Angebote in Gruppen und Veranstaltungen

Übersicht

Die Funktion Gruppenangebote im Modul Gruppen und Veranstaltungen ermöglicht Vertriebsleitern, sich von fragmentierten Tabellenkalkulationen und manuellen E-Mail-Ketten zu verabschieden.

Dieses Tool zentralisiert den Angebotsprozess, sodass Benutzer professionelle, markengerechte PDF-Angebote direkt aus bestehenden Kontingentblöcken erstellen und sofort an Kunden senden können.

Durch die Bereitstellung von Echtzeit-Einblicken in den Angebotszyklus reduziert diese Funktion den manuellen Aufwand, minimiert Preisfehler und beschleunigt den Verkaufszyklus für Gruppenbuchungen.

Inhaltsverzeichnis

• Übersicht
• So erstellen Sie ein Gruppenangebot
• Angebotslayouts und Anpassung
• Versenden und Verwalten von Angeboten
• Wichtige Einschränkungen
• Häufig gestellte Fragen zu Gruppenangeboten

So starten Sie mit Angeboten:

1. Gehen Sie zum Hauptmenü
2. Klicken Sie auf Gruppen und Veranstaltungen
3. Klicken Sie oben im Hub auf die Registerkarte Angebote

So erstellen Sie ein Gruppenangebot

Es gibt zwei Möglichkeiten, den Prozess zur Erstellung eines Angebots zu starten:

1. Wählen Sie Ihren Ausgangspunkt:

   1. Registerkarte Globale Angebote: Navigieren Sie zur Registerkarte Angebote im Hub Gruppen und Veranstaltungen und klicken Sie auf + Angebot. Dies ist ideal, um alle Angebote verschiedener Veranstaltungen an einem Ort zu sehen.

      

   2. Veranstaltungsspezifisch: Öffnen Sie eine bestimmte Veranstaltung und klicken Sie oben auf der Seite auf die Schaltfläche Angebot erstellen. Dadurch wird das Angebot automatisch mit dieser Veranstaltung verknüpft, was Ihnen einen Schritt im Prozess erspart.

      

2. Wählen Sie die Veranstaltung und Kontingentblöcke aus: Wenn Sie von der globalen Registerkarte gestartet sind, suchen Sie die relevante Veranstaltung und wählen Sie diese aus. Wählen Sie anschließend die definitiven Kontingentblöcke aus, die Sie in die Preisgestaltung einbeziehen möchten.
3. Wählen Sie ein Layout: Im Abschnitt Preisaufschlüsselung wählen Sie zwischen zwei Anzeigeoptionen für Ihr PDF:
   • Listenansicht: Eine detaillierte Aufschlüsselung nach Datum mit Zimmern, Einheiten und Raten.
   • Rasteransicht: Eine zusammengefasste Tabelle mit Zimmertypen, Mengen und Preisen pro Zimmernacht.
4. Fügen Sie individuelle Bedingungen hinzu: Verwenden Sie den Abschnitt Zusätzliche Informationen, um spezifische Details wie Zahlungsbedingungen (z. B. Anzahlungsanforderungen), Stornobedingungen und Allgemeine Geschäftsbedingungen manuell einzugeben.
5. Vorschau: Klicken Sie auf Angebot vorschauen, um das gebrandete Dokument mit Ihrem Unterkunftslogo und Kontaktdaten zu überprüfen.

6. Abschließen: Vom Vorschaubildschirm aus können Sie:
   • Als Entwurf speichern: Um das Angebot im System zu speichern, ohne es zu versenden.
   • PDF herunterladen: Um eine Kopie des Angebots auf Ihrem lokalen Gerät zu speichern.
   • Per E-Mail senden: Um das E-Mail-Modales Fenster zu öffnen, Ihre Nachricht zu personalisieren und das Angebot direkt an den Kunden zu senden.

Angebotslayouts und Anpassung

Beim Erstellen eines Angebots können Sie zwischen zwei Haupt-PDF-Layouts wählen, je nachdem, wie detailliert Ihr Kunde die Informationen benötigt:

• Rasteransicht: Dieses Zusammenfassungs-Layout zeigt ein Raster mit dem Zimmertyp, der Menge und dem Preis pro Zimmernacht, gefolgt von einer geschätzten Gesamtsumme inklusive Steuern und Gebühren. Dieses Format wird für kürzere Zeiträume empfohlen, um sicherzustellen, dass das Dokument auf Standardpapiergrößen klar und gut lesbar bleibt.
• Listenansicht: Dieses Layout bietet eine detaillierte Aufschlüsselung aller Einheiten und Raten nach Datum. Es ist eine ausführlichere Option, die die Preisgestaltung in einem Stil ähnlich einer konsolidierten Rechnung darstellt und sich ideal für Veranstaltungen eignet, die eine transparente tägliche Aufschlüsselung erfordern.

