Berichtsabonnements erstellen und verwalten

Gabriela Garcia

Aktualisiert 23. Oktober 2026 13:42

Zweck	Erstellen, konfigurieren, bearbeiten oder löschen Sie Bericht-Abonnements, die Berichtsdateien nach einem wiederkehrenden Zeitplan per E-Mail zustellen.
Am besten geeignet für	Eigentümer der Unterkunft, Unterkunfts-Administratoren, Manager und Teammitglieder, die regelmäßig Berichtsdaten überprüfen oder verteilen.
Verwendung	Wenn Sie möchten, dass Cloudbeds automatisch einen oder mehrere zugängliche Berichte sendet, anstatt diese jedes Mal manuell zu öffnen und zu exportieren.
Voraussetzungen	Zugriff auf jeden Bericht und die darin enthaltenen Daten. Die Berechtigung als Autor ist erforderlich, um Berichte zu erstellen oder zu ändern, jedoch nicht, um Abonnements zu erstellen, zu bearbeiten oder zu löschen.
Erwartetes Ergebnis	Die ausgewählten Empfänger erhalten die konfigurierten Berichte per E-Mail gemäß dem Abonnement-Zeitplan.
Beschränkungen	Berichtsbenutzer können bis zu 10 aktive Abonnements haben. Cloudbeds Insights-Benutzer können unbegrenzt viele Abonnements haben. Jedes Abonnement kann bis zu 15 Berichte enthalten.

Einführung

Bericht-Abonnements automatisieren die wiederkehrende Zustellung von Unterkunftsdaten. Anstatt Reporting zu öffnen und jedes Mal dieselben Berichte zu exportieren, können Sie konfigurieren, welche Berichte gesendet werden sollen, wann sie gesendet werden, welches Dateiformat verwendet wird, wer sie erhalten soll und wie die Empfänger den Download abrufen können.

Die für ein Abonnement verfügbaren Berichte hängen von Ihrer Reporting-Erfahrung und Ihrem Datenzugriff ab.

Reporting-Benutzer können sich für berechtigte Cloudbeds-Berichte abonnieren.
Cloudbeds Insights-Benutzer können sich außerdem für Berichte abonnieren, die sie selbst oder andere Benutzer erstellt, kopiert und gespeichert haben, sofern sie Zugriff auf diese Berichte haben.

Verwenden Sie diesen Artikel, wenn Sie eine neue wiederkehrende Zustellung erstellen oder eine bestehende verwalten müssen. Er erklärt die verfügbaren Erstellungswege, die Auswahl der Berichte und Exportregeln, die Zustellungseinstellungen, die Download-Sicherheit und wie gespeicherte Berichtskonfigurationen zukünftige Abonnement-E-Mails beeinflussen.

Inhaltsverzeichnis

Vergleich des Zugriffs auf Abonnements und der Limits
Erstellen eines Berichtsabonnements
Auswahl von Berichten und Exportoptionen
Konfigurieren der Zustellung und des Download-Zugriffs
Verwalten von Berichtsabonnements
Verstehen, welche Berichtseinstellungen ein Abonnement verwendet
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Vergleich des Zugriffs auf Abonnements und der Limits

Reporting- und Cloudbeds Insights-Benutzer erstellen und verwalten Abonnements im selben Reporting-Bereich, aber die Berichte, die sie einbeziehen können, und die Anzahl der aktiven Abonnements, die sie pflegen können, unterscheiden sich. Verwenden Sie diesen Vergleich, um zu bestätigen, welche Regeln für Ihr Konto gelten, bevor Sie mit der Einrichtung beginnen.

Reporting-Erfahrung	Für Abonnements verfügbare Berichte	Limit aktiver Abonnements
Reporting	Berechtigte Cloudbeds-Berichte.	Bis zu 10 aktive Abonnements.
Cloudbeds Insights	Berechtigte Cloudbeds-Berichte sowie Berichte, die von Benutzern erstellt, kopiert und gespeichert wurden.	Unbegrenzte Abonnements.

Für die Verwaltung von Abonnements ist keine Autorenberechtigung erforderlich. Die Autorenberechtigung wird nur benötigt, um Berichte zu erstellen oder zu ändern. Sie können Abonnements für jeden Bericht erstellen, bearbeiten und löschen, auf den Sie Zugriff haben.

Die in den Suchergebnissen für Abonnements verfügbaren Berichte hängen von den Daten ab, auf die Ihre Rolle Zugriff hat. Wenn ein Bericht Daten enthält, die Sie nicht einsehen dürfen, wird dieser Bericht bei der Erstellung des Abonnements nicht als Option angezeigt. Diese Regel gilt auch für Berichte, die von anderen Benutzern erstellt wurden: Ein Betrachter kann ein solches Abonnement nur dann erstellen, wenn er den Bericht öffnen und auf die darin enthaltenen Daten zugreifen kann.

Wenn ein erwarteter Bericht nicht angezeigt wird, bitten Sie einen Eigentümer der Unterkunft oder Administrator, Ihre zugewiesene Rolle und deren Rechte zu überprüfen. Anleitungen zum Überprüfen oder Aktualisieren des Rollen-Zugriffs finden Sie unter Rollen hinzufügen, bearbeiten oder löschen.

Sobald der Bericht verfügbar ist und Sie ihn öffnen können, fahren Sie mit dem nächsten Abschnitt fort, um das Abonnement zu erstellen.

Ein Bericht-Abonnement erstellen

Benutzer, die eine neue wiederkehrende Berichtszustellung benötigen, können an drei Stellen im Reporting beginnen. Der beste Weg hängt davon ab, wo Sie gerade arbeiten: Verwenden Sie Startseite oder Abonnements, wenn Sie ein Abonnement mit einem oder mehreren Berichten erstellen, oder starten Sie direkt aus einem geöffneten Bericht, wenn dieser die Aktion Abonnieren unterstützt.

Öffnen Sie das Hauptmenü
Wählen Sie Reporting
Starten Sie das Abonnement über einen dieser Wege:
- Von der Startseite aus klicken Sie auf Abonnieren.
- Öffnen Sie Abonnements und klicken Sie dann auf Abonnement hinzufügen.
- Öffnen Sie einen berechtigten Bericht und klicken Sie dann auf Abonnieren.

Nicht jeder von Cloudbeds bereitgestellte Bericht unterstützt das Starten eines Abonnements direkt im geöffneten Bericht. Verwenden Sie Startseite oder Abonnements, wenn die Option Abonnieren im Bericht nicht verfügbar ist.

Von der Startseite aus verwenden Sie die Schaltfläche Abonnieren oben rechts. Die Registerkarte Abonnements bietet einen weiteren Hauptzugangspunkt zum Erstellen und Verwalten von Abonnements.

Wenn ein geöffneter Bericht Abonnements unterstützt, erscheint die Schaltfläche Abonnieren mit den Berichtaktionen oben rechts.

Berichte und Exportoptionen auswählen

Nachdem Sie das Abonnementformular geöffnet haben, wählen Sie die Berichte aus, die zusammen geliefert werden sollen, und legen fest, wie die resultierenden Daten formatiert werden sollen. Dieser Teil des Workflows gilt unabhängig davon, ob das Abonnement über Startseite, die Seite Abonnements oder einen berechtigten offenen Bericht gestartet wurde.

Öffnen Sie das Hauptmenü
Wählen Sie Berichte
Öffnen Sie Abonnements.
Klicken Sie auf Abonnement hinzufügen.
Geben Sie einen Berichtstitel in das Suchfeld für Berichte ein.
Überprüfen Sie die Suchergebnisse. Ergebnisse können mit Bericht oder Cloudbeds-Bericht gekennzeichnet sein.
Wählen Sie den Bericht aus und klicken Sie dann auf Hinzufügen.
Wiederholen Sie den Such- und Auswahlvorgang für jeden weiteren Bericht, den Sie einbeziehen möchten.

Jedes Abonnement kann bis zu 15 Berichte enthalten. Die Suche liefert nur Berichte, auf die der aktuelle Benutzer Zugriff hat.

Der aktuelle Workflow verwendet eine einzige Hinzufügen-Schaltfläche. Das Berichtsetikett zeigt an, ob das Suchergebnis ein Bericht oder ein Cloudbeds-Bericht ist.

Im Abonnementformular erscheinen die ausgewählten Berichte unterhalb des Suchfelds. Jeder Eintrag zeigt seinen Berichtstyp an, während die einzelne Hinzufügen-Schaltfläche den Such- und Auswahlworkflow für Berichte öffnet.

Exportansicht und Format wählen

Die Exportansicht steuert, wie viel Berichtsstruktur in der gelieferten Datei enthalten ist. Wählen Sie die Ansicht basierend darauf aus, wie die Empfänger die Daten verwenden, z. B. um einen präsentationsfertigen Bericht zu überprüfen, mit einer strukturierten Tabelle zu arbeiten oder Berechnungen mit Detailzeilen durchzuführen.

