Übersicht zu den Cloudbeds Intelligenten Richtlinien

Cloudbeds Intelligente Richtlinien helfen Unterkünften dabei, Zahlungs-, Stornierungs- und No-Show-Regeln zu verwalten und gleichzeitig finanzielle Prozesse zu automatisieren, die sonst manuelle Eingriffe erfordern würden.

Im Gegensatz zu regulären globalen Richtlinien können Intelligente Richtlinien einzelnen Ratenplänen zugewiesen und für bestimmte Zeiträume angepasst werden. Sie können außerdem die Zahlungseingänge, Rückerstattungen sowie anfallende Stornierungs- und No-Show-Gebühren automatisieren.

Dieser Artikel erklärt, wie Intelligente Richtlinien funktionieren, wo sie im Cloudbeds PMS erscheinen, wie sie auf Reservierungen angewendet werden und welche Berechtigungen finanzielle Überschreibungen steuern.

In diesem Artikel

• Wie Intelligente Richtlinien funktionieren
• Wo Sie die Einstellungen für Intelligente Richtlinien finden
• Berechtigungen für Intelligente Richtlinien
• Wie Intelligente Richtlinien auf Reservierungen angewendet werden
• Stornierungs- und No-Show-Gebühren auf dem Folio
• Wo Informationen zu Intelligenten Richtlinien angezeigt werden

Wie Intelligente Richtlinien funktionieren

Intelligente Richtlinien verknüpfen finanzielle Regeln mit den Raten, die Gäste buchen. Anstatt sich nur auf einen Satz unternehmensweiter Richtlinien zu verlassen, können Unterkünfte unterschiedliche Regeln für verschiedene Ratenpläne konfigurieren und unterstützte finanzielle Prozesse automatisieren.

Eine Intelligente Richtlinie kann vier Hauptkomponenten definieren:

• Garantieverfahren: Definiert die Garantieanforderungen, die mit der Reservierung verbunden sind.
• Zahlung des Restbetrags: Legt den Zahlungsplan für den verbleibenden Reservierungsbetrag fest.
• Stornierungsrichtlinie: Definiert die finanziellen Bedingungen, die bei einer Stornierung der Reservierung gelten.
• No-Show-Richtlinie: Definiert die finanziellen Bedingungen, die gelten, wenn ein Gast nicht erscheint.

Diese Komponenten helfen Unterkünften, finanzielle Erwartungen bei Reservierungen konsistent zu verwalten und gleichzeitig den manuellen Aufwand für das Personal zu reduzieren.

Intelligente Richtlinien unterstützen außerdem:

• Zuweisungen von Ratenplänen: Wenden Sie unterschiedliche Richtlinien auf einzelne Ratenpläne an.
• Datumsbasierte Ausnahmen: Überschreiben Sie eine Standardrichtlinie für ausgewählte Daten, wie Feiertage, besondere Veranstaltungen oder Hauptsaison.
• Finanzielle Automatisierung: Automatisieren Sie unterstützte Prozesse für Zahlungen, Rückerstattungen, Stornogebühren und No-Show-Gebühren.
• Rollenbasierte Berechtigungen: Steuern Sie, welche Mitarbeitenden finanzielle Ergebnisse überschreiben oder Ausnahmen verwalten können.

Die anwendbare Richtlinie wird durch den Ratenplan der Reservierung und etwaige aktive Ausnahmen bestimmt, die für die Aufenthaltsdaten gelten.

Wo Sie die Einstellungen für Intelligente Richtlinien finden

Wenn Intelligente Richtlinien aktiviert sind, werden mehrere Bereiche im Cloudbeds PMS aktualisiert. Diese Einstellungen ermöglichen es Administratoren, Richtlinien zu verwalten und dem Personal zu helfen, zu erkennen, welche Regeln für Reservierungen gelten.