Zusätzliche Informationsfelder

Das Tool für Gruppenangebote enthält mehrere Freitextbereiche, die es Ihnen ermöglichen, unterkunftsspezifische Richtlinien und Details direkt im Angebot einzufügen:

• Zahlungsbedingungen: Definieren Sie individuelle Zahlungspläne oder Anzahlungsanforderungen, wie beispielsweise einen Prozentsatz, der bei Vertragsunterzeichnung fällig ist, um das Kontingent zu sichern. 
  • Zum Beispiel: „Eine nicht erstattungsfähige Anzahlung von 25 % des Gesamtbetrags für die Zimmerunterbringung ist innerhalb von 72 Stunden nach Annahme des Angebots erforderlich, um den Zimmerblock zu sichern. Der Restbetrag muss spätestens 14 Tage vor dem Anreisedatum der Gruppe vollständig bezahlt sein.“
• Stornierungsbedingungen: Legen Sie individuelle Regeln für Stornierungen oder späte Änderungen fest, die speziell für den Gruppenvertrag gelten. 
  • Zum Beispiel: „Stornierungen, die mehr als 30 Tage vor Anreise eingehen, sind gebührenfrei. Stornierungen zwischen 15 und 29 Tagen vor Anreise werden mit 50 % der geschätzten Gesamtkosten berechnet. Stornierungen innerhalb von 14 Tagen vor Anreise oder No-Shows unterliegen einer Stornogebühr von 100 %.“
• Allgemeine Geschäftsbedingungen: Fügen Sie allgemeine rechtliche Hinweise oder Unterkunftsregeln hinzu, denen der Kunde zustimmen muss.
  • Zum Beispiel: „Alle angegebenen Raten verstehen sich inklusive lokaler Steuern und einer Servicegebühr von 10 %. Dieses Angebot ist ab Ausstellungsdatum 7 Tage gültig. Die Unterkunft behält sich das Recht vor, nicht abgeholte Zimmer nach Ablauf der festgelegten Buchungsfrist aus dem Kontingentblock freizugeben.“
• Zusätzliche Informationen: Ein flexibler Bereich für weitere relevante Details oder besondere Anweisungen für den Gast. 
  • Zum Beispiel: „Kostenloses Highspeed-WLAN und Zugang zum Businesscenter sind für alle Gruppenmitglieder inklusive. Bitte informieren Sie den Koordinator mindestens 7 Tage vor Veranstaltungsbeginn über spezielle Ernährungsbedürfnisse oder Anforderungen an die Barrierefreiheit.“

Angebote senden und verwalten

Sobald Ihr Angebot erstellt wurde, können Sie es direkt im Modul Gruppen und Veranstaltungen mit Ihren Kunden teilen und den Fortschritt im Verkaufszyklus verfolgen.

Angebot senden

Wenn Sie bereit sind, ein Angebot zu teilen, öffnet das Klicken auf Angebot senden ein spezielles E-Mail-Modales Fenster. Dies erleichtert die Kommunikation, indem alle Interaktionen im System bleiben.

• Vorausgefüllte Details: Das System füllt die Felder Von, An, CC und Antwort an automatisch basierend auf dem verknüpften Profil aus.
• Personalisierte Nachricht: Sie können den Nachrichtentext bearbeiten, um spezifische Anweisungen oder eine persönliche Notiz vor dem Senden hinzuzufügen.
• Automatischer Anhang: Das gebrandete PDF-Angebot wird automatisch an die E-Mail angehängt.

1. Klicken Sie auf die blaue Schaltfläche Angebot senden am unteren Rand des Angebotsprüfbildschirms, um das E-Mail-Modale Fenster zu öffnen.
2. Überprüfen: 
   1. Bearbeiten Sie die Felder An und Antwort an, die basierend auf dem verknüpften Profil vorausgefüllt sind.
   2. Personalisieren Sie den Nachrichtentext für Ihren Kunden.
3. Vergewissern Sie sich, dass das Angebots-PDF unten im Modalen Fenster angehängt ist, und klicken Sie auf die blaue Schaltfläche Senden, um die E-Mail zu verschicken.

