FAQ zu Intelligenten Richtlinien

Ja. Wenn ein Gast seine Reservierung über das Gästeportal storniert, werden die Regeln der Intelligenten Richtlinie (z. B. automatische Rückerstattungen oder Strafgebühren) automatisch angewendet.

Nein. Das System erlaubt derzeit nur eine Art von Intelligenter Richtlinie pro Reservierungswagen. Sie können keine Zimmer oder Ratenpläne mit unterschiedlichen Intelligenten Richtlinien in einer einzigen Reservierung kombinieren.

Sie können Intelligente Richtlinien konfigurieren, indem Sie zu Einstellungen > Richtlinien navigieren. Im Abschnitt „Stornierung und Vorauszahlung“ können Sie Vorlagen einsehen und Anpassungen vornehmen.

Sie können maximal drei Stornierungszeiträume/-stufen/-regeln innerhalb einer einzelnen Richtlinie konfigurieren.

Ja. Sie können jetzt das Massen-Zuweisungswerkzeug auf der Seite Richtlinien verwenden, um eine Intelligente Richtlinie allen Ratenplänen gleichzeitig zuzuweisen oder mehrere Ratenpläne in einem einzigen Vorgang auszuwählen, anstatt jeden Ratenplan einzeln zu bearbeiten.

Der interne Name der Richtlinie wird den Gästen nicht angezeigt. Stattdessen zeigt das System den Richtlinientyp an (z. B. „Vollständig erstattbar“, „Teilweise erstattbar“ oder „Nicht erstattbar“).

Gäste können die vollständige Garantie-Richtlinie, Stornierungsrichtlinie und alle ergänzenden Details (z. B. Haustierregelungen) in der Buchungsmaschine und in den Bestätigungs-E-Mails einsehen.

Die Buchungsmaschine zeigt außerdem dynamische Stornierungsnachrichten an, wie z. B. „Vollständig erstattbar bis [Datum]“, solange das Stornierungsfenster noch offen ist, oder „Kostenlose Stornierung nicht mehr verfügbar“, sobald der erstattbare Zeitraum abgelaufen ist.

Unterstützte Zahlungsmethoden sind:

• Kreditkarten: Unterstützt für alle Teil- und Vollzahlungen.
• Digitale Geldbörsen (Apple Pay, Google Pay) & Banküberweisungen: Unterstützt in Intelligenten Richtlinien (Version 2), sofern keine zukünftigen automatisierten geplanten Zahlungen anstehen.

Hinweis: Wenn die Richtlinie eine zukünftige automatisierte Abbuchung erfordert (z. B. einen Restbetrag), werden Digitale Geldbörsen und Banküberweisungen nicht angezeigt, da eine gültige Kreditkarte hinterlegt sein muss, um die zukünftige Automatisierung zu ermöglichen.

Ja. Für CBPay-Kunden werden Karten zum Zeitpunkt der Buchung automatisch validiert, um sicherzustellen, dass die ausstellende Bank Belastungen erlaubt.

In diesem Fall solltest du die Richtlinie auf „Kreditkartendaten erfassen“ einstellen (Karte erfassen ohne sofortige Zahlung), wodurch die Karte validiert wird, ohne eine finanzielle Sperre oder eine kleine Autorisierung (z. B. 1,00 $) vorzunehmen.

Ja, dieser spezifische Workflow ist mit Intelligenten Richtlinien (Version 2) möglich, mit folgender Konfiguration:

• Bei der Buchung: Auf „Kreditkartendaten erfassen“ einstellen (die Validierung erfolgt automatisch über CBPay).
• Restbetrag: Eine geplante Autorisierung 3 Tage vor Anreise hinzufügen (das System führt die Autorisierung durch, sofern die ausstellende Bank dies erlaubt).
• Belastung: Die Richtlinie so einstellen, dass der Betrag am Anreisedatum belastet wird.

Alle automatisierten Aktionen erfolgen um 0:00 Uhr (Mitternacht) Ortszeit der Unterkunft.

Ja. Wenn Zahlungen erfolgreich sind oder abgelehnt werden, kann das System Benachrichtigungen senden, vorausgesetzt, du hast die entsprechenden Systembenachrichtigungen für Zahlungs-E-Mails aktiviert.

Alle automatisierten Belastungen und Richtlinienauslöser erfolgen strikt um 0:00 Uhr (Mitternacht) Ortszeit der Unterkunft am geplanten Datum.

Beispiel: Wenn das Anreisedatum der 21. April ist und die Zahlung 2 Tage vor Anreise fällig ist, wird die Zahlung um 0:00 Uhr (Mitternacht) am 19. April verarbeitet.

Das Ergebnis hängt von der Art der Reservierungsänderung ab:

• Datumsänderungen: Wenn Sie die Aufenthaltsdaten aktualisieren, passt sich die geplante Zahlung für den Restbetrag automatisch an, um den aktualisierten Gesamtbetrag widerzuspiegeln.
• Zimmer-/Ratenänderungen: Wenn die Reservierung auf einen Zimmertyp oder Ratenplan mit einem anderen Preis verschoben wird, werden der Restbetrag und die geplante Zahlung aktualisiert, sofern die Intelligente Richtlinie so konfiguriert ist, dass der Restbetrag eingezogen wird.
• Artikel oder Zusatzleistungen: Das Hinzufügen eines Artikels oder einer Zusatzleistung aktualisiert die bestehende geplante Zahlung nicht über den Anpassungs-Workflow.
• Anpassung der Gebühr: Wenn Sie Anpassung der Gebühr verwenden, um den Reservierungsgesamtbetrag zu reduzieren, wird die ausstehende geplante Zahlung entsprechend dem neuen Saldo reduziert. Wenn der bereits eingezogene Betrag den angepassten Gesamtbetrag abdeckt, wird die ausstehende geplante Zahlung storniert.

Cloudbeds erstattet eine durch eine Gebühranpassung entstandene Überzahlung nicht automatisch zurück. Eine erforderliche Rückerstattung muss manuell durchgeführt werden.

Dieses Verhalten bei Gebühranpassungen gilt nicht für Reservierungen, bei denen der Check-in bereits erfolgt ist, oder für Anpassungen, die den Reservierungsgesamtbetrag erhöhen.

Weitere Details findest Du unter Wie Intelligente Richtlinien auf Reservierungen, Zahlungen und Stornierungen angewendet werden.

Ja. Zusatzleistungen, die vor der Erstellung der Reservierung ausgewählt werden, sind derzeit Teil der Berechnung der Anzahlung/Vorauszahlung.

Nein. Intelligente Richtlinien unterstützen keine spezifischen benutzerdefinierten Zeiten (z. B. 9:00 Uhr oder 12:00 Uhr). Alle Stornierungsfristen basieren strikt auf 0:00 Uhr (Mitternacht) Ortszeit der Unterkunft am Tag, an dem das Stornierungsfenster endet.

Beispiel: Wenn der Check-in am 21. April ist und die Richtlinie eine Stornierung „3 Tage vorher“ verlangt, kann der Gast spätestens um 0:00 Uhr (Mitternacht) am 18. April stornieren, um eine Rückerstattung zu erhalten.

Die No-Show-Gebühr wird unterstützt, ist aber technisch gesehen gleich der Stornierungsrichtlinie.

Beispiel: Wenn Ihre Stornierungsrichtlinie „100 % Gebühr bei Stornierung am Anreisetag“ lautet, beträgt die No-Show-Gebühr ebenfalls 100 %. Sie können keine No-Show-Gebühr festlegen, die von den Stornobedingungen für diesen Tag abweicht.

Ja. Während des Stornierungsprozesses kannst Du die automatisierte Stornierungs- oder No-Show-Gebühr manuell erlassen, indem Du die Option Stornierungsrichtlinie befolgen deaktivierst.

Wenn Du dies tust, verhindert das System, dass die ausstehende automatisierte Gebühr angewendet wird.

Eine Stornierungsnotiz ist erforderlich, wenn Du die Richtlinie überschreibst. Diese Notiz wird sowohl in den Reservierungsnotizen als auch im Aktivitätsverlauf gespeichert.

Nein. Das Überschreiben einer Smart Policy verhindert lediglich, dass das System ausstehende automatisierte Stornierungs- oder No-Show-Gebühren anwendet.

Wenn bereits Gelder eingezogen wurden, müssen diese weiterhin manuell über das Folio erstattet werden.

Das System vergleicht die Richtlinienregeln mit dem bereits eingezogenen Betrag:

• Rückerstattung: Wenn der Gast innerhalb des festgelegten Stornierungszeitraums storniert (z. B. vollständig erstattbarer Zeitraum), wird der gezahlte Betrag automatisch vollständig zurückerstattet.
• Gebühr: Wenn ein Gast außerhalb des Stornierungszeitraums storniert (z. B. späte Stornierung), erfolgt keine Rückerstattung. Ist die Strafgebühr höher als der bereits gezahlte Betrag, berechnet das System den ausstehenden Saldo.

Nein. Die einer Reservierung zugewiesene Smart Policy kann nach der Erstellung der Reservierung nicht durch eine andere Richtlinie ersetzt werden, auch wenn die Reservierung in einen anderen Raum oder Ratenplan verschoben wird.

Autorisierte Benutzer können jedoch die Smart Policy-Automatisierung für eine einzelne Reservierung deaktivieren. Das Deaktivieren der Smart Policy weist keine andere Richtlinie zu; es stoppt lediglich die verbleibende Smart Policy-Automatisierung für diese Reservierung und kann nicht rückgängig gemacht werden.

Details zum Deaktivieren der Smart Policy und zu den Auswirkungen auf geplante Zahlungen findest Du unter Smart Policy für eine Reservierung deaktivieren.

Ja. Benutzer mit der Berechtigung Richtlinien-Zahlungsregeln überschreiben können die Smart Policy für eine einzelne Reservierung auf der Registerkarte Folio deaktivieren.

Wenn die Smart Policy deaktiviert wird:

• Ausstehende geplante Zahlungen werden storniert.
• Die automatische Zahlungsabwicklung wird gestoppt.
• Die automatisierte Einziehung oder Rückerstattung von Stornierungs- und No-Show-Gebühren wird eingestellt.
• Bereits eingezogene Zahlungen bleiben in der Reservierung erhalten.
• Ein verbleibender Saldo oder erforderliche Rückerstattungen müssen manuell bearbeitet werden.
• Das Aktivitätsprotokoll der Reservierung dokumentiert, wer die Smart Policy wann deaktiviert hat.

Für den vollständigen Ablauf und die Berechtigungsanforderungen siehe Smart Policy für eine Reservierung deaktivieren.

Wenn die Smart Policy aktiv ist und ausstehende geplante Zahlungen vorhanden sind, wird vor bestimmten manuellen Finanzaktionen eine Warnung angezeigt, bevor Sie fortfahren.

Diese Aktionen umfassen:

• Hinzufügen einer manuellen Zahlung
• Verarbeitung einer Rückerstattung
• Stornierung einer geplanten Zahlung
• Annullierung einer Zahlung oder Freigabe einer Autorisierung
• Hinzufügen eines Artikels und gleichzeitige Belastung im selben Ablauf

Wenn Sie fortfahren, wird die ausgewählte manuelle Aktion abgeschlossen, ausstehende geplante Zahlungen werden storniert und die Smart Policy für die Reservierung deaktiviert. Verbleibende Zahlungen oder erforderliche Rückerstattungen müssen dann manuell verwaltet werden.

Dies gilt nicht für jede manuelle Reservierungsänderung. Zum Beispiel kann die Verwendung von Gebühr anpassen zur Reduzierung der Reservierungssumme die ausstehende geplante Zahlung aktualisieren oder stornieren, während die Smart Policy aktiv bleibt.

Für weitere Details siehe Zahlungen bei Smart-Policy-Reservierungen verwalten.

Der Indikator Zahlungsrichtlinie nicht automatisiert bedeutet, dass die Reservierung so geändert wurde, dass sie nicht mehr vollständig der zugewiesenen Automatisierung der Smart Policy für Zahlungen folgt.

Wenn die Automatisierung der Smart Policy umgangen wird, erscheint neben dem Ratenplan im Register Zimmer ein Warnsymbol. Fahren Sie mit der Maus über das Warnsymbol, um die Details der zugewiesenen Richtlinie einzusehen und zu bestätigen, dass die Zahlungsrichtlinie nicht automatisiert ist.

Die Umgehung wird auch im Aktivitätsprotokoll der Reservierung erfasst. Dieses Umgehungs-Tracking gilt nur für Reservierungen, die nach dem 5. Januar 2026 erstellt wurden.

Dies unterscheidet sich vom Status Smart Policy aus. Wenn die Smart Policy für eine Reservierung explizit deaktiviert wird, werden ausstehende geplante Zahlungen storniert und die Automatisierung der Smart Policy kann nicht wieder aktiviert werden.

Wenn Sie Zahlungsrichtlinie nicht automatisiert sehen, überprüfen Sie die Zahlungsaktivitäten und geplanten Zahlungen der Reservierung, um festzustellen, welche Aktionen manuell durchgeführt werden müssen.

Um mehr über das Verhalten der Smart Policy auf Reservierungsebene zu erfahren, siehe Wie Smart Policies auf Reservierungen, Zahlungen und Stornierungen angewendet werden.

Nein. Das System verwendet den bestehenden Tabellen-Merge-Tag in Bestätigungs-E-Mails. Dieser Tag fügt automatisch die aktualisierte Tabelle mit der Garantie-Richtlinie, den Stornobedingungen und dem Zahlungsplan in die E-Mail ein.

Wenn Deine Smart Policy so konfiguriert ist, dass sie Kreditkartendaten erfasst (nur Kartenerfassung), kannst Du die Kreditkarte des Gasts speichern, ohne eine Zahlung zu verarbeiten, wenn Du eine manuelle Reservierung im PMS erstellst.

So speicherst Du die Karte ohne Belastung oder Autorisierung:

1. Lass im Schritt Zahlungen der Reservierung das Feld Betrag auf 0,00.
2. Klicke auf Bestehende Zahlung erfassen.

Wenn der Betrag 0,00 ist, wird Cloudbeds:

• die Kreditkartendaten des Gasts speichern
• die Karte validieren (sofern von Deinem Zahlungsdienstleister unterstützt)
• keinen Betrag belasten oder autorisieren

So kannst Du eine Karte als Garantie für flexible Ratenpläne hinterlegen, ohne eine Vorauszahlung zu verlangen. Wenn Du einen Betrag größer als 0,00 eingibst, folgt das PMS den Smart Policy-Regeln, sofern Du die Aktion nicht manuell überschreibst.

Eine Verbesserung der Benutzeroberfläche ist geplant, um diesen Ablauf klarer zu gestalten.

Die Überschreibungsaktionen der Smart Policy werden durch spezielle Berechtigungen in den Rollen & Berechtigungen gesteuert. Unterkunfts-Administratoren können festlegen, welche Benutzer Zahlungsregeln, Stornogebühren, No-Show-Gebühren und Ausnahmen von Richtlinien überschreiben dürfen.

Die Berechtigung Zahlungsregeln der Richtlinie überschreiben steuert auch, ob ein Benutzer die Smart Policy für eine einzelne Reservierung deaktivieren kann. Ohne diese Berechtigung kann der Benutzer die Smart Policy-Informationen zwar ansehen, aber die Deaktivierung nicht durchführen.

