Cloudbeds PMS ermöglicht es, deine Gastdaten im System gemäß DSGVO-Konformität zu anonymisieren (entfernen) oder zu extrahieren.
Dieser Artikel zeigt dir Schritt für Schritt, wie du Gastdaten anonymisierst oder extrahierst und wie du die personenbezogenen Daten (PII) deiner Gäste anzeigen und verwalten kannst.
Automatische Maskierung von Gastdetails in Listenansichten
Unabhängig von der unten beschriebenen manuellen Anonymisierungsfunktion blendet Cloudbeds jetzt automatisch persönliche Gastdaten in den Reservierungs- und Gästelistenansichten aus. Dies ist eine integrierte Sicherheitsfunktion und unterscheidet sich von der Anonymisierung.
Die Anonymisierung entfernt Gastdaten dauerhaft aus einem Datensatz, wenn du dich dafür entscheidest.
Die Listenmaskierung blendet Daten nur vorübergehend auf dem Bildschirm aus, um die Exposition zu verringern, falls ein Mitarbeiterkonto kompromittiert wird. Die zugrunde liegenden Daten werden dabei nicht geändert oder gelöscht. Mitarbeitende können die vollständigen Details jederzeit einsehen, indem sie die einzelne Reservierung oder den Gastdatensatz öffnen.
Weitere Details findest du in diesem Artikel: Schütze dein Konto mit ausgeblendeten Gastdetails
Gastdaten anonymisieren (entfernen) oder extrahieren
Bevor Sie beginnen:
Stellen Sie sicher, dass Sie die DSGVO-Konformitätsfunktion in Ihrem Cloudbeds PMS aktivieren, indem Sie auf die Allgemeinen Systemeinstellungen zugreifen, dort die Option DSGVO-Konformitätsfunktion aktivieren unter den Verschiedenen Einstellungen anklicken und Ihre Änderungen speichern.
Gästedaten anonymisieren (entfernen)
Das Anonymisieren von Gästedaten entfernt alle personenbezogenen Daten dieses Gastes aus dem System. Mehr Informationen zum Gästeprofil und zu den Gästedaten, die anonymisiert oder extrahiert werden, findest Du hier.
Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden.
- Der Button „Gästedaten anonymisieren“ ist nur aktiv, wenn:
- Der Gast keine Reservierungen mit dem Status „im Haus“, „Bestätigung ausstehend“ oder „Bestätigt“ hat
- Der Saldo 0 beträgt
- Der Gast zuvor nicht anonymisiert wurde
- Rechnungen werden nicht geändert oder entfernt
- Gehen Sie zum Hauptmenü und klicken Sie auf Gäste
- Klicken Sie auf den entsprechenden Namen des Gastes. Sie können auch die Suchleiste verwenden, um den Gast zu finden, dessen Daten extrahiert werden sollen
- Klicken Sie im Gästeprofil auf das Dropdown-Menü Datenschutzaktionen und wählen Sie Gästedaten anonymisieren aus.
- Bestätigen Sie die Aktion, um die Gästedaten zu anonymisieren
- Die Gästedaten (Name, Nachname, E-Mail-Adresse usw.) werden im Gästeprofil als anonymisiert angezeigt
Gästedaten extrahieren
Die Schaltfläche Extraktion von Gästedaten erstellt und lädt eine XML-Datei herunter (ähnlich wie der Reservierungsexport), die die Gästedetails enthält. Erfahre mehr über das Gästeprofil und die Gästedaten, die extrahiert oder anonymisiert werden können hier.
Derzeit ist nur das XML-Format verfügbar, um die Gästedaten zu extrahieren und zu speichern.
- Rufen Sie die Registerkarte Gäste auf und klicken Sie auf den entsprechenden Namen des Gasts. Sie können auch die Suchleiste verwenden, um den Gast zu finden, dessen Daten extrahiert werden sollen.
- Klicken Sie im Gästeprofil auf das Dropdown-Menü Datenschutzaktionen und wählen Sie Extraktion von Gästedaten aus. Die Gästedaten werden automatisch im XML-Format auf Ihren Computer heruntergeladen.
Personenbezogene Daten (PII) sensibler Gäste
Übersicht
Personenbezogene Daten (PII) oder sensible persönliche Informationen sind Daten, die allein oder zusammen mit anderen Informationen verwendet werden können, um eine einzelne Person zu identifizieren, zu kontaktieren oder zu lokalisieren oder eine Person im Kontext zu identifizieren.
| Personenbezogene Gastdaten (PII) | Integrationsdaten |
|---|---|
| Dokumentnummer Steuernummer Steuernummer des Unternehmens Benutzerdefinierte Felder mit PII (wenn DSGVO aktiviert ist) |
API Client ID auf der Seite für API-Zugangsdaten Access Tokens auf der Seite für API-Zugangsdaten Client-Secret auf der Seite für API-Zugangsdaten Steueridentifikationsnummer für die tschechische Regierungsintegration FACT API-Schlüsselfeld für die portugiesische Regierungsintegration |
PII-Daten hinzufügen
Alle Benutzer des Cloudbeds PMS können auf der Seite Gastdetails PII zur neuen Reservierung hinzufügen:
Mehr erfahren über die Registerkarte Gäste.
PII-Daten anzeigen und bearbeiten
Standardmäßig haben alle Benutzer die Berechtigung, PII-Daten anzuzeigen und zu bearbeiten. Diese Berechtigung kann jedoch auf der Registerkarte Rollen vom Eigentümer der Unterkunft eingeschränkt werden (siehe Abschnitt So schränken Sie die Berechtigung zum Bearbeiten oder Anzeigen von PII-Daten ein weiter unten).
Das Anzeigen und Bearbeiten von PII-Daten erfolgt auf der Seite Reservierungsdetails oder auf der Registerkarte Gäste.
- Der Eigentümer der Unterkunft kann PII-Daten jederzeit einsehen. Mehr dazu unter Benutzer und Rollen
Um PII-Daten anzuzeigen, muss der Benutzer auf das Augensymbol neben dem Feld klicken. Jedes Mal, wenn der Benutzer auf das Augensymbol klickt, wird dies im Aktivitätsprotokoll vermerkt:
Standardansicht:
PII verfügbar nach Klick auf das Augensymbol:
Um auf die PII-Berechtigungen zuzugreifen, gehen Sie zur Registerkarte Rollen und klicken Sie auf Rolle hinzufügen oder Rolle bearbeiten. Mehr dazu in diesem Artikel.
Berechtigung zum Bearbeiten oder Anzeigen von PII-Daten einschränken
Der entsprechende Abschnitt auf der Seite Rollen, der angibt, welche Art von Zugriff ein Benutzer hat, um sensible Daten einzusehen und zu bearbeiten. Diese Daten und Aktionen, für die Berechtigungen vergeben werden, umfassen:
- Dokumentnummer
- Steuernummer
- Name des Unternehmens
- Steuernummer des Unternehmens
- Berechtigung zum Drucken des Meldescheins
- Benutzerdefinierte Felder mit PII (Diese Funktion erscheint, wenn die DSGVO aktiviert ist)
- Gastdaten extrahieren (Diese Funktion erscheint, wenn die DSGVO aktiviert ist)
Wenn ein Benutzer keine Berechtigung zum Anzeigen sensibler Daten hat, kann er diese Daten weder in einer Reservierung noch im Profil eines Gastes (Gastseite) ändern, unabhängig davon, ob der Benutzer generell die Berechtigung zum Bearbeiten von Gastdaten besitzt.
- Standardmäßig haben alle Benutzer die Berechtigung, diese Daten einzusehen. Benutzer, die für die Verwaltung der Berechtigungen zuständig sind, sollten alle Benutzer überprüfen, um festzustellen, wer sensible Daten einsehen darf.
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