Wie verwaltet man Profile im Modul Gruppen und Veranstaltungen

Übersicht

Im Modul Gruppen und Veranstaltungen fungieren Profile als „übergeordnete“ Entität für Kundenorganisationen wie Reisebüros oder Firmenkonten. Im Gegensatz zu Veranstaltungen, die eigenschaftsspezifische Konfigurationsebenen sind, gelten Profile unternehmensweit. Das bedeutet, dass ein an einer Unterkunft erstelltes Profil sofort für das Personal aller Unterkünfte in Ihrer Organisation sichtbar und zugänglich ist.

Dieser Artikel erklärt, wie Sie diese zentralisierten Datensätze finden, bearbeiten und verwalten.

So verwalten Sie die Profile Ihrer Organisation:

1. Gehen Sie zum Hauptmenü
2. Klicken Sie auf Gruppen und Veranstaltungen
3. Klicken Sie oben im Hub auf die Registerkarte Profile

1. Profile finden und aufrufen

Die Registerkarte Profile dient als zentrales Verzeichnis für alle Kundenbeziehungen in Ihrer gesamten Organisation.

• Globale Suche: Verwenden Sie die Suchleiste, um ein Profil nach Name, Gruppencode oder Stadt zu finden.
• Filterung: Verengen Sie Ihre Liste mit den folgenden Filtern:
  • Typ: Filtern Sie nach Unternehmen, Reisebüro oder Gruppe.
  • Status: Zeigen Sie aktive vs. inaktive Profile an (Hinweis: Profile bleiben derzeit standardmäßig aktiv).
• Übersichtsansicht: Die Haupttabelle bietet einen schnellen Überblick über den eindeutigen Gruppencode, den Profiltyp und ob das Profil als „abrechenbar“ markiert ist.

2. Verwaltung von Profildetails und Adressen

Klicken Sie auf einen verlinkten Profilnamen, um die Verwaltungssuite zu öffnen.

Allgemeine Informationen

Unter der Registerkarte Details können Sie den Profilnamen aktualisieren und einen Profiltyp zuweisen. Hier finden Sie den systemgenerierten Gruppencode, der als eindeutige Kennung zur Unterscheidung ähnlicher Einheiten dient.

Duale Adressverwaltung

Profile unterstützen zwei verschiedene Adresstypen, um operative und steuerliche Genauigkeit zu gewährleisten:

1. Physische Adresse: Der tatsächliche Standort der Organisation für Versand oder allgemeine Korrespondenz.
2. Rechnungsadresse (steuerlich): Die spezifische Adresse, die für rechtliche Rechnungen erforderlich ist.

So bearbeiten Sie eine gesperrte Adresse

Um den Abschnitt Adresse zu aktualisieren, wenn dieser ausgegraut ist:

1. Navigieren Sie zum Abschnitt Rechnung innerhalb der Registerkarte Details des Profils.
2. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Rechnungsdetails für Profiladresse verwenden.
3. Sobald die Felder im Abschnitt Adresse unten aktiv werden, geben Sie die neuen Adressdaten ein.
4. Scrollen Sie zum Seitenende und klicken Sie auf Speichern.

Externe IDs

Verwenden Sie das Feld Externe ID-Referenzverknüpfung, um Kennungen aus Drittanbietersystemen wie einem CRM oder externer Buchhaltungssoftware einzugeben, um die Daten synchron zu halten.

3. Kontaktverwaltung

Kontakte sind auf Profilebene angelegt und nicht auf einzelne Veranstaltungen bezogen. So wird sichergestellt, dass bei einem Koordinator, der Veranstaltungen in mehreren Unterkünften bucht, seine Informationen zentral verwaltet bleiben.

• Kontakte hinzufügen: Klicken Sie auf die Registerkarte Kontakte und wählen Sie + Kontakt aus.
• Funktionale Rollen: Weisen Sie spezifische Rollen wie Buchungskoordinator, Account Manager oder Bevollmächtigter Unterzeichner zu, um die Kommunikation mit der Unterkunft zu optimieren.
• Hauptkontakt: Legen Sie einen Hauptkontakt für das Profil fest, um den wichtigsten Ansprechpartner klar zu definieren.

Das System ermöglicht es, mehrere Kontaktmöglichkeiten für eine einzelne Person zu speichern. Durch Klicken auf die Schaltflächen + E-Mail oder + Telefon können Sie mehrere Einträge für einen Kontakt anlegen.

Der Hauptkontakt ist die Person, die als wichtigste Kontaktperson für das Profil bestimmt wurde und im linken Zusammenfassungsbereich der Verwaltungsoberfläche angezeigt wird.

So legen Sie einen Kontakt als Hauptkontakt fest:

1. Navigieren Sie zur Registerkarte Kontakte.
2. Suchen Sie den Kontakt und klicken Sie auf das Menü Aktionen (drei Punkte) ganz rechts, dann wählen Sie Bearbeiten aus.
3. Aktivieren Sie im Seitenbereich Kontaktinformationen das Kontrollkästchen Als Hauptkontakt festlegen.
4. Klicken Sie auf Speichern.
5. Der Kontakt erhält nun in der Liste das Tag Hauptkontakt und seine Details werden im linken Zusammenfassungsbereich des Profils angezeigt.

4. Beziehungszuordnung (Der ganzheitliche Überblick)

Da Profile organisationsweit gelten, bieten sie einen umfassenden Überblick über Ihre Beziehung zu diesem Kunden über die Unterkünfte hinweg, auf die Ihr Benutzer Zugriff hat.

• Verknüpfte Veranstaltungen: Die Registerkarte Veranstaltungen innerhalb eines Profils zeigt alle mit dieser Organisation verbundenen Veranstaltungen an, basierend auf den Unterkünften, auf die der Benutzer Zugriff hat. Dort werden der Name der Unterkunft, die Veranstaltungsdaten und der Status (z. B. Definitiv) aufgelistet.

• Globale Notizen: Die Registerkarte Notizen bietet einen Bereich für wichtige, organisationsweite Informationen. Diese Notizen werden über alle Unterkünfte hinweg geteilt, damit das Personal einen einheitlichen Kontext für einen Gast hat.
  
  Wichtige Aktionen in der Registerkarte Notizen:
   
  • Aktive vs. Archivierte Ansicht: Verwende das Dropdown-Menü, um zwischen aktiven und archivierten Notizen zu wechseln und deine Ansicht übersichtlich zu halten.
  • Notizen hinzufügen/bearbeiten: Klicke einfach in das Textfeld, um deine Aktualisierung zu beginnen (z. B. „VIP-Firmenkonto: Hauptkonto ist Direktabrechnung; autorisierte Unterzeichner: Jane Doe und John Smith.“).
  • Änderungen speichern: Nach Eingabe deiner Notiz klicke auf Speichern, um die Änderungen zu übernehmen, oder auf Abbrechen, um sie zu verwerfen.

• Profil-Dokumente: Die Registerkarte Profil-Dokumente ermöglicht es dir, Verträge, Steuerformulare oder Vereinbarungen zu zentralisieren, sodass sie für jede Unterkunft deiner Marke zugänglich sind.
  
  So lädst du Dokumente hoch:
   
  1. Klicke auf die Schaltfläche Dokument oben rechts in der Registerkarte, und es öffnet sich ein Fenster zum Hochladen von Dateien.
  2. Ziehen und Ablegen deiner Dateien in das blaue Feld oder klicke auf „lokale Dateien durchsuchen“, um Dokumente von deinem Computer auszuwählen.
  3. Nach Abschluss des Uploads kannst du auf Fertig klicken, um zur Dokumentenliste zurückzukehren. 
  4. Klicke auf das Dokument, um die Datei anzusehen.

5. Verwaltung der Abrechnung und Forderungen auf Kontoebene

Profile bilden die Grundlage für die zentrale Buchhaltung im Gruppenmodul.

• Steuerdokumentation: Unter der Registerkarte Steuerdokumente kannst du alle an dieses Profil ausgestellten Rechnungen aus verschiedenen Unterkünften und Veranstaltungen einsehen.
• Verknüpfung von Forderungskonten: Profile können mit einem bestimmten Forderungen (Accounts Receivable, AR)-Hauptbuch verknüpft werden, sodass du den gesamten offenen Saldo dieses Gastes über alle Unterkünfte hinweg verfolgen kannst.
• Voraussetzungen für die Abrechnung: Um eine steuerliche Rechnung auszustellen, stelle sicher, dass der rechtliche Name, die Steuernummer und die Rechnungs-E-Mail im Profil vollständig ausgefüllt sind.

6. Best Practices für Duplikate und Deaktivierung

1. Umgang mit Duplikaten: Das System erlaubt Profile mit doppelten Namen, was hilfreich ist, wenn verschiedene Niederlassungen oder Büros derselben Agentur verwaltet werden.
2. Eindeutige Identifikation: Da Namen identisch sein können, verifizieren Sie stets den systemgenerierten Gruppencode, um sicherzustellen, dass Sie das richtige Profil mit Ihrem Ereignis verknüpfen.
3. Verwaltung: Profile können derzeit weder gelöscht noch deaktiviert werden, um die historische finanzielle Integrität zu schützen; Sie können jedoch das Aktionen-Menü nutzen, um Profildetails zu bearbeiten.