Anleitung zur Nutzung der RKSV-Fiskalisierung in Österreich

Mariia Korostashevych

Aktualisiert 23. Oktober 2026 09:17

Zweck	Erstellen, Überprüfen und Verwalten von RKSV-Steuerdokumenten für Österreich während des täglichen Betriebs der Unterkunft.
Am besten geeignet für	Mitarbeitende an der Rezeption, Unterkunftsleiter und Administratoren österreichischer Unterkünfte, die Austria Fiskaly verwenden.
Verwenden Sie dies, wenn	Ihre Austria-Fiskaly-Integration bereits konfiguriert ist und Sie steuerlich erfasste Rechnungen und Gutschriften ausstellen oder verwalten müssen.
Voraussetzungen	Austria Fiskaly muss konfiguriert und für die Live-Fiskalisierung bereit sein. Wenn die Einrichtung nicht abgeschlossen ist, folgen Sie dem Austria RKSV-Fiskalisierungs-Einrichtungsleitfaden.
Erwartetes Ergebnis	Berechtigte Rechnungen und Gutschriften werden von Fiskaly signiert, in Cloudbeds gespeichert und stehen der Unterkunft zur Überprüfung und zum Versand an Gäste zur Verfügung.
Beschränkungen	Mit Quittung erstellen erzeugte Zahlungsbelege sind keine RKSV-signierten Steuerdokumente.

Einführung

Nachdem Austria Fiskaly konfiguriert ist, kann Cloudbeds berechtigte Rechnungen und Gutschriften zur RKSV-Fiskalisierung an Fiskaly senden. Fiskaly signiert das Dokument, und das fertige Steuerdokument wird in Cloudbeds gespeichert.

Die wichtigste Unterscheidung im täglichen Arbeitsablauf besteht zwischen einer Rechnung und einer Zahlungsquittung. Verwenden Sie Rechnung erstellen, wenn Sie eine RKSV-Fiskalrechnung benötigen. Quittung generieren erstellt nur eine Zahlungsquittung und erfüllt nicht die Anforderungen der RKSV-Fiskalisierung.

Nutzen Sie die folgenden Arbeitsabläufe, um Fiskalrechnungen zu erstellen, zu verstehen, wie Zahlungen und Trinkgelder diese beeinflussen, Fiskaldokumente zu überprüfen und häufige Probleme zu lösen.

Wichtig: Wählen Sie Rechnung erstellen für eine RKSV-Fiskalrechnung. Verwenden Sie Quittung generieren nicht als Ersatz. Zahlungsquittungen werden nicht kryptografisch über RKSV signiert.

Inhaltsverzeichnis

Wer davon betroffen ist und wie
Manuelles Erstellen einer Fiskalrechnung
Automatisierung der Fiskalrechnungserstellung
Zahlungsklassifizierung bei Fiskalrechnungen verstehen
Verwaltung von Rechnungen, Gutschriften und Fiskaldokumentenstatus
Verstehen, wie Trinkgelder auf Fiskaldokumenten erscheinen
Automatisierte Periodenabschlüsse verstehen
Fehlerbehebung bei der RKSV-Fiskalisierung in Österreich

Wer davon betroffen ist und wie

Der tägliche Fiskalisierungsablauf umfasst unterschiedliche Verantwortlichkeiten, je nachdem, ob Sie Dokumente erstellen, Unterkunftseinstellungen verwalten oder die Fiskaloperationen überwachen.

Rolle	Wissenswertes
Rezeption	Erfassen Sie die Zahlung, bevor Sie die Rechnung erstellen, verwenden Sie Rechnung erstellen und prüfen Sie das fertige Fiskaldokument, bevor Sie es an den Gast senden.
Manager/General Manager	Verstehen Sie das automatisierte Verhalten von Rechnungen, Dokumentenstatus, Zahlungsklassifizierung, Periodenabschlüsse und wie bei Fiskalisierungsfehlern vorzugehen ist.
Administrator	Pflegen Sie die Fiskaly-Konfiguration für Österreich, die Steuerzuordnung, MwSt.-Ausnahmen und automatisierte Rechnungseinstellungen, die den täglichen Fiskalisierungsprozess unterstützen.

Manuelles Erstellen einer Fiskalrechnung

Erstellen Sie eine Fiskalrechnung aus dem Reservierungsfolio, nachdem die Zahlung des Gastes erfasst wurde. Die erfasste Zahlung ist wichtig, da Cloudbeds die verfügbaren Zahlungsinformationen verwendet, wenn die Rechnung zur Unterzeichnung eingereicht wird.

