Profile in Gruppen und Veranstaltungen

Übersicht

Die Registerkarte Profile im Modul Gruppen und Veranstaltungen fungiert als die „Single Source of Truth“ Ihrer Organisation. Im Gegensatz zum Legacy-System, bei dem Profile auf eine einzelne Unterkunft beschränkt waren, werden diese neuen Profile markenweit geteilt, was eine nahtlose Verwaltung über mehrere Unterkünfte hinweg und eine ganzheitliche Umsatzverfolgung ermöglicht.

In der neuen Architektur von Gruppen und Veranstaltungen steht ein Profil für das „Wer“ – das Unternehmen, die Agentur oder die wiederkehrende Gruppe, mit der Sie Geschäfte machen.

• Geteilte Sichtbarkeit: Ein Profil, das in Unterkunft A erstellt wurde, ist sofort in Unterkunft B sichtbar und buchbar. Dadurch entfällt die doppelte Dateneingabe, und die Gasthistorie sowie Firmendaten bleiben in Ihrer gesamten Organisation konsistent.
• Ganzheitlicher Wert: Durch die Zentralisierung der Profile können Sie die gesamte finanzielle Auswirkung eines Firmenkunden oder Reisebüros über alle Ihre Unterkünfte hinweg sehen.

So greifen Sie auf die Registerkarte Profile zu

Um die Profile Ihrer Organisation zu verwalten:

1. Melden Sie sich im Cloudbeds PMS an
2. Klicken Sie im Hauptnavigationsmenü auf Gruppen und Veranstaltungen
3. Klicken Sie oben im Hub auf die Registerkarte Profile
4. Verwenden Sie die Suchleiste, um vorhandene Profile nach Namen zu finden, oder nutzen Sie die Filter, um nach Profiltyp (Unternehmen, Reisebüro oder Gruppe) und Status (Aktiv, Inaktiv, Ausstehend, Storniert, Archiviert) zu sortieren

Erstellen eines neuen Profils

Der Erstellungsprozess ist auf Geschwindigkeit ausgelegt, insbesondere für Mitarbeiter, die telefonische Anfragen bearbeiten.

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche +Profil, um die Erstellungs-Seitenleiste zu öffnen
   
   Sie können ein Profil nur mit einem Namen erstellen, um schnell zu starten. Später können Sie zurückkehren, um Steuernummern, Adressen und Kontakte auszufüllen.
2. Wählen Sie den Profiltyp aus:
   1. Unternehmen: Am besten geeignet für lokale Unternehmen, Firmenkonten oder Verbände.
   2. Reisebüro: Entwickelt für Großhändler, OTAs oder traditionelle Reisebüros.
   3. Gruppe: Verwenden Sie dies für wiederkehrende soziale Gruppen (z. B. ein lokales Sportteam oder ein jährliches Familientreffen).

3. Geben Sie den Profilnamen ein: Geben Sie den Hauptnamen für das Konto an

4. E-Mail (optional): Fügen Sie die primäre Kontakt-E-Mail hinzu
5. Telefon (optional): Fügen Sie die primäre Kontakttelefonnummer hinzu
6. Schalten Sie den abrechenbaren Status um: Aktivieren Sie das Kontrollkästchen "Abrechenbares Profil", wenn dieses Konto für Rechnungsstellung und direkte Abrechnung verwendet wird.
7. Land auswählen: Verwenden Sie die Suchleiste, um das Hauptland des Profils auszuwählen.
   
   Wenn das Kontrollkästchen Abrechenbares Profil aktiviert ist, ist das Feld Land Pflicht.
8. Detaillierte Rechnungsinformationen eingeben (optional): Füllen Sie den rechtlichen Namen, die Steuernummer, die Rechnungs-E-Mail und die Adresse aus
9. Klicken Sie auf Speichern: Ihr neues organisationsweites Profil ist jetzt aktiv und in allen Unterkünften zugänglich

10. Nach dem Speichern sehen Sie unten links auf dem Bildschirm eine Benachrichtigung „Deine Änderungen wurden gespeichert“, und das Profil erscheint in der Profilliste.