Angebotsstatus verfolgen

Das System bietet Echtzeit-Einblick in Ihre Pipeline, indem es den Status jedes Angebots verfolgt. Während der Status nach dem Versand automatisch auf Zur Überprüfung gesendet aktualisiert wird, können Sie den Status auch manuell ändern, um die Entscheidung des Kunden widerzuspiegeln.

• Entwurf: Die Anfangsphase für neue Angebote, die noch nicht gesendet wurden.
• Zur Überprüfung gesendet: Das Angebot wurde mit dem Kunden geteilt und wartet auf Rückmeldung.
• Akzeptiert: Verwenden Sie diesen Status, sobald der Kunde die Preise und Bedingungen genehmigt hat.
• Abgelehnt: Verwenden Sie diesen Status, wenn der Kunde das Angebot ablehnt.
• Abgelaufen: Verwenden Sie diesen Status für Angebote, deren Gültigkeitsdauer überschritten ist.

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Status: Alle oben in der Angebotstabelle, um alle verfügbaren Statuskategorien anzuzeigen.
2. Verwenden Sie die Kontrollkästchen, um bestimmte Status wie Entwurf oder Akzeptiert auszuwählen oder abzuwählen, um bestimmte Angebote in Ihrer Pipeline zu isolieren.
3. Klicken Sie außerhalb des Menüs, um den Filter anzuwenden und die Tabellenansicht zu aktualisieren.

1. Suchen Sie die Spalte Status in Ihrer Angebotsliste und klicken Sie auf die aktuelle Statusanzeige (z. B. Zur Überprüfung gesendet) für das Angebot, das Sie aktualisieren möchten.
2. Wählen Sie den neuen Status aus dem Dropdown-Menü aus, z. B. Akzeptiert oder Abgelehnt, um das Angebot manuell im Verkaufszyklus voranzubringen.

Verfügbare Aktionen

In der Angebote-Tabelle (sowohl auf globaler als auch auf Ereignisebene) ermöglicht das Klicken auf das Drei-Punkte-Menü neben einem Angebot die folgenden Aktionen:

• Angebot anzeigen
• Angebot senden
• PDF herunterladen
• Angebot löschen

1. Klicken Sie auf die vertikale Ellipse (drei Punkte) ganz rechts in einer Angebotszeile, um die verfügbaren Verwaltungsaktionen anzuzeigen.
2. Wählen Sie Angebot anzeigen, um Details zu überprüfen, Angebot senden, um das E-Mail-Modalfenster zu öffnen, oder PDF herunterladen, um das Dokument auf Ihrem Gerät zu speichern.
3. Wählen Sie Angebot löschen, um einen Eintrag zu entfernen; beachten Sie bitte, dass diese Aktion nur für Angebote im Status Entwurf verfügbar ist.

Wichtige Einschränkungen

Bitte beachten Sie die folgenden Umfangs- und Funktionsbeschränkungen für diese erste Version:

• Modulumfang: Angebote werden ausschließlich im neuen Modul Gruppen und Veranstaltungen unterstützt. Sie sind für Legacy-Gruppen oder einzelne Reservierungen nicht verfügbar.
• Automatisierung: Die Annahme eines Angebots führt nicht automatisch zur Erstellung einer Reservierung. Alle Buchungen müssen weiterhin manuell über den zugehörigen definitiven Kontingentblock verwaltet werden.
• Aktivitätsprotokolle: Im PMS gibt es derzeit kein Aktivitätsprotokoll oder Tracking für Angebotslebenszyklusereignisse (z. B. wann ein Angebot an den Kunden gesendet oder von ihm angesehen wurde).
• Preisübersicht: Umfassende Preisaufschlüsselungen sind nur während des Angebotserstellungsprozesses oder im generierten PDF sichtbar. Eine eigenständige Preisaufschlüsselungs-Benutzeroberfläche ist im Hub derzeit nicht verfügbar.
• Berichterstattung: Ein Reporting-Dashboard zur Verfolgung von Leistungskennzahlen, wie Angebotskonversionsraten oder dem Gesamtwert von gesendeten vs. angenommenen Angeboten, ist noch nicht verfügbar.
• Kontingentvoraussetzung: Angebote können nur aus bestehenden definitiven Kontingentblöcken generiert werden.

Häufig gestellte Fragen zu Gruppenangeboten