| Zweck | Verstehen und Verwenden der Seitenleiste Reservierungsdetails, um eine Buchung zu überprüfen und das zugehörige Folio zu verwalten. |
| Am besten geeignet für | Mitarbeitende an der Rezeption und Unterkunfts-Administratoren, die mit Reservierungsdetails und Folio-Transaktionen arbeiten. |
| Verwendung bei | Wenn Sie eine Reservierung öffnen möchten, ohne die aktuelle Seite zu verlassen, deren Informationen überprüfen oder Folio-Aktionen durchführen müssen. |
| Voraussetzungen | Eine Reservierung, die aus einem unterstützten Bereich des Cloudbeds PMS zugänglich ist. Einige Folio-Optionen erfordern die zugehörige Funktion oder Kontokonfiguration. |
| Erwartetes Ergebnis | Sie können die Seitenleiste navigieren, Folio-Transaktionen verwalten und die finanzielle Zusammenfassung interpretieren. |
Einführung
Die Seitenleiste Reservierungsdetails ist ein Seitenpanel, das eine umfassende Ansicht der Buchung eines Gastes bietet, ohne den aktuellen Bildschirm zu verlassen. Sie ist für eine effiziente Navigation durch Reservierungsinformationen und die Durchführung operativer Aufgaben konzipiert, wie das Verwalten von Folios, Hinzufügen von Notizen oder Überprüfen von Gastdokumenten.
Verwenden Sie diesen Artikel, um zu erfahren, wo die Seitenleiste verfügbar ist, was jede Registerkarte enthält und wie Sie die Folio-Werkzeuge und finanziellen Zusammenfassungen nutzen.
Inhaltsverzeichnis
- Zugriff auf die Seitenleiste Reservierungsdetails
- Navigation in der Seitenleiste
- Verwaltung des Reservierungsfolios
- Aktionen in der Registerkarte Folio verwenden
- Folio-Zusammenfassungen und Finanz-Momentaufnahmen prüfen
- Häufig gestellte Fragen
Zugriff auf die Seitenleiste Reservierungsdetails
Die Seitenleiste kann von mehreren Hauptbereichen innerhalb des PMS geöffnet werden:
- NEUES Dashboard: Durch Klicken auf den Gastnamen oder die Reservierungsnummer im Bereich Aktivitäten.
- NEUER Kalender: Direkter Zugriff auf Reservierungsdetails über das Kalendergitter.
- NEUE Reservierungsseite: Auswahl der Reservierung aus der Ergebnisliste, um die Seitenleiste zu öffnen.
- NEUE Gruppen und Veranstaltungen: Zugriff auf die Registerkarte Reservierungen einer Veranstaltung und durch Klicken auf den Gastnamen oder die Reservierungsnummer.
- Berichte: Wenn die Einstellung Hyperlinks aktivieren in den Berichtskonfigurationen aktiviert ist, öffnet das Durch Klicken auf den vollständigen Gastnamen oder die Reservierungsnummer in den Reservierungs- und Finanzberichten die Seitenleiste auf demselben Bildschirm.
Navigation in der Seitenleiste Reservierungsdetails
Die Seitenleiste ist in mehrere Registerkarten unterteilt, um verschiedene Aspekte des Aufenthalts zu verwalten:
- Übersicht: Zeigt die wichtigsten Buchungsdetails, den Status und die Aufenthaltsdaten an.
- Folio: Wird zur Verwaltung von finanziellen Transaktionen, Zahlungen und Salden verwendet.
- Notizen: Zentraler Bereich für interne, reservierungsbezogene Notizen.
- Nachrichten: Enthält die Kommunikationshistorie mit dem Gast.
- Gast: Verwalten Sie das Gästeprofil und die Kontaktdaten.
- Zimmer: Anzeigen und Verwalten der der Reservierung zugewiesenen Zimmer. Unterkünfte mit unterstützter Türschloss-Integration können in dieser Registerkarte auch Aktionen zur Schlüsselverwaltung durchführen. Siehe Schlüssel ausgeben und verwalten für den vollständigen Ablauf.
- Dokumente: Speichern und Anzeigen von Dateien, die mit der Reservierung zusammenhängen.
- Aktivität: Ein Protokoll aller Änderungen und Aktionen, die an der Reservierung vorgenommen wurden.
Benutzer können durch Klicken auf das Erweitern-Symbol (diagonale Pfeile) oben rechts zwischen dem Seitenbereich und einer Vollbildansicht wechseln. Klicken Sie erneut darauf, um den Bereich wieder zu verkleinern.
