu außer Betrieb befindlichen Zimmern.

3) Finanz- & Transaktionsdaten

Aktuelle Gästefolios — Salden, bisherige Belastungen, Zahlungsmethode.
Anzahlungen/Vorauszahlungen — erhaltene Beträge und zu Reservierungen zugeordnet.
City Ledger / Forderungsübersicht — offene Rechnungen.
Kassenbericht der Schicht — Anfangsbestand, offene Transaktionen, ausstehende Buchungen.

Weitere empfohlene Berichte:

Übersicht über Gäste und Zimmer
Housekeeping-Details (bei Bedarf Filter für Aufenthaltsdaten anwenden)
Belegungsstatistiken nach Zimmertyp

Sie erfahren, wie Sie diese Berichte im Cloudbeds-Berichtebereich oder über Cloudbeds Intelligence Explore abrufen können.

Laden Sie diese Berichte täglich herunter oder drucken Sie sie aus, damit Sie eine sofort verfügbare Offline-Sicherung haben, um den Betrieb während Ausfallzeiten reibungslos aufrechtzuerhalten.

Reservierungsdokumentation

Verwalten Sie Ihre ankommenden und im Haus befindlichen Gastreservierungen mit der folgenden Dokumentation:

Meldescheine der Gäste – Erfahren Sie, wie Sie Meldescheine erstellen und verwalten.
Anreisen und Abreisen – Es ist wichtig, die vollständige Liste der Anreisen und Abreisen zu haben bzw. auszudrucken, um Ihre täglichen Check-ins und Check-outs zu kontrollieren.
Im Haus befindliche Gäste – Prüfen Sie, wer im Haus ist, um eine bessere Kontrolle zu haben und sich um Ihre aktuellen Gäste zu kümmern.

Check-in-Verfahren

Prüfen Sie die für die Reservierungsdokumentation generierte Anreisen-Liste.
Drucken Sie täglich die Meldescheine der Gäste für den manuellen Check-in aus.
Mit einer ausgedruckten Housekeeping-Liste wissen Sie leicht, welchem Zimmer Ihre Gäste zugewiesen werden können.

Check-out-Verfahren

Prüfen und drucken Sie den Gäste-Saldo-Bericht, um den ausstehenden Saldo pro Gast zu ermitteln (für Gäste mit Status im Haus und bei Abreise). Verwenden Sie denselben Bericht, um das Folio Ihres Gastes für die Check-out-Zeit vorzubereiten.
Falls zutreffend, prüfen Sie mit anderen Abteilungen, ob zusätzliche Gebühren angefallen sind, die vom Gast eingezogen werden müssen.

Denken Sie daran, unsere Systemstatus-Seite für die aktuellsten Informationen zum Status unseres Systems zu prüfen.