Öffnen Sie die Reservierung des Gastes und wählen Sie die Registerkarte Folio aus.
Bestätigen Sie, dass die entsprechende Zahlung im Folio erfasst wurde.
Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü oben rechts im Folio.
Wählen Sie Rechnung erstellen aus.
Cloudbeds sendet die Rechnung zur Fiskalisierung über Fiskaly.
Überprüfen Sie das abgeschlossene Dokument in der Registerkarte Dokumente der Reservierung.

Das Menü enthält sowohl Rechnung erstellen als auch Quittung generieren. Wählen Sie Rechnung erstellen für den RKSV-Fiskalisierungsworkflow aus.

Quittung generieren bestätigt eine Zahlung, erstellt jedoch keine RKSV-signierte Rechnung. Rechnungen und die dazugehörigen Gutschriften sind die fiskalisierten Dokumenttypen.

Automatisiere die Erstellung von Fiskalrechnungen

Cloudbeds kann Rechnungen automatisch erstellen und fiskalisieren, wenn ein konfiguriertes Ereignis eintritt. Dies kann die manuelle Arbeit an der Rezeption reduzieren und gleichzeitig den gleichen Fiskalisierungsprozess über Fiskaly in Österreich beibehalten.

Gehen Sie zu Einstellungen > Finanzen > Rechnungen und Dokumente.
Wählen Sie die Registerkarte Rechnung aus.
Stellen Sie unter Rechnungseinstellungen Rechnung erstellen auf Automatisch.
Wählen Sie unter Wann soll die Rechnung automatisch erstellt werden den Auslöser aus, der zum Workflow der Unterkunft passt.

Auslöser	Wann die Rechnung erstellt wird	Wann sie berücksichtigt wird
Beim Check-out	Wenn die Reservierung ausgecheckt wird.	Der Standardablauf für Unterkünfte, die das Folio beim Check-out abschließen.
Wenn eine Zahlung zugeteilt wird	Wenn eine Zahlung erfasst und dem Folio zugeteilt wird.	Unterkünfte, die Zahlungen vor dem Check-out einziehen, einschließlich Vorauszahlungen oder OTA-Vorauszahlungsabläufe.

Bevor Sie Wenn eine Zahlung zugeteilt wird aktivieren, bestätigen Sie mit Ihrem Cloudbeds-Kundenbetreuer, dass der Auslöser zum Zahlungsablauf Ihrer Unterkunft passt, insbesondere wie Zahlungsinformationen verfügbar sind, wenn die Fiskalrechnung signiert wird.

Wenn eine automatisch erstellte Rechnung die Fiskalisierung nicht besteht, erstellen Sie keine doppelte Rechnung. Kontaktieren Sie den Cloudbeds-Support mit der Reservierungs-ID und der Rechnungsnummer, damit der ursprüngliche Versuch geprüft werden kann.

Zahlungsklassifizierung bei Fiskalrechnungen verstehen

Die im Folio erfasste Zahlung beeinflusst, wie die Fiskalrechnung bei der Signatur klassifiziert wird. Nach österreichischen Fiskalvorschriften ist die Definition von Barumsatz weiter gefasst als nur physische Scheine und Münzen und kann auch Kartenzahlungen, Schecks und Gutscheine umfassen. Aufgeschobene Zahlungsmethoden wie Banküberweisungen oder OTA-Abrechnungen außerhalb der Unterkunft werden anders behandelt.

Für als nicht bar gezählte Zahlungen, wie Banküberweisungen oder OTA-Abrechnungen, können die im RKSV-QR-Code kodierten Barbeträge €0,00 anzeigen. Das bedeutet nicht, dass die Rechnung die Fiskalisierung nicht bestanden hat. Der volle Rechnungsbetrag erscheint weiterhin auf dem Dokument.

Cloudbeds bestimmt die Zahlungsklassifizierung anhand der im Folio erfassten Zahlung. Sie müssen die Bar- oder Nicht-Bar-Deklaration nicht manuell eingeben.

Erfassen Sie die Zahlung, bevor die Rechnung erstellt wird. Die bei der Signatur verwendete Zahlungsklassifizierung kann nachträglich auf der signierten Rechnung nicht mehr geändert werden.

Eine abgeschlossene RKSV-Rechnung enthält die fiskalischen Informationen zur Überprüfung des Dokuments, einschließlich des QR-Codes und der MwSt.-Zusammenfassung.

Rechnungen, Gutschriften und Status von Steuerdokumenten verwalten

Fiskalisierte Rechnungen und Gutschriften bleiben in der Reservierung verfügbar, damit das Personal deren Zusammenhang, Status und fiskale Signatur überprüfen kann.

Steuerdokumente in der Reservierung anzeigen

Öffnen Sie die Reservierung.
Wählen Sie die Registerkarte Dokumente aus.
Suchen Sie die Rechnung oder Gutschrift, die Sie überprüfen möchten.

Die Registerkarte Dokumente zeigt den Dokumenttyp, die Referenznummer, den Betrag, das Datum und die zutreffenden Statusanzeigen an.

RKSV-Dokumentreferenznummern verwenden ein Format ähnlich wie RSKV-107-SUFFIX.

Dokumentenstatus verstehen

Ein Steuerdokument kann mehr als eine Statusanzeige haben. Zum Beispiel kann eine Rechnung annulliert sein und gleichzeitig signiert angezeigt werden, da ihre ursprüngliche fiskale Signatur erhalten bleibt.

Status	Bedeutung
Offen	Die Rechnung oder Gutschrift wurde erstellt und befindet sich noch im Dokumenten-Workflow.
Signiert	Die Rechnung oder Gutschrift trägt ihre RKSV-Kryptografiesignatur.
Annulliert	Die ursprüngliche Rechnung wurde durch eine Gutschrift ersetzt. Die ursprüngliche fiskale Signatur bleibt erhalten.
Zugewiesen	Der Zahlungsbeleg wurde der entsprechenden Rechnung zugeordnet.
Fehlgeschlagen	Die Fiskalisierung wurde versucht, aber nicht erfolgreich abgeschlossen. Bitte stellen Sie keine Duplikatrechnung aus.

Rechnungen und Gutschriften

Rechnungen und Gutschriften sind beide steuerlich erfasst. Wenn eine Rechnung korrigiert oder ausgeglichen werden muss, wird die entsprechende Gutschrift ebenfalls über RKSV signiert, während die Originalrechnung für die Prüfhistorie verfügbar bleibt.

Rechnung: Wird erstellt und zur RKSV-Signatur über Fiskaly eingereicht.
Gutschrift: Gleicht die Originalrechnung aus und wird ebenfalls RKSV-signiert. Die Originalrechnung wird dann als annulliert angezeigt.

Zahlungsquittungen, die mit Quittung erstellen erzeugt werden, sind von diesem Rechnung- und Gutschriften-Workflow getrennt und tragen keine RKSV-Signatur.

Eine Steuerdokument per E-Mail an einen Gast senden

Öffnen Sie die Reservierung und wählen Sie die Registerkarte Dokumente aus.
Suchen Sie das Dokument, das Sie senden möchten.
Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü neben dem Dokument.
Wählen Sie E-Mail aus und bestätigen Sie die Empfängeradresse.

Verstehen, wie Trinkgelder auf Steuerdokumenten erscheinen

Trinkgelder sind im steuerlich erfassten Dokument zusammen mit den anderen zutreffenden Foliozeilen enthalten. Ihre MwSt.-Behandlung hängt davon ab, wie das Trinkgeld erfasst wurde und wie die Fiskaly-Steuerkonfiguration der Unterkunft in Österreich eingerichtet ist.

Trinkgeld aufgezeichnet als	MwSt.-Behandlung	Was zu konfigurieren ist
Trinkgeld-Produkt bei Produkten ohne MwSt.	0 % MwSt.-Zeile	Fügen Sie das Produkt zu den Produkten ohne MwSt. hinzu.
Trinkgeld-Produkt mit MwSt.	Die zugeordnete MwSt.-Rate	Ordnen Sie die zutreffende Steuer in der Steuerzuordnung zu.
API-Trinkgeld mit MwSt.	Die zugeordnete MwSt.-Rate	Ordnen Sie die zutreffende Steuer in der Steuerzuordnung zu.
API-Trinkgeld ohne MwSt. oder Trinkgeld-Produkt ohne MwSt., das nicht ausgeschlossen ist	Fiskalisierung wird abgelehnt	Fügen Sie die passende zugeordnete MwSt. hinzu oder verwenden Sie ein geeignetes Produkt, das unter Produkte ohne MwSt. konfiguriert ist.

Produkte ohne MwSt. beziehen sich auf Produkte. Wenn Sie die Steuerzuordnung oder Produktausschlüsse ändern müssen, folgen Sie dem Austria RKSV Fiskalisierungs-Einrichtungsleitfaden.

Bevor Sie die Fiskalrechnung erstellen, können Sie die Trinkgeldzeile zusammen mit der Zimmerrate, den Steuern und anderen Folio-Transaktionen überprüfen.

Automatisierte Periodenabschlüsse verstehen

Austria RKSV verlangt periodische signierte Abschlussbelege. Fiskaly erstellt die entsprechenden Abschlussdokumente automatisch, sodass das Personal der Unterkunft diese nicht manuell erzeugen, drucken oder einreichen muss.

Abschluss	Österreichischer Begriff	Zeitpunkt des Auftretens
Tagesabschluss	Tagesabschluss	Automatisch jeweils um Mitternacht.
Monatsabschluss	Monatsbeleg	Automatisch am letzten Tag jedes Monats.
Jahresabschluss	Jahresbeleg	Automatisch am 31. Dezember.

Für die Periodenabschlüsse sind keine Maßnahmen durch das Personal erforderlich. Falls ein Abschlussdokument zu fehlen scheint, wenden Sie sich bitte mit der Unterkunfts-ID und dem relevanten Zeitraum an den Cloudbeds-Support, anstatt zu versuchen, es manuell neu zu erstellen.

Fehlerbehebung bei der RKSV-Fiskalisierung in Österreich

Erweitern Sie das Problem, das Ihrer Beobachtung entspricht. Falls die Lösung den Cloudbeds-Support erfordert, halten Sie bitte die Unterkunfts-ID, gegebenenfalls die Reservierungs-ID, die Dokumenten- oder Rechnungsnummer, die relevanten Datumsangaben sowie die bereits unternommenen Schritte bereit.

Rechnungsfiskalisierung fehlgeschlagen

Prüfen Sie die Rechnung im Dokumente-Tab der Reservierung oder unter Hauptmenü > Buchhaltung > Rechnungen & Dokumente. Wenn der Status Fehlgeschlagen ist, stellen Sie keine Duplikatrechnung aus.

Kontaktieren Sie den Cloudbeds-Support mit der Unterkunfts-ID, der Reservierungs-ID, der Rechnungsnummer und den bereits unternommenen Schritten.

Das Dokument enthält keinen RKSV-QR-Code

Prüfen Sie, ob das Dokument im Trainingsmodus erstellt wurde. Trainingsdokumente sind keine echten RKSV-Fiskaldokumente.

Wenn der Trainingsmodus deaktiviert war, kontaktieren Sie den Cloudbeds-Support mit der Unterkunfts-ID, der Reservierungs-ID, der Dokumentnummer und den bereits überprüften Punkten.

Das Fiskaldokument schlägt wegen eines Steuerkonfigurationsfehlers fehl

Eine Foliozeile hat möglicherweise keine gültige MwSt.-Zuordnung und erfüllt nicht die Voraussetzungen für eine anerkannte Befreiung. Überprüfen Sie die Transaktion oder das Produkt, das im Fehler genannt wird.

Aktualisieren Sie die entsprechende Steuerzuordnung oder die Produkte ohne MwSt.-Konfiguration in Austria Fiskaly. Siehe Austria RKSV-Fiskalisierung Einrichtungsanleitung.

FinanzOnline-Authentifizierung ist nicht mehr aktiv

Gehen Sie zurück zu den Austria Fiskaly-Einstellungen und prüfen Sie den Abschnitt FinanzOnline-Authentifizierung. Authentifizieren Sie sich bei Bedarf erneut.

Wenn die Authentifizierung weiterhin fehlschlägt, überprüfen Sie die FinanzOnline-Zugangsdaten und den Webservice-Zugriff. Benötigen Sie weiterhin Unterstützung, kontaktieren Sie den Cloudbeds-Support mit der Unterkunfts-ID und den bereits durchgeführten Schritten.

Ein Periodenabschlussdokument scheint zu fehlen

Fiskaly erstellt Periodenabschlussdokumente automatisch. Versuchen Sie nicht, ein fehlendes Abschlussdokument manuell zu erstellen.

Kontaktieren Sie den Cloudbeds-Support mit der Unterkunfts-ID, dem betroffenen Datum oder Zeitraum und dem erwarteten Abschlusstyp.

Verwenden Sie den Dokumente-Tab der Reservierung, wenn Sie mit Fiskaldokumenten für eine bestimmte Reservierung arbeiten. Für eine Unterkunft-übergreifende Ansicht gehen Sie zu Hauptmenü > Buchhaltung > Rechnungen & Dokumente.

Die zentrale Liste Rechnungen & Dokumente ermöglicht es Ihnen, Dokumenttyp, Nummer, Betrag, Dokumentstatus und Fiskalstatus bei der Untersuchung eines RKSV-Problems zu überprüfen. Details zur Seite, verfügbaren Filtern und Navigationsoptionen finden Sie unter Rechnungen & Dokumente Listenansicht.

Nutzen Sie diese Artikel für Änderungen bei der Einrichtung oder für weitere Informationen zur zentralisierten Liste der fiskalischen Dokumente:

Austria RKSV-Fiskalisierung Einrichtungsanleitung für FinanzOnline-Authentifizierung, Steuerzuordnung, MwSt.-Ausnahmen, Quittungen mit Nullwert und Trainingsmodus.
Registerkarte Rechnungen & Dokumente für die zentralisierte Liste auf Unterkunftsebene, Filter, Dokumentinformationen und Navigationsoptionen.