Gruppen und Veranstaltungen – Alles, was Sie wissen müssen

Das Cloudbeds-Groups and Events-Modul ist ein neu gestalteter, zentraler Hub, der Unterkünften ermöglicht, Gruppenbuchungen mit größerer Flexibilität und Sichtbarkeit über mehrere Unterkünfte hinweg zu verwalten. Durch die Trennung von organisationsübergreifenden Stammdaten (Profile) und unterkunftsspezifischen operativen Details (Veranstaltungen) dient dieses Modul als leistungsstarkes Werkzeug für Hotels, die auf Firmen-, Reisebüro- und Gruppenbuchungen angewiesen sind.

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Übersicht über das Groups and Events-Modul

Wir haben die Legacy-Group Profiles-Seite durch eine neue Architektur ersetzt, die auf Effizienz und Skalierbarkeit ausgelegt ist.

Das Groups and Events-Modul wurde entwickelt, um Ihren Gruppenverwaltungs-Workflow durch vier spezialisierte Registerkarten zu optimieren. Jede Registerkarte erfüllt eine spezifische Funktion, um eine Gruppenanfrage vom ersten Angebot bis zum bestätigten Aufenthalt mit vollständigen Gastdetails zu begleiten:

Hauptvorteile

Funktionsweise: Die wichtigsten funktionalen Veränderungen

Um das neue Modul optimal zu nutzen, ist es hilfreich, zwei wesentliche Änderungen in der Strukturierung von Gruppengeschäftsdaten und der Abrechnung bei Cloudbeds zu verstehen.

1. Profile vs. Veranstaltungen: In der Legacy-Gruppenerfahrung befanden sich die meisten Informationen in einem einzigen „Gruppenprofil“, was häufig zu doppelten Datensätzen und eingeschränkter Sichtbarkeit über Unterkünfte hinweg führte.
   
   In der neuen Architektur sind Profile Ihre organisationsweiten „Single Source of Truth“ (Unternehmen, Reisebüros oder Gruppen), und Veranstaltungen sind die unterkunftsspezifischen Arbeitsbereiche, in denen Sie die operativen Details für einen bestimmten Aufenthalt oder Anlass verwalten (Datumsangaben, Kontingente, Pick-up und veranstaltungsspezifische Bedingungen).
   
   Das bedeutet, dass Sie ein Profil im Laufe der Zeit mit mehreren Veranstaltungen verknüpfen können, während Beziehungsdaten konsistent und zentralisiert bleiben.
    

   Legacy-Gruppenprofile Neue Profile & Veranstaltungen

   • Gruppendaten wurden konsolidiert in einem einzigen „Gruppenprofil“, das langfristige Kontodetails mit veranstaltungsspezifischen Informationen vermischte.
   • Profile waren typischerweise unterkunftsbasiert, was es für Organisationen mit mehreren Unterkünften schwieriger machte, denselben Unternehmens- oder Reisebürodatensatz wiederzuverwenden, ohne ihn neu zu erstellen.

   

   • Profile sind jetzt organisationsweit, sodass ein an einer Unterkunft erstelltes Profil markenweit sichtbar und zugänglich ist, was doppelte Dateneingaben reduziert und eine bessere Kontoverfolgung ermöglicht.
   • Profiltypen sind exklusiv: Beim Erstellen eines Profils müssen Sie Unternehmen, Reisebüro oder Gruppe auswählen. Nach dem Speichern kann der Typ nicht mehr geändert werden, was die Datenintegrität schützt und typenspezifische Felder unterstützt.
   • Der Erstellungsprozess ist auf Geschwindigkeit ausgelegt: Mitarbeitende können bei Bedarf ein Profil nur mit einem Namen anlegen und später Details wie Kontakte und Rechnungsinformationen hinzufügen.

   

   • Beim Erstellen einer Veranstaltung können Benutzer ein bestehendes Profil auswählen oder direkt im Veranstaltungsformular ein neues erstellen, sodass sie ohne Workflow-Unterbrechung weiterarbeiten können.

   

2. Abrechnung und Weiterleitung: Abrechnungs- und Weiterleitungsregeln werden nicht mehr auf dem Profil konfiguriert. Stattdessen werden sie jetzt auf Veranstaltungs- oder Reservierungsebene festgelegt.

   Dies ist eine bedeutende Veränderung, die Duplikate reduziert und die Flexibilität erhöht: Sie können ein Master-Profil (z. B. ein einzelnes Unternehmen) behalten und je nach Veranstaltung oder Aufenthalt unterschiedliche Abrechnungsszenarien anwenden – ohne mehrere Versionen desselben Profils zu erstellen.

   Dies entspricht auch dem aktualisierten Workflow zur Veranstaltungserstellung: Weiterleitungsoptionen werden für die Veranstaltung konfiguriert, und Benutzer können die Veranstaltung schnell speichern oder speichern und im selben Ablauf einen Kontingentblock hinzufügen.

Einschränkungen

• Profiltyp-Rücksetzung: Wie bereits erwähnt, können Sie einen Profiltyp (z. B. Unternehmen zu Reisebüro) nach der Erstellung nicht mehr zurücksetzen oder ändern.
• Validierung der Rooming-Liste: Das aktuelle Rooming-Listen-Tool prüft Formate (E-Mails, Datumsangaben, Ländercodes), validiert jedoch noch nicht die Verfügbarkeit des Bestands oder doppelte Gästeinträge.
• Bearbeitung von Importen: Es gibt derzeit keine Möglichkeit, einen Rooming-Listen-Datensatz nach dem Import zu bearbeiten oder zu löschen; Änderungen müssen in den einzelnen Reservierungen vorgenommen werden.
• Einrichtung der Direktabrechnung: Obwohl Profile organisationsweit geteilt werden, werden spezifische Forderungskonten und Kreditlimits weiterhin pro Unterkunft verwaltet.

Datensynchronisation und Legacy-Kompatibilität

Das Modul Gruppen und Veranstaltungen nutzt eine einseitige Synchronisation vom Legacy-Gruppensystem.

• Bestehende Daten: Alle Profile und Kontingente in Ihrem Legacy-Gruppenmodul werden automatisch synchronisiert und im neuen Modul angezeigt.
• Zuordnung: Ihr Legacy-„Gruppenprofil“ wird in ein Event umgewandelt, und der zugehörige Kontingentblock bleibt mit diesem Event verknüpft.
• Profile: Im neuen Modul müssen Sie ein Gast-, Unternehmens- oder Agenten-Profil erstellen oder verknüpfen, um Abrechnung und Beziehungen zu verwalten.
• Abwärtskompatibilität: Das System ist nicht abwärtskompatibel. Neue Events, Blöcke oder Änderungen, die im neuen Modul Gruppen und Veranstaltungen erstellt werden, erscheinen nicht im Legacy-Gruppenmodul.