Verwalten des Reservierungsfolios
Die Registerkarte Folio im Seitenbereich ist der Hauptort zur Verwaltung der Buchhaltung einer Reservierung.
- Folio-Auswahl und Einstellungen: Wechseln Sie zwischen mehreren der Reservierung zugewiesenen Folios und verwalten Sie die Einstellungen für das ausgewählte Folio.
- Filter: Eingrenzung der Transaktionen nach Typ (Gebühren/Zahlungen) oder Zeitraum.
- Transaktionsliste: Anzeigen aller verbuchten und ausstehenden Posten.
- Zeilenaktionen: Klicken Sie auf die drei Punkte neben einer Transaktion, um Details anzuzeigen oder bestimmte Aktionen auszuführen.
- Gruppierung: Organisieren Sie die Liste nach Transaktionsdatum, Leistungsdatum oder Benutzer.
- Hinzufügen-Button: Schnell Zahlungen, Produkte, Steuern/Gebühren oder Zimmerumsatz hinzufügen.
- Filter-Button: Öffnen Sie zusätzliche Filter, um die Transaktionsliste weiter einzugrenzen.
- Weitere Aktionen: Zugriff auf Werkzeuge zum Erstellen von Rechnungen, Exportieren von Daten oder Versenden des Folios per E-Mail.
- Anzahlungen: Anzeigen und Verwalten von Anzahlungen für die Reservierung.
- Übersichtsbereich: Finanzielle Aufschlüsselung des Folios anzeigen, einschließlich Posten wie Zwischensumme, Produkte, Steuern und Gebühren, Zahlungen, Gesamtsumme und aktuellem Saldo.
Wenn Forderungen aktiviert sind, erscheint im Übersichtsbereich ein Forderungen-Button, sobald Salden dieser Reservierung mit einem Forderungshauptbuch verknüpft sind. Weitere Details finden Sie im Abschnitt Forderungen (AR) weiter unten.
Aktionen in der Registerkarte Folio verwenden
In der Registerkarte Folio können Benutzer finanzielle Aktionen zur Reservierung verwalten, ohne die Seitenleiste zu verlassen.
Posten zum Folio hinzufügen
Klicken Sie auf den Hinzufügen-Button, um neue Posten zum ausgewählten Folio hinzuzufügen. Verfügbare Optionen sind:
- Zahlung: Zahlung eines Gastes hinzufügen oder erfassen.
- Produkte: Ein Produkt oder eine Dienstleistung mit dem bestehenden Einzelprodukt-Workflow zum Folio hinzufügen.
- Mehrere Produkte hinzufügen: Mehrere Produkte oder Dienstleistungen in einem Schritt hinzufügen und für jeden Posten ein oder mehrere Buchungsdaten auswählen.
- Steuer/Gebühr: Anwendbare Steuern oder Gebühren hinzufügen.
- Zimmerumsatz: Zimmerumsatz zur Reservierung hinzufügen.
- Anpassung: Bestehende Gebühren bei Bedarf anpassen.
- Rückerstattung: Eine Rückerstattungstransaktion hinzufügen.
- Stornogebühr: Eine Stornogebühr hinzufügen.
- No-Show-Gebühr: Eine No-Show-Gebühr hinzufügen.
Mehrere Produkte zum Folio hinzufügen
Mehrere Produkte hinzufügen wird schrittweise eingeführt und ist möglicherweise noch nicht für alle Unterkünfte verfügbar. Wenn Sie diese Option in Ihrem Folio nicht sehen, ist sie für Ihre Unterkunft möglicherweise noch nicht freigeschaltet.
Verwenden Sie Mehrere Produkte hinzufügen, um eine Liste von Produkten oder Services zu erstellen und die gesamte Liste mit einem einzigen Vorgang zum Folio hinzuzufügen. Jedes Produkt kann ein eigenes Buchungsdatum haben, und Sie können für dasselbe Produkt ein oder mehrere Daten auswählen, auch wenn diese nicht aufeinanderfolgend sind.
- Aktuelles Geschäftsdatum: Der Artikel wird sofort gebucht, sobald Sie die Charge absenden.
- Zukünftiges Datum: Der Artikel wird als ausstehende Transaktion hinzugefügt, trägt sofort zum Folio-Saldo bei und wird automatisch gebucht, wenn das Geschäftsdatum der Unterkunft das geplante Datum erreicht.
- Steuern und Gebühren: Anfallende Steuern und Gebühren werden berechnet, wenn der Artikel zur Charge hinzugefügt wird. Ändert sich die Steuerkonfiguration der Unterkunft später, behält eine geplante Transaktion die zum Erstellungszeitpunkt erfassten Raten bei.
- Chargengröße: Eine Charge kann bis zu 50 erweiterte Zeilen enthalten. Jede Kombination aus Produkt und Buchungsdatum zählt als eine Zeile.
Überprüfen Sie alle Einträge vor dem Absenden. Wenn eine Zeile die Validierung nicht besteht, werden keine Artikel der Charge gebucht. Korrigieren Sie die betroffene Zeile und senden Sie die Charge erneut ab.
Sie können außerdem eine optionale Zahlung auf den Gesamtbetrag der Charge über den verfügbaren Zahlungsablauf anwenden. Scheitert eine Zahlung für die Charge nach der Erstellung der Produkte, bleiben die Produkte im Folio und der unbezahlte Betrag im Saldo.
Der bestehende Workflow für einzelne Produkte bleibt weiterhin verfügbar. Das Zahlungsverhalten unterscheidet sich: Wenn der Gast storniert oder die Zahlung im Einzelprodukt-Zahlungsablauf fehlschlägt, wird das Produkt nicht hinzugefügt.
Zahlungsmethode beim Hinzufügen eines Produkts auswählen
Wenn Sie ein Produkt hinzufügen, wählen Sie die Zahlungsmethode aus, die der Zahlungsweise des Gasts entspricht:
- Keine Zahlung einziehen: Die Produktgebühr wird ohne Zahlungseinzug hinzugefügt.
- Gespeicherte Kreditkarte: Zahlung mit einer gespeicherten Karte einziehen.
- Terminal: Das Lesegerät aktivieren, um eine Zahlung mit anwesender Karte einzuziehen.
- Neue Kreditkarte hinzufügen: Neue Kartendaten eingeben und Zahlung einziehen.
- Zahlung per Link: Einen Zahlungslink an den Gast senden.
Terminalzahlung beim Hinzufügen eines Produkts durchführen
Wenn Sie Terminal als Zahlungsmethode auswählen, führen Sie diese Schritte aus:
- Geben Sie den Zimmertyp, die Produktkategorie oder den Namen, den Preis und die Menge ein.
- Wählen Sie unter Zahlungsmethode die Option Terminal aus.
- Lassen Sie Mit aktuellem Datum und Uhrzeit verbuchen ausgewählt oder passen Sie es bei Bedarf an. Fügen Sie Zahlungsnotizen hinzu, falls zutreffend.
- Wählen Sie Zahlung verarbeiten. Um das Produkt zu speichern, ohne die Zahlung bestimmten Gebühren zuzuordnen, wählen Sie Zuteilung überspringen.
- Wenn mehr als ein Terminal registriert ist, wählen Sie das Terminal aus, das Sie verwenden möchten.
- Bitten Sie den Gast, seine Karte zu tippen, einzuführen oder zu streichen.
Während die Zahlung verarbeitet wird, können Sie Anderes auswählen wählen, um das Terminal zu wechseln, oder Abbrechen, um die Transaktion zu stoppen. Nach einer erfolgreichen Belastung erscheinen die Produkt- und Zahlungsdetails zusammen im Folio. Wenn der Gast storniert oder die Belastung fehlschlägt, wird das Produkt nicht hinzugefügt.
Weitere Zahlungsabläufe: Sehen Sie sich diese Anleitungen für detaillierte Zahlungs- und Rückerstattungsanweisungen an.
Folio konfigurieren und weitere Aktionen nutzen
Benutzer können auch zusätzliche Folio-Tools über die Symbole neben der Schaltfläche Hinzufügen aufrufen.
- Folio-Konfiguration ändern: Verwalten Sie die Folio-Einstellungen und Anzeigepräferenzen.
- + Neues Folio hinzufügen: Erstellen Sie ein zusätzliches Folio für die Reservierung, um Gebühren, Zahlungen oder Abrechnungsverantwortlichkeiten zu trennen.
- Bestehende Folios: Wählen Sie ein bestehendes Folio aus, um dessen Transaktionen anzuzeigen, oder klicken Sie auf das Stiftsymbol, um den Folionamen oder die Konfiguration zu bearbeiten.
- Rechnung erstellen: Erstellen Sie eine Rechnung aus dem Folio.
- Proforma-Rechnung erstellen: Erstellen Sie eine Proforma-Rechnung.
- Quittung erstellen: Erstellen Sie eine Quittung für Aktivitäten im Folio.
- E-Mail: Senden Sie foliobezogene Dokumente per E-Mail.
- Drucken: Drucken Sie das Folio aus.
- Exportieren: Exportieren Sie Folio-Informationen.
Benutzer können auch das Aktionsmenü neben einer Transaktion verwenden, um Details anzuzeigen oder transaktionsspezifische Aktionen durchzuführen.
- Transaktion annullieren: Stornieren Sie die ausgewählte Transaktion, sofern möglich.
- Zahlung zuordnen: Ordnen Sie die ausgewählte Zahlung den entsprechenden Gebühren zu.
- Quittung erstellen: Erstellen Sie eine Quittung für die ausgewählte Transaktion.
- Kreditkarten verwalten: Öffnen Sie den Bereich zur Verwaltung der Kreditkarten für die Reservierung.
- Weitere Folio-Aktionen: Greifen Sie auf zusätzliche foliobezogene Werkzeuge zu.
Folio-Übersichten und finanzielle Momentaufnahmen prüfen
Das Übersichts-Panel bietet eine finanzielle Gesamtübersicht des Folios, einschließlich einer Aufschlüsselung von Gebühren, Zahlungen, Gesamtsummen und dem aktuellen Saldo.
In diesem Bereich können Benutzer auch die Schaltfläche Anzahlungen und den Währungsauswahl-Selector aufrufen.
- Anzahlungen: Anzeigen und Verwalten von Anzahlungen, die mit der Reservierung verbunden sind.
- Währung: Wechseln Sie die angezeigten Folio-Beträge in eine andere verfügbare Währung.
Der Abschnitt Anzahlungen und der Währungsauswahl sind möglicherweise nicht in allen Unterkünften sichtbar.
- Der Abschnitt Anzahlungen ist nur verfügbar, wenn die Anzahlungs-Hauptbuch-Funktion für die Unterkunft aktiviert ist. Diese Funktion ist standardmäßig nicht aktiviert und muss auf Anfrage freigeschaltet werden.
- Die Währungsauswahl wird nur angezeigt, wenn mehrere Währungen in den Kontoeinstellungen der Unterkunft konfiguriert sind.
Momentaufnahme des ausstehenden Saldos für Endstatus überprüfen
Für Reservierungen mit einem Endstatus, storniert oder No-Show, enthält der Abschnitt Zusammenfassung ein Dropdown-Menü zur Ansichtsauswahl. Damit können Sie den Wert der Buchung so anzeigen, wie er vor der Statusänderung bestand.
- Aktuelle Ansicht: Zeigt die aktuellen, buchhaltungsbasierten Werte an. Bei stornierten Reservierungen wird hier häufig 0 angezeigt, da ausstehende Transaktionen in der Regel gelöscht werden.
- Vor Stornierung/No-Show: Zeigt eine eingefrorene Momentaufnahme der finanziellen Aufschlüsselung, die zum Zeitpunkt der Stornierung oder Markierung als No-Show erfasst wurde.
Die Momentaufnahme ist historisch und bleibt unverändert, auch wenn die Reservierung später aktualisiert wird. Diese Funktion steht für alle Reservierungsarten zur Verfügung, einschließlich der von OTAs.
Beim Wechsel zur Ansicht Vor Stornierung/No-Show zeigt das System folgende ursprüngliche Kennzahlen aus der Momentaufnahme an:
- Ursprünglicher Zwischensumme
- Ursprüngliche Gesamtsumme der zusätzlichen Artikel (einschließlich detaillierter Liste), falls zutreffend
- Ursprüngliche Steuern und Gebühren
- Ursprüngliche Gesamtsumme
- Ausstehender Saldo
Forderungssalden prüfen
Die Funktion Forderungen (Accounts Receivable, AR) ermöglicht es Ihnen, ausstehende Salden von einem Reservierungsfolio in ein zentrales Hauptbuch zu übertragen, um diese zu verfolgen und nachzuverfolgen – typischerweise nach dem Check-out.
Im Folio-Tab erscheint die Schaltfläche Forderungen im Zusammenfassungsbereich, wenn Salden aus der Reservierung mit einem oder mehreren AR-Hauptbüchern verknüpft sind. Die Zahl in Klammern zeigt an, wie viele AR-Hauptbücher mit der Reservierung verbunden sind.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Forderungen, um die verknüpften Hauptbücher anzuzeigen. Aus der Liste können Sie die zugehörige Kontoseite öffnen oder verfügbare Aktionen ausführen, wie zum Beispiel eine Übertragung rückgängig machen, sofern dies erlaubt ist.
Forderungen werden typischerweise verwendet, um unbezahlte Salden zu verfolgen, nachdem diese aus dem Folio in ein spezielles Hauptbuch übertragen wurden.
Wenn Ihre Unterkunft die Funktion Forderungen aktiviert hat, erfahren Sie mehr darüber, wie diese Funktion funktioniert und wie Sie AR-Hauptbücher verwalten:
Häufig gestellte Fragen
Erweitern Sie die untenstehenden Fragen für Varianten der Benutzeroberfläche und szenariospezifische Anleitungen.
Warum sieht das Layout meines Folios anders aus als das in diesem Artikel gezeigte?
Cloudbeds führt derzeit eine aktualisierte Folio-Benutzeroberfläche für Unterkünfte ein. Daher kann deine Folio-Ansicht je nach aktueller Version deiner Unterkunft variieren.
- Die neue Folio-Benutzeroberfläche enthält eine einzelne + Hinzufügen-Schaltfläche, ein Zusammenfassungsfeld mit Gesamtbetrag, Zahlungen und offenem Saldo sowie einen Bereich für Anzahlungen und einen Währungsauswahl (sofern zutreffend).
- Die frühere Version des Folios zeigt separate Schaltflächen für Zahlung und Belastung und enthält den Bereich für Anzahlungen oder die Währungsauswahl nicht an derselben Stelle.
Dieses Update wird schrittweise ausgerollt und soll alle Unterkünfte im Zeitraum Q2 bis Q3 2026 erreichen.
Kann ich mehrere Folios über die Seitenleiste verwalten?
Ja. Verwende den Folio-Auswahl, um zwischen den der Reservierung zugewiesenen Folios zu wechseln. Du kannst auch die Folio-Werkzeuge nutzen, um foliobezogene Aktionen zu verwalten.
Warum sehe ich das Dropdown-Menü „Vor Stornierung/No-Show“ nicht?
Das Dropdown-Menü erscheint nur bei Reservierungen mit dem Status: Storniert oder No-Show. Es ist nur im neuen Reservierungsdetails-Seitenleiste verfügbar und gilt für Reservierungen, die ab Ende April 2026 storniert oder als No-Show markiert wurden, als diese Funktion eingeführt wurde.
Gilt die Momentaufnahme auch für OTA-Reservierungen?
Ja. Die Momentaufnahme gilt für alle Reservierungsarten, einschließlich OTA-Reservierungen, sofern die Reservierung die erforderlichen Bedingungen erfüllt.
Kann ich Folio-Transaktionen im Seitenbereich filtern oder gruppieren?
Ja. Klicken Sie auf der Registerkarte Folio auf das Filtersymbol, um das Filterfeld zu öffnen. Dort können Sie Transaktionen nach Datumsangaben, Gastname oder Zimmernummer, Folio, Transaktionsart, Transaktionsstatus und Sichtbarkeit des Prüfpfads eingrenzen. Nach Auswahl der Filter klicken Sie auf Anwenden.
Sie können auch das Gruppieren nach-Dropdown-Menü im Folio-Kopf verwenden, um Transaktionen nach Transaktionsdatum, Leistungsdatum, Benutzer und weiteren Kriterien zu organisieren.
Kann ich eine Terminalzahlung vornehmen, wenn ich ein Produkt hinzufüge?
Ja. Wenn Sie ein Produkt zu einem Folio hinzufügen, können Sie Terminal als Zahlungsmethode auswählen. Das System aktiviert dann Ihr Kartenlesegerät, der Gast tippt oder steckt seine Karte ein, und sobald die Zahlung erfolgreich ist, werden sowohl das Produkt als auch die Zahlung gemeinsam im Folio gespeichert.
Was passiert mit Produkten, die für ein zukünftiges Datum geplant sind?
Für ein zukünftiges Datum geplante Produkte werden als ausstehende Transaktionen erstellt. Sie wirken sich sofort auf den Folio-Saldo aus und werden automatisch verbucht, sobald das Geschäftsdatum der Unterkunft das geplante Datum erreicht.
Bevor eine ausstehende Transaktion verbucht wird, können Sie die vorhandene Abbrechen-Funktion der Transaktion nutzen, falls Sie nicht möchten, dass sie verbucht wird. Der Betrag und die Menge einer ausstehenden Transaktion können nicht bearbeitet werden; stornieren Sie sie und fügen Sie sie mit den korrekten Angaben erneut hinzu. Sobald die Transaktion verbucht ist, verwenden Sie bei Bedarf den Standard-Workflow zum Annullieren.
Warum sehe ich die Option „Mehrere Produkte hinzufügen“ nicht?
Mehrere Produkte hinzufügen wird schrittweise eingeführt und ist möglicherweise noch nicht für alle Unterkünfte verfügbar. Wenn die Option in Ihrem Folio nicht angezeigt wird, ist sie für Ihre Unterkunft möglicherweise noch nicht freigeschaltet. Der bisherige Workflow für einzelne Produkte bleibt weiterhin verfügbar.
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