Um diese Berechtigungen zu prüfen oder zu aktualisieren, gehe zum Kontomenü > Einstellungen > Benutzer > Rollen und wähle die entsprechende Rolle aus.

Weitere Informationen findest Du unter Rollenberechtigungen.

Ja. Das Personal kann weiterhin Reservierungen erstellen. Ohne die Berechtigung Zahlungsregeln der Richtlinie überschreiben können sie jedoch weder die Zahlungsmethode ändern, noch den Anzahlungsbetrag bearbeiten oder die Überschreibungsoption während der Reservierungserstellung nutzen.

Ja. Das Personal kann weiterhin Reservierungen stornieren und als No-Show markieren. Ohne die entsprechende Überschreibungsberechtigung können sie jedoch das finanzielle Ergebnis der Smart Policy nicht aufheben oder ändern.

Die Benutzerrolle hat wahrscheinlich nicht die Berechtigung Richtlinien-Zahlungsregeln überschreiben aktiviert. Wenn diese Berechtigung nicht aktiviert ist, werden das Dropdown-Menü für den Zahlungstyp, der bearbeitbare Anzahlungsbetrag und die Überschreibungsoption ausgeblendet.

Die Benutzerrolle hat möglicherweise nicht die Berechtigung Stornogebühr überschreiben aktiviert. Ohne diese Berechtigung wird die Stornogebühr der Intelligenten Richtlinie durchgesetzt und die Überschreibungssteuerung ist ausgeblendet.

Die Benutzerrolle hat möglicherweise nicht die Berechtigung No-Show-Gebühr überschreiben aktiviert. Ohne diese Berechtigung wird die No-Show-Strafgebühr der Intelligenten Richtlinie durchgesetzt und die Überschreibungssteuerung ist ausgeblendet.

Die Benutzerrolle hat wahrscheinlich nicht die Berechtigung Richtlinienausnahmen erstellen/bearbeiten aktiviert. Ohne diese Berechtigung können Mitarbeitende Ausnahmen durchsuchen, suchen, filtern, sortieren, Details erweitern und zugewiesene Ratenpläne anzeigen, aber keine Ausnahmen erstellen, bearbeiten, zuweisen, aktivieren, deaktivieren oder löschen.

Die Berechtigungen für Intelligente Richtlinien werden über das Kontomenü > Einstellungen > Benutzer > Rollen verwaltet. Wählen Sie die entsprechende Rolle aus, um deren Rechte zu überprüfen oder zu aktualisieren.

Die Rechte für Intelligente Richtlinien umfassen:

• Richtlinien-Zahlungsregeln überschreiben: Ermöglicht es Benutzern, die Zahlungsregeln der Intelligenten Richtlinie zu überschreiben und die Intelligente Richtlinie für eine einzelne Reservierung auszuschalten.
• Stornogebühr überschreiben: Ermöglicht es Benutzern, die Stornogebühr der Intelligenten Richtlinie zu überschreiben.
• No-Show-Gebühr überschreiben: Ermöglicht es Benutzern, die No-Show-Gebühr der Intelligenten Richtlinie zu überschreiben.
• Richtlinienausnahmen erstellen/bearbeiten: Ermöglicht es Benutzern, Ausnahmen der Intelligenten Richtlinie zu erstellen, zu bearbeiten, zuzuweisen, zu aktivieren, zu deaktivieren oder zu löschen.

Diese Rechte sind verfügbar, wenn Intelligente Richtlinien für die Unterkunft aktiviert sind.

Weitere Informationen zur Konfiguration von Benutzerrollen und Rechten findest du unter Rollenrechte.

Die Aktion Zuweisen zu Ratenplänen erfordert jetzt auch die Berechtigung „Ratenpläne erstellen/bearbeiten“. Ohne diese Berechtigung wird die Aktion ausgeblendet. Mitarbeitende können einzelne Richtlinien weiterhin anzeigen, erstellen und bearbeiten, wenn sie die erforderliche Berechtigung für Hotelrichtlinien besitzen.