FACT ist eine Verwaltungslösung ausschließlich für Unterkünfte in Portugal, die von der Steuerbehörde zertifiziert ist und das Ausstellen von Rechnungen ermöglicht.
Dieser Artikel zeigt Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie Ihr FACT-Konto mit Ihrem Cloudbeds-Konto einrichten.
Wenn Sie kein FACT-Konto haben oder ein bestehendes Konto mit Ihrem Cloudbeds-Konto integrieren möchten, wenden Sie sich an unser Support-Team.
Derzeit funktioniert die Funktion zur Zuteilung von Zahlungen nicht für über integrierte Apps verbuchte Artikel, wie beispielsweise Poster oder andere POS-Apps.
Der erste Schritt dieses Tutorials sollte vom Eigentümer der Unterkunft durchgeführt werden.
- Stellen Sie sicher, dass Sie ein FACT-Konto erstellen, bevor Sie es mit Cloudbeds verbinden.
Schritt 1 – Cloudbeds-PMS-Kontoeinstellungen
Bevor Sie Ihr FACT-Konto integrieren, stellen Sie sicher, dass alle Ihre Cloudbeds-PMS-Einstellungen korrekt sind. Während Sie alle unten beschriebenen erforderlichen Punkte einrichten, wird das Cloudbeds-Support-Team Ihr FACT-Konto erstellen (falls Sie noch keines haben) und auch alle Pflichtfelder konfigurieren.
Überprüfen Sie nachfolgend alle erforderlichen Punkte für die Konfiguration des Cloudbeds-PMS-Systems vor der Integration mit Ihrem FACT-Konto:
1.1. Zahlungszuordnung
Um Fact zu aktivieren und Rechnungen auszustellen, muss die Funktion Zahlungszuordnung aktiviert sein.
- Gehen Sie zu Konto -> System -> Einstellungen
- Aktivieren Sie die Funktion Zahlungszuordnung
Für weitere Informationen zur Zahlungszuordnung lesen Sie bitte diesen Artikel: Übersicht Zahlungszuordnung
1.2. Steuern und Gebühren
Unter der Registerkarte Steuern und Gebühren müssen die folgenden Steuern konfiguriert werden:
- IVA 6% (auf Raten angewendet)
- IVA 23% (auf Produkte angewendet)
Diese Steuern sollten als inklusive festgelegt werden, damit alle Steuern in den Raten/Produkten enthalten sind.
- Falls diese Steuern noch nicht erstellt sind, beachten Sie, dass das System Ihre vergangenen Reservierungen nicht neu berechnet, wenn Sie eine neue Steuer anlegen. Die neue Steuer wird nur für zukünftige Reservierungen angewendet – es ist nicht möglich, Rechnungen über Cloudbeds PMS ohne diese Steuern auszustellen.
In diesem Fall greifen Sie bitte auf Ihr Fact-Konto zu, um die Rechnung manuell zu erstellen.
Um mehr über Steuern und Gebühren zu erfahren und wie Sie diese korrekt anlegen, besuchen Sie diesen Artikel: Steuern & Gebühren – Alles, was Sie wissen müssen
Kurtaxe / Tourismusabgabe – falls zutreffend
Beachten Sie, dass nicht alle Städte eine Kurtaxe (M99) erheben. Falls Ihre Stadt eine Kurtaxe erhebt, muss diese ebenfalls als Gebühr in Ihrem Cloudbeds-PMS-Konto angelegt werden – sie wird zu der M99 hinzugerechnet, die in Ihrem Fact-Konto erstellt wird.
Um mehr über die Kurtaxe zu erfahren, klicken Sie hier.
Sehen Sie sich folgendes Beispiel an:
Nach Ausstellung der Rechnung erscheint auf der Fact-Rechnung die Information, dass der Steuersatz befreit ist.
1.3. Reservierungsquellen
Stellen Sie unter der Registerkarte Reservierungsquellen sicher, dass die Steuer (auf Raten angewendet – IVA6%) mit allen Reservierungsquellen verknüpft ist.
Prüfen Sie auch alle primären und Drittanbieter-Quellen.
Wenn Sie nicht mehr wissen, wie Sie Steuern mit Reservierungsquellen verknüpfen, lesen Sie diesen Artikel: Steuern und Gebühren mit Reservierungsquellen verknüpfen
1.4. Artikel und Services
Stellen Sie unter der Registerkarte Artikel & Services sicher, dass die Steuer (auf Artikel angewendet – IVA23%) mit allen erforderlichen Artikeln verknüpft ist.
Um mehr über Artikel & Services und die Verknüpfung von Steuern zu erfahren, lesen Sie diesen Artikel: Steuern & Gebühren – Alles, was Sie wissen müssen (Schritt 6)
1.5. Cloudbeds Buchungsmaschine – Steueridentifikationsnummer des Gasts (nicht verpflichtend)
Dieser Tipp kann Ihre Steuerberichterstattung effizienter gestalten.
Wir empfehlen, die Steueridentifikationsnummer des Gasts als Pflichtfeld auf Ihrer Buchungsmaschinen-Seite festzulegen, damit der Gast diese Information im Voraus angeben muss und sie automatisch unter den Gastdetails gespeichert wird.
Diese Einstellung vereinfacht den Abrechnungsprozess, da der Gast dieses Feld beim Buchen über Ihre Buchungsmaschine ausfüllen muss. Die Daten werden automatisch im Cloudbeds PMS gespeichert, sodass Sie die Rechnung schnell ausstellen können.
- Rufen Sie die Einstellungen der Buchungsmaschine auf
- Aktivieren Sie die Option Nach Steueridentifikationsnummer des Gasts fragen
- Klicken Sie auf Speichern
1.6. FACT-Anmeldung und Passwort
Zu diesem Zeitpunkt hast Du bereits eine Einladung von FACT per E-Mail erhalten, um Deine Anmeldung und Dein Passwort einzurichten. Sobald Du die E-Mail erhältst, melde Dich bei Deinem FACT-Konto an, um mit den folgenden Pflichteinstellungen fortzufahren:
Klicke auf die Registerkarte Faturação
- Unter dem Abschnitt Definições e Suporte siehst Du eine Zahl 3 in Rot hervorgehoben. Das bedeutet, dass Du noch ausstehende Felder ausfüllen musst, bevor Du mit der FACT-Verbindung fortfahren kannst. Klicke auf Definições
- Klicke auf Alterar, um alle Pflichtfelder auszufüllen
- Navigiere auf der linken Seite, bis alle erforderlichen Felder ausgefüllt sind
Schritt 2 – FACT-Kontoeinstellungen
Die folgenden Schritte werden vom Cloudbeds-Support-Team durchgeführt. Wir beschreiben sie hier jedoch, damit Sie wissen, welche Einstellungen wir vornehmen werden.
Damit Ihr FACT-Konto bereit ist, mit Ihrem Cloudbeds-PMS verbunden zu werden, erstellt das Cloudbeds-Support-Team Ihr Unterkunftsprofil/Ihren Benutzer, die erforderlichen Steuern und den neuen API-Schlüssel.
2.1. Obligatorische Steuern erstellen
- Melden Sie sich bei Ihrem FACT-Konto unter https://www.fact.pt/account/login an und klicken Sie auf Faturação
- Klicken Sie auf Definições
- Öffnen Sie die Registerkarte Empresa
- Klicken Sie auf Impostos
Unter der Registerkarte Impostos müssen Sie drei Steuerarten haben (dies ist obligatorisch)
- IVA 6% (wird auf Raten angewendet)
- IVA 23% (wird auf Produkte / Artikel angewendet)
- M99 (steuerfrei / Tourismussteuer)
- Wenn Sie auf Hinzufügen klicken, können Sie die Steuern im Dropdown-Menü auswählen. Wenn die Steuer nicht im Dropdown-Menü verfügbar ist, bedeutet dies, dass diese Steuer bereits in Ihrem Konto erstellt wurde.
2.2. API-Schlüssel
Der API-Schlüssel ist der wichtigste Schritt. Mit diesem Schlüssel können wir dein FACT-Konto mit dem Cloudbeds PMS verbinden;
Das Cloudbeds-Support-Team wird diesen Schlüssel für dich erstellen!
- Klicken Sie auf die Registerkarte API
- Klicken Sie auf Neue API-Schlüssel, falls Sie noch keinen API-Schlüssel erstellt haben
- Name der Implementierung: Cloudbeds
- Administrative E-Mail: E-Mail-Adresse des Eigentümers der Unterkunft
- Serientyp: Produktion
- Neue Serie erstellen: Ja
- Name der Serie: CBAPI
- Wählen Sie die Option Preis mit 8 Dezimalstellen (dies ist zwingend erforderlich – andernfalls funktioniert die Integration nicht korrekt)
- Klicken Sie auf Hinzufügen
Jede andere Konfiguration als die oben beschriebene kann die Verbindung zwischen deinem FACT-Konto und dem Cloudbeds PMS negativ beeinflussen. Dies führt zu Fehlern bei der Integration oder der Ausstellung von Rechnungen.
Du kannst sicherstellen, dass die oben genannten Einstellungen erfolgreich abgeschlossen wurden, indem du die Registerkarte Serien aufrufst:
Schritt 3: Verbindung zwischen FACT und Cloudbeds PMS
Die folgenden Schritte werden vom Cloudbeds-Support-Team durchgeführt
Da Sie Ihre FACT- und Cloudbeds-Konten bereits korrekt eingerichtet haben, wird das Cloudbeds-Support-Team Ihren FACT-API-Schlüssel verbinden, damit Sie mit der Ausstellung von Rechnungen beginnen können.
Klicken Sie auf das Zahnradsymbol
- Klicken Sie auf FACT-Integration
- Geben Sie den API-Schlüssel ein (kopiert aus Ihrem FACT-Konto)
- Wählen Sie die Option Live
- Schalten Sie den Schalter auf Ja
- Ordnen Sie Ihre Steuern zu – die in Cloudbeds PMS erstellten Steuern sollten den in Ihrem FACT-Konto erstellten Steuern zugeordnet werden.
Auch wenn die Tourismussteuer in der Zuordnung erscheint, ist es nicht verpflichtend, sie zuzuordnen – sie wird automatisch mit dem M99 verknüpft.
Wenn Sie Fragen zur FACT-Integration haben oder auf Probleme stoßen, sehen Sie sich die folgenden Artikel der Wissensdatenbank an oder kontaktieren Sie unser Support-Team.
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