Aktualisierte PDFs für Rechnungen und Gutschriften

Mariia Korostashevych

Aktualisiert 10. November 2026 12:41

Zweck	Verstehen Sie das Design, Layout, die Steuerverwaltung und die Verbesserungen der Schweizer QR-Rechnung, die in der neuen Vorlage für Steuerdokumente verfügbar sind.
Ideal für	Administrator:innen der Unterkunft, Manager:innen und Benutzer:innen an der Rezeption, die Steuerdokumente konfigurieren, erstellen oder überprüfen.
Verwendung	Wenn Sie Vorlagenänderungen überprüfen, Einstellungen für Steuerdokumente konfigurieren, die Schweizer QR-Rechnung einrichten oder bestätigen möchten, welche Dokumente das aktualisierte Layout erhalten.
Voraussetzungen	Die neue Vorlage für Steuerdokumente muss für die Unterkunft aktiviert sein.
Erwartetes Ergebnis	Sie verstehen die verfügbaren Verbesserungen und können die zugehörigen Konfigurationseinstellungen überprüfen.

Einführung

Die neue Vorlage für Steuerdokumente umfasst aktualisierte Rechnungen, Proforma-Rechnungen, Gutschriften und Quittungen. Das ursprüngliche Redesign wurde im Februar 2026 veröffentlicht, gefolgt von Layout-Optimierungen ab dem 25. August 2026.

Diese Änderungen machen die PDFs der Steuerdokumente kompakter, verbessern die Darstellung finanzieller Details und fügen Konfigurationsoptionen für Sprache und Steuerverwaltung hinzu.

Unterkünfte in der Schweiz können außerdem eine Schweizer QR-Rechnung zu unbezahlten Rechnungen und Proforma-Rechnungen hinzufügen, sodass Gäste per Scan eines Codes mit ihrer Banking-App bezahlen können.

Vorlagenverfügbarkeit: Diese Verbesserungen gelten nur für die neue Vorlage für Steuerdokumente. Sie sind in der klassischen Vorlage nicht verfügbar.

Inhaltsverzeichnis

Zielgruppe und Auswirkungen
Layout-Verbesserungen im August 2026
Neugestaltung der Vorlage im Februar 2026
Schweizer QR-Rechnung auf Rechnungen
Zugriff auf Einstellungen für Steuerdokumente
Konfigurations-Checkliste
Vorteile
Häufig gestellte Fragen

Zielgruppe und Auswirkungen

Das aktualisierte Layout wird automatisch auf neu generierte Dokumente mit der neuen Vorlage angewendet. Die praktische Auswirkung hängt davon ab, wie jeder Benutzer mit Steuerdokumenten arbeitet.

Rolle	Wissenswertes
Administrator der Unterkunft	Sie konfigurieren Sprache, Steuerklassifikationen, Herausgeberinformationen und weitere Einstellungen für Steuerdokumente. Für Schweizer Unterkünfte geben Sie außerdem die IBAN ein, die die Schweizer QR-Rechnung aktiviert. Layout-Verbesserungen werden automatisch auf neue Dokumente angewendet.
Manager oder Geschäftsführer	Sie überwachen die Dokumentenerstellung und die Kommunikation mit Gästen. Das kompakte Layout kann die Seitenanzahl reduzieren und die gedruckte Darstellung verbessern. Es sind keine Maßnahmen erforderlich.
Benutzer an der Rezeption	Sie erstellen und senden Steuerdokumente an Gäste. Die aktualisierte Formatierung wird automatisch auf neue Dokumente angewendet. Bei Schweizer Unterkünften mit gespeicherter IBAN enthalten unbezahlte Rechnungen und Proforma-Rechnungen automatisch die Schweizer QR-Rechnung. Es sind keine Maßnahmen erforderlich.

Layout-Verbesserungen

Die seit dem 25. August 2026 eingeführten Verfeinerungen erzeugen kompaktere PDFs, die weniger Seiten benötigen. Dies ist besonders hilfreich bei längeren Reservierungen mit mehr Positionen.

Layout-Änderungen

Zweispaltiger Kopfzeilenbereich: Unternehmens- und Unterkunftsinformationen sind in zwei Spalten angeordnet, um den horizontalen Raum effizienter zu nutzen.
Optimiertes Logo: Das Unternehmenslogo ist kleiner und linksbündig ausgerichtet, um die Höhe der Kopfzeile zu reduzieren.
Leichtere visuelle Gestaltung: Dezente Rahmen und Linien ersetzen schwere Hintergrundfüllungen.
Engere Abstände und Typografie: Verfeinerte Ränder, Zeilenhöhen und Schriftgrößen reduzieren unnötigen Weißraum.

Betroffene Dokumente

Die Layout-Verbesserungen gelten für neu generierte:

Rechnungen
Proforma-Rechnungen
Gutschriften
Quittungen

Bestehende Dokumente bleiben unverändert. Die Unterkünfte erhalten die Verbesserungen in Chargen, und es ist keine Aktion von Kundenseite erforderlich.

Vorlagen-Neugestaltung

Wir haben die neue Vorlage für Steuerdokumente mit Verbesserungen im Design, bei Finanzdetails, der Sprache und der Steuerverwaltung eingeführt.

Design und Layout

Momentaufnahme-Zusammenfassung: Eine Tabelle in der oberen rechten Ecke fasst Zwischensummen, Steuern, Gebühren und den verbleibenden Saldo zusammen.
Vereinfachte Spalten: Netto, Steuer und Gesamt ersetzen Gutschrift und Belastung.
Optimierte Positionen: Untergeordnete Steuertransaktionen erscheinen in derselben Zeile wie die zugehörige Hauptbelastung.
Klare Zahlungssektion: Ein eigener Abschnitt zeigt die auf die Rechnung angewendeten Zahlungen an.
Steuerzusammenfassungstabelle: Eine eigene Tabelle fasst die erhobenen Steuerbelastungen zusammen.
Mehrsprachige Unterstützung: Steuerdokumente unterstützen mehr als 30 Sprachen. Wenn Gastsprache verwenden aktiviert ist, basiert die Dokumentensprache auf dem Land im Gästeprofil.

Steuerverwaltung

1. Zusätzliches Steuer-ID-Feld

Ein eigenes Steuer-ID-Feld ist verfügbar für:

Gästeprofile
Verbundene Unternehmen
Gruppen

2. Steuerklassifizierung

Steuern können in den Einstellungen -> Finanzen -> Rechnungen und Dokumente als MwSt. (Mehrwertsteuer) klassifiziert werden.

3. MwSt.-Zusammenfassungstabelle

Wenn eine Steuer als MwSt. klassifiziert ist, erscheint am unteren Rand der Rechnung eine Tabelle mit der Aufschlüsselung der erhobenen MwSt. Die Tabelle erscheint nicht, wenn keine MwSt. verwendet wird.

Abrechnung ausstehender Transaktionen

Die Einstellung Abrechnung ausstehender Transaktionen erlauben steuert, ob ausstehende Transaktionen in Standard-Finanzdokumente aufgenommen werden können:

Standardmäßig deaktiviert: Ausstehende Transaktionen sind auf Proforma-Rechnungen beschränkt, damit sie nicht zu früh gesperrt werden.
Aktiviert: Ausstehende Transaktionen können sofort in Standard-Finanzdokumente aufgenommen werden.

Schweizer QR-Rechnung auf Rechnungen

Unterkünfte in der Schweiz können im Abschnitt Zahlungsdetails der Einstellungen für Rechnungen und Dokumente eine IBAN hinzufügen. Sobald eine IBAN gespeichert ist, erhalten Rechnungen und Proforma-Rechnungen mit offenem Saldo eine zusätzliche letzte Seite im PDF. Diese Seite enthält eine Schweizer QR-Rechnung mit einem Beleg- und einem Zahlungsabschnitt.

Gäste scannen den QR-Code mit jeder Schweizer Banking-App. Die App füllt automatisch Bankkonto, Betrag, Währung und Rechnungsreferenz aus.

Verfügbarkeit: Die Schweizer QR-Rechnung ist nur für Unterkünfte in der Schweiz mit aktiviertem Service für Steuerdokumente verfügbar. Wenn das IBAN-Feld leer ist, werden Dokumente wie bisher generiert.

QR-Rechnung einrichten

Gehen Sie im Konto-Menü zu Einstellungen
Wählen Sie Finanzen
Wählen Sie Rechnungen und Dokumente.
Geben Sie im Abschnitt Zahlungsdetails unterhalb des Kopfzeilen-Logos das Bankkonto Ihrer Unterkunft im Feld IBAN ein.
Klicken Sie auf Speichern.

Die QR-Rechnung ist nun für die berechtigten Dokumente Ihrer Unterkunft aktiviert. Die Schaltfläche Speichern bleibt deaktiviert, bis Sie einen Wert eingeben.

Überprüfen Sie die IBAN vor dem Speichern: Die QR-Rechnung druckt die IBAN genau so, wie Sie sie speichern, und Gäste senden ihre Zahlungen an dieses Konto. Die Unterkunft hat eine IBAN, die von Rechnungen, Proforma-Rechnungen und Gutschriften gemeinsam genutzt wird.

QR-Rechnung deaktivieren

Leeren Sie das Feld IBAN in den Zahlungsdetails und klicken Sie auf Speichern. Danach ausgestellte Dokumente werden ohne die QR-Seite generiert. Bereits ausgestellte Dokumente behalten das PDF, mit dem sie ausgestellt wurden.

Wann die QR-Rechnung erscheint

Ein Dokument enthält die QR-Rechnung nur, wenn eine IBAN gespeichert ist und das Dokument die Bedingungen in dieser Tabelle erfüllt.

Dokument	QR-Rechnung enthalten
Rechnung mit einem offenen Saldo über 0	Ja
Proforma-Rechnung mit einem offenen Saldo über 0	Ja
Gutschrift zu einer Rechnung, die eine QR-Rechnung hatte	Ja, dieselbe QR-Rechnung
Vollständig bezahlte Rechnung oder Proforma-Rechnung	Nein
Gutschrift zu einer Rechnung ohne QR-Rechnung	Nein
Quittung	Nein
Beispielvorschau in den Einstellungen für Rechnungen und Dokumente	Nein

Was die QR-Seite zeigt

Zahler: Der Zahlschein zeigt das auf der Rechnung ausgewählte Rechnungsprofil, entweder eine Person oder ein Unternehmen, nicht den Gast der Reservierung. Das Zahlerfeld bleibt leer, wenn das Rechnungsprofil keine vollständige Adresse hat.
Offizieller Firmenname und Adresse: Diese Angaben stammen aus Ihren Dokumenteneinstellungen. Sind diese leer, werden stattdessen der Hotelname und die Adresse verwendet.
Vorschauen: Vorschauen von Rechnungen und Proforma-Rechnungen enthalten die QR-Seite mit einem Wasserzeichen „Vorschau“ über dem Zahlschein, damit eine Vorschau nicht zur Zahlung verwendet werden kann.

Das folgende Beispiel zeigt die QR-Seite am Ende einer unbezahlten Rechnung.

Proforma-Rechnungen mit offenem Saldo erhalten dieselbe Seite.

Zugriff auf die Einstellungen für steuerliche Dokumente

Verwenden Sie die Seite Rechnungen und Dokumente, um Sprache, Steuern, Aussteller, Zahlungsdetails und Einstellungen für ausstehende Transaktionen zu überprüfen.

Öffnen Sie im Konto-Menü die Einstellungen
Wählen Sie Finanzen
Wählen Sie Rechnungen und Dokumente.

Auf dieser Seite können Sie konfigurieren:

Mehrsprachige Unterstützung mit Gastsprache verwenden
Steuerklassifizierung für die MwSt.
Anzeige der Ausstellerinformationen
Verwaltung ausstehender Transaktionen
Zahlungsdetails (IBAN) für die Schweizer QR-Rechnung, für Unterkünfte in der Schweiz

Konfigurations-Checkliste

Überprüfen Sie die Einstellungen, die den steuerlichen und operativen Anforderungen der Unterkunft entsprechen:

Aktivieren Sie die mehrsprachige Unterstützung für internationale Gäste.
Klassifizieren Sie Steuern als MwSt., wenn dies für die Rechtsordnung zutrifft.
Konfigurieren Sie die Steuernummer-Felder im Gästeprofil und bei Firmen, wenn dies für die Einhaltung erforderlich ist.
Aktivieren Sie Ausstellung von Rechnungen für ausstehende Transaktionen erlauben, wenn der Arbeitsablauf dies erfordert.
Für Unterkünfte in der Schweiz geben Sie die IBAN unter Zahlungsdetails ein, um die Schweizer QR-Rechnung zu aktivieren, und prüfen Sie diese vor dem Speichern.
Erstellen Sie Musterrechnungen, Proforma-Rechnungen, Gutschriften und Quittungen, um sicherzustellen, dass sie den Marken- und Betriebsanforderungen entsprechen.

Vorteile

Kompaktere Dokumente: Mehr Inhalt passt auf weniger Seiten, was Druckkosten senken kann.
Professionelles Design: Ein modernes Layout und einheitliche Formatierung gelten für alle Dokumenttypen.
Unterstützung der Compliance: MwSt.-Zusammenfassungen und mehrsprachige Unterstützung helfen Unterkünften, geltende Anforderungen zu erfüllen.
Transparenz: Klarere Zahlungsabschnitte und Steueraufschlüsselungen verbessern die Lesbarkeit.
Flexibilität: Ausstehende Transaktionen können entsprechend dem Arbeitsablauf der Unterkunft verwaltet werden.
Einfachere Zahlungen in der Schweiz: Gäste bezahlen offene Rechnungen, indem sie einen Code scannen, ohne IBAN oder Referenz eingeben zu müssen. Dies hilft, Eingabefehler und nicht zuordenbare Zahlungen zu reduzieren.

Häufig gestellte Fragen

Erweitern Sie eine Frage, um weitere Informationen zur Verfügbarkeit und zum Verhalten der Dokumente zu erhalten.

Werden sich meine bestehenden Steuerdokumente ändern?

Nein. Die Layout-Verbesserungen gelten nur für Dokumente, die nach dem Update für die Unterkunft generiert werden. Bestehende Rechnungen, Proforma-Rechnungen, Gutschriften und Quittungen bleiben unverändert.

Muss ich das verbesserte Layout aktivieren?

Nein. Die Verbesserungen werden automatisch auf neue Dokumente angewendet, die die neue Vorlage für Steuerdokumente verwenden.

Gelten die Verbesserungen auch für die klassische Vorlage?

Nein. Die Verbesserungen gelten nur für die neue Vorlage für Steuerdokumente.

Was passiert, wenn meine Unterkunft das Update noch nicht erhalten hat?

Einige der neuesten Verbesserungen werden in Chargen ausgeliefert. Es ist keine Aktion erforderlich; die Änderungen werden automatisch angewendet, sobald die Unterkunft eingeschlossen ist.

Kann ich zum vorherigen Layout zurückkehren?

Das aktualisierte Layout ist Standard für die neue Vorlage für Steuerdokumente. Das klassische Layout ist nur über die klassische Vorlage verfügbar.

Warum hat meine Rechnung keine QR-Rechnung-Seite?

Bitte prüfen Sie Folgendes:

Die Unterkunft befindet sich in der Schweiz und hat den Service für Steuerdokumente aktiviert.
Eine IBAN ist in den Zahlungsdetails gespeichert.
Die Rechnung oder Proforma-Rechnung weist einen offenen Saldo über 0 auf. Vollständig bezahlte Dokumente erhalten keine QR-Rechnung.
Das Dokument ist keine Quittung und keine Gutschrift, die auf einer Rechnung ohne QR-Rechnung ausgestellt wurde.
Das Dokument wurde nach dem Speichern der IBAN ausgestellt. Bereits ausgestellte Dokumente behalten das PDF, mit dem sie ausgestellt wurden.

Enthalten Gutschriften die QR-Rechnung?

Ja, wenn die Rechnung, auf der die Gutschrift ausgestellt wurde, eine QR-Rechnung hatte. Die Gutschrift trägt dieselbe QR-Rechnung. Gutschriften zu Rechnungen ohne QR-Rechnung enthalten keine solche.

Kann ich für jeden Dokumenttyp eine andere IBAN verwenden?

Nein. Die Unterkunft hat eine IBAN, die von Rechnungen, Proforma-Rechnungen und Gutschriften gemeinsam genutzt wird.

Da du nun die neue Vorlage für Steuerdokumente verstehst, sieh dir diese Ressourcen zu verwandten Themen wie Steuern, Sprache, Rechnungen und Zahlungskonfiguration an: