Modul „Gruppen“: Funktionen und erste Schritte zur Einrichtung

Einführung

Das Cloudbeds-Gruppenmodul ermöglicht es Ihnen, Reservierungen derselben Gruppe unter einem einzigen Profil zusammenzufassen, ein gemeinsames Gruppenfolio zu verwalten, Verfügbarkeiten für eine bestimmte Gruppe zu blockieren und die Gruppeneinnahmen an einem Ort zu verfolgen.

Ohne das Modul werden Reservierungen flach auf der Seite Reservierungen aufgelistet, ohne Möglichkeit, zusammengehörige Buchungen zu verschachteln, ein gemeinsames Folio zu teilen oder Verfügbarkeiten für eine bestimmte Gruppe zu blockieren. Mit dem Modul können Sie Reservierungen unter einem Gruppenprofil verknüpfen, Gebühren auf ein Hauptfolio umleiten und Gruppen-Gästen Zugang zu einer privaten Buchungs-URL zu einem ausgehandelten Tarif geben.

Dieser Artikel erklärt, was das Modul leistet, wie Sie sich auf einem Gruppenprofil zurechtfinden und wie Sie Ihre erste Gruppe von Grund auf einrichten. Für detaillierte Schritte zu jeder Aktion folgen Sie den Links im Abschnitt So legen Sie los.

Inhaltsverzeichnis

• Was das Gruppenmodul leistet
• Gruppen in Aktion: Welcher Typ passt zu Ihrer Situation?
• Wer davon betroffen ist und wie
• So navigieren Sie auf der Gruppenseite
• So legen Sie los
• Einschränkungen und bekannte Verhaltensweisen

Was das Gruppenmodul leistet

Das Gruppenmodul bietet Unterkünften einen dedizierten Arbeitsbereich zur Verwaltung von Gruppenbuchungen. Anstatt Gruppenreservierungen einzeln zu verfolgen, können Sie diese mit einem Gruppenprofil verknüpfen, das als zentrales Register für die Aktivitäten, Finanzen und Kontakte der Gruppe dient.

Die wichtigsten Vorteile sind:

• Vereinfachte Buchung und unkomplizierte Zahlungen. Leiten Sie Gebühren von einzelnen Reservierungen auf ein Hauptgruppenfolio um und blockieren Sie den Bestand im Voraus für die Gruppe, wodurch die Verwaltung mehrerer Buchungen weniger komplex wird.
• Flexible Tarifgestaltung. Kontingentblöcke können einen ausgehandelten Tarif enthalten, der Gruppen-Gästen über eine private URL der Gruppen-Buchungsmaschine einen Sonderpreis bietet.
• Konsolidierte Umsatzverfolgung. Umsatz, durchschnittliche Tagesrate (ADR), gebuchte Nächte und Gästeanzahl werden automatisch aus den mit der Gruppe verknüpften Reservierungen berechnet.

Gruppen in Aktion: Welcher Typ passt zu Ihrer Situation?

Das Gruppenmodul unterstützt vier Profiltypen: Gruppe, Unternehmen, Reisebüro und Großhändler. Der Typ ist eine Bezeichnung, die Ihnen hilft, Ihre Gruppenliste zu filtern, und ändert nicht die Funktionsweise des Moduls. Wählen Sie den Typ, der die Geschäftsbeziehung am besten beschreibt.

Erweitern Sie jeden der folgenden Abschnitte, um ein typisches Szenario für jeden Gruppentyp zu sehen und zu entscheiden, welcher am besten zur Situation Ihrer Unterkunft passt.

Wer davon betroffen ist und wie

So navigieren Sie auf der Seite Gruppen

Die Seite Gruppen ist die Hauptlistenansicht für alle Ihre Gruppenprofile. Von hier aus können Sie suchen, filtern, eine Gruppe öffnen und alle gruppenbezogenen Aktionen ausführen.

Zugriff auf das Gruppenmodul

1. Klicken Sie auf Hauptmenü
2. Wählen Sie Gruppen aus.

Im Hauptmenü wird Gruppen als Ziel für diesen Arbeitsablauf angezeigt:

Liste der Gruppenprofile

Die Seite Gruppen zeigt eine Tabelle aller Ihrer Gruppenprofile an. Verwenden Sie die Filter oben, um die Liste einzuschränken:

Jede Zeile in der Tabelle zeigt den Gruppencode (beginnt immer mit „g“), den Gruppennamen, den Typ, das früheste Check-in-Datum, das späteste Check-out-Datum, den Status (Offen oder Geschlossen) sowie ein Zahnrad-Symbol zum Bearbeiten oder Entfernen des Profils. Klicken Sie auf den verlinkten Gruppennamen, um das Gruppenprofil zu öffnen.

Die Tabelle ermöglicht es Ihnen, die wichtigsten Identifikations- und Aufenthaltsdetails jedes Gruppenprofils zu vergleichen, bevor Sie eines öffnen:

Innerhalb eines Gruppenprofils

Wenn Sie ein Gruppenprofil öffnen, erscheint die auf der Seite Gruppenprofile als Typ angezeigte Klassifizierung im Profilkopf unter Event. Der Wert selbst ändert sich nicht. Zum Beispiel zeigt ein Profil mit dem Typ Reisebüro unter Event ebenfalls Reisebüro an, wenn Sie das Profil öffnen.

Innerhalb eines Gruppenprofils können Sie das Gruppenkonto öffnen oder schließen, das Menü Aktionen verwenden, um Rechnungen und Folios zu erstellen oder per E-Mail zu versenden, den Saldo der Gruppe prüfen und zwischen den Registerkarten des Profils navigieren.

Der Profilkopf zeigt die Event-Klassifizierung zusammen mit Reservierungs- und Umsatzkennzahlen, Kontostatus, Saldo und der Profilnavigation an:

Erweitern Sie die untenstehenden Abschnitte für Details zu den Kopfzeilenkennzahlen und jeder Registerkarte.

So legen Sie los

Befolgen Sie diese Schritte der Reihe nach, wenn Sie eine neue Gruppe zum ersten Mal einrichten. Nicht jeder Schritt ist für jeden Gruppentyp erforderlich; Hinweise unter jedem Schritt erklären, wann er optional ist.

1. Erstellen Sie ein Gruppenprofil. Wählen Sie den Profiltyp (Gruppe, Unternehmen, Reisebüro oder Großhändler), konfigurieren Sie die Folio-Weiterleitung, wählen Sie die Quelle aus und speichern Sie. Dies bildet die Grundlage, auf der alle weiteren Schritte aufbauen.
2. Erstellen Sie einen Kontakt für das Gruppenprofil. Fügen Sie die für die Gruppe verantwortliche Person oder Organisation hinzu. Kontakte werden für Rechnungen, Verhandlungen und Kommunikation verwendet. Ein Profil kann mehrere Kontakte haben, und ein Kontakt kann mehreren Profilen zugeordnet sein.
3. Fügen Sie dem Gruppenprofil eine Kreditkarte hinzu. Optional. Nur erforderlich, wenn die Gruppe zentral bezahlt. Hier gespeicherte Kreditkarten werden nicht automatisch autorisiert; Sie müssen die Autorisierung manuell auslösen, wenn Sie bereit sind, die Zahlung einzuziehen.
4. Erstellen Sie einen Kontingentblock. Optional. Benötigt, wenn Sie den Bestand im Voraus blockieren oder Gästen eine private URL der Gruppen-Buchungsmaschine zu einem ausgehandelten Tarif bereitstellen möchten. Kontingentblöcke können mehrere Zimmertypen unter einem einzigen Code umfassen.
5. Teilen Sie die URL der Gruppen-Buchungsmaschine mit den Gästen. Nur erforderlich, wenn Gäste selbst buchen. Die private URL ermöglicht es ihnen, Reservierungen mit dem Gruppencode und dem ausgehandelten Tarif zu erstellen.
6. Verknüpfen Sie Reservierungen mit der Gruppe. Verknüpfen Sie bestehende Reservierungen mit dem Gruppenprofil oder erstellen Sie neue über die Registerkarte Reservierungen. Wenn die Weiterleitung aktiviert ist, werden ausstehende Transaktionen automatisch dem Gruppenfolio zugeordnet; verbuchte Transaktionen werden nicht automatisch verschoben und müssen manuell bearbeitet werden.
7. Fügen Sie Notizen hinzu. Optional. Verwenden Sie die Registerkarte Notizen, um Richtlinien, Kontaktpräferenzen oder gruppenspezifische Informationen zu verfolgen, die Ihr Team benötigt. Notizen können auf das Gruppenprofil, alle Reservierungen, alle Gäste oder alle Kontingentblöcke bezogen sein.
8. Überprüfen Sie die Kontingentblock-Abholung. Verwenden Sie die Registerkarte Abholung, um zu überwachen, wie viele gesperrte Zimmer reserviert wurden. Es gibt keine automatische Warnung bei unterfüllten Blöcken, aber Sie können einen Block so einstellen, dass nicht reservierter Bestand bis zu einem bestimmten Datum automatisch freigegeben wird.
9. Verwalten Sie das Gruppenfolio. Sehen Sie sich umgeleitete Transaktionen an, fügen Sie Gebühren oder Zahlungen hinzu und gleichen Sie den Gruppensaldo ab. Umgeleitete Gebühren erscheinen nicht auf den einzelnen Reservierungsfolios und werden beim Check-out des Gastes nicht angezeigt. Um eine Gebühr einer Reservierung zurückzugeben, heben Sie die Umleitung der Transaktion manuell im Gruppenfolio auf.
10. Erstellen und senden Sie Gruppenrechnungen per E-Mail. Kombinieren Sie ein oder mehrere Folios zu einer einzigen Rechnung über das Aktionsmenü. Wählen Sie die spezifischen Folios aus, die Sie einbeziehen möchten, oder wählen Sie Alle auswählen. Nach der Erstellung können Rechnungen nicht mehr bearbeitet werden; erstellen Sie für Korrekturen eine neue Rechnung und behalten Sie die Originalrechnung für Ihre Unterlagen.
11. Greifen Sie auf Gruppenberichte zu. Verwenden Sie die gruppenspezifischen Berichte, um Folio-Transaktionen zu exportieren, Pick-ups zu überprüfen und Zahlungen abzugleichen. Verfügbare Berichte umfassen: Gruppenreservierungen und Folio-Transaktionsbericht, Gruppenprofil-Saldoübersicht, Gruppenreservierungsfolio sowie Gruppenrechnungen und Gutschriften.

Einschränkungen und bekannte Verhaltensweisen

Bewerten Sie die folgenden Verhaltensweisen, bevor Sie das Modul konfigurieren. Sie im Voraus zu verstehen, vermeidet unerwartete Ergebnisse während der Nutzung.

Nächster operativer Schritt

Da Sie nun verstehen, wie das Gruppenmodul funktioniert und welcher Profiltyp Ihren Bedürfnissen entspricht, fahren Sie fort mit Gruppenprofil: Hauptaktionen, um Ihr erstes Gruppenprofil zu erstellen und die anfänglichen Einstellungen zu konfigurieren.