Exportansicht	Was sie enthält	Verfügbare Formate
Formatierter Bericht	Die Berichtspräsentation, einschließlich der zutreffenden Kopfzeilen, Gruppierungen und Filterinformationen.	XLSX und PDF.
Tabelle	Strukturierte Berichtsergebnisse, dargestellt als Datentabelle.	CSV und JSON.
Nur Details	Detailzeilen ohne zusammenfassende Präsentationselemente. Diese Ansicht kann zusätzliche Berechnungen unterstützen oder für den Upload in ein anderes System verwendet werden.	XLSX, CSV, JSON und PDF.

Verstehen des Exportverhaltens bei gemischten Berichten

Benutzer mit Cloudbeds Insights können sowohl Bericht- als auch Cloudbeds-Bericht-Elemente im selben Abonnement enthalten. Wenn Berichtstypen gemischt sind, passt Cloudbeds die Exporteinstellungen so an, dass alle ausgewählten Berichte zusammen in einer kompatiblen Datei geliefert werden können.

Wenn das Abonnement nur Bericht-Elemente oder nur Cloudbeds-Bericht-Elemente enthält, bleiben alle kompatiblen Exportansichten und -formate verfügbar.
Wenn das Abonnement sowohl Bericht- als auch Cloudbeds-Bericht-Elemente enthält, wird Formatierter Bericht automatisch ausgewählt und Excel ist das einzige verfügbare Format.

Bei einem gemischten Abonnement zeigt die Benutzeroberfläche: Erhalte eine Excel-Datei mit mehreren Berichten. Nur Excel-Format.

Bei einem gemischten Abonnement erscheint der Hinweis oben im Formular. Formatierter Bericht bleibt ausgewählt, während nicht kompatible Exportansichten wie Tabelle nicht verfügbar sind.

Lieferung und Downloadzugriff konfigurieren

Nachdem die Berichtsauswahl und die Exporteinstellungen abgeschlossen sind, legt der Benutzer fest, wann das Abonnement ausgeführt wird, wer die E-Mail erhält und ob der Download-Link eine Cloudbeds-Anmeldung erfordert. Verwenden Sie diese Einstellungen, um die Zustellung an den Betriebszeitplan der Unterkunft und die Sensibilität der Berichtsdaten anzupassen.

Öffnen Sie das Hauptmenü
Wählen Sie Berichte
Öffnen Sie Abonnements.
Klicken Sie auf Abonnement hinzufügen oder öffnen Sie ein bestehendes Abonnement und klicken Sie auf Bearbeiten.
Nachdem Sie die gewünschten Berichte ausgewählt haben, wählen Sie eine Frequenz:
- Täglich
- Wöchentlich
- Erster Tag des Monats
Für ein wöchentliches Abonnement wählen Sie einen oder mehrere Wochentage aus.
Wählen Sie die Zustellzeit aus.
Nachdem Sie die Exportansicht gewählt haben, wählen Sie die Option zur Download-Sicherheit:
- Erfordern Sie, dass der Empfänger sich vor dem Herunterladen der Berichte bei Cloudbeds anmeldet.
- Erlauben Sie jedem mit dem Link, die Berichte herunterzuladen.
Geben Sie den Betreff der E-Mail ein.
Fügen Sie die E-Mail-Adresse jedes Empfängers hinzu.
Überprüfen Sie die Konfiguration und klicken Sie dann auf Speichern.

Die ausgewählte Zustellzeit verwendet die konfigurierte Zeitzone der Unterkunft. Die Zustellung kann innerhalb eines etwa 30-minütigen Fensters erfolgen.

Wenn sich die konfigurierte Zeitzone der Unterkunft ändert, behält das Abonnement die ausgewählte lokale Zustellzeit entsprechend der neuen Zeitzone bei. Zum Beispiel wird ein Abonnement, das auf 8:00 Uhr eingestellt ist, weiterhin um 8:00 Uhr in der neu konfigurierten Zeitzone der Unterkunft ausgeführt.

Öffentliche Download-Links bleiben sieben Tage nach Versand der Abonnement-E-Mail aktiv. Erfordern Sie eine Cloudbeds-Anmeldung, wenn die Berichte Informationen enthalten, die nur autorisierten Cloudbeds-Benutzern zugänglich sein sollten.