Abschnitt Richtlinien

Innerhalb des bestehenden Abschnitts Richtlinien trennen zwei Registerkarten die Intelligenten Richtlinien von den Kanalanzahlungseinstellungen:

• Zahlung & Stornierung: Anzeigen und Verwalten der Intelligenten Richtlinien, einschließlich Garantieverfahren, Zahlungsplänen für den Restbetrag, Stornobedingungen und No-Show-Richtlinien.
• Kanalanzahlung: Verwalten der bestehenden Anzahlungs- und Zahlungsabwicklungsregeln für OTA-Reservierungen. Diese Einstellungen bleiben von den Intelligenten Richtlinien für Direktreservierungen getrennt.

Innerhalb der Stornierungseinstellungen der Intelligenten Richtlinien können Sie außerdem konfigurieren, ob No-Show-Gebühren der Stornobedingung folgen oder einen separaten Betrag verwenden.

Ratenpläne und Pakete

Auf der Seite Ratenpläne und Pakete ermöglicht das Dropdown-Menü Richtlinie, einer einzelnen Rate eine Intelligente Richtlinie zuzuweisen.

Die optionale Registerkarte Richtlinienausnahmen auf derselben Seite erlaubt es, datumsbasierte Richtlinienüberschreibungen für die gesamte Unterkunft zu erstellen, zu verwalten und zu überwachen.

Für detaillierte Konfigurationsanleitungen siehe Intelligente Richtlinien einrichten und Intelligente Richtlinienausnahmen verwenden, um Stornobedingungen für bestimmte Daten zu überschreiben.

Weitere betroffene Einstellungen

• Zahlungen und Abwicklung: Die Quelle Abwicklungsmethode für Buchungsmaschine wird entfernt, da das Zahlungsverhalten für Direktreservierungen durch die jeweils geltende Intelligente Richtlinie gesteuert wird.
• Rollen & Berechtigungen: Unterkunftsadministratoren können steuern, welche Mitarbeitenden finanzielle Ergebnisse der Intelligenten Richtlinie überschreiben oder Richtlinienausnahmen verwalten dürfen. Diese Berechtigungen erscheinen nur, wenn Intelligente Richtlinien aktiviert sind.

Berechtigungen für Intelligente Richtlinien

Intelligente Richtlinien umfassen vier Berechtigungen, die steuern, wer finanzielle Ergebnisse ändern oder datumsbasierte Richtlinienausnahmen verwalten kann. Unterkunftsadministratoren können diese Berechtigungen auf der Seite Rollen & Berechtigungen verwalten.

Reservierungsberechtigungen

Unter Reservierungsberechtigungen steuern folgende Berechtigungen finanzielle Überschreibungen:

• Intelligente Richtlinien-Automatisierung überschreiben oder deaktivieren: Ermöglicht Mitarbeitenden, die Automatisierung der Intelligenten Richtlinie für eine Reservierung zu überschreiben oder zu deaktivieren.
• Stornogebühr überschreiben: Ermöglicht Mitarbeitenden, Stornogebühren, die durch die geltende Intelligente Richtlinie berechnet wurden, zu erlassen.
• No-Show-Gebühr überschreiben: Ermöglicht Mitarbeitenden, No-Show-Strafen, die durch die geltende Intelligente Richtlinie berechnet wurden, zu erlassen.

Berechtigungen für Raten

Unter Berechtigungen für Raten steuert die Berechtigung Richtlinienausnahmen erstellen/bearbeiten, ob Mitarbeitende Ausnahmen von Richtlinien auf Ratenplänen erstellen, bearbeiten, zuweisen, aktivieren, deaktivieren oder löschen können, die auf bestimmten Datumsangaben basieren.

Standardberechtigungen und benutzerdefinierte Rollen

Die anfänglichen Berechtigungseinstellungen hängen von der Rolle ab:

• Administratorrollen: Behalten standardmäßig vollen Zugriff.
• Bestehende benutzerdefinierte Rollen: Erhalten Intelligente-Richtlinien-Berechtigungen basierend auf den bereits vorhandenen Berechtigungen, die sie hatten, als Intelligente Richtlinien aktiviert wurden.
• Neue benutzerdefinierte Rollen: Haben standardmäßig alle vier Intelligente-Richtlinien-Berechtigungen deaktiviert. Administratoren können diese bei Bedarf aktivieren.

