FACT – Häufig gestellte Fragen

Ja.

Du kannst nur ein FACT-Konto haben und es mit zwei (oder mehr) Cloudbeds-Konten verbinden. Die einzige Möglichkeit besteht darin, unter demselben FACT-Konto zwei (oder mehr) API-Schlüssel zu erstellen.

In diesem Fall kontaktiere bitte das Cloudbeds-Support-Team, und wir erstellen für jedes Konto einen API-Schlüssel mit unterschiedlichen Namen, damit du die Rechnungen der Unterkunft leicht identifizieren kannst.

Ja.

Nachdem die Rechnung ausgestellt wurde, kannst du zum Folio des Gasts zurückkehren, die Rechnung stornieren (annullieren) und anschließend eine Rechnung mit den korrekten Angaben neu ausstellen.

1. Greife auf das Folio des Gasts zu.
2. Klicke neben der Zahlung, für die du die Rechnung ausgestellt hast, auf das Symbol mit dem Zahnrad.
3. Klicke auf Rechnung annullieren.

Falls gewünscht, stelle eine neue Rechnung aus, indem du den Schritten hier folgst: FACT – So stellst du FACT-Rechnungen aus

Wenn du die Rechnung stornierst (siehe Abschnitt Kann ich eine ausgestellte Rechnung stornieren? oben), wird diese Aktion in deinem FACT-Konto reflektiert und als Gutschrift (credit note) generiert.

Problem

Das System erlaubt keine Rückerstattung einer Transaktion, wenn bereits eine Rechnung dafür ausgestellt wurde – die Option zur Rückerstattung ist ausgegraut.

Lösung

Sie müssen zuerst die Rechnung stornieren (annullieren) und dann die Transaktion rückerstatten. Folgen Sie den Schritten zum Stornieren einer Rechnung: Kann ich eine ausgestellte Rechnung stornieren?

Wenn Sie versuchen, eine Rechnung auszustellen, und die Option Faktura ausstellen / Emitir Fatura Recibo fehlt, prüfen Sie bitte, ob Sie die Zahlungszuordnung ausgewählt haben. Bitte hier klicken, um zu erfahren, wie Sie die Zahlung zuteilen.

Nein.

Du musst für jede auf dem Folio verbuchte Zahlung eine Rechnung ausstellen. Du kannst zwei oder mehr Zahlungen nicht in derselben Rechnung zusammenfassen. Wenn du eine Rechnung für mehrere Zahlungen ausstellen möchtest, empfehlen wir, eine oder mehrere Zahlungen zu erstatten und dann die Zahlung(en) zusammenzufassen, um eine FACT-Rechnung auszustellen.

Nein. Um die Rechnung an deinen Gast zu senden, gehe wie folgt vor:

1. Zugriff auf die Reservierung
2. Klicken Sie auf die Registerkarte Dokumente
3. Rechnung herunterladen
4. Dokument auf deinem Gerät speichern
5. Rechnung manuell an deinen Gast senden

Derzeit ist es nicht möglich, das Datum der Rechnungsausstellung zu ändern (weder im Cloudbeds PMS noch im FACT-System).

Wenn du eine Rechnung mit dem Check-out-Datum des Gastes ausstellen musst, ist es notwendig, die Rechnung unmittelbar nach dem Check-out auszustellen.

Wir haben derzeit keine Option, Benutzer daran zu hindern, FACT-Rechnungen im Cloudbeds PMS zu stornieren.

Ja.

In einigen Fällen hat die Unterkunft Kunden, die keine Gäste sind, für die jedoch eine Rechnung ausgestellt werden muss (z. B. Mittagessen im Restaurant der Unterkunft).

Verwenden Sie Hauskonten, um die Artikel und Zahlungen des Kunden zu verbuchen, und stellen Sie dann die Rechnung wie gewohnt aus, indem Sie den oben beschriebenen Schritten folgen – in diesem Fall müssen die Kundendaten manuell hinzugefügt werden, um die Rechnung auszustellen.

Keine Sorge, Sie müssen kein neues FACT-Konto erstellen.

1. Greifen Sie auf Ihr FACT-Konto zu und fügen Sie unsere Integrations-E-Mail (integrations@cloudbeds.com) als neuen Benutzer unter der Registerkarte „Benutzer und Berechtigungen“ hinzu.

2. Senden Sie eine E-Mail an unser Support-Team und bestätigen Sie, dass Sie unsere Integrations-E-Mail als neuen Benutzer hinzugefügt haben.
3. Das Cloudbeds-Integrations-Team prüft, ob wir bereits eine Einladung zum Zugriff auf Ihr FACT-Konto erhalten haben, und fährt mit den nächsten Schritten fort.
4. Ein neuer API-Schlüssel wird von unserem Support-Team erstellt und mit Ihrem Cloudbeds-Konto verbunden.

Laut FACT ist es nicht möglich, die NIF eines bereits registrierten Unternehmens zu ändern.

Es gibt zwei Lösungen:

1. Erstellen Sie ein neues Unternehmen von Grund auf und verbinden Sie es mit Ihrem Cloudbeds-Konto
2. Wenn Sie bereits ein neues FACT-Konto haben und nur die Verbindung zu Ihrem Cloudbeds-PMS herstellen müssen, folgen Sie den oben genannten Schritten unter "Was tun, wenn ich bereits ein FACT-Konto erstellt habe und nur die Verbindung zum Cloudbeds-Konto herstellen muss?"

Dies ist nur über Ihr FACT-Konto möglich.

Wenn Sie Fragen zum Vorgehen haben, wenden Sie sich bitte direkt an FACT. Cloudbeds PMS bietet diese Option derzeit nicht an.

Ja.

Angenommen, heute ist der 24. Oktober 2022, und Ihr Gast hat eine Reservierung für den 24. Dezember 2022 und hat bereits den gesamten Betrag bezahlt. In diesem Fall können Sie die Rechnung direkt nach Zahlungseingang ausstellen.

Ja, die Notizen, die während der Rechnungsausstellung (Bildschirm Rechnungsausstellung Quittung) hinzugefügt werden, werden auf der FACT-Quittungsrechnung wie folgt angezeigt:

So sieht der Kunde die hinzugefügten Notizen:

Derzeit stehen Ihnen folgende Funktionen zur Verfügung:

• Ficheiro SAF-T-Export
• Dokumentstornierung
• Budgetausgaben und Fatura Pro-Forma
• API-Zugriff
• Powertools-Paket

Wenn Sie Fragen zu den oben genannten Punkten haben, wenden Sie sich bitte direkt an das FACT-Support-Team.

Derzeit bietet Cloudbeds PMS keinen Bericht für FACT-Rechnungen an. Jede Rechnung wird unter der Reservierung des Kunden im Reiter Dokumente angezeigt.