Nachdem das Abonnement gespeichert wurde, sendet Cloudbeds es weiterhin in der ausgewählten Frequenz, bis ein Benutzer es löscht. Die Limits von 10 oder 15 beziehen sich auf die Anzahl der aktiven Abonnements und enthaltenen Berichte, nicht auf die Anzahl der Zustellungen eines Abonnements.

Auf der Seite Abonnements verwenden Sie Abonnement hinzufügen, um eine neue Lieferung zu erstellen. Um eine bestehende Lieferung zu ändern, öffnen Sie das Drei-Punkte-Menü und wählen Bearbeiten aus.

Der untere Teil des Abonnementformulars enthält die Einstellungen für Zeitplan, Export, Sicherheit, E-Mail und Empfänger. Die nummerierten Markierungen entsprechen den oben genannten Schritten.

Abonnementverwaltung für Berichte

Teams der Unterkunft können die Seite Abonnements nutzen, um alle aktiven Berichtslieferungen an einem Ort zu überprüfen. Öffnen Sie diese Seite, wenn Sie die nächste Lieferung verifizieren, enthaltene Berichte oder Empfänger ändern, den Zeitplan anpassen oder ein nicht mehr benötigtes Abonnement stoppen möchten.

Öffnen Sie das Hauptmenü
Wählen Sie Berichte
Öffnen Sie Abonnements.

Die Abonnementliste bietet eine Übersicht über jeden Zeitplan, einschließlich seiner Kennung, der enthaltenen Berichte, Empfänger, Lieferfrequenz und der nächsten Lieferung.

Öffnen Sie das Drei-Punkte-Menü eines Abonnements und wählen Sie dann:

Bearbeiten: Öffnen Sie das Abonnementformular erneut, um Berichte, Exporteinstellungen, Lieferzeitplan, Sicherheitsoption, Betreff oder Empfänger zu ändern.
Löschen: Entfernen Sie das Abonnement dauerhaft und stoppen Sie zukünftige Lieferungen.

Die Abonnementtabelle zeigt Berichte, Empfänger, Frequenz, Format und das nächste Lieferdatum. Verwenden Sie das Drei-Punkte-Menü am Ende einer Zeile, um die verfügbaren Verwaltungsaktionen zu öffnen.

Verstehen, welche Berichtseinstellungen ein Abonnement verwendet

Die in jeder Abonnementlieferung enthaltenen Einstellungen hängen vom ausgewählten Berichtstyp ab. Ein Cloudbeds-Bericht verwendet seine vordefinierten Filter, während ein von einem Benutzer erstellter oder kopierter Bericht die mit diesem Bericht gespeicherte Konfiguration nutzt.

Überprüfen Sie die Unterschiede unten, bevor Sie das Abonnement speichern, insbesondere wenn Empfänger in jeder Lieferung bestimmte Filter, Gruppierungen, Spalten oder Detailebenen erwarten.

Berichtstyp	Von der Abonnement-Konfiguration verwendet	Bedeutung für den Benutzer
Cloudbeds-Bericht	Verwendet die vordefinierten Filter des Berichts. Temporäre Filteränderungen während der Ansicht des Berichts werden im automatisierten Abonnement nicht berücksichtigt.	Verwenden Sie diesen Berichtstyp, wenn die vordefinierte Konfiguration den Bedürfnissen der Empfänger entspricht. Änderungen, die nur während der aktuellen Ansicht vorgenommen werden, steuern keine zukünftigen Abonnement-E-Mails.
Vom Benutzer erstellter oder kopierter Bericht	Verwendet die gespeicherte Berichtskonfiguration. Gespeicherte Änderungen am Bericht können zukünftige Exporte und Abonnementzustellungen beeinflussen.	Verwenden Sie diesen Berichtstyp, wenn die Empfänger eine bestimmte gespeicherte Konfiguration benötigen. Stellen Sie sicher, dass die vorgesehenen Filter, Felder, Gruppierungen und das Layout gespeichert sind, bevor Sie den Bericht zu einem Abonnement hinzufügen.

Wenn ein zugestellter Bericht nicht die erwarteten Filter oder das erwartete Layout enthält, identifizieren Sie zunächst den Berichtstyp. Ein Cloudbeds-Bericht verwendet vordefinierte Filter. Ein vom Benutzer erstellter oder kopierter Bericht verwendet die vor der nächsten Zustellung gespeicherte Konfiguration.

Nachdem Sie nun verstanden haben, wie Berichtsabonnements funktionieren, sehen Sie sich diese Ressourcen an, um mehr über verfügbare Berichte und das Berichtmanagement von Cloudbeds Insights zu erfahren: