Cloudbeds Payments – So führen Sie Rückerstattungen durch

Gabriela Garcia

Aktualisiert 23. Oktober 2026 14:27

Mit Cloudbeds Payments können Rückerstattungen direkt von Ihrem Cloudbeds PMS auf die Kreditkarte Ihres Gastes vorgenommen werden. Dieser Artikel erklärt, wie Sie Rückerstattungen an Ihre Gäste senden.

Rückerstattungen von Transaktionen, die über das Terminal getätigt wurden, werden ebenfalls direkt über das Cloudbeds PMS abgewickelt.

Haben Sie Fragen zu Rückerstattungen? Bitte prüfen Sie den folgenden Artikel:

Cloudbeds Payments – Rückerstattungen – Häufig gestellte Fragen

Hintergrund

Einige kurze Definitionen relevanter Begriffe, um den Rückerstattungsprozess besser zu verstehen:

Rückerstattung auf Kreditkarte: Wenn ein ursprünglicher Verkauf mit Kreditkarte erfolgte, können Sie die Transaktion auf dieselbe Kreditkarte zurückerstatten. Alle Kreditkartenrückerstattungen sind endgültig und können nicht rückgängig gemacht werden. Die ursprünglichen Bearbeitungsgebühren werden bei einer Rückerstattung nicht zurückerstattet.
Zurückgegeben: In Ihrer Cloudbeds-Software sehen Sie den Rückerstattungsbetrag nach einer Rückgabe in roter Schrift auf dem Folio.
Gateway-Rückerstattung: In Ihrem Zahlungsabwicklungsbericht wird eine rückerstattete Transaktion unter den Zahlungsarten als Gateway-Rückerstattung angezeigt.
Annullieren: Mit Cloudbeds Payments verarbeiten und begleichen wir eine Transaktion sofort – sobald eine Transaktion beglichen ist, kann sie nicht mehr annulliert werden (eine Autorisierung können Sie jedoch noch annullieren). Wenn Ihnen bei der Zahlungsabwicklung ein Fehler unterläuft, müssen Sie die Transaktion zurückerstatten.

Welche Funktionen bietet Cloudbeds Payments?

Rückerstattungsfunktionen	JA / NEIN
Vollständige Rückerstattung	JA
Teilrückerstattung	JA
Annullieren*	NEIN
Rückerstattung auf eine andere Kreditkarte	NEIN

*Die Option annullieren ist nur für Autorisierungen verfügbar. Sie können eine Autorisierung durch Klicken auf die Schaltfläche „annullieren“ auf der Seite Kreditkartendetails freigeben. Siehe Artikel: Cloudbeds Payments – So autorisieren Sie Nebenkosten

So führen Sie eine Rückerstattung einer Transaktion innerhalb der Reservierung durch

Navigieren Sie zur Reservierung und öffnen Sie die Registerkarte Folio.
Klicken Sie auf das Zahnradsymbol neben der Transaktion, die über Cloudbeds Payments durchgeführt wurde.
Klicken Sie auf Transaktion rückerstatten.

Dieser Vorgang gilt auch, wenn die ursprüngliche Zahlung über das Cloudbeds Payments-Terminal erfolgt ist. Diese Rückerstattung wird ebenfalls direkt über das Cloudbeds PMS verarbeitet.

Geben Sie den zurückzuerstattenden Betrag ein (standardmäßig ist dies der volle Betrag der Belastung, kann aber auf jeden beliebigen Betrag geändert werden).
Klicken Sie auf Rückerstattung durchführen.

Eine weitere Möglichkeit zur Rückerstattung:

Klicken Sie auf Zahlung hinzufügen/rückerstatten und wählen Sie Zahlung rückerstatten.

Wählen Sie die Kreditkarte aus, die zuvor belastet wurde.
Wählen Sie den Gast aus, für den die Rückerstattung erfolgen soll.
Wählen Sie das gewünschte Folio aus.
Wählen Sie Rückerstattung der Zahlungsgateway-Transaktion.
- Wenn Sie eine bereits belastete Kreditkarte auswählen, ist diese Option standardmäßig ausgewählt.

Die Auswahl von Bestehende Rückerstattung erfassen/Notiz führt NICHT dazu, dass die Rückerstattung über das Zahlungsgateway auf die Karte des Gastes verarbeitet wird. Die Rückerstattung wird nur als Datensatz im Folio des Gastes hinzugefügt.

Wählen Sie die zu erstattende Transaktion aus (falls mehrere Belastungen auf einer Karte vorhanden sind).
Geben Sie den Betrag ein, der zurückerstattet werden soll.
- Wenn Sie eine Teilrückerstattung durchführen, geben Sie den gewünschten Betrag ein.
- Eine Rückerstattung eines höheren Betrags als der Belastung ist nicht möglich.
Mit aktuellem Datum und Uhrzeit verbuchen: Gibt an, dass die Rückerstattung mit der aktuellen Uhrzeit hinzugefügt wird.

Eine Rückerstattung kann nur mit der aktuellen Uhrzeit verarbeitet werden. Es ist nicht möglich, eine Rückerstattung für ein vergangenes oder zukünftiges Datum durchzuführen. Selbst wenn das Kontrollkästchen deaktiviert ist, können Sie das Datum nicht ändern.

Geben Sie bei Bedarf die Notiz ein.
Klicken Sie auf Rückerstattung hinzufügen.

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Warum ist die Rückerstattung über die Zahlungs-Gateway-Transaktion nicht verfügbar?

Die Option Rückerstattung über Zahlungs-Gateway-Transaktion ist nur verfügbar, wenn das Cloudbeds PMS eine berechtigte Zahlungstransaktion identifizieren kann, die über ein verbundenes Zahlungs-Gateway verarbeitet wurde.

Die Option kann in den folgenden Situationen ausgegraut oder nicht verfügbar sein:

Die Zahlung wurde mit Bestehende Zahlung erfassen/notieren oder einer anderen nur zur Dokumentation dienenden Methode hinzugefügt.
Die Zahlung ist keiner Zahlungs-Gateway-Transaktion zugeordnet.
Die Zahlung wurde außerhalb des Cloudbeds PMS verarbeitet.
Die Cloudbeds Payments-Anzahlung ist im Anzahlungs-Hauptbuch noch ungenutzt und erscheint noch nicht als Zahlungstransaktion im Reservierungsfolio.

Eine im Folio erfasste Zahlung oder Rückerstattung ist nicht zwangsläufig eine Gateway-Transaktion. Nur zur Dokumentation dienende Einträge dokumentieren Aktivitäten im Folio, senden aber kein Geld an oder von der Kreditkarte des Gasts.

Bevor Sie die Rückerstattung versuchen, vergewissern Sie sich, dass die ursprüngliche Belastung über Cloudbeds Payments verarbeitet wurde und die Zahlung als berechtigte Transaktion im Reservierungsfolio erscheint.

Wenn die ursprüngliche Zahlung als nur zur Dokumentation dienende Zahlung eingegeben wurde und keine Gateway-Transaktion vorliegt, kann Cloudbeds Payments keine Gateway-Rückerstattung dafür ausstellen. Die Rückerstattung muss über das System oder den Anbieter abgewickelt werden, bei dem die ursprüngliche Belastung verarbeitet wurde.

So erstatten Sie eine nicht verbrauchte Cloudbeds Payments-Anzahlung zurück

Wenn eine Anzahlung, die über Cloudbeds Payments verarbeitet wurde, im Anzahlungs-Hauptbuch noch nicht verbraucht ist, steht sie möglicherweise nicht zur Auswahl als Gateway-Transaktion im Reservierungsfolio zur Verfügung.

Um eine Teilrückerstattung aus der ursprünglichen Cloudbeds Payments-Transaktion durchzuführen:

Öffnen Sie die Reservierung und navigieren Sie zum Anzahlungs-Hauptbuch.
Suchen Sie die entsprechende Anzahlung und verbrauchen Sie diese.
Bestätigen Sie, dass die verbrauchte Anzahlung nun als Zahlungs-Transaktion im Reservierungsfolio erscheint.
Klicken Sie auf Zahlung hinzufügen/erstatten.
Wählen Sie Zahlung erstatten.
Wählen Sie die Kreditkarte, den Gast und das Folio aus, die mit der ursprünglichen Zahlung verbunden sind.
Wählen Sie Gateway-Zahlungsrückerstattung.
Wählen Sie die entsprechende Gateway-Transaktion aus.
Geben Sie nur den Betrag ein, der erstattet werden soll.
Klicken Sie auf Rückerstattung hinzufügen, um die Rückerstattung über Cloudbeds Payments zu veranlassen.

Beispielsweise, wenn die ursprüngliche Anzahlung 534,66 $ betrug und die Reservierung eine Überzahlung von 45,60 $ aufweist, verbrauchen Sie zuerst die Anzahlung und führen dann eine teilweise Gateway-Rückerstattung von 45,60 $ durch.

Das Verbrauchen der Anzahlung erzeugt keine Gateway-Transaktion, wenn die ursprüngliche Zahlung nur als Datensatz erfasst wurde. Wenn die Zahlung nicht ursprünglich über Cloudbeds Payments verarbeitet wurde, bleibt die Option Gateway-Zahlungsrückerstattung deaktiviert.

Teilweise versus vollständige Rückerstattungen aus dem Anzahlungs-Hauptbuch

Wenn die Anzahlung unverbracht bleibt, erfordert die direkte Rückerstattung aus dem Anzahlungs-Hauptbuch möglicherweise die Rückerstattung des gesamten Anzahlungsbetrags.

Wenn nur ein Teil der Anzahlung zurückerstattet werden soll, wird empfohlen, die Anzahlung zuerst zu verbrauchen und anschließend eine Teilrückerstattung gegen die daraus resultierende Zahlungs-Transaktion im Reservierungsfolio durchzuführen.

Dies vermeidet, dass die gesamte Anzahlung zurückerstattet wird und der Gast anschließend erneut für den Betrag belastet werden muss, der auf der Reservierung verbleiben soll.

Bestätigen Sie vor der Rückerstattung den Betrag, der auf der Reservierung verbleiben soll, und erstatten Sie nur die entsprechende Überzahlung oder den überschüssigen Betrag zurück.

So führen Sie eine Teilrückerstattung durch

Klicken Sie im Gast-Folio auf das Symbol mit dem Zahnrad neben der Transaktion, die über Cloudbeds Payments durchgeführt wurde.
Klicken Sie auf Transaktion rückerstatten.

Geben Sie den gewünschten Teilbetrag ein, der rückerstattet werden soll.
- Standardmäßig ist der volle Betrag der Gebühr eingetragen, aber Sie können ihn bearbeiten, um eine Teilrückerstattung durchzuführen.
Klicken Sie auf Rückerstattung durchführen.

So führst du eine Rückerstattung einer Transaktion auf dem Hauskonto durch

Transaktionen, die nicht mit einer Reservierung verbunden sind, können über das Terminal auf Hauskonten abgewickelt werden. Du kannst die Zahlung durch Befolgen der folgenden Schritte zurückerstatten.

Dieser Vorgang gilt auch, wenn die ursprüngliche Zahlung über das Cloudbeds Payments-Terminal erfolgte. Die Rückerstattung wird ebenfalls direkt über das Cloudbeds PMS verarbeitet.

Gehe zum Hauskonto.
Wähle das Hauskonto aus, auf dem die Transaktion durchgeführt wurde.

Nutze den Filter, um die Transaktion zu finden, die du zurückerstatten möchtest.

Finde die Transaktion und klicke auf das Zahnradsymbol neben der Spalte Gutschrift.
Wähle Rückerstattung aus.

Überprüfe die Kreditkarte und den Betrag sorgfältig und klicke dann auf Rückerstattung durchführen.

Wenn du die Funktion Zahlungszuordnung aktiviert hast, kannst du die Rückerstattung zuordnen.

Die Rückerstattungstransaktion wird blau angezeigt, mit dem Betrag in Klammern.

Transaktionen auf dem Hauskonto werden weiterhin im Cloudbeds PMS erfasst. Die Details der Rückerstattung findest du im jeweiligen Hauskonto sowie in den folgenden Berichten: Bericht zur Zahlungsabwicklung und Transaktionsbericht.

So erstatten Sie eine Transaktion zurück, die nicht über Cloudbeds Payments abgewickelt wurde

Wenn die Zahlung über ein anderes Zahlungs-Gateway erfolgte, das zuvor für Ihr Cloudbeds-PMS-Konto verwendet wurde, leitet das System Rückerstattungen automatisch an dieses Gateway weiter, sofern die Gateway-Transaktion innerhalb von Cloudbeds PMS stattgefunden hat.

Wir können bei der Ausstellung einer Rückerstattung für Transaktionen, die außerhalb von Cloudbeds PMS erfolgt sind, nicht behilflich sein.