Wie man den Spanien Polizei Bericht (SES.HOSPEDAJES) verwendet

Dieser Artikel erklärt, wie die SES.HOSPEDAJES-Integration im täglichen Gebrauch funktioniert: welche Gastdaten erforderlich sind, wie jede Berichtsmethode arbeitet und wie die häufigsten Probleme diagnostiziert und behoben werden können.

Erforderliche Gastdaten

SES.HOSPEDAJES verlangt, dass bestimmte Gastfelder ausgefüllt sind, um neu erstellte Reservierungen zu melden, abhängig vom Berichtstyp und der Nationalität des Gastes:

Reservas de Hospedajes-Bericht – Alle Gäste:

• Vorname
• Nachname
• Mindestens eine Kontaktmöglichkeit: Telefon, Mobiltelefon oder E-Mail

Partes de Viajeros-Bericht – Spanische Gäste

• Vorname
• Nachname
• Geburtsdatum
• Gemeinde
• Straßenadresse
• Postleitzahl
• Land
• Mindestens eine Kontaktmöglichkeit: Telefon, Mobiltelefon oder E-Mail
• Ausstellungsland des Dokuments (nur erforderlich für Gäste über 14 Jahre)
• Dokumenttyp (nur erforderlich für Gäste über 14 Jahre)
• Dokumentnummer (nur erforderlich für Gäste über 14 Jahre)
• Dokumentnummer 2 – Soporte Documento (nur für Gäste über 14 Jahre und nur wenn der Dokumenttyp Personalausweis/NIF ist)
• Verwandtschaftsverhältnis (nur erforderlich für Gäste unter 18 Jahren)

Partes de Viajeros-Bericht – Ausländische Gäste

• Vorname
• Nachname
• Geburtsdatum
• Stadt
• Straßenadresse
• Postleitzahl
• Land
• Mindestens eine Kontaktmöglichkeit: Telefon, Mobiltelefon oder E-Mail
• Ausstellungsland des Dokuments
• Dokumenttyp
• Dokumentnummer
• Verwandtschaftsverhältnis (nur erforderlich für Gäste unter 18 Jahren)

Erfassung und Aufbewahrung eines unterschriebenen Parte de Viajeros (Compliance-Anforderung)

Zusätzlich zur elektronischen Übermittlung der Gastdaten an SES Hospedajes verlangen spanische Vorschriften, dass Unterkünfte eine unterschriebene Kopie des Gastregistrierungsformulars Parte de Viajeros mindestens drei Jahre lang aufbewahren müssen, um Prüfungen zu ermöglichen.

Die Übermittlung des Berichts an SES Hospedajes ersetzt nicht die Verpflichtung zur Aufbewahrung eines unterschriebenen Registrierungsdokuments.

Option für digitale Unterschrift (empfohlen)

Wenn Sie Cloudbeds Guest Experience verwenden, können Sie diese Anforderung mit Digitalen Dokumentenabläufen vereinfachen:

1. Fügen Sie einen Schritt für ein digitales Dokument zu Ihrem Registrierungsablauf hinzu.
2. Fügen Sie Gast- und Reservierungsvariablen ein, die sich automatisch mit Echtzeitdaten vorbefüllen.
3. Ermöglichen Sie dem Gast, das Dokument zu überprüfen und elektronisch zu unterschreiben.
4. Das unterschriebene Dokument wird sicher gespeichert und kann für Prüfungszwecke abgerufen werden.

Dieser Ablauf hilft, Papierformulare zu vermeiden und gleichzeitig die Aufbewahrungspflichten Spaniens einzuhalten.

Für Einrichtungshinweise siehe: Digitale Registrierungsabläufe erstellen und verwenden

Meldeverfahren

Sobald Ihre Gastdaten die oben genannten Anforderungen erfüllen, liefert die Integration Berichte über das während der Verbindung konfigurierte Meldeverfahren. Die Integration unterstützt zwei Abläufe: Carga Masiva (manuelles Hochladen) und Servicio Web (automatisches Senden). Die folgenden Abschnitte erklären, wie jeder Ablauf im Tagesgeschäft funktioniert.

Carga Masiva (manuelles Hochladen)

1. Gehen Sie zu Kontomenü → Utilities → Dokumente.

2. Suchen Sie die um 01:00 Uhr für den konfigurierten Bericht/die konfigurierten Berichte generierten XML-Dateien und laden Sie diese herunter.

    

3. Laden Sie diese manuell über das SES.HOSPEDAJES-Portal hoch, indem Sie den von SES.HOSPEDAJES bereitgestellten Anweisungen folgen.

Servicio Web (automatischer Versand)

Wählen Sie in den App-Einstellungen Servicio Web aus und geben Sie die erforderlichen Zugangsdaten (Código de Arrendador, Usuario, Contraseña) ein. Die Integration überwacht dann die Erstellung von Reservierungen und Statusänderungen sowie Änderungen an Gastdaten. Wenn alle Pflichtfelder für den jeweiligen Bericht vorhanden sind, validiert sie die Daten, verbindet sich mit dem SES.HOSPEDAJES-Webservice und sendet den Bericht automatisch. Eine Kopie der generierten Datei wird zu Ihrer Dokumentation in Utilities → Dokumente gespeichert.

Fehlerbehebung

Wenn ein Bericht fehlt oder eine automatische Übermittlung fehlschlägt, verwenden Sie die folgenden Schritte, um die Konfiguration zu überprüfen, Datenlücken zu identifizieren und mit korrigierten Informationen erneut zu versuchen.

1. Gehen Sie zum Kontomenü → Utilities → Integration Sync.
2. Überprüfen Sie die zuletzt von der SES.HOSPEDAJES-Integration gemeldeten Fehler-Einträge.
3. Öffnen Sie einen Eintrag, um die Reservierung oder den Gast mit fehlenden/ungültigen Daten zu identifizieren, und korrigieren Sie diese dann im PMS.

Häufig gestellte Fragen

Was passiert, nachdem ich die Informationen eines Gasts korrigiert habe?

Das hängt von der in den App-Einstellungen ausgewählten Berichtsmethode ab:

• Servicio Web: Sobald alle erforderlichen Felder ausgefüllt sind, sendet die Integration den entsprechenden Bericht automatisch beim nächsten Aktualisierungsereignis (zum Beispiel, wenn sich der Reservierungsstatus ändert oder Sie Gästedetails bearbeiten).
• Carga Masiva: Korrekturen werden im nächsten täglichen Export berücksichtigt, der um 01:00 Uhr generiert und unter Utilities → Documents abgelegt wird. Sie müssen die neu generierten Dateien im SES.HOSPEDAJES-Portal hochladen.

Wie konfiguriere ich die Integration für die Nutzung von „Carga Masiva“?

Um diese Berichtsmethode zu verwenden, gehen Sie zum Kontomenü → Apps & Marketplace → Verbundene Apps-Register → App-Seite → Einstellungen und:

• Wählen Sie aus, welche Berichte generiert werden sollen.
• Stellen Sie sicher, dass Ihr Unterkunftscode festgelegt ist.
• Wenn Sie Reservas de Hospedaje aktiviert haben, wählen Sie aus, welche Reservierungen zu Reservas de Hospedajes hinzugefügt werden sollen.
• Wählen Sie die Berichtsmethode namens Carga Masiva aus.
• Speichern Sie diese Einstellungen, und die Integration wird diese Werte verwenden.

  Für detaillierte Feldbeschreibungen und Beispiele empfehlen wir, den Abschnitt App-Einstellungen konfigurieren in Wie man den Spanien-Polizeibericht (SES.HOSPEDAJES) verbindet zu lesen.

Warum zeigen Berichte die Zahlungsmethode als „OTRO“ an?

Die Integration kann derzeit nicht auf alle erforderlichen Details zugreifen, um den Zahlungstyp von der Unterkunft abzurufen. Daher verwendet die App für alle Reservierungen die Zahlungsmethode „OTRO“. Eine Behebung ist für das 4. Quartal 2025 geplant.

Reicht es aus, wenn ich Gästedaten und Unterschriften in Chekin oder Cloudbeds Guest Experience erfasse, um SES.HOSPEDAJES zu erfüllen?

Nein. Tools wie Chekin und Cloudbeds Guest Experience können Gästeregistrierungsinformationen und Unterschriften erfassen und viele dieser Daten an das Cloudbeds PMS senden. Sie erstellen oder übermitteln jedoch keine SES.HOSPEDAJES-Berichte.

Nur die App Spanien – Polizeibericht (SES.HOSPEDAJES) erstellt die offiziellen Berichte Partes de Viajeros und Reservas de Hospedajes basierend auf den im Cloudbeds PMS gespeicherten Daten. Damit die Berichte korrekt erstellt werden, stelle sicher, dass:

• die SES.HOSPEDAJES-App verbunden und konfiguriert ist, und
• alle erforderlichen SES.HOSPEDAJES-Gästefelder im Gästeprofil des Cloudbeds PMS vollständig ausgefüllt sind, einschließlich der Felder, die dein Online-Check-in-Tool nicht erfasst.

Wie soll ich mit unterschriebenen Meldescheinen (Parte de Viajeros) umgehen?

Der unterschriebene Parte de Viajeros (Meldeschein) ist eine separate Anforderung, die unabhängig von den elektronischen SES.HOSPEDAJES-Berichten besteht.

Die SES.HOSPEDAJES-Integration übermittelt die für die Berichte Partes de Viajeros und Reservas de Hospedajes benötigten Gästedaten, lädt jedoch keine PDFs, Bilder oder eingescannten Unterschriften hoch. Gäste müssen weiterhin einen Meldeschein unterschreiben (auf Papier oder elektronisch), und deine Unterkunft ist dafür verantwortlich, diese unterschriebenen Unterlagen aufzubewahren, falls die Behörden sie bei einer Kontrolle anfordern.

Du kannst unterschriebene Meldescheine entweder physisch (auf Papier) oder digital mit einem Tool wie Cloudbeds Guest Experience oder Chekin speichern. Diese Unterlagen werden auf Unterkunftsebene aufbewahrt und nicht über SES.HOSPEDAJES via Cloudbeds-Integration übermittelt.

Was ist NRUA und wie wirkt es sich auf die SES.HOSPEDAJES-Berichterstattung aus?

NRUA ist eine spanische Compliance-Anforderung für kurzfristige Mietunterkünfte. Für Unterkünfte, die dieser Regelung unterliegen, stellt Cloudbeds eine Vorlage für Gästeinformationen bereit, die dem Registrierungsprozess ein zusätzliches Feld hinzufügt: Zweck des Aufenthalts (Finalidad de la estancia).

Dies ist keine separate Integration oder ein anderer Berichterstattungsablauf. Die Unterkunft verwendet weiterhin die gleiche Spanien – Polizeibericht (SES.HOSPEDAJES)-Integration und übermittelt Berichte über dieselbe SES.HOSPEDAJES-Plattform.

Die einzige Änderung besteht darin, dass berechtigte Unterkünfte einen zusätzlichen Wert auf Reservierungsebene für die Einhaltung der Polizeiberichterstattung erfassen müssen.

Wie die NRUA-Erweiterung funktioniert

• Sie gilt nur für Unterkünfte in Spanien, die der NRUA-Regelung unterliegen, hauptsächlich kurzfristige Mietunterkünfte.
• Das Feld Zweck des Aufenthalts wird nur im Registrierungsformular des Hauptgasts hinzugefügt.
• Das Feld wird einmal pro Reservierung erfasst und gilt für die gesamte Buchung.
• Weitere Gäste sehen dieses Feld nicht und müssen es nicht ausfüllen.
• Die bestehende Spanien-Vorlage bleibt für Unterkünfte unverändert, die nicht Teil des NRUA-Prozesses sind.

Verfügbare Optionen für den Zweck des Aufenthalts

• Urlaub oder Tourismus (TURISMO)
• Arbeit (TRABAJO)
• Studium (ESTUDIOS)
• Medizinische Gründe (MEDICO)
• Sonstiges (OTROS)

  Wenn Ihre Unterkunft der NRUA unterliegt, das Feld Zweck des Aufenthalts jedoch nicht angezeigt wird, stellen Sie sicher, dass Sie den Hauptgast anzeigen und der Registrierungsprozess für Polizeiberichtszwecke verwendet wird. Wenden Sie sich an unser Support-Team, wenn Sie Fragen haben.