Administratoren sollten die zugewiesenen Berechtigungen überprüfen, um festzulegen, welche Teammitglieder finanzielle Strafen aufheben, Automatisierungen deaktivieren oder Richtlinienausnahmen verwalten können.

Wie Intelligente Richtlinien auf Reservierungen angewendet werden

Cloudbeds bestimmt die anwendbare Intelligente Richtlinie anhand des Ratenplans und der Aufenthaltsdaten der Reservierung. Das Verständnis dieses Verhaltens hilft Mitarbeitenden, die geltenden Bedingungen zu erklären und die korrekten finanziellen Regeln zu identifizieren.

Standard-Intelligente Richtlinien und Ratenpläne

• Die Standard-Intelligente Richtlinie gilt für die Basisrate der Unterkunft und für Ratenpläne, denen keine andere Intelligente Richtlinie zugewiesen ist.
• Unterkünfte können verschiedenen Ratenplänen unterschiedliche Intelligente Richtlinien zuweisen.
• Eine aktive Ausnahme für Intelligente Richtlinien kann die Standardrichtlinie für die Basisrate oder einen Ratenplan während eines bestimmten Zeitraums vorübergehend überschreiben.

Wie datumsbasierte Ausnahmen bewertet werden

Wenn Ausnahmen für Intelligente Richtlinien konfiguriert sind, bewertet Cloudbeds jede Nacht der Reservierung, beginnend mit dem Check-in-Datum und ohne das Check-out-Datum.

Die erste Nacht, die mit einer aktiven Ausnahme übereinstimmt, bestimmt, welche Intelligente Richtlinie für die gesamte Reservierung gilt.

Das bedeutet, dass die anwendbare Richtlinie nicht unabhängig für jede Nacht bestimmt wird. Eine festgelegte Intelligente Richtlinie gilt für die Reservierung basierend auf der Auswertung der Ausnahme.

Um datumsbasierte Überschreibungen zu konfigurieren, siehe Intelligente Richtlinien-Ausnahmen verwenden, um Stornierungsrichtlinien für bestimmte Daten zu überschreiben.

Stornierungs- und No-Show-Richtlinien

Intelligente Richtlinien können separate finanzielle Folgen für Stornierungen und No-Shows festlegen.

• Stornierungsrichtlinie: Legt fest, welchen Betrag ein Gast bei einer Stornierung der Reservierung gemäß den konfigurierten Stornobedingungen schuldet.
• No-Show-Richtlinie: Legt fest, welchen Betrag ein Gast schuldet, wenn eine Reservierung als No-Show markiert wird.

Unterkünfte können No-Show-Gebühren mit einer der folgenden Optionen konfigurieren:

• Wie bei der Stornierungsrichtlinie: Die No-Show-Gebühr richtet sich nach der geltenden Stornierungsrichtlinie. Wenn sich die Stornobedingungen ändern, bleibt die No-Show-Gebühr entsprechend angepasst.
• Individueller Betrag: Eine separate No-Show-Gebühr kann als Prozentsatz des Gesamtbetrags, als Festbetrag oder als Preis der ersten Nacht konfiguriert werden.

Die geltende No-Show-Gebühr wird immer dann angewendet, wenn eine Reservierung als No-Show markiert wird, egal ob der Status manuell vom Personal, durch ein verbundenes System oder während des Night Audits aktualisiert wird.

Für weitere Informationen darüber, wie Intelligente Richtlinien Reservierungs- und Zahlungsabläufe beeinflussen, siehe Wie Intelligente Richtlinien auf Reservierungen, Zahlungen und Stornierungen angewendet werden.

Stornierungs- und No-Show-Gebühren im Folio

Für berechtigte Reservierungen mit aktiver Automatisierung durch Intelligente Richtlinien kann Cloudbeds Stornierungs- und No-Show-Gebühren automatisch im Reservierungsfolio verbuchen, einschließlich der anwendbaren Richtliniensteuern und -gebühren.

Das Verbuchungsverhalten hängt von der konfigurierten Intelligenten Richtlinie, dem Gebührentyp und der Berechtigung der Reservierung für die Automatisierung ab.

Detaillierte Informationen zur Gebührenerfassung, zu anwendbaren Steuern und Gebühren, bestehenden Folio-Transaktionen, Zahlungsabwicklung, Überschreibungen und Fehlerbehebung finden Sie unter Automatisches Verbuchen von Stornierungs- und No-Show-Gebühren im Folio.

Wo Informationen zu Intelligenten Richtlinien angezeigt werden

Sobald eine Intelligente Richtlinie auf eine Reservierung angewendet wird, sind deren Informationen an verschiedenen Stellen im Gast- und Personalbereich verfügbar. Dies unterstützt das Personal bei der Überprüfung der geltenden Regeln und hilft Gästen, ihre Zahlungs- und Stornobedingungen zu verstehen.

Erweitern Sie die folgenden Abschnitte, um zu sehen, wo Informationen zu Intelligenten Richtlinien angezeigt werden.

Für Unterkunftspersonal im Cloudbeds PMS

Beim Erstellen oder Überprüfen einer Reservierung kann das Personal die geltende Richtlinie neben den Informationen zum Zimmer und Ratenplan einsehen.

Richtlinienzusammenfassungen helfen dem Personal bei der Überprüfung von:

• Garantievoraussetzungen.
• Regeln zur Zahlung des Restbetrags.
• Stornobedingungen.
• No-Show-Bedingungen.

Wenn für die Reservierungsdaten eine aktive Ausnahme von den Intelligenten Richtlinien gilt, zeigt die angezeigte Richtlinie die entsprechende Ausnahme an.

Für Gäste in der Buchungsmaschine

Die Buchungsmaschine zeigt die geltende Intelligente Richtlinie für jedes Zimmer und jeden Ratenplan an.

Je nach ausgewählter Rate können Gäste Folgendes einsehen:

• Die bei der Buchung fällige Anzahlung.
• Anstehende Zahlungen.
• Geltende Stornobedingungen.
• Geltende No-Show-Bedingungen.

Wenn eine Ausnahme von den Intelligenten Richtlinien gilt, zeigt die Buchungsmaschine die auf den ausgewählten Aufenthaltsdaten des Gastes basierende Richtlinie an.

In Gäst-E-Mails

Informationen zu den Intelligenten Richtlinien werden automatisch in unterstützte Gäst-E-Mail-Vorlagen eingefügt.

Je nach geltender Richtlinie können diese Informationen Zahlungsregeln, Stornobedingungen und No-Show-Bedingungen umfassen.

Mit diesen Einstellungen und Sichtbarkeitsoptionen kann das Unterkunftspersonal die mit einer Reservierung verbundene Richtlinie erkennen, deren finanzielle Bedingungen verstehen und feststellen, wann zusätzliche Konfigurationen oder Berechtigungsänderungen erforderlich sind.

Verwandte Artikel

Erkunde die folgenden Anleitungen, um Intelligente Richtlinien zu konfigurieren und zu verstehen, wie sie die Reservierungsabläufe beeinflussen:

• Intelligente Richtlinien einrichten: Konfigurieren Sie Intelligente Richtlinien und weisen Sie diese den Ratenplänen zu.
• Wie Intelligente Richtlinien auf Reservierungen, Zahlungen und Stornierungen angewendet werden: Verstehen Sie, wie Intelligente Richtlinien Reservierungen, Zahlungseinzüge, Stornierungen und No-Shows beeinflussen.
• Intelligente Richtlinien-Ausnahmen verwenden, um Stornobedingungen für bestimmte Datumsangaben zu überschreiben: Konfigurieren Sie datumsabhängige Überschreibungen für ausgewählte Ratenpläne oder